振込での支払いに領収書発行は必要？書き方や発行する際のポイントまとめ

こんにちは。リコーリース集金代行サービスライターチームです。

振込での支払いの際に取引先から領収書の発行を求められることもあるでしょう。しかし、銀行振込なら通帳に振込の記録が残るので、振込での支払いに領収書は必要なのかと思っている人もいるかもしれません。そこでここでは、振込での支払い時に領収書の発行は必要なのかに加え、必要な場面での書き方や発行時のポイントについて解説します。

• 1.領収書の役割や必要性について
• 2.銀行振込を受けた場合に領収書発行は必要？
• 3.銀行振込の明細書は領収書代わりになる？
• 4.銀行振込で領収書を発行する際の書き方
• 5.領収書として代用できる書類についても知っておこう！
• 6.銀行振込の領収書を発行する際のポイント

1.領収書の役割や必要性について

領収書とは、商品を購入したり、サービスを利用したりした際に、その対価として金銭の授受が行われたことを証明する書類を言います。基本的に領収書は金銭の受け渡しと同時に、レシートのように代金を受け取った側が支払いをした側に対して発行します。

2.銀行振込を受けた場合に領収書発行は必要？

銀行振込の場合、金銭のやり取りの履歴は銀行口座に残ります。そのため、銀行振込でのやり取りの場合取引先から領収書を求められない場面も多いです。それでは、銀行振込を受けた際に取引先に領収書を発行する必要はあるのでしょうか。領収書の発行や再発行の義務について解説します。

支払者の了承があれば発行は不要

銀行振込の場合、支払者の了承さえあれば領収書の発行は不要です。長期的な取引だと毎月入金を確認して領収書を発行するのは面倒ですし、印紙代もかかるでしょう。そのため、契約時に書面などに領収書の発行は不要であるまたは、銀行の振込明細書を領収書の代わりとする旨を記載し、了承を得たうえで発行しないケースが多いです。ただし、領収書を発行しない場合、毎月一定の金額の支払いが行われているのにも拘らず実際に支払いが行われた証拠となるものが無いので税務調査の際に指摘される可能性があります。その際は毎月一定の金額の口座引き落としが行われている証拠として、引き落とし金額が記載された契約書を提出しましょう。

請求があれば領収書発行の義務がある

銀行振込だとしても支払者からの請求があれば領収書を発行しなければいけません。民法486条には「弁済をする者は、弁済と引換えに、弁済を受領する者に対して受取証書の交付を請求することができる。」と記載されています。したがって代金を支払った企業や個人には、代金を受け取った者に対して領収書の発行を請求する権利があります。つまり、支払者から請求があった場合には、代金受領側は義務として領収書を発行しなければならないのです。ただし、事前に契約書などで振込明細書を領収書の代わりとするなど取り決めがあれば、領収書の発行義務は免れます。

再発行する義務はない

領収書の再発行に関しては、拒否することができます。再発行の拒否に関する法律はありません。そのため、再発行をしないという選択をとっても違法にはなりません。万が一領収書の再発行を認めてしまうと、二重請求や架空の請求書で経費を水増しするなど悪用されるリスクがあります。本来領収書は金銭の授受と同時に発行されるもので、このタイミング以外に発行を行うとトラブルのもとになるでしょう。トラブルを避けるためにも、基本的には領収書の再発行を拒否している企業・店舗が多いです。

次に詳しく解説しますが、銀行口座の振込明細書など領収書の代わりとして認められている手段は複数あります。それでも領収書の再発行を要求される場合は、領収書ではなく、商品の購入日時や金額が記載された購入証明書や支払証明書を代わりに発行することを提案し、再発行は最後の手段と考えましょう。また、万が一領収書が破れてしまったなど破損を理由とする再発行に関しては、破損した領収書と引き換えることで再発行を認めているケースも存在します。

3.銀行振込の明細書は領収書代わりになる？

銀行のATMなどで取引をした際には明細書が発行されるでしょう。この明細書を領収書の代わりとすることも認められています。それでは、どうして税務上で振込明細書が領収書の代わりとして認められているのか解説します。

振込明細書とは

振込明細書とは、銀行で振込を行う際に銀行から支払人に発行される書類のことを言います。記載事項は振込人・振込先の名義、振込を行った金額、取引の日時などです。ATMで振込を行った際は取引終了時に発行される明細書、窓口で手続きを行った際は手続き終了時に受け取る書類が振込明細書となります。ただ、振込証明書はあくまで金融機関が送金を行ったものを明示するものであり、領収書とは別物として扱われます。

税務上は領収書代わりとなる

これまで解説してきた通り、振込明細書は正式な証明書ではありませんが、税務上では領収書の代わりとすることができます。領収書の代わりとして、金銭の授受が行われた証拠とするには原則支払先・日付・金額・支払内容の4つがわかる必要があります。銀行の振込明細書ももちろんこれらの内容が記載されているので、問題なく領収書の代わりとして使えるのです。万が一、領収書を発行しない場合、「銀行振り込み明細書をもって領収書の発行に代える」とすることも可能となります。

二重計上に注意が必要！

領収書で起こりやすいトラブルが二重計上です。二重計上に関しては、人的ミスもありますが、意図的に二重計上を行い、経費を水増しする悪質なケースも存在しないわけではありません。万が一後者のケースが起こった場合、領収書の発行元も経費のかさ増しに協力していると疑われてしまう可能性があります。したがって、領収書を発行するケースでは、振込明細書と二重計上にならないように気をつけましょう。但し書き欄などに、「銀行振込分+日付」などと記して人的ミスを防ぐことが大切です。

4.銀行振込で領収書を発行する際の書き方

それでは、銀行振込で領収書を発行する際はどのように書けば良いのでしょうか。領収書の書き方について解説していきます。

宛名

まず領収書の宛名は必ず「上様」など曖昧な書き方ではなく、会社名や個人名を記載しましょう。かつては上様でも領収書を発行する企業や店舗が多かったですが、現代では上様ではなく正しい名義でないと領収書の発行を受け付けないケースも増えています。宛名に「上様」と書かれた領収書自体は違法ではありません。しかし、上様宛の領収書は税務調査の際に他の人からもらった領収書を使って経費をかさ増ししているのではないかと疑われやすくなります。また、消費税法30条9項1号上において、宛名のない領収書は認められていません。そのため、仕入税額控除が受けられない可能性があります。

したがって、領収書を発行する際は必ず正式名称を略さず書きましょう。この際注意しなければいけないのが、会社宛の領収書の「株式会社」の位置です。頭株か後ろ株か、それとも(株)か、必ず書き方を確認したうえで書きましょう。

日付

銀行振込で領収書を発行する場合、入金された日付を記載しましょう。領収書に書く日付として、間違えて商品やサービスの契約日や、商品を受け渡した日、領収書を発行した日を書いてしまうことがあります。領収書は金銭の授受が行われた証明書です。したがって、お金のやり取りが完了した日に当たる入金日を記載しましょう。

金額

領収書の金額は算術数字で3桁ごとにカンマを入れて、実際に徴収した代金を記載しましょう。また、金額の先頭には「￥」もしくは「金」、後ろには「也」「※」「-」のどれかを入れましょう。この際大切なのは金額を改ざんできないようにすることです。金額は漢数字ではなく必ず算術数字で、文字同士の間は隙間を作らないようにしましょう。

品目

領収書の但し書き欄も宛名と同じく、書かなくても法律上は問題ありませんが、税務調査の際に疑われるリスクが高くなります。また、経費処理を行う際に勘定科目に悩んでしまうでしょう。したがって、但し書き欄には必ず品目を記載しましょう。この際、必ず「お品代」「品代」ではなく何に対する支払いなのかわかるように具体的な品目を明記してください。

品代に関しては、できるだけ具体的に書くことが大切です。大人数での食事など経費が高額になりそうな場合は人数を記載すると良いでしょう。また、購入品目が多すぎて但し書き欄に購入品目を全て書ききれないこともあるでしょう。この場合は例えばパソコン・マウス・キーボードなどを購入した場合は「パソコン一式代として」などまとめて記載すると良いでしょう。

発行者

領収書の発行者欄は、発行元の企業・個人の正式名称、住所、電話番号、メールアドレスなどを記載しましょう。特に連絡先は何か合った際に直ぐに連絡を取れるように、細かく正確に記載して下さい。そして、認印の押印も忘れずに行いましょう。認印に関しては手書きでも社印でもどちらでも税務調査に影響は出ません。やりやすい方を選びましょう。

5.領収書として代用できる書類についても知っておこう！

先ほど紹介したように、領収書が無かったとしても、支払先・日付・金額・支払内容の4つの項目がわかるものであれば、領収書と同等の証明力は無いものの、領収書の代わりとして認められます。それでは、振込明細書以外に領収書の代わりとして認められる書類を紹介します。

預金通帳

預金口座からの振込であれば、通帳の記録を領収書の代わりにできます。確定申告の際には預金通帳の該当ページのコピーを提出すれば良いでしょう。また、インターネットバンキングの場合は、エクセルなどで取引履歴を出力し、該当部分を提出してください。

クレジットカードの利用明細

クレジットカードで支払いを行った場合は、利用明細を支払いの証明するものとして使うことができます。ただし、クレジットカードの利用明細は商品の名称などを詳しく確認できないので、仕入税額控除の対象外となってしまいます。また、国税庁も消費税法30条9項に基づくとクレジットカードの明細書は、直接金銭のやり取りをした企業や個人ではなくクレジットカード会社が発行しており、発行元が実際と異なることから、領収書の代わりとは認められないと見解を示しています。また、クレジットカードの明細書は支払い前に発行されるものです。領収書は代金の支払いが行われたと同時に発行されるものなので、証明力は領収書よりも低くなってしまいます。クレジットカードの利用明細を領収書の代わりとして使用したい場合は、用途が詳しくわかるように購入の際、お店から発行されたレシートやメールを添付しましょう。

ちなみに文房具など経費に計上したいものの金額が小さい場合はレシートでも代用できます。クレジットカードの明細を提示する場合よりも準備する書類が少なく済むので、クレジットカードで支払いをしたものでもレシートを保管しておくことをおすすめします。

通販の確認メール

インターネットショッピングなど通販を利用した場合は、確認メールや取引画面のキャプチャー画像、納品書も金銭のやり取りを証明するものとして使えます。ただし、これらは原則代金が支払われる前に発行されるものです。そのため、領収書の代わりとして使いたい場合は代金が支払済みであることが確認できる必要があります。

6.銀行振込の領収書を発行する際のポイント

銀行振込の領収書を発行する際、いくつかポイントがあります。ポイントを抑えることで、トラブルを避け、円滑に取引ができるでしょう。それでは、銀行振込の領収書を発行する際のポイントを見ていきましょう。

5万円以上であれば印紙が必要

5万円以上の領収書は課税対象となるので収入印紙が必要です。収入印紙の金額は5万円〜100万円で200円、100万円〜200万円で400円、200万円〜300万円で600円、300万円〜500万円で1,000円、500万円〜1,000万円で2,000円分の収入印紙を用意して、領収書に貼り付けましょう。ちなみにコンビニや郵便局で購入できます。通常の収入印紙の貼り方と同じく、銀行振込の際の領収書にも陰影もしくは署名で消印して貼り付けて下さい。また、領収書の金額が5万円以下の場合は課税対象にはなりません。したがって、収入印紙も貼り付ける必要はありません。

郵送やメールで発行することも可能

領収書は郵送やメールで発行することも可能です。銀行振込での取引の場合、取引先が遠方にあったり、タイミングが合わなかったりして、直接領収書を渡せないこともあるでしょう。その場合、紙の領収書を発送するだけでなく、PDFなど電子ファイルにしてメールに添付したり、メールの本文に領収書に必要な情報を記載したりして、先方が印刷して領収書として使う方法も選べます。ただし、この場合は金額、領収書の発行者、支払いの内容を記した但し書き、日付、宛名など必要な情報がすべて記載されていなければいけません。メールを送る前に記載漏れが無いかよく確認したうえで発送して下さい。

　　

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