経理業務の効率化は急務！自動化できる業務と解決すべき課題とは？

こんにちは。リコーリース集金代行サービスライターチームです。

経理業務は、作業量の多さから経理担当者に大きな負担がかかることが悩みの種です。規模の小さい会社ほど人手が足りなくなるので、経理担当者の負担が増加しやすくなるでしょう。その状況を改善できる方法が、経理業務の自動化です。今回の記事では経理業務の自動化を促進するべく、経理業務の基本的な知識から自動化できない業務のことや自動化のメリット、自動化の方法などを解説していきます。

• 1.経理部門が担う業務内容
• 2.経理部門が抱える業務上の課題とは？
• 3.自動化が求められる業務は？
• 4.自動化の難しい業務は？
• 5.経理業務を自動化するメリットは？
• 6.経理業務を自動化する際のポイント
• 7.経理業務を自動化する方法

1.経理部門が担う業務内容

経理の役割とは、簡単に言えば「会社のお金を管理すること」です。日々のお金・取引の流れを経理担当者が記録することで、会社がどのような活動をしているのかを把握することができます。そうした経理に関する業務を扱うのが、経理部門です。経理部門が担う業務は、幅が広く量が多いため経理担当者には高度な専門性と正確に計算ができる几帳面さが求められます。

経理部門の担う業務について、さらに詳しく見ていけば「仕入関連のお金の管理」「会社の財務状況の取りまとめ」「会社の資産管理」「給与や社会保険の計算」「税金の計算と納付」と分類できます。まず「仕入関係のお金の管理」は、取引で生じた売掛・買掛金の管理や経費の仕訳・精算などのことです。業種によって仕入の頻度や量は異なりますが、毎日のように行う場合は経理部門にとって主要な業務と言えます。

続いて「会社の財務状況の取りまとめ」とは、月末から月始にかけて行う月次決算、1年に1回の決算時期に行う年次決算などのことです。1ヶ月毎の経営状態を確認できる月次決算、1年間の実績を確認できる年次決算の報告書をまとめることによって、経営陣や株主が会社の今後について話し合うことができます。決算作業は手間のかかる仕事であり、特に年次決算ともなれば詳細な財務諸表を作成しなければならず入念な確認作業も必要です。そのため、決算時期の数ヶ月前には計画を立てて、準備に取り掛からなければなりません。

「会社の資産管理」は、会社の保有する不動産などの有形固定資産、ソフトウェアなどの無形固定資産をまとめて管理することです。年月が経過すると価値が減少するものについては、償却資産となります。償却資産については、資産ごとに設定されている耐用年数や償却率から減価償却額を計算し計上します。減価償却費は損金という扱いになり、法人税の負担を軽減できます。節税のためにも、経理部門は固定資産を残らず記録に残して償却資産の減価償却費を計上しなければならないでしょう。

「給与や社会保険の計算」というのは、従業員の給与を計算したり社会保険料の計算・納付したりすることです。年末には、源泉徴収で生じた過不足を確認し還付・徴収を受けられるようにする年末調整もやります。給与というのは、従業員の生活を支える重要な柱です。金額に間違いがあれば、従業員は会社に不信感を抱くことになりますし、正しい金額に修正するための手続きが必要になります。社会保険料についても、間違いがあれば従業員への謝罪だけでなく不足分の納付や経理上の各種手続きをしなくてはいけません。僅かな計算ミスが大きな影響を与えかねないので、丁寧な仕事が求められます。

最後の「税金の計算と納付」とは、会社が納めなければいけない法人税や所得税、消費税などを計算して納付することです。納める税金によって計算方法や納付のタイミングが異なります。定められた納付期限までに、正しい金額の税金を納めなければいけません。

2.経理部門が抱える業務上の課題とは？

経理部門が抱える業務上の課題は、放置すれば業務が滞るので会社全体の活動に支障がでてしまうでしょう。経理部門が適切に業務を行えるように、会社が課題解決を図ることが望まれます。ここで経理部門が抱える業務上の課題を確認すると、まず膨大な作業量に比べて人手が足りないことが挙げられます。経理業務というのは、多岐にわたり作業量が多いので、それに見合った人数の経理担当者が必要です。しかしながら、経理部門は、営業職のように利益と直結している部署ではありません。そのため、他部署に人員が回されてしまい、十分な人数の経理担当者を揃えられないことが多いです。

人員が回されなくないということは、必然的に少数精鋭で業務をこなさなければなりません。1人あたりの作業量が多くなり、経理担当者は残業が常態化したり、設定された仕事の期限を守れなくなったりします。そうなれば、経理部門の業務は滞り他部署の業務も回らなくなります。また、人の体力・気力には限度がありますから、オーバーワークが続くことで経理担当者が心身の健康を損なうこともありえるでしょう。

他にも、少人数で専門性の高い業務を取り組むことで、属人化しやすくなるということが憂慮するべき課題です。属人化により業務の不透明化が進むと、誰か1人でも退職・休職したときに、上司や同僚がカバーすることが難しくなります。他の部門であれば大した問題ではない欠員でも、経理部門においては業務が滞るほどの影響がでてしまうでしょう。

日常的な業務については、イレギュラーな対応が求められるというのが課題です。税法や社会保険諸法令は、改正されることが多い法律です。法改正が行われたら、今までのやり方が通じなくなります。そのため、経理担当者は情報収集を常に行い、改正された部分があれば勉強をして対応しなければならないでしょう。また、同じような経理業務に見えても、状況により異なる対応が求められることがあります。そうした場合、適切な処理ができるようにしなければいけません。

経理業務は、ささいな数字や計算方法の間違いでも許されません。正確に業務をこなすためも、時間を掛けて作業をすることになり作業完了までの時間が長くなることも課題です。熟練の経理担当者となれば、新人よりもスピードが速くなるでしょうが、それにも限界があります。正確さと速度を両立できる解決策が望まれます。

経理業務では、他部署から届けられる情報が遅いことで経理の作業時間が短くなるというのも課題の1つです。経理部門の責任ではないとしても、設定された期限を守らなければいけないので経理担当者は残業をしてでも作業を進めなければなりません。他部門からの情報開示が遅れがちな会社では、経理担当者の負担が重くなりやすいです。

経理部門に紙書類と押印の文化が根づいていると、どのような状況でもテレワークできないというのも課題です。他部署の従業員が自宅やコワーキングスペースで作業をしていたとしても、経理担当者だけはオフィスに出勤しなければいけません。テレワークができないとなれば、感染症のリスクが高まりますし、通勤することで余計に体力・気力を消費することになるでしょう。

3.自動化が求められる業務は？

作業量の多い経理業務は、自動化することで経理担当者の負担を軽減できます。ここでは、経理業務の中で、自動化が求められる業務に関して解説をしていきましょう。

仕訳入力

経理担当者は、商品・サービスを売る、給与を支払うなどお金に関する日々の取引を、取引内容に合わせて最適な勘定科目に分類します。その分類作業は仕訳であり、仕訳の結果を帳簿に記録する作業が仕訳入力です。仕訳の内容は、決算書などを作成する際に基礎となる大事なもので、仕訳及び仕訳入力は正確に行わなければいけません。

仕訳入力を行うためには、取引の内容をどのように表すのかというルールと勘定科目を覚えることが必要です。このルールが決まりきったものであれば、自動化することは難しい話ではありません。仕訳しなければいけない取引は、毎日かつ大量にあります。仕訳入力を逐一行うのは、経理担当者にとって大きな負担であり、他の業務も圧迫してしまいます。仕訳入力が自動化しやすいのであれば、早急に導入して膨大な作業量に苦しむ経理担当者の負担を軽くしてあげましょう。

請求書発行から入金消込までの作業

取引先への請求書の発行も、経理が担う業務です。また、取引先から入金があったときに口座情報と請求書の金額を照らし合わせて、間違いなければ売掛金の記録を消す入金消込も経理の業務になります。請求書の発行から入金消込までの作業で、Excelのマクロ機能を利用している企業は少なくありません。しかし、Excelのマクロ機能を使いこなせる人材がいなければ、手作業で行うことになるでしょう。

請求書発行から入金消込までの作業は、工数が多くてやることが煩雑です。手間がかかる作業のために、一定以上のスキルを持った人材がかかりきりになってしまい、他の業務に影響がでます。そのような状況を変えられないのかというと、自動化をすれば解決できるでしょう。請求書発発行から入金消込までの作業というのは、実は定型業務が多いので自動化しやすいという特徴があります。手間を掛けて行った作業が、機械の力で自動的に処理できるので経理担当者の負担は大幅に軽減できます。また、社外に向けて行う業務は、ミスが大きな問題になりかねません。その点、自動化ができれば誤入力も減らせるので、効率化とともに会社の信用を高めることもできるでしょう。

経費精算処理

営業担当者の交通費や出張宿泊費など、売り上げに繋がる費用は経費として計上できます。経費に計上できる支払いを従業員が立て替えたとき、それを会社に申請することで払い戻すことを経費精算と言います。その経理精算に関わる作業、すなわち経費精算処理も、経理部門が担う事業の1つです。経理精算処理は、申請数が多いことに加えて経費として認められる支払いかどうかを確認しなければならず手間がかかる作業です。さらに、紙を使った精算の場合に、ホチキス止めが必要になります。紙を使わなければ、かなりの作業を省けるようになるでしょう。

経費精算処理は、申請不備による差し戻し、入力時のミスが多いことも問題です。そこで、自動化ができれば、申請前に不備がわかるので差し戻しができますし、入力時のミスも減らせます。経費になる交通費については、申請内容があっているのかというルート確認・金額確認が必要ですが、自動化することで瞬時に確認作業が済むでしょう。

通常ならば現金で支払った証拠となる領収書が提出されたら、経理担当者が内容を確認して経費精算処理を行います。これを自動化した場合、画像データが送信されると即座に処理が可能となります。経理担当者は面倒な手続きをせずに済みますし、申請をする従業員も領収書を直に経理担当者へ渡す手間が省けるので一石二鳥です。自動化に伴う申請の簡略化は、他部署からの情報提出は格段にしやすくなります。そうなれば、情報提出が遅れて経理業務が滞ることも減らせるでしょう。

4.自動化の難しい業務は？

経理業務の中には、自動化が難しい業務もあります。自動化できる業務と自動化が難しい業務の違いは、人の判断が必要となるかどうかです。ルールに基づいて処理を行う定型業務であれば自動化しやすいのですが、人が判断を下さなければいけない業務や状況で対応が変わるイレギュラーな業務は自動化できません。また、自動化をするとしても、現在の技術では最低限のオペレーション業務が必要です。将来的にAIが発達し、人と変わらぬ質の仕事をAIができるようになったら、オペレーション業務も含めて自動化できる可能性はあります。

他には、人と人のコミュニケーションを必要とする業務は自動化できません。例えば、自動化のシステムを点検・修理・管理する業務、作業の監督をする業務は、人がやらなければいけないことです。顧客のニーズに応える、仕様の変更をするといったことも人の手が必要で自動化が難しいでしょう。しかしながら、経理部門は他部署と比べて自動化しやすい業務が多く様々な効果が期待できるので、自動化を検討する価値は十分にあります。

5.経理業務を自動化するメリットは？

経理業務の自動化を検討するならば、どのようなメリットがあるのかを知りたいでしょう。ここでは、代表的なメリットをいくつか解説していきます。

人為ミスを減らすことができる

経理業務を自動化すれば、数字が自動入力されるので人為的ミスを減らすことができます。従来の経理業務は、人が手掛ける工程が多いため人為的ミスが起こりやすいことが難点です。普通ならば完璧な作業ができる人でも、時間がなく精神的に追い込まれていると人為ミスが起こりやすくなります。給与や経費の数字を入力していくシンプルな作業でも、数字や桁を間違えたり入力する項目を間違えたりといった人為的ミスが起こりえます。自動化をして人が手掛ける工程を減らせば、その分だけ人為的ミスは回避できるでしょう。

作業に割かれる時間を短縮できる

経理業務を自動化すれば、作業に割かれる時間を短縮できます。その理由は、機械の作業スピードは人をはるかに上回るためです。機械は、難しい計算や入力作業も短時間でできます。処理能力の高い機械ならば、同時並行で大量の作業をこなすこともできるでしょう。また、人が手掛ける作業は、繰り返すことで精度が落ち、やり直しのために余計な時間をとることになります。機械ならば、繰り返しでも精度が落ちることはありません。長時間労働でも疲れることはなく、同じ精度で作業を行えるので、作業完了までに要する時間は自動化前に比べて格段に短くなります。

より重要な仕事に注力できる

経理業務を自動化するメリットは、より重要な仕事に注力できることです。そもそも、経理業務は時間がかかる定型業務が中心です。経理担当者の時間を浪費する誰でもできる簡単な作業や毎日やらなければいけない定型業務は、全て機械に任せてしまいましょう。そのようにして多くの作業を自動化してしまえば、経理担当者は時間に余裕ができます。空いた時間は、より重要な仕事に使えるので丁寧な作業がしやすくなるでしょう。さらに、作業が効率化されることで残業や休日出勤の回数も減ります。今までよりも余暇を自分のために使えるようになります。その時間をスキルアップ等に使えば、結果として経理業務の質を高めることができます。

経営判断をタイムリーに下せる

経理業務を自動化するメリットは、経営判断をタイムリーに下せることです。経営環境は、天候のように絶えず変化するものであり、常に最新の情報を把握して柔軟かつ迅速に対応しなければ手遅れになります。自動化ができれば、作業スピードが速いのでそうした変化に対応しやすくなります。さらに、自動化で経理業務の効率化を図ることによって、経営判断の材料となる試算表などを短時間で作成することが可能です。経営陣が欲しいときに、欲しい情報を仕入れることができます。

そうした経営判断というのは、継続的に行うことです。自動化していれば、頻繁に計算・報告書の作成を求められても経理担当者の負担をかけずに対応できます。経営陣の求める情報が即座に入手できるようになれば、それだけ分析・判断の回数を増やすことができ、タイムリーな経営判断を下しやすくなります。タイムリーな経営判断は、正しい経営の舵取りにつながり、最終的に会社の業績を向上させます。

6.経理業務を自動化する際のポイント

経理業務の自動化を検討する際には、押さえておくべきポイントがあります。最初のポイントは、経営業務の中から自動化できる業務とできない業務の選ぶことです。すべてを自動化したくても、実際にはできるものではありません。経理業務の内容と機械の特性を照らし合わせて、人の手を必要としない定型業務を自動化の候補にしましょう。次に挙げるポイントは優先準備を決めることです。業務の洗い出しを行い、どの作業を優先的に自動化すべきかを考えます。優先順位が明確であれば、予算等の都合で自動化できる業務が限られているときでも対応できます。

最後のポイントは人材の確保です。自動化では、人の手も必要です。自動化のシステムを点検・修理・管理できる人を確保するべく、外部から人を雇ったり今いる従業員を教育したりしなけません。また、人がやらなければいけない業務である作業監督の人選もよく考えなければならないでしょう。監督になる人が、自動化の仕組みを理解していれば、自動化で手の空いた人員を活かせる配置を考えられます。ふさわしい人材を用意すれば、自動化は成功しやすくなります。

7.経理業務を自動化する方法

経理業務を自動化する方法は、大きく分けて3つです。1つ目はExcelを活用する方法で、マクロ機能を用いれば決まった動作を自動的に行えるようにできます。単純なやり方ですが、定型業務ならば問題なく自動化ができるでしょう。より本格的な自動化を試みるときには、2つ目のRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）を検討しましょう。RPAとは、ロボットに仕訳入力や請求書作成などの定型業務をやらせる技術です。同じことを正確に繰り返すことができ、経理担当者の負担を大幅に軽減できます。

3つ目は、経理業務を自動化するシステムを導入することです。経費精算システムや請求書発行システムなど、ルーティンワークを自動化するシステムが数多くあります。お試し期間などを利用し、経理部門が抱えている課題を解決できそうなシステムを選び出しましょう。

　　

経理の自動化は集金業務から

どのような形で経理業務を自動化するべきかは、会社ごとに異なりますが、比較的導入しやすい集金業務から始めてみるのも1つの手です。集金業務の自動化では、リコーリースの集金代行サービスを利用することで経理業務の課題解決を図れます。興味があるなら、まずはフリーダイヤルもしくはお問い合わせフォームから、お気軽にお問い合せ下さい！