経費処理とは？経費になるもの・ならないものの具体例を紹介！

こんにちは。リコーリース集金代行サービスライターチームです。

個人事業主は、本来の業務だけでなく経費処理などの会計処理も自分で行わなければなりません。節税で負担を減らすことも重要ですが、いつ行われるかわからない税務調査で指摘を受けないためにも、経費処理について正しい知識が必要です。
こちらでは、経費処理について類似した用語との違いや経費計上する際の基準について見ていきます。

• 1.まずは経費処理について知ろう！
• 2.経費処理と似ているワードもある！その違いは？
• 3.経費になるかどうかを判断する3つの基準
• 4.要注意！こんな支出は経費として計上できない！
• 5.経費処理をスムーズに行うためのポイント
• 6.経理業務を楽にしたいなら集金代行サービスという手もある！

1.まずは経費処理について知ろう！

まずは節税で重要となってくる経費や経費処理とは何なのかを知る必要があります。以下に、経費や経費処理について詳しく見ていきましょう。

そもそも経費とは

そもそも経費とは何でしょうか。経費は、事業に使用した費用のことで、経営費用とも呼ばれます。減価償却費のような費用とは異なり、現金などの支出を伴うものになります。また、収益を得る目的で使用した費用を指しており、その内容は幅広いです。出張のための旅費や事業目的で使用している電話、ファックス、ネットなどの通信費、宣伝広告費、事務所の家賃などはすべて経費となります。税金の計算根拠となる事業所得は、収益からこれらの経費を差し引いたものです。従って、同じ収益でも経費が増えれば事業所得は減少し、納付すべき税額が安くなります。節税対策の一環として、事業において発生した経費はもらさず計上しておくことが重要になるでしょう。

経費処理とは

経費処理とは会計処理の一部であり、経費の計算や評価、記録をする処理を指しています。従業員がいる場合、立て替えた旅費などの経費を払い戻す立替精算を行うこともありますが、個人事業主であれば取引先への支払いが中心です。経費として計上するためには、請求書や領収書、納品書などの様々な書類が必要となりますが、これらを作成、保管するのが経費処理の主な業務となります。事業の規模にもよりますが、一般的に経費はほぼ毎日のように発生しますので、会計ソフトなどを利用して効率的に、その都度処理することが重要です。まとめて処理を行うと処理漏れが発生してしまうことがありますので、毎日最終確認も怠らないようにしましょう。

2.経費処理と似ているワードもある！その違いは？

経理を行う上で、経費処理と似ている言葉に出会うことも少なくありません。きちんと違いを理解しておかなければ、経理について学ぶときに混乱してしまうでしょう。以下に、経費処理と間違えやすい言葉の意味についてご説明していきます。

経費精算

経費精算とは、従業員が一時的に立て替えた事業のための費用を精算することです。例えば、取引先との打ち合わせのために外出したとき、カフェや飲食店を使うことがありますが、これらに要した費用は本来会社が負担すべき接待交際費です。同様に、出張先での旅費や宿泊費、セミナー等の参加費なども会社の経費に該当しますが、その場にならなければ正確な金額が判明しないため、従業員が全額立て替えたり、概算で受け取った仮払金を利用したりします。これらの費用は、従業員が領収書や明細書などを揃えて会社に申請し、経理がその内容を確認・記録した後に精算して払い戻しや仮払金の受領を行います。

架空請求などの不正を防ぐため、申請をするには領収書が原則必要です。また、会社によって申請期限が定められていることもあります。経理担当はその支出が経費の対象となるのか、勘定科目は何に該当するのかなど、その都度適切に処理をしなければなりません。

経理処理

経理処理とは、企業活動に伴う日々のお金の動きに関する管理全般を指します。従って、帳簿の記録や領収書等の管理だけでなく、商品管理や貸借対照表・損益計算書・決算書の作成など、その業務内容は非常に幅広いです。もちろん、税金の申告や納付、従業員の給与計算や年末調整なども経理処理に含まれます。一見、経理とは無関係に見えるような各商品の伝票整理や仕入れ・在庫管理、受発注の管理まで行う必要がありますし、買掛金や売掛金の記録及び清算、請求書の発行なども経理処理の業務です。必要に応じて取引先への支払いや従業員への給与の支給、納税などの金銭の移動手続きも行いますし、毎日の記録だけでなく、月次業務や決算期の書類作成などが加わることもあります。

会計処理

会計処理は、経理処理の業務の一部です。経理処理には大きく分けて、帳簿への記入や決算書の作成と、仕入れや在庫の管理、支払業務があります。会計処理は前者の業務を指しており、取引によるお金の出入りを毎日帳簿に記入、仕分けし、定期的に結果をまとめる作業が中心となります。月次業務は会社によって内容が異なりますが、各月に行われた取引の結果を月次決算書にまとめたり、月締めの請求書を発行したり、売掛金の入金確認や振替を行ったりするのが主な内容です。

また、期末業務は年決算の処理が中心となりますが、会社によっては中間決算や四半期決済を行うところもあります。このことからもわかるように、経費の支出について帳簿作成や仕訳を行う経費処理は会計処理の業務の一部です。

3.経費になるかどうかを判断する3つの基準

経費を多く計上することは節税対策としては重要ですが、経費にならないものまで計上することはできません。以下に、経費として計上できるか迷ったときの判断基準についてご紹介していきます。

1.事業に関係があるかどうか

経費として処理するには、事業に関係があるかどうかという点をまず確認しなければなりません。例えば、出張で出かけたときに取引先と打ち合わせをするために食事をすれば経費になりますが、自分一人で、もしくは事業と無関係の家族や友人と食事をしても経費にはなりません。経費にするには、事業運営に関する支出であることを客観的に証明できる書類が必要です。

税務調査では、領収書だけでなく事業に関係がある支出なのか、確認されます。出張のための交通費や備品の購入費、事業で役立つ知識を学べるセミナーへの参加費などは事業の利益向上に役立つので経費にできますが、出張の名目がわかるものやセミナーの資料など、領収書以外にも証拠となり得る書類を保管しておくと良いでしょう。

2.金額が常識の範囲内かどうか

支払った金額が常識の範囲内かどうかも、経費の判断基準の一つです。仮に事業で必要と認められる経費であっても、一般常識から外れた金額であれば経費として認められないことがあります。例えば、必要以上に豪華な旅行や通常の食事代の数十倍にもなる金額を経費として計上する場合、関係者へのお祝いや香典などの金額が異常に高額な場合などは、事業に関係があっても税務署から否認される可能性があるため、注意が必要です。また、経費精算の際に従業員が領収書の金額を改ざんしたという事例もあります。経理担当者は、支払い対象の商品やサービス、接待内容などの金額が、相場や状況に対して妥当かどうか、その都度確認が必要です。

3.支出が期間損益に対応しているかどうか

対象となる支出が、期間損益に対応しているかどうかも経費の重要な判断基準です。会計処理は、会計期間を区切って損益期間計算を行います。そして、収益と費用はその発生した期間に正しく割り当てられるように処理をしなければならないという、費用収益対応の原則があります。つまり、会社が設定した会計期間内に発生した収支は、その期間内でなければ処理ができません。実際、国税庁のホームページでは、経費にできるのはその年に生じた費用と定められています。

前年度の費用を当期の経費として計上することはできませんし、来期に発生する見込みのある費用を当期の費用にすることもできません。従業員が申告を忘れていた前期の立替払いなども、当期での経費処理は不可能です。

4.要注意！こんな支出は経費として計上できない！

事業に関係するとおおわれる支出の中にも、経費として計上できないものがあります。まず、事業主や従業員が支払いをしたものでも、私生活のための費用とみなされるものは売上につながらず、経費にはなりません。例えば、職場専用の制服やユニフォームは経費になりますが、スーツは仕事以外で着用することもあるため、私的な支出とみなされます。

また、一部の税金も経費の対象外です。消費税や事業税は経費として損金算入ができますが、法人税や法人住民税、社会保険料などは経費計上ができません。加えて、個人事業主が家族に対して給与を支払っても経費にはなりません。ただし、青色申告の事業者が専従者給与として税務署に届出をしている場合には、専従者給与として経費に計上できます。

5.経費処理をスムーズに行うためのポイント

経理の経験がほとんどない人の場合、経費処理で迷ったり失敗したりする可能性があります。処理をスムーズに行うためには、いくつか気を付けておきたいポイントを抑えるようにしましょう。以下に、経理処理をスムーズに行うためのポイントについてご紹介していきます。

正確に記録する

会計処理では内容を正確に記録する必要があります。ずさんな記録をしていては、月次業務や期末業務でミスが見つかり、調査に時間がかかるなどのトラブルが発生しかねません。記録する際には、いくつかのポイントに注意して作業を行いましょう。まず、金額や日付、勘定科目などを間違えないように、正確に記録するとともに、最終的に確認をしたり、複数人数でダブルチェックをしたりするなど、ミスを防ぐ工夫が必要です。記載が間違っていると、税務署のチェックで追及されるだけでなく、あらぬ疑いまでかけられかねません。また、領収書等の経費計上するための書類も、日付や取引内容、金額、購入先の記載があるか、金額や内容が妥当かを確認する必要があります。

証明となる領収書を保管しておく

経費処理では、記録をするだけでなく、証明となる領収書を保管しておく必要があります。経費として計上するためには、金額の内容を証明するための書類が必要です。原則領収書をもらって保管しなければなりませんが、バスや電車を利用した場合、お祝いや香典のように領収書がもらえない場合などは出金伝票を作成して記録に残しておきましょう。クレジット払いをしたときは利用明細や購入した品物の納品書を保管するなど、よりわかりやすく詳しい資料を揃えておくと安心です。なお、領収書の保管期間は法人や青色申告の個人事業主ならば確定申告書の提出期限の翌日から原則7年、白色申告の場合は原則5年です。

発生主義で会計処理をする

会計処理は、原則発生主義で行います。発生主義というのは、金銭の出入りには関係なく、取引が発生するタイミングで収益や経費を計上することです。例えば、クレジットカード払いで仕入れをしたとき、購入手続きをしたタイミングで計上するのが発生主義、カードの引き落としがあったときに計上するのが現金主義です。発生主義においては、請求書を発行したときや購入申し込みをしたときなど、売上や支出が確定した段階で帳簿をつけるため、毎月の損益を正確に把握することができます。所得税の計算においては、青色申告の小規模事業者が特例の届出をしたときには現金主義で処理をすることが可能ですが、原則として発生主義による帳簿づけが求められています。

アウトソーシングも視野に入れる

会計処理は、外部の業者にアウトソーシングをすることも可能です。元々、経理について学んだ経験がない個人事業主にとっては、経費処理などの経理業務は大きな負担となります。かといって、小規模経営の個人事業では、経理専門の従業員を雇うのもコストがかかりすぎて現実的ではありません。あまりに時間や手間が取られるのであれば、アウトソーシングも視野に入れましょう。アウトソーシングを利用すれば、複雑な経理業務から解放されて、本業に専念することができます。時間と集中力を取り戻すことで本業のミスを減らして正確な作業ができますし、受注を増やしたりサービスの質を向上させたりすることも可能です。

6.経理業務を楽にしたいなら集金代行サービスという手もある！

経理業務を楽にしたいなら、経理処理のすべてをアウトソーシングするのではなく、集金代行サービスを利用するという方法もあります。リコーリースの集金代行サービスは請求や集金などの経理業務の中でも時間や手間がかかる回収業務を代行しているため、大幅な負担軽減につながります。このサービスは初期費用が無料で、サービスを使わない月は基本料金もかかりません。個人事業主でも申し込みができ、導入が簡単で1件からの依頼も可能です。オプションで請求書発行代行サービスもありますので、本業が忙しいときなどに利用しましょう。

　　

便利なサービスを利用して経理業務を簡素化しよう！

このように、経理業務は注意点や混同しがちな用語が多々ありますし、回収業務も加わるとかなりの負担となります。経理業務の負担を軽減させたいなら、請求から集金まで回収業務を任せることができる集金代行サービスの利用がおすすめです。
まずはフリーダイヤルもしくはお問い合わせフォームから、お気軽にお問い合せ下さい！