請求書を手書きすることにメリットはあるの？デメリットや注意点は？

こんにちは。リコーリース集金代行サービスライターチームです。

印字された請求書のほうが多い場合、手書きの請求書が含まれているのを見たときに「問題ないのだろうか」と気になる人もいるのではないでしょうか。結果を言えば、手書きの請求書でも必要事項をきちんと記載していれば有効です。そこで、本記事では請求書を手書きするメリット・デメリット、注意点などについて解説します。

• 1.請求書を発行する目的
• 2.請求書に記載すべき項目は？
• 3.請求書を発行するタイミング
• 4.手書きで請求書を作成する方法
• 5.請求書を手書きするメリット・デメリット
• 6.手書きで請求書を作成する際の注意点
• 7.請求書を作成する手書き以外の方法
• 8.請求書を電子化するメリット
• 9.請求書を電子化する際の注意点

1.請求書を発行する目的

請求書とは、取引先に取引代金の支払いを促すために発行する書面です。ただ、請求書の発行は法的な義務というわけではありません。企業間では請求書の発行が暗黙の了解となっているのは、あくまでも取引に関するトラブルを防止するのが目的です。請求書には取引内容が記載されているため、企業間の認識違いによるトラブルを防ぐことが可能です。万が一、取引内容にミスがあった場合でも、書面になっているので誤りに気づきやすいのも請求書を発行する目的となります。また、支払期限が記載されているので請求書を受け取った企業側はいつでも確認ができるため、入金遅延・未払いのリスクを回避するという意味でも有効です。

2.請求書に記載すべき項目は？

請求書の記載内容については法律的な決まりはなく、仕事上の慣習、事務処理上で必要な項目を記載していることが多いです。まずは、請求書を送る先「宛名」の記載は必須で、会社名だけではなく、可能であれば担当部署・担当者名も記載します。会社名のみであれば封筒に「御中」、会社名と担当者名も入れる場合は名前の後ろに「様」を記載しなければなりません。また、請求者側の情報も記載します。会社名、担当部署と担当者名、会社の所在地と電話番号なども記載するのが一般的です。

請求書の発行日も必須ですが、こちらは作成日ではなく、自社の締め日を記載します。納品書・明細書との照会や請求書の管理用として、請求番号を記載しておくと便利です。請求内容と金額も必須項目で、取引した商品・サービス名、単価、数量、消費税額、合計金額を記載します。請求金額の振込先も記載が必要です。金融機関名、口座種別、口座番号、口座名義を記載し、振込手数料を自社と請求先のどちらが負担するのかもあらかじめ話し合ったうえで記載します。

3.請求書を発行するタイミング

一般的に、商取引は発注、納品、請求書の発行、支払という流れになります。例外は前払い金・着手金があった場合です。その場合、納品の前に請求書の発行をすることもあります。請求書の発行日は取引先の締め日に合わせることが多く、締め日と支払日については各社で異なるので確認が必要です。契約が掛売方式なのか都度方式なのかによって、請求書を発行するタイミングが変わります。

掛売方式は1ヶ月分の取引分をまとめて請求する方法で、都度方式は取引をする度に請求書を発行する方法です。掛売方式は後払いになるため、つきあいが長い取引先など信頼関係が築けていることが重要ポイントといえるでしょう。さらに、取引先からの支払いが後払いになっても自社の経営に影響が出ないことが掛売方式の条件です。一方、都度方式は取引がある度に請求書を発行するので自社の経営面に影響が出にくいですが、請求書の作成は年に何度もしなければならないので手間と時間がかかります。どちらの方式で請求書を発行するのかは取引先との取り決めによるものですが、その前に自社にとってどちらの方式がよいのかをあらかじめ決めておくほうがよいでしょう。

4.手書きで請求書を作成する方法

手書きで請求書の作成をする場合、文房具店など市販の請求書を利用するか、パソコンなどで作成したフォーマットに書き込む場合があります。市販の請求書を利用する場合は書き込む欄があるため、そこに請求先の名前・金額などを記載すればよいのでわかりやすいです。市販の請求書のなかにはインボイス（適格請求書等保存方式）、軽減税率対応が可能なものもあります。インボイス制度が適用されるようになったときは対応している請求書を使用し、品目ごとの税率、税率ごとの消費税額や消費税の合計額、インボイス発行事業者の登録番号を明記します。

パソコンなどで作ったフォーマットに書き込む場合は1から作らなければなりません。国税庁が手書きの請求書を作成する場合に必ず記載が必要であると定めているのは次の5項目。請求書の発行者の会社名、請求先の会社名、取引した年月日と取引内容、各税率別（2023年1月現在は8％と10％）に記載した金額です。もし、作るのが困難な場合は請求書のテンプレートをダウンロードして使用できます。パソコンの場合は企業名、振込先など変更のない項目をあらかじめフォーマットに入力しておけば、請求書の作成をする度に入力する必要がありません。

5.請求書を手書きするメリット・デメリット

こちらでは、請求書を手書きする場合のメリットやデメリットについて紹介します。

請求書を手書きするメリット

請求書を手書きすることのメリットは多くありませんが、あえて挙げるならば次の4つです。

手書きで請求書を作成すると、作成した人の筆跡がわかります。筆跡は真似をしても専門家が見れば異なることがわかるため、データの改ざんがされにくいです。筆跡に加え、金額の前後に「￥」「ー」を記載しておくと改ざんできないのでより有効といえます。

また、手書きの請求書は現物を保管する必要があるため、支払関係のデータが消失するリスクが少ないところがメリットです。パソコン内に保管していた場合はパソコンが破損したり、ウイルスなどが入ってきたりして取引・支払情報が消失する可能性があります。こういった面もメリットです。

請求書に自分で取引内容や金額などを書き込んでいることから、その内容をしっかりと把握できます。金額を記載する際にも項目をひとつひとつ間違いがないか確認をしたり、計算をしたりしなければなりません。これによって、後で確認が必要になった際に書面を探しやすくなります。

パソコン・プリンターが故障しても影響を受けない点もメリットです。ただ、普段はパソコン上に情報を保管してあり、請求書を手書きで記載するときに影響を受ける可能性があります。手書きの場合は忙しい場合でも出先で作成することが可能です。停電などで電子機器が利用できない状況になった際にも、手書きの請求書であれば停電などからの復旧を待つことなく、業務を進められます。

請求書を手書きするデメリット

請求書は記載しなければならないことが多いので、1ヶ所でも書き間違えてしまうと最初から書き直しになります。「二重線や訂正印をして書き直しが必要な部分だけを直せばよいのでは」と考えるかもしれません。しかし、請求内容の正確性を考慮すると、こういった方法は避けたほうがよいでしょう。

手書きの請求書は電子請求書よりも時間と手間がかかります。同じ取引先に請求書を作成する場合でも、その度に毎回同じ情報を記載しなければなりません。電子化されていればコピー＆ペーストで入力できるのでそういった手間もかからず、簡単です。さらに、手書きの場合は計算ミスも起こってしまいます。先述したように記載内容をミスしたときは最初から書き直しになるため、その点もデメリットです。取引先によってはデジタル化の進んだ取引先から、データで請求される場合もあります。そのようなときに、保管している請求書のなかから目的のものを探し出すのは時間と手間がかかる作業です。

6.手書きで請求書を作成する際の注意点

手書きで請求書の作成をする際に注意をしたほうがよい点を紹介します。

インボイス制度についての理解

2023年10月1日から施行される予定のインボイス制度（適格請求書等保存制度）。インボイス制度は条件が当てはまっている請求書・納品書を発行したり、保存したりする制度です。日本の消費税率は8％と10％の2種類が混在しており、消費税額を正確に把握・確認し、不正やミス防止を目的としています。また、益税を防止することもひとつの目的です。益税は消費者が商品・サービスの購入や利用をした際に支払った消費税の一部が納税されずに、事業者の手元に残っていることを指します。

インボイス制度が施行される前に対象の事業者は「適格請求書発行事業者」の登録が必要です。商品を購入した事業者は用件を満たした請求書を保存しておくと、消費税の仕入額控除を受けることができます。手書きで請求書を作成する場合は、インボイス制度を正確に理解していなければ請求額を正確に記載できません。

源泉徴収税を差し引く請求書についての理解

取引相手のなかに個人事業主がいる場合は法人に対する請求書と異なり、源泉所得税を差し引いて請求する必要があるので注意しましょう。ただ、個人事業主全員ではなく、特定の業務を担当している事業主の場合に限ります。具体的には執筆やデザインなどの業務で、詳細については国税庁のホームページを見て確認してください。

源泉徴収額の計算は報酬が100万円以下であれば「請求額×10.21%」、100万円以上であれば「（請求額ー100万円）×20.42％＋10万2100円」となります。このように手書きで請求書を作成する場合は、対象業務と源泉徴収額の計算方法をきちんと把握していなければ正確な請求額を出すことができません。

7.請求書を作成する手書き以外の方法

手書きで請求書を作成する以外の方法として、請求書作成ソフトを利用するやり方があります。必要な情報を入力すると自動的に請求書が作成できるので、手間も時間もかかりません。さらに、見積もり書や納品書と連携しているソフトであればデータの共有ができるので、より効率的に作成できます。

ExcelやWordで請求書を作成することも可能です。Excelで作成する場合は請求先の企業を一覧表にまとめたうえで、請求書のテンプレートを作成します。それぞれの項目に計算式を当てはめて結果を表示できるようにすれば、請求書作成ソフトを使用せずに簡単に作成できるので便利です。金額には区切り記号や￥マークをつけられるように書式を設定しておくと見やすくなります。

8.請求書を電子化するメリット

請求書を作成する際の工数は多いので、電子化することで作業効率アップにつながります。また、専用ソフトを使用して請求書を作成すれば自動計算された金額が適当な位置に入力されるので、取引先が多い場合は特に便利といえるでしょう。しかも、電子化してあれば、手作業で請求額の計算をするよりもミスが減るのも良いところです。

電子化した請求書はデータとして保存されているため、任意のワードを打ち込むだけで簡単に目的の請求書を探せます。たとえば、請求先から請求書を紛失してしまったので再発行をしてほしいと依頼があったときにも、すぐに探し出して再発行・送付することが可能です。手書きの請求書は、棚などに何年にもわたってさまざまな企業に発行した請求書が保管してあります。もし、誰かが間違えてその企業専用のファイルではない場所に保管してしまった場合などは、すべてのファイルから探しださなければならないので大変です。正しい場所に保管されていたとしても、膨大な請求書のなかから目的のものを探しだすには時間がかかってしまいます。

9.請求書を電子化する際の注意点

請求書を電子化すると業務の効率化につながりますが、電子化するからこそ発生するリスクもあります。たとえば、インターネットにつながっているパソコンやサーバーに請求書のデータを保存していれば、情報漏えいのリスクが高まります。外部からハッキングされたり、ウイルスなどで攻撃されたりしてデータが筒抜けになってしまう可能性もあるので、セキュリティの強化は必須です。

これは、単に強力なセキュリティを組み込めばよいというわけではありません。外部からサイバー攻撃されなかったとしても、内部不正が発生する可能性があり得るからです。そのため、自社内でも請求書データにアクセスできる権利を持つ従業員を厳選する必要があります。担当者は最低限の人数に絞り、あらかじめ請求書データの取り扱いについて徹底した教育をしなければなりません。

ほかの注意点として、取引先のすべてが電子化に対応しているとは限らないことが挙げられます。自社のみが電子化をしても取引先が対応していなければ、結果的に紙で請求書を作成しなければなりません。いずれ、電子化に対応する可能性はあるかもしれませんが、それまでは取引先によって電子化した請求書と紙の請求書の両方を使い分ける必要があるでしょう。

　　

請求書作成も代行サービスの利用が便利

手書きでの請求書の作成はメリットもありますが、2023年10月1日からはインボイス制度が施行されるため、さらに注意しなければならないことも増えます。デメリットを感じていたり、請求書の電子化を考えていたりする場合は、集金代行サービスを提供しているリコーリース株式会社に請求業務の課題解決について相談してみるのもよいでしょう。まずはフリーダイヤルもしくはお問い合わせフォームから、お気軽にお問い合せ下さい！