経理代行サービスとは？業務内容やメリット・選び方を知ろう！

こんにちは。リコーリース集金代行サービスライターチームです。

時間のかかる給与計算等、煩雑な経理業務が日々の大きな負担になると感じている事業主の方も多いでしょう。経理に専門の人員を割ける大企業ならいざ知らず、個人事業などの小規模事業では時に経理業務はコア業務の妨げともなりかねません。そんなときには経理代行サービスの利用を検討するのも一つの方法です。そこで、ここでは経理代行サービスとはどのようなものか、その内容やサービスの選び方などについて解説します。

• 1.経理代行とは
• 2.経理代行サービスの業務内容
• 3.経理代行サービスを利用するメリット
• 4.経理代行サービスを利用するデメリット
• 5.経理代行サービスを選ぶときのポイント
• 6.リコーリースの集金代行サービスとは

1.経理代行とは

経理代行とは、経理業務を専門に請け負う外部委託サービスのことです。経理業務には日々の現金出納や経費の精算、月ごとの決算や給与計算に請求・支払業務、さらには決算や税務申告、年末調整といった年次業務まで様々なサイクルのものがあり、その業務量も膨大です。専門的な知識が必要な作業も含まれるため、ある程度の規模の会社では経理専門の部署を設けて専任の社員が業務に当たっていますが、少ない人数で業務を回している小規模な会社では、他の仕事と兼任というケースも少なくありません。また個人事業主であればもちろん、すべてを自分で行わなくてはならないでしょう。

経理というのは片手間で行うにはあまりにも負担の大きいものです。専門知識のない経営者や一般社員が行う場合は、慣れないためさらに多大な手間と時間を費やすことになります。経理業務の一部あるいは全部を経理のプロにアウトソーシングできれば、こうした負担は大幅に軽減されるでしょう。

2.経理代行サービスの業務内容

では、経理代行サービスで依頼できる業務には具体的にどのようなものがあるのか見ていきましょう。

記帳

記帳とは、日々のお金の動きや売上・仕入額などを帳簿に付けていく作業のことです。帳簿は「複式簿記」という方法で作成され、決算書の元となります。税金の申告もこれに基づいて行われるので、もしミスをしてしまうと正しい納税額を算出することができなくなります。つまり、ミスは許されないわけです。

記帳は大きく分けて、仕訳処理と記帳処理に分けられます。仕訳処理では日々発生する伝票や入出金の内容を勘定科目に分け、借方・貸方に分類して仕訳票を作成します。これを集計するのが記帳処理です。帳簿には現金出納帳や預貯金出納帳、売上・仕入元帳など様々なものがあり、その元となる領収証や請求書のファイリングも記帳作業に含まれます。記帳を経理代行サービスに依頼する場合は、原始記録であるこれら領収証や請求書、あるいは通帳のコピーといったものを預ければすべての処理を行ってもらえます。

給与計算

毎月従業員に支給する給与の計算も、大事な経理業務です。給与からは毎月様々なものが天引きされていますが、それらの計算を正確に行い、またそれぞれに必要な手続きなどを行うのも給与計算業務に含まれます。具体的にはまず、所得税の計算や住民税の特別徴収管理業務といった源泉税関連の業務があります。また、社会保険関係の届け出や徴収額の計算も重要です。社会保険には医療・年金・介護・雇用・労災の5つがあり、従業員を雇用する場合は一定の条件に従って加入の義務が生じるものがあります。

給与計算の間違いは、従業員からの信頼を損ねることにもつながりますからやはりミスは許されません。また、社会保険の加入や保険料の徴収・納付、あるいは労災の適用などは法律で定められたものであり、事業主には正確に守る責任があります。ただ、その遵守には労務管理の専門知識が不可欠です。経理代行サービスではこうした知識を豊富に持っており、必要な資料を提出するだけで給与計算を正確に行ってくれます。

決算・申告

決算・申告業務は、決算仕訳を入力して決算書と税務申告書を作成するものです。個人事業主や小規模事業の場合、1年分の請求書・領収書や通帳などを決算前にまとめて入力し、帳簿作成から決算書・申告書作成まで一連の作業で行っているケースも多いでしょう。しかしその場合、決算時の作業は膨大かつ煩雑なものになり、なおかつ締切も決まっているため毎年苦しんでいるという人も多いのではないでしょうか。

決算・申告業務を経理代行サービスに依頼する場合は、記帳代行と同じく領収書や通帳のコピーといった原始記録をまとめて送れば、記帳から決算書・申告書の作成、さらに法人税や消費税の納税申告まで代行してもらうことが可能です。中には、郵送や電話・メールのやり取りで完結するサービスもあります。なお、税務申告の代行は税理士法人または税理士事務所でなければできないと法律で定められているので注意が必要です。

年末調整

源泉所得税は毎月の給与から差し引かれますが、年末にその年1年間の総支給額が確定し、それを元に実際に納めるべき所得税を計算すると差が生じていることが多いものです。そのため毎年末にはその差額を計算し、取り過ぎていれば還付、不足していれば徴収するという作業が必要になります。この作業は、賞与も含めた1年間の総支給額が決まる11～12月に行われるので「年末調整」と呼ばれています。

年末調整では、単に所得税の計算をするだけではありません。住宅ローンや生命保険料など控除の対象となるものも計算しなければなりませんし、扶養家族の人数が変わっていれば扶養控除の額も変わるのでその計算も必要です。そのため、記帳や給与計算以上に煩雑な作業となります。経理代行サービスでは、給与台帳に加え控除に必要な申告書や証明書をまとめて渡すことで、これらの全てまたは一部を代行してくれます。

3.経理代行サービスを利用するメリット

経理代行サービスの利用を検討するに当たっては、そのメリットとデメリットをきちんと把握しておくことが大切です。ここではまず、メリットについて解説します。

経理にかかるコストを削減できる

経理業務を外部に委託すると費用がかかる、と迷っている方も多いでしょう。しかし、自社内で経理業務を完璧にこなそうとすれば、やはり知識のある専任者が必要になります。人を新たに雇うとなれば当然人件費がかかりますし、採用するためのコストもかかります。自社の社員を教育する場合でも経費がかかるでしょう。それを考えると、外部に委託した方がむしろコストの削減につながります。

また、年間を通してみると経理業務が立て込む時期というのは決まっていることがわかります。すなわち年末調整と決算の時期です。日常の記帳などの業務は社内でこなし、こうした繁忙期のみアウトソーシングを活用する、という形にすれば最低限のコストで経理業務の負担を減らすことができるでしょう。

コア業務に集中できる

経理専任の社員がおらず、経営者や他の社員が経理担当を兼任している場合、その負担は大変大きなものになります。というのも、経理の仕事は細かく量が膨大で、その上ミスが許されないものだからです。仕訳や決算など専門的で難しい業務も多く、神経を使ううえ手間や時間がかかります。そのため本来の業務に支障が出てしまうということにもなりかねません。

経理代行サービスにこれらの業務を委託すれば、負担が軽減されコア業務に集中することができるようになります。その結果、業務効率が上がれば売上アップに邁進することも可能です。中小企業や個人事業主ではコア業務と経理業務を兼任しているケースが多いため、特にメリットは大きいでしょう。

ミスや不正を防げる

経理業務は煩雑で量が多いだけでなく、専門知識を必要とする高度な作業なので、知識のない人や慣れていない人が行うとミスをする恐れがあります。経理代行サービスでは、簿記などの専門知識や資格を持った経理のプロが作業に当たるので、こうした心配はありません。手探りで作業しながらミスに怯えているよりは、プロに任せてしまった方が安心でしょう。

また、外部に委託することで不正を防げるというメリットもあります。外部の人が入るのに不正を防げるとは不思議だと思う方もいるかもしれませんが、むしろ社内の経理担当者一人に任せる方が危険です。作業をブラックボックス化してしまうと、何をやっているのか傍からはわかりにくくなるからです。代行サービスという第三者の視点が入ることで作業が透明化され、ミスや不正の防止につながります。

4.経理代行サービスを利用するデメリット

経理代行サービスには数々のメリットもある一方で、デメリットが存在することも確かです。導入してしまってからこんなはずではなかった、ということにならないよう、デメリットについても理解しておきましょう。

人材育成ができない

経理代行サービスを利用すれば、採用や人材育成のコストがかからないというメリットがある、と説明しましたが、裏を返すとこれはそのままデメリットともなり得ます。確かに外部のプロに委託すれば時間やコストの削減になり負担も軽減されますが、それを続けていると社内で経理の知識や経験のある人材を育てることができません。経理業務のノウハウはそれ自体会社の財産ともなり得るものですが、いつまでたってもそれを構築し活用することができないのです。

もし社員に業務上の知識を習得させ経験値も向上させたいと考えているなら、経理代行は全部を丸ごと委託するのではなく部分的に利用するにとどめる、という方法も選択肢として考えておくと良いでしょう。

情報漏えいのリスクがある

記帳や決算といった経理業務を行うには、元となる様々な情報が必要です。それには領収証や請求書、通帳のコピーなどの他に、各社員の入退社情報や扶養家族の有無、会社の就業規則や取引内容といったものがあります。これらは社員のプライバシーに関わるものや会社の機密事項なども記載されている大切なものです。

経理代行を依頼する際には代行業者へ必要書類を送らなくてはなりませんが、その中にはこういった重要な情報も含まれています。そのため、情報漏えいのリスクがあることは否めません。依頼先はセキュリティのしっかりした信頼度の高い業者を選ぶこと、また送付先の間違いや紛失などないよう、細心の注意を払うことが大切です。

場合によっては高額になる

経理代行サービスを利用すると、経理業務にかかるコストの削減になると説明しましたが、選ぶサービスによってはかえって高額になってしまうこともあるので注意が必要です。高額になりやすいのは、豊富なオプションメニューが用意されている場合です。自社の事情に合わせて選べるという点では魅力がありますが、いくつも選択してしまうと総額で高くなってしまうことがあります。むしろ派遣社員を経理担当者として雇った方が安いというケースもあるのです。

派遣社員は期間限定で正社員よりも低コストで雇うことができますから、能力が見合えばむしろコスト削減につながります。アウトソーシングとどちらがよりメリットがあるのかは、十分に比較検討することが必要です。

5.経理代行サービスを選ぶときのポイント

経理代行サービスを行っている業者は多数あります。その中からどの業者を選べば良いのか、判断の基準となるポイントについて解説します。

必要な機能やサービスを明確にする

これまで解説してきたメリット・デメリットを考慮すると、経理代行サービスを利用する際には単純に丸投げというよりは、どこまで任せるのが最も効率が良くかつコスト削減につながるか、という点が重要であることがわかるでしょう。コスト削減を目指して外部委託を選んだのに、かえって費用がかさむようでは意味がありません。どうしても必要な機能やサービスだけを選んで利用することで、こうした事態を防ぐことができます。

自社にはどのような機能やサービスが必要かを知るためには、まず自社の経理業務を洗い出すことが必要です。その中でどの部分を経理代行に任せるかを決めれば、自ずと必要な機能・サービスが明確になります。そのうえで、自社の取引量や今後の方針も考慮に入れて、利用する機能やサービスを選ぶと良いでしょう。

税理士がいるかどうかを確認する

経理代行業者には、税理士のいるところといないところがあります。いないところの方が料金は安い傾向にありますが、それだけで選ぶのは危険です。というのも、これまで解説してきたように、経理業務の中には税理士でなければ行えないものがあるからです。年末調整や税務申告等、特に需要が高いと思われる業務がそれに当たります。従って、税理士事務所や税理士法人に依頼するのが安心です。

なお、税理士のいるところは正確性の点でも優位であり、また税務や資金繰りの相談もできるといったメリットがあります。ただしその分料金は高い傾向にあります。

6.リコーリースの集金代行サービスとは

経理業務の中では請求や集金・入金確認といった業務も煩雑で、負担に感じている方も多いでしょう。この部分を専門に請け負っているのが、リコーリースの集金代行サービスです。口座振替とコンビニ決済というメジャーな2つの決済方法に対応しており、導入しやすいのが魅力です。現金を持ち歩かなくて済むので紛失の心配がありませんし、専用システムで請求・入金確認作業も簡単にできます。

初期費用0円で請求件数1件からでも導入でき、利用のない月は基本料金がかからないためコストの削減が可能です。企業はもちろん、個人事業主にとっても利用しやすいサービスといえるでしょう。

　　

自社に合うサービスを利用して経理業務の負担を減らそう！

コストの削減をしつつ経理業務の負担を軽減するには、経理代行サービスの利用がおすすめです。ぜひ自社に合うサービスを見つけましょう。リコーリースの集金代行サービスなら低コストで安心・安全、導入も簡単で集金にかかる負担を大幅に減らすことができます。まずはフリーダイヤルもしくはお問い合わせフォームから、お気軽にお問い合せ下さい！