未払金とは？未払費用や買掛金との違いについてわかりやすく解説！

こんにちは。リコーリース集金代行サービスライターチームです。

未払金は、経理を行う上でしっかり理解しておきたい勘定科目の1つです。しかし、内容がよくわからないと悩んでいる人もいるかもしれません。本記事では、未払金について、定義や類似する勘定科目との違い、仕訳するメリットなどを詳しく解説。また、自社の未払金が年度をまたぐ場合や、取引先から未払金の支払いがない場合など、よくある状況に関し対応方法も説明します。

• 1.未払金とは
• 2.未払金は未払費用や買掛金とはどう違うの？
• 3.未払金を未払費用や買掛金と分けるメリット
• 4.未払金の仕訳方法は？具体例をチェックしよう！
• 5.未払金が年度をまたいでしまうときの考え方
• 6.取引先からの入金がなく未払いの場合はどうしたらいい？
• 7.未払金の管理や回収業務には便利なサービスを利用しよう！

1.未払金とは

未払金は、商品を購入したりサービスの提供を受けたりした場合に、その代金を後払いするときに使う勘定科目です。勘定科目の5分類「資産」「負債」「純資産」「収益」「費用」のうち、「負債」に属します。なお、購入費用を支払っていなければ、全て未払金に当たるというわけではありません。本来の継続的な営業取引ではなく、単発的な取引から発生した債務が対象です。例えば、事務用品や備品を後払いで購入した場合や、自動車の修理を後払いで依頼した場合などは未払金となります。あくまでスポットとしての支払いに絡むものと考えてください。

2.未払金は未払費用や買掛金とはどう違うの？

未払金に似た勘定科目として未払費用や買掛金、長期未払金などがあります。そして、似ていてもこれらは全て異なるものです。ここでは、類似する勘定科目と未払金との違いを説明します。

未払費用との違い

未払費用は、経過勘定科目の1つです。未払金との違いは、どのような契約に対し用いられるのかという点にあります。具体的には、未払金が単発の契約に用いられるのに対し、未払費用は継続する契約に用いられます。例えば、インターネットの通信費や給与、家賃などで後払いのものが未払費用です。つまり、事業において定期的に発生する、固定費用の未払い分は、未払金ではなく未払費用に当たるということです。なお、未払費用も、未払金と同じく「負債」に計上されます。

買掛金との違い

買掛金は、「仕入」によって生じた債務を表す勘定科目。営業活動に関わるものが買掛金となりますが、これが未払金との大きな違いです。未払金は営業外の活動で発生する支払いのことです。例えば、自社製品の材料の購入や、商品として販売するものの仕入れなどは買掛金となります。商品・サービスの原材料に当たるものなので、営業活動の中の支払いであり、未払金とは考えません。

なお、買掛金も負債の部の科目です。ただし、銀行の審査を受ける際など、未払金と買掛金の印象は大きく異なります。未払金が多い状態だと、銀行は会社の資金繰りや経営状況を不安視する可能性があります。一方、買掛金は仕入に要した金額であり、商品・サービスの売上でペイできる一時的なものだとみなすため、審査でもそこまで大きな問題となることはないでしょう。

長期未払金との違い

長期未払金とは、未払金のうち、決算の翌日から1年を越えて支払期日が到来する債務のことを言います。例えば、1年以上にわたって割賦で支払う不動産や機械装置などの購入分の債務が長期未払金となります。また、1年以上支払いが滞っている債務なども長期未払金に当たります。未払金との違いは1年以内に払うものか、それを超えるかという部分です。

3.未払金を未払費用や買掛金と分けるメリット

「未払金をほかの経費と分けて考えることに意味はあるの？」と疑問に思う人もいるかもしれません。確かに仕訳することで増える事務もあります。しかしそれ以上に、未払金を未払費用や買掛金と分けることにはメリットが多いのです。具体的には次のようなメリットが考えられます。

未払金と未払費用を分けるメリットは？

まずは、未払金と未払費用を分けるメリットについて見ていきましょう。最も大きなメリットは、経理ミスを予防できることです。先に述べた通り、未払金と未払費用は名前は似ているものの、その性質が異なります。計上時期や仕訳方法も異なります。それにも関わらずはっきり区別せず処理してしまうと、会計の内容がわかりにくくなり、ミスを誘発しかねません。また、しっかり分けて計上しておいた方が、後の確認も容易です。例えば負債が増加した理由を後からチェックする場合などは、区別した方がわかりやすいでしょう。そのほか、決算でより正確な費用を算出するためにも役立ちます。

未払金と買掛金を分けるメリットは？

次に、未払金と買掛金を分けるメリットについても見ていきましょう。大きいのは、自社の商品・サービスの適正な価格で提供できることです。未払金と買掛金を分ければ、帳簿がわかりやすくなり、原価計算の精度も上がると考えられます。商品の原価を確実に把握することにより、会社のサービスや商品の販売金額を設定するときに、適切な価格を検討できます。これによって、売上のアップや顧客満足度の向上なども期待できるでしょう。

また、支払いにおいて課題があるときに対処法を考えやすいこともメリットの1つ。営業活動で発生した支払義務と、営業外の活動で生じた支払義務を区別できるためです。未払金と買掛金は似ている部分があるものの、もし課題が発生したときの対処法は一緒ではありません。速やかに対策を講じるため、日頃から区別しておいた方が良いでしょう。

4.未払金の仕訳方法は？具体例をチェックしよう！

未払金に関してわかってきたものの、実際どのように仕訳すれば良いかイメージしにくいという方もいるかもしれません。ここでは、未払金の仕訳方法を具体例を挙げながら紹介します。

未払金を計上するとき

例えば、10万円のパソコンを購入し、代金を後払いにするとしましょう。この場合、帳簿においては、借方に消耗品費・10万円を記載し、貸方は未払金・10万円と記載するのが正解です。事業に必要なパソコンを購入することは、営業取引以外の単発的な取引に当たります。従って、未払金という負債が増加すると考えられるのです。

未払金を支払うとき

前の段落のパソコン購入の例を使い、未払金を支払うときの仕訳の仕方を考えてみます。10万円のパソコンの代金を後日クレジットカード決済で支払ったとします。この場合、借方に未払金・10万円を記載し、貸方は普通預金・10万円と記載します。クレジットカード決済で代金を支払ったことにより負債が減少するため、借方に未払金を記入するのが正解です。

5.未払金が年度をまたいでしまうときの考え方

自社の未払金が年度内に片付かない場合は十分あり得ます。未払金が年度をまたいでしまうときにはどうすれば良いか、見ていきましょう。

未払金の内容を明確にする

最も避けたいのは、年度をまたぐタイミングでほかの会計などに埋もれてしまい、未払金の内容がよくわからなくなってしまう事態です。未払金の支払いは会社の信用問題に関わる重要なこと。後から見てもしっかり理解できるよう、補助科目を使って未払金の内容をはっきりさせておきましょう。補助科目とは、勘定科目をより細分化して管理するための項目であり、会社ごとに自由に設定が可能です。例えば、クレジット会社からの決済期日が到来していないため未払金になっている場合は、補助科目は「クレジット会社」などとするとわかりやすくなります。

未払金の残高が正しいかどうか確認する

年度をまたぐ場合は、未払金の残高が正しいかどうかも確認しておきたいところです。年度末や年度初めはさまざまな業務が集中しやすいため、数字が食い違っている状態を見逃すと、そのまま煩雑化してしまう可能性があります。年度またぎの前に未払金の残高のチェックをすることで、後々のトラブルを防げるでしょう。取引先の買掛金と自社の売掛金の金額が異なっている場合には、差異を算出して正しい金額に修正します。未払金とすべきところを別の勘定科目を使っていると、本来は経費ではないものが経費として処理されてしまうことがあるため注意が必要です。

6.取引先からの入金がなく未払いの場合はどうしたらいい？

取引相手からの入金がなく、自社側で売掛金の未払い状態が続くケースもあり得ます。ここからは、そのような場合の対処法を紹介します。

まずは詳細を確認する

取引相手に対しアクションを起こす前に、まずは請求書に不備がないかを確認するのが先です。請求書の内容が間違っているなど、未払いの原因が自社にある可能性もゼロではありません。また、会計処理が正確かもチェックしましょう。取引先の信用状況や遅延の原因を確認することも大切です。これまでの支払い状況に全く問題がなく、会社の経営状況にも特に心配がなさそうで、突然今回支払いが遅れているなどであれば、故意の未払いではなく、ケアレスミスかもしれません。相手も未払い状態を把握していないなどの行き違いも考えられます。取引相手の責任だと決めつけて動くと、後で取引に大きなマイナスの影響を与える可能性も。焦って行動せず、1つ1つ確認しながら慎重に進めましょう。

督促を行い入金してもらう

未払金の詳細が確認できたら、取引先に督促を行い入金してもらうよう働きかけます。督促方法はさまざまありますが、例えばメールなどで取引先に入金確認をするのも良いでしょう。メールはカジュアル感もあるコミュニケーションツールなので、あまり重々しい雰囲気を出さずに連絡したいときにはぴったりです。未払金の入金確認や督促の際、威圧的な態度を避けてください。再三支払いのお願いをしているのになかなか応じてもらえない、などということになれば厳しい対応も必要になってきます。しかし、初期段階で威圧感を持って接する必要はないでしょう。

もしかしたら、何か行き違いや軽微なミスで支払いがなされていない可能性もゼロではありません。威圧的な態度で対応し、取引先との関係が悪化するのはマイナスです。まずは確認の意味合いを込め、事務的に連絡してみてください。請求書番号や送付した日付などを伝え、どの請求かがわかるようにすると相手も確認しやすいでしょう。また、メールではなく、催促状や督促状を送付するのも有効です。メールだと「届いていない」、電話だと「言ってない」など、話が食い違いやすいので、できる限り記録に残るような方法で催促するのがポイントです。もし入金がされない場合は、訴訟など法的な手段も検討することになります。

7.未払金の管理や回収業務には便利なサービスを利用しよう！

未払金の管理は煩雑になることがあります。未払いが1件のみであればまだ把握しきれますが、未払いの案件が多数あると、どの案件がどのような状況なのか、よくわからなくなってしまう可能性も。また、スムーズな回収が難しいケースもあります。未払金について入金確認や督促をしたからと言って、すぐに払ってくれる相手ばかりではありません。何かかしら理由をつけなかなか支払ってくれないケースや、催促を無視されるケースなども見られます。支払いに応じてもらえないと、法的処置など自社側でもより強い対応に出ざるを得ず、益々回収までの道のりは遠くなり、自社の手間も増えます。そのほか、未払金の消込作業でミスが起きることもあり得ます。未払金は解消されたはずなのに、消込漏れなどが起こると、取引先からの印象が悪くなってしまうかもしれません。未払金に関する業務を行う上では、このようなリスクが常につきまといます。

そこでおすすめなのが、未払金の管理や回収業務に便利なサービスです。集金代行サービスを利用すれば、集金状態が一目でわかり迅速に対応できます。請求業務、回収業務、消込業務なども業者に委託できるため、自社での事務作業も軽減できるでしょう。未払金は取引相手に働きかけても、思い通りの回収につながらないケースが珍しくありません。最終的に貸し倒れなどになると、労力をかけただけになってしまいます。回収に係る事務を外部に委託できれば、その分別な業務に使える時間や労力が増え、生産性の上昇につながるでしょう。

また、未払金の督促や、未払金について取引相手と交渉することは、プレッシャーが大きく精神的にも厳しい仕事です。取引相手が速やかに支払いに応じてくれない場合、揉め事に発展していく可能性があります。どうしても折り合いがつかないときには裁判で争う方法もありますが、弁護士に依頼したり、裁判所に提出する書類を作ったり、法的措置をとると自社側も手間や時間を割かねばならずダメージを避けられないでしょう。このような労力をとられないためにも、外部サービスの利用は有効です。未払金の管理や回収業務を担当するサービスは、その道のプロ。これまで積み上げた経験やノウハウでもって、適切なタイミングで適切な対応を行い、未払金のスムーズな回収に努めてくれます。未払金業務を外部サービスに任せることで、従業員のストレス軽減などにもつなげられるかもしれません。

　　

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