未回収リスクの要因と解決策！売掛金を確実に回収する方法とは？

こんにちは。リコーリース集金代行サービスライターチームです。

日本のビジネスでは売上が立ってから後日入金される「掛け売り」と呼ばれる仕組みが主流となっています。取引の効率化や柔軟性が特徴の掛け売りですが、事業者としては売掛金の回収が重要なポイントになるでしょう。未回収リスクを完全に無くすことは難しいかもしれませんが、そのまま放置しておくと経営に悪影響を及ぼす可能性もあります。今回は未回収リスクの原因と、その解決策についての紹介です。

• 1.売掛金の未回収が起こる理由
• 2.未回収によって起こり得る影響
• 3.未回収の放置は厳禁
• 4.未回収の売掛金を回収する方法は？
• 5.未回収リスクを未然に防ぐ方法

1.売掛金の未回収が起こる理由

売掛金の未回収にいくつかのパターンがあるため、まずは慌てずに原因を突き止めることが大切です。契約が成立して自社は入金を待っている状態であるため、入金が確認出来ない場合は取引先でトラブルが起きている可能性が高いと言えます。売掛金未回収の主な理由としては以下の3つが挙げられるのでチェックしておきましょう。

取引先の単純ミス

期日になっても入金が確認出来ない場合、取引先での手続きミスが発生している可能性があります。入金や支払いの処理は人間が手作業で行っている企業も多いため、ヒューマンエラーが発生しやすいポイントなのです。よくあるのは入金担当者が支払期日を忘れている、あるいは勘違いしているというパターンでしょう。請求書を紛失して詳細が確認出来なくなっていたり、別の請求書と取り違えていたりという可能性も考えられます。お金に関わるデリケートな業務ではあるものの、人間が担当する以上こうした単純なミスが発生するリスクは0ではありません。

なお、ここに挙げたような単純なミスは自社で気付いた段階でメールや電話で確認を取れば、すぐに対応してもらえるケースが多いです。期日に入金されなかったからと言っていきなり強い口調で催促をかけると、今後の関係にも良くない影響を及ぼす可能性があります。まずは柔らかい物腰で、相手の状況を確認するように心がけて下さい。

取引先の支払い能力低下

ビジネスの世界ではすべての企業が常に健全な経営状態を維持出来るとは限りません。中には経営状況が悪化したために、資金繰りに支障が出てしまうところもあるでしょう。そうなると、掛け売りで購入した商品やサービスの料金を払えなくなってしまう可能性が出てきます。期日までに支払うべきお金を用意出来なかったという状況であれば、自社としても憂慮すべき事態です。

何度かメールや電話で督促しているにも関わらず支払いがないというケースは、自社の貸し倒れリスクが高くなっている状態です。支払い能力が低下した経営状況が長く続いていくと、取引先が更正手続きに踏み切る可能性も高まります。そうなってしまえば売掛金の回収が困難となり、貸し倒れで自社が損を被る結果となってしまうでしょう。放置しても事態の改善は見込めないため、能動的に働きかけることが大切です。なるべく早く督促の書面を送付して、形に残る方法で支払いの約束を取り付けましょう。場合によっては支払い金額や期日を調整し、分割払いなど柔軟に対応することも重要です。また、今後の取引方法を見直して即時の現金決済のみとするなど、必要に応じた処置を講じて下さい。

意図的な不払い

厄介な例として、取引先が意図的に支払いを滞らせているというパターンがあります。これは前述したように支払い能力が低下して入金出来ないという訳ではなく、経営状況に問題がなく請求を確認した上で故意に踏み倒そうとしているケースです。通常のビジネスでは考えられないパターンであり、取引先が詐欺の常習犯である可能性があります。被害に遭わないためには日々の与信管理を徹底して、信用出来ない相手との取引には応じないという姿勢が重要です。最低限相手の基本情報や業績推移、過去の実績・事例などはチェックしておくようにしましょう。信用の低い企業との取引は倒産や破産、さらには夜逃げ・音信不通になるなど売掛金回収が不可能になり得る様々なリスクを抱えることになります。

2.未回収によって起こり得る影響

本来入金されるハズだった売掛金が未回収になると、当然自社の経営に様々な影響を及ぼすことになります。売掛金の未回収は以下のような事態に繋がるリスクがあるので、ここでしっかりとその危険性を把握しておきましょう。

資金繰りが悪化する

売掛金が未回収になると、即時的な影響としてまず自社の資金繰りが悪化していきます。売掛金は後払いでの入金となっているため、回収出来ないと自社従業員の給料・事業にかかる税金・別の取引先への支払いなど様々な部分で遅れが生じる可能性も否めません。事業規模が大きく売上を順調に伸ばしている企業では、売上が立つ段階までに多くの人件費や仕入れ費といったコストをかけているケースが多いです。そういった必要経費の財源となるのが自社の売上であり、売掛金となります。取引先の未払いは、自社ですべき支払いの遅れにも繋がるのです。

売掛金が予定通り入金され前提で支払計画を立てている場合、取引金額の大きい売掛金が未回収となれば経営破綻のリスクもあるでしょう。取引先の倒産が原因で自社まで破産してしまう、いわゆる連鎖倒産を引き起こしてしまいます。経営破綻までは至らないまでも、取引先への支払が送れてしまえば今度は自社の信用が下がる可能性が高いです。今後の取引にも影響がおよぶことが予想されるため、売掛金の回収は自社の未来にとって重要なタスクであると言えます。

金融機関からの評価が悪化する

売掛金の未回収は金融機関からの評価にも影響を及ぼします。事業者は銀行などの金融機関から融資を受けて資金を調達することも珍しくありません。金融機関側では貸付金の返済能力を総合的に判断するために、企業の財務状況を様々な視点から調査して予審審査としています。審査内容は金融機関によって異なるので一概には言えませんが、多くの場合その中には売掛金の回収状況も含まれているのです。

売掛金が予定に沿って回収出来ていない場合、金融機関はその企業を「資金管理がルーズ」と評価する可能性が高まります。売掛金は現代ビジネスにおいて取引の主流となっているため、売掛金が多いこと自体は「事業が順調である」とされるケースも少なくありません。しかし回収出来ない売掛金は赤字と同意義なので、融資の審査においては回収能力の低いとしてマイナスに働くのが一般的です。その結果、融資拒否・融資期間の短縮・金利引き上げなど銀行の対応が悪化することも予想されます。

生産性が低下

掛け売りは売上が立った時点では自社の利益が確定しておらず、売掛金を回収して初めて成立する仕組みです。したがって売掛金が回収出来なければ従業員が頑張って取ってきた契約も、商品やサービスの開発・運用も収益に繋がらない非生産的な仕事になってしまいます。さらに売掛金を回収するための顧客対応や営業業務が増えることで、従業員は本来やるべきコア業務に集中出来なくなり生産性が低下する可能性があるのです。回収に取り組んでいる売掛金が少額な場合、回収業務にかかるコストが売掛金を上回ってしまい兼ねません。そうなれば仮に売掛金の回収に成功したとしても赤字になるため、回収業務そのものに生産性がなくなります。回収業務が長引いて人件費がかさむ前に、素早く対策を講じることが大切です。

3.未回収の放置は厳禁

未回収の売掛金はなるべく早い段階で未入金の原因を解明し、適切に対処しなければ回収不可能となるリスクがどんどん高まっていきます。何よりまずは取引先と連絡を取って状況を確認するように心がけましょう。というのも実は売掛金には「時効」が存在しており、時効成立によって債権が消滅すればどうやっても売掛金を回収出来なくなってしまうのです。これは民法第166条で定められており、2020年4月以降に発生した売掛金は支払期日から起算して5年後の時点で消滅時効となります。なお、2020年3月以前の売掛金に関しては2年間が時効までの猶予期間です。督促をかけることで支払い意思を確認することも重要ですが、場合によっては訴訟によって時効を中断させるという選択肢も視野に入れておきましょう。

また、取引先が業績悪化に陥り支払い能力が低下していることを見逃すと、倒産・破産手続きを取られてしまう可能性が高まります。破産手続きが開始されると債権者としては打つ手が無くなってしまい、個別に売掛金を回収することが出来ません。取引金額によっては自社が大きな損失を被ることになるので、相手の状況を見極めながら法的手段に訴えることも検討して下さい。

4.未回収の売掛金を回収する方法は？

売掛金を回収する方法は段階的に分かれており、状況に応じて適切に対応することが求められます。まず、未入金が確認された直後などの初期段階であれば取引先との「交渉」によって回収を試みるのが基本です。早い段階であれば取引先の支払い能力も著しく低下している可能性が低く、支払期日の再設定や分割払いの提案などで売掛金を回収出来る見込みがあります。また、この段階での解決策としてはもう1つ「相殺」という選択も可能なので留意しておきましょう。これは自社と取引先がお互いに売掛金・買掛金を抱えている場合に、未回収となっている売掛金から自社の買掛金を差し引くという仕組みです。その時点で取引先の負担を軽くすることが出来るので、場合によっては効果的に作用する方法と言えるでしょう。

電話やメールによる督促に応じてもらえないようであれば、「内容証明郵便」での督促を行います。内容証明郵便とは「誰が」「誰宛に」「どんな内容の書類を」「いつ送ったか」を郵便局が証明してくれる郵送方法であり、受け取った相手がしらをきることが出来ないため裁判などで有効な証拠となるものです。したがって、自社に法的手段を講じる準備があるというプレッシャーをかけることが出来ます。

取引先の支払い能力に難がある段階まで来てしまったら、「債権譲渡」による回収も検討してみて下さい。債権譲渡では債務者である取引先(A社)に対して自社が有する売掛金を支払ってもらえない場合に、A社が別の取引先(B社)とのビジネスで得る売掛金を自社へ移転します。この方法では原則として自社とB社の間で契約を結ぶため、A社の意思は考慮されません。その結果、A社から直接の支払いはないものの移転したB社に対する売掛金が自社の利益となるため、間接的にA社に対する売掛金を回収することが可能です。

ここまでの方法で売掛金が回収出来ないようであれば、最終手段として法的手続きに踏み切る必要性が出てきます。売掛金回収に有効な法的手段は一般的に次の3つです。弁護士などの専門家と協議しながら最適な方法を選択しましょう。
・裁判所から支払いを命じる書類を通達してもらう「支払督促」
・60万円以下の債権に関して原則1回の審理で結論を出す「少額訴訟」
・債務者と債権者の間で争いが生じている場合の「通常訴訟」

5.未回収リスクを未然に防ぐ方法

売掛金の未回収が出てしまった場合の対処法を心得ておくことはもちろん重要ですが、効果的なのは未回収のリスクを防止する方法を把握しておくことです。ここからは売掛金未回収の予防に効果的な施策をいくつか紹介していきます。

与信管理を強化する

売掛金に関して言えば、「与信管理の強化」が自己防衛の基本となります。与信管理とは掛け売りのような後払い決済を採用する際、取引相手の経営内容・財務状況などから信用があるか否かを分析した上で「期日通りの支払いが可能であるか」を判断することです。過去の取引履歴を遡って焦げつきや貸し倒れの有無、支払い能力に影響が出るレベルでの資金繰りのショートなどを調査しましょう。予審管理を徹底しておくと、取引先の財務状況を把握した上でビジネスに臨めるようになります。例えば取引先の支払い能力が低下する前に取引を打ち切ったり、取引額の上限を下げたりといった柔軟な対応が可能になるのです。与信管理は取引開始前に信用力を調査するだけというケースも散見されますが、普段から与信管理を強化しておけば自社の経営を堅実なものに出来ると言えるでしょう。

支払期日を調整する

一般的に商取引の支払期日は社内での混乱を避けるために、取引先に関わらず固定しておくのが基本です。しかし、取引内容によって支払期日を柔軟に設定することで売掛金の未回収リスクを減らす方法もあります。例えば得意先などとの取引は商材納入月の末日に締め、翌月の末日に支払いという基本パターンにするとしましょう。これを基準に取引開始間もない取引先は支払い期日を前倒しにして、なるべく早く売掛金の回収を試みるというやり方です。基本的に締め日から支払期日までの期間は短い方が自社にとって都合が良く、資金繰りの悪化を防止出来ます。とは言えこのあたりは取引先との交渉次第という側面もあるので、交渉の余地がある相手を見極めて下さい。上手くいけば売掛金の未回収リスクを効率的に抑えられます。

通知を迅速に行う

売掛金の未回収を防ぐためには、自社での対応スピードや感度を上げておくことも大切です。請求金額が確定したら出来るだけ早く請求書を作成し、取引先に送付する社内体制を整えましょう。取引確定から間髪入れずに請求書を確認してもらうことで、取引先担当者の勘違いや失念を防止する効果が期待出来ます。逆に自社からの請求書送付や通知が遅い場合、取引先から支払期日の管理が甘いと判断され兼ねません。そればかりか、「通知が遅いために資金の準備出来なかった」などと支払いが遅れる口実にされる可能性もあります。支払いの遅れが1日だけでも即座に通知すれば、支払期日や入金に厳しい会社であると取引先が認知してくれるでしょう。

売掛保証を設定する

社内の取り組みだけは不安という場合は、売掛保証サービスの利用を検討してみるのも良いでしょう。売掛保証とは取引先の業績悪化や倒産といった理由で売掛金の回収が困難になった際、売掛保証会社が間に入って売掛金を補填するサービスです。自社は売掛保証会社と事前に契約を結び、売掛保証会社は自社の取引先について信用調査を行います。あくまで自社と売掛保証会社との契約になるため、自社の取引先にはサービスの利用を通知されません。取引先との関係に影響を与えず売掛金未回収のリスクを抑えられる点は売掛保証のメリットです。契約が成立すれば万が一取引先が倒産しても売掛金は保証されるので、連鎖倒産のリスクを回避することが出来ます。ただし、取引先が売掛保証会社の審査に通らなければサービスを利用出来ない他、サービス利用には所定の手数料がかかるので注意しましょう。

ファクタリングを利用する

外部機関を利用するのであれば、売掛保証の他にもファクタリングという選択肢を視野に入れておきましょう。ファクタリングは自社が持つ売掛債権を専門のサービス会社へ売却して現金化する資金調達方法です。売却時には所定の手数料が必要になりますが、売掛金を即座に現金化出来るという大きなメリットがあります。契約内容は様々ですが償還請求権なしのファクタリング契約であれば、取引先が倒産して売掛金を回収出来なくなっても自社が支払い義務を負うことはありません。主な契約スタイルは自社とファクタリング会社で契約を結ぶ2社間ファクタリング、さらに取引先も組み込んだ3社間ファクタリングの2パターンです。また、別途手数料が必要になりますが請求管理代行のサービスを提供しているファクタリング会社もあります。請求管理業務で発生する人件費などの経費を節約出来るので、必要に応じて検討してみて下さい。

　　

集金代行サービスの利用で未回収リスクを軽減

自社での与信管理や請求スピードの強化で売掛金の未回収リスクは抑えることは可能です。しかしそれでも不安だ、またはそこまでの余力がないという場合には集金代行サービスへの委託も考えてみましょう。業界大手のリコーリースであれば、手厚いサポート体制と柔軟な対応力で自社の売掛金を守ってくれます。まずはフリーダイヤルもしくはお問い合わせフォームから、お気軽にお問い合せ下さい！