請求書発行代行サービス
請求書発行代行サービスとは
請求書発行代行サービスとは、名前のとおり請求書の作成や発行を代行してもらえるサービスのことです。
請求書の作成および発行業務は範囲が幅広く、経理担当者の頭を悩ませがちです。
膨大な量の請求書発行を少人数で行うことになれば、残業の常態化といった問題にもつながります。
また、宛名や金額の間違いなど、ヒューマンエラーが起こりやすい業務でもあります。
このような実態を受け、請求書に伴う課題を解決するのが請求書発行代行サービスの存在意義です。
請求書発行代行サービスでは幅広い支払方法に対応しているため、さまざまな業界に対応できます。
膨大な件数の請求書発行に悩んでいる企業などは、代行サービスが便利に利用できるでしょう。
請求書発行代行サービス導入のメリット
請求書発行代行サービスを導入することで、企業はどのようなメリットを得られるのでしょうか。
まず、業務の効率化を図れることが1つ目のメリットとして挙げられます。
従来は自社で行っていた請求書関連の業務を、代行会社にデータを送るだけですべて行ってくれるため、業務効率を大幅に向上できます。
請求書の印刷、封入、発送といった煩雑な業務を業者に一任できれば、社員はより重要な業務に時間を割けるようになるでしょう。
2つ目のメリットは、コストを削減できることです。
請求書関連業務のために経理担当者を新たに雇い入れると、馬鹿にならない人件費がかかります。
現在の社員で作業をこなすとしても、時間内に終わらなければ残業代がかさむでしょう。
請求書発行代行サービスを利用することで人件費が抑えられ、コストの削減につながるのです。
3つ目のメリットは、ヒューマンエラーを防止できることです。
煩雑な作業に長時間取り組んでいると、どうしても集中力が途切れ、請求書の重複作成や宛名間違いといったミスが起こります。
請求書の発行業務がそれほど多くない場合も、不慣れな社員が作業を行うことでミスが起こるケースもあるでしょう。
請求書発行代行サービスを利用することで、こうしたミスが招くトラブルを防げます。
請求書発行代行サービス導入時の注意点
請求書発行代行サービスを導入する際は、注意点もあるということを知っておく必要があります。
まず、請求書発行代行サービスはコスト削減に役立ちますが、場合によっては費用がかさむこともあるので注意が必要です。
初期費用や月額基本料、1件ごとの発行費用など、代行サービスを利用するとさまざまなコストが発生します。
代行業者によって料金設定は異なるため、見積もりを依頼してコストを安く抑えられる代行サービスを選ぶのが賢明です。
次に、ノウハウが社内に蓄積しないという注意点もあります。
請求書関連業務を外部に任せることになるので、請求書に関するノウハウが社内に蓄積されません。
将来的に社内で請求書の業務を行うことを検討しているのであれば、代行を頼む範囲を調整するとよいでしょう。
こんなお悩みをお持ちの方に最適
お悩み1：請求書の作成・発送作業に人手が足りない
- 「専用Webサイト」で請求データを簡単に作成し、クリックひとつで発行指示ができます。
- あとはリコーリースにて印刷、封入、封緘、発送まで行います。
- 1件からお受けし、原則ご依頼の翌営業日には発送いたします。
（差出元郵便局は東京都の多摩郵便局）
※発送内容や指定印刷会社の対応状況によって、翌営業日発送でない場合もございますので、予めご了承下さい。
発送に伴うスケジュールにつきましては、事前に当社担当にご確認下さい。
お悩み2：請求書の不備が多い
「専用Webサイト」のデータから直接請求書を作成するため、金額等のミスの心配がありません。
お悩み3：手作りの請求書で見た目が悪い
- 「専用Webサイト」の請求書フォーマットを用いた、きれいな請求書を出力できます。
- 請求書には会社ロゴを無償でお入れします。
- 請求書は封書タイプ、圧着ハガキタイプの2種類からお選びいただけます。
| ご利用可能帳票 | ◆圧着ハガキ ◆封書タイプ |
|---|---|
| 請求データ受付方法 | ◆インターネット集金代行システム |
| ご利用料金 | ◆基本料金 ◆発行代行手数料 ◆印紙税 |
Flow 請求書発行代行サービスの流れ
貴社
- 「専用Webサイト」から請求情報をご登録後同画面上で印刷指示を行っていただきます。
- 請求書書式は別途締結する請求回収業務委託契約にて取り決め致します。
リコーリース（指定印刷会社）
- 請求書データを受信し、請求書を印刷、発送作業を行います。
- 原則として印刷指示が行われた日の翌営業日に普通郵便にて発送いたします。（差出元郵便局は東京多摩支店）
※発送内容や指定印刷会社の対応状況によって、翌営業日発送でない場合もございますので、予めご了承下さい。
発送に伴うスケジュールにつきましては、事前に当社担当にご確認下さい。
お取引先
- 請求書が到着します。
※配達に要する日数は地域によって異なります
請求書発行代行サービスの費用相場
請求書発行代行サービスを導入する前に、費用相場を知って導入に値するかどうかを確かめておきましょう。
代行サービスの費用項目としては、初期費用、月額費用、枚数あたりの発行費用などがあります。
それぞれの相場は、初期費用が0～5万円、月額費用が0～3万円、発行費用が1枚あたり150～200円程度です。
発行費用はどの業者でもそれほど差がありませんが、初期費用と月額費用は大きく異なります。
トータルでどの程度のコストがかかるのか見極めたうえで、最適な代行サービスを選んでください。
請求書発行代行サービスを選ぶときのポイント
請求書発行代行サービスを選ぶときは、どのようなポイントを比較すればよいのでしょうか。
まず、どのくらいコストがかかるのかを確かめることが重要です。
請求書の発行件数が多い企業の場合、初期費用や月額費用が多少高くても、発行費用が安いサービスを選んだほうがコストは抑えやすいでしょう。
反対に、請求書の発行件数が少ないなら、初期費用や月額費用の安いサービスがおすすめです。
請求書関連業務の状況によって適した代行サービスも変わってくるため、よりコストを抑えられるサービスを見極めましょう。
次に、セキュリティが信頼できるかどうかも重要なポイントです。
請求書発行の代行を依頼するにあたって顧客の情報も提供することになるため、セキュリティ体制に問題があると大きなトラブルにつながりかねません。
また、請求書発行以外の代行業務も依頼できるかどうかを確かめておきましょう。
入金管理や督促といった、請求書に関連する業務も代行してもらえれば、さらなる業務効率の向上が期待でき
リコーリースの請求書発行サービスがおすすめ
請求書発行代行サービスにはさまざまな種類があり、特徴や料金体系はそれぞれ異なります。
自社に合った代行サービスを見極め、業務やコストの負担を賢く抑えるとよいでしょう。
リコーリースの請求書発行サービスでは、1件から請求書の作成を承っています。
請求書の不備が起こる心配もなく、見栄えのよいきれいな請求書を取引先に送ることができます。
請求書発行業務に悩みを抱えている場合は、ぜひリコーリースの請求書発行サービスの利用をご検討ください。
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