請求書業務は外注できる！メリットや代行サービスの選び方を解説！

こんにちは。リコーリース集金代行サービスライターチームです。

請求書を作成したり発送したりする作業は、確認事項も多く手間や時間がかかりますよね。人材不足に悩まされている会社においては、請求書業務のために本来の業務が滞ってしまうこともあるでしょう。しかし、そのように面倒な請求書業務は外注することが可能です。そこで、請求書業務を外注するメリットや、代行サービスの選び方について解説します。

• 1.請求書業務とは？なぜ必要なの？
• 2.請求書業務の外注とは？
• 3.請求書業務を外注するメリット
• 4.請求書業務の外注にはデメリットもある？
• 5.請求書業務代行サービスを選ぶときに重視したいポイント
• 6.外注ならリコーリースの請求書発行代行サービスがおすすめ！

1.請求書業務とは？なぜ必要なの？

請求書業務とは請求書にかかわる業務ですが、具体的にはどのような業務を指すのでしょうか。ここでは請求書業務の内容や、なぜ必要であるかについて詳しく説明します。

請求書業務とは

請求書業務は、顧客や取引先に提供する商品やサービスの代金を、契約書で取り決めた通りに請求・回収するまでの一連の業務です。まずは請求の種類や金額を確認し、入金期日などを記載して請求書を作成します。作成した請求書は印刷し、必要な承認・捺印をして請求先に送付します。入金期日になったら、実際に入金が行われたか確認し、未納であれば請求先に督促します。入金があれば消し込みを行い、未納の請求先と混同しないよう気をつけなければなりません。

また、請求書に入力ミスがあるとトラブルに繋がることもあるため、請求書は慎重に作成する必要があります。手作業で行う場合は、商品やサービスの金額や請求先の住所や連絡先、担当者などにミスがないか再度確認することが大事です。

請求書業務の必要性

商品やサービスの料金の回収においては、請求書が無くても行うことができます。しかし、請求書業務が必要であるのは、滞りなく代金を請求するためだけではありません。請求書業務が必要な理由は、請求書で取引内容を証明することができるからです。請求書は、請求元や請求先、請求方法、取引内容、支払期日に至るまで、取引についての全てを明らかにできる書類となります。請求書業務なしで支払いを行った場合、請求書がないため税務調査の際に会計処理の説明をすることができません。場合によっては、追加課税の対象になることもあります。そのため、ビジネスにおいては請求書業務を行うことが定型的となっています。

2.請求書業務の外注とは？

請求書業務の外注とは、手作業では時間がかかる請求書業務を効率的に行うために、請求書業務代行サービスにアウトソーシングするというものです。請求書の作成から印刷、封緘、送付まで一貫して業務を代行してくれる便利な代行サービスとなります。ただし、顧客情報や取引情報など、請求書の作成に必要なデータをサービス会社に渡さなければなりません。

3.請求書業務を外注するメリット

請求書業務の外注には、大きく3つのメリットがあげられます。では、それぞれのメリットについて詳しく解説しましょう。

請求書業務にかかるコストを削減できる

請求書業務を外注するメリットは、コストを削減できることです。手作業で請求書業務を行う場合、請求書の作成・印刷・封緘・送付など、請求書を送信するまでに数多くの工程があります。特に月末は請求書業務が増えるため、残業や休日出勤などをして業務を行わなければならないでしょう。請求書業務を行う人員を確保せねばならず、人的コストが高くついてしまいます。また、印刷費や封筒代、送料などのコストもかかるうえ、印刷や封緘のための設備を導入するのにもコストがかかります。

請求書業務代行業者に依頼すると、Web上で請求書のやり取りができるようになるため、印刷費や郵送費用を削減することができます。請求書業務のための人員も削減できるため、人件費を削減することも可能です。全体的なコストダウンを図ることができます。

人的ミスを軽減できる

請求書業務を外注すると、人的ミスが軽減できるというメリットもあります。手作業で請求書を作成すると、請求内容の記載ミスや未送付・重複送付など、どうしてもヒューマンエラーが生じてしまいます。ミスが生じると、再び請求書を作成し直して送付することになるため、修正工数もかかるほか、余分な印刷費や送料などの経費もかかってしまいます。請求書送付に手間取ってしまうことで顧客の締め日が過ぎてしまい、経理上で迷惑をかけてしまうこともあります。

請求書業務代行サービスは、請求書作成システムを使用して請求書の作成を行っています。そのため、サービス会社のシステムと顧客のシステムを連携させると、データが正確に請求書に反映されるため請求漏れや送付ミスを防ぐことができます。手作業のように記載ミスが起こることもないので、効率的に正確な請求書を送付することが可能です。

業務を効率化してコア業務に集中できる

請求書業務を外注すると、業務を効率化してコア業務に集中できるというメリットもあります。請求書業務のほとんどは印刷や封入などの単純作業であるため、経理で活躍している貴重な人材を使うのは人材の有効活用を妨げてしまいます。請求書業務を外注して経理部門の業務負担を減らすことで、本来行うべきコア業務に集中でき会社の生産性も高くなります。

4.請求書業務の外注にはデメリットもある？

請求書業務の外注にはメリットも多いですが、デメリットもあります。では、どのようなデメリットがあるのでしょうか。

セキュリティ対策が必要である

請求書業務を外注するデメリットは、セキュリティ対策が必要であることです。請求書業務を外注する際には請求書のデータをサービス会社に渡す必要がありますが、セキュリティ対策が甘い場合は情報が漏洩する可能性があります。請求書のデータは機密性が高い情報であるため、流出すると信用問題にもかかわります。特に、二次外注、三次外注に委託しているアウトソーシング先の場合は、経由する場所が多いため情報が漏洩するリスクが高まってしまいます。

そのため、請求書業務の外注においては、セキュリティ面の対策がしっかりしており、安心して利用できるサービス会社であるかを確認してから委託するのが賢明です。アクセスのための認証方式はどのような形をとっているのか、どんなセキュリティ機能があるのか、PマークやISMSなどの認証を取得しているのかなどを基準に、優良なサービス会社を選ぶと良いでしょう。

請求業務のノウハウが身につかない

請求書業務を外注するデメリットは、請求書業務のノウハウが身につかないこともあげられます。外注すると全ての請求書業務を外部に丸投げしてしまうことになるため、自社の経理部門の従業員は請求書業務に関する経験を積むことができません。業務ノウハウを習得できないため、将来的に自社で請求書業務を行うことになった場合、誰もやり方がわからないということになりかねません。将来的な展望を見据えるのであれば、全ての請求書業務を外注するのではなく、業務の範囲を限定して委託するのが良いでしょう。また、二人体制で請求書業務を行いどちらもノウハウを身につけている状態にしておけば、一人が抜けても業務を続行することが可能です。

委託費用がかかる

請求書業務を外注すると、委託費用がかかるというデメリットがあります。請求書作成は1枚当たり150円～200円とそれほど高額ではありませんが、件数が多い場合は費用がかさんでしまいます。業務を効率化し、人件費や物理的なコストを下げるために外注しているのに、余計に高くついては本末転倒です。外注にして削減できる手間やコストと委託費用を比較し、どちらの方法で請求書業務を行うのが業務的・費用的にベターであるかを見極めましょう。コストがかかりすぎる場合は、サービスの導入方法なども検討することが必要です。

5.請求書業務代行サービスを選ぶときに重視したいポイント

請求書業務代行サービスを選ぶときには、押さえておくべきいくつかのポイントがあります。では、どのようなポイントを重視すればよいのでしょうか。

料金

請求書業務代行サービスを選ぶ際には、料金を重視する必要があります。なぜなら、それぞれのサービス会社によって料金形態も違っているため、どのサービス会社を選ぶかによって料金に大きな違いが出るからです。初期の導入費用にどれぐらい必要であるのか、また、月額料金や請求書1通当たりの作成・発行費用も確認する必要があります。印刷した請求書を送付するのではなく、Web請求書を発行するサービスの場合は、初期費用や月額費用がかからないこともあります。

サービス会社や依頼内容によって異なりますが、請求書1通当たりの発行・作成費用は150円～200円が相場です。作成する請求書の数が少ない場合は1通いくらで課金される方が料金的にお得ですが、作成数が多い場合は毎月定額を支払う料金形態のサービス会社を選ぶのがお得です。郵送で請求書を送る場合は、封筒や郵送費、封入代などが料金に含まれているのか、別途で支払わなければならないのかも確認する必要があります。基本料金が安くても別途で郵送費などがかかると、トータルの料金では高くなることがあるので注意が必要です。

サービス内容

請求書業務代行サービスを選ぶ際には、提供されるサービス内容をしっかり確認して決めることが大事です。まずは、自社の請求書業務において、どの部分の業務を効率化させたいかを精査します。サービス会社によっては、請求書を発行するだけでなく、入金管理や代金の回収、督促、与信管理などの業務を代行してくれるところもあります。取引先が少ない場合は、請求書の作成を代行してもらうだけで、業務負担を軽くすることが可能です。基本的に、必要なサービスだけを導入するのがコスト的にはベストです。

しかし、取引先が多い場合は、請求書発行業務だけを代行してもらっても、それほど業務負担が少なくなるわけではありません。代行してもらう業務が増えるほど料金は高くなりますが、取引先が多い場合は業務効率などを考えると全ての業務を依頼する方が生産性は上がるでしょう。

自社との相性

請求書業務代行サービスを選ぶ際には、自社との相性を確認することも必要です。評価の高いサービス会社であっても、自社の業務内容や業務形態に合っていないと使い勝手が良くありません。請求書発行業務がどのような流れであるのかを確認したうえで、相性の良い業務フローを行うサービス会社を選ぶのがベターです。また、自社のシステムとサービス会社のシステムが連携できないと、請求書データのやり取りが円滑に行えない場合があります。システムが連携できるかどうかも、確認する必要があります。

6.外注ならリコーリースの請求書発行代行サービスがおすすめ！

請求書業務を外注するなら、リコーリースの請求書発行代行サービスがおすすめです。リコーリースは集金代行サービスを展開しており、請求書発行代行サービスも集金代行サービスのオプションとして選ぶことができます。では、それぞれのサービスについて詳しくご紹介しましょう。

リコーリースの集金代行サービスとは

リコーリースの集金代行サービスは、請求・集金などの回収業務を効率化するためのものです。集金業務は、取引先に請求を行い、入金期日になったら入金確認をして、入金されていない場合は督促するという作業となります。リコーリースの集金代行サービスを利用すると、集金に費やす労力やコストを削減することができます。集金方法も口座振替とコンビニ決済に対応しているので、例えばカルチャースクールや学習塾の月謝など毎月決まった集金がある場合は、口座振替・口座振り込みで回収できなかった集金は、コンビニ決済などTPOに合わせた集金をすることが可能です。2種類の振り込む方法があることで、支払う側にとっても利便性が高く回収率アップに繋がります。

導入費用は0円なので初期費用もかからず、利用しない月は基本料金などもかかりません。集金件数が1件からでも対応可能なので、集金業務に手が回らない個人事業主でも利用しやすいサービスです。フリーダイヤルも完備しているので、導入後にわからないことがあった場合も十分なサポートが受けられます。決済もWeb上で管理できるので、簡単に集金を確認・管理できるので便利です。

請求書発行代行サービスについて

請求書発行代行サービスは、請求書の発行・印刷・封入・発送までの一連の業務を代行します。専用Webサイトで請求データを作成でき、発行もクリック1つで行えます。発行後の請求書の印刷や封入、配送作業も、リコーリースが全て行います。人材不足でも簡単に請求書業務が行えるうえに、データから直接請求書を作成するため入力ミスの心配もありません。請求書も封書タイプと圧着はがきタイプの2種類が用意されているので、予算や取引先に合わせて選択できます。

　　

請求書業務を外注して業務効率化を図ろう！

請求書業務を外注すると、業務の効率化や人材の有効活用、コスト削減などのメリットがあります。リコーリースの代行サービスは請求書1通からでも利用できるので、請求書業務にまで手が回らない個人事業主もスムーズに本来の業務をこなすことができます。まずはフリーダイヤルもしくはお問い合わせフォームから、お気軽にお問い合せ下さい！