請求書の再発行が必要になるケースとは？知っておくべき対応方法と注意点

こんにちは。リコーリース集金代行サービスライターチームです。

請求書の再発行を頼まれる、ということはよくありますが、そもそも請求書は再発行できるものなのでしょうか。請求書関連は企業のお金に関係する大切な業務です。ミスなくこなすためには、再発行が必要になる具体的なケースを想定し、どのように対応すればいいのか理解しておくことが必要です。請求書の再発行を求められたときの対応や注意点について確認していきましょう。

• 1.請求書の再発行が必要なケースと対応方法
• 2.請求書再発行のリスク
• 3.再発行した請求書の日付は？
• 4.二重請求を防ぐために必要なこと

1.請求書の再発行が必要なケースと対応方法

再発行が必要になるケースはどのようなときなのでしょうか。それぞれのケースによって発行側が取るべき対応が変わってくるため、再発行が必要になるケースでは、具体的にどのような対応が必要なのか考えていきましょう。

請求書を紛失したとき

まず、請求書の役割についてしっかり理解を深めましょう。請求書は「証憑書類」の一つで、これは取引の事実を証明するための書類です。請求書の他には、領収書や契約書などがこれに当たります。取引を証明する書類ですから、扱いは慎重に行う必要があります。請求書の内容を、非公式な書類や口頭で伝えることはできません。もちろん事実と異なる内容を記載することは許されず、発行する側は特に注意を払って請求書を発行する必要があります。また、請求書は発行する側と受け取る側双方に保管義務があります。発行する側は「控え」を、受け取る側は受け取った請求書そのものを一定期間保管する必要があるのです。

請求書の再発行を依頼される理由として多いのが「紛失」です。請求書はプリントアウトしたタイミングから、郵送過程、相手先への到着後と紛失するリスクが存在します。紛失を理由に請求書を再発行するときは、二重請求にならないよう注意しながら発行しなければなりません。受け取り側が紛失に気付いて再発行を依頼してきたら、まず紛失した請求書の内容を確認する必要があります。相手先の企業名や氏名、再発行を希望する案件やその内容についてチェックします。複数の取引を行っている企業が相手の場合は、どの案件の請求書であるか特定しなければなりません。事前に請求書にナンバーを振り分けるなどして管理しておくとスムーズです。

確認作業が済んだら再発行のための請求書を作成しますが、このとき前回作成したものをそのまま印刷するのは厳禁です。これをやってしまうと同じ内容の請求書を二枚作ったことになるので、二重請求のリスクが発生してしまいます。再発行する請求書には「再発行」であることをはっきり明記し、受け取り側に送付する際は挨拶状を添えます。挨拶状には、請求書紛失のための再発行をおこなったこと、元の請求書が見つかったときは再発行したものと差し替えた上で、元の請求書の破棄をお願いすること、を記載します。もし紛失が相手側のミスだったとしても、おごらず丁寧に対応することが大切です。

支払い方法を変更するとき

契約段階では一括払いするつもりだったが、支払日に資金が不足して一括払いできなくなってしまった、といった場合、支払い方法を変更した請求書の発行を依頼されることがあります。これも請求書の再発行に当たります。支払い方法の変更を理由に請求書を再発行するときは、理由をしっかり確認する必要があります。相手方がお金を払えない状態なら、お金の回収がスムーズにいかない可能性があるからです。例えば、支払期日に支払えない状態になってしまっている場合は、民法の「債務不履行」に該当することになります。債務不履行には、支払えるのに支払わない「履行遅滞」、支払うことができない「履行不能」、状況によっては完済できる「不完全履行」の三種類があり、どれに当たるかしっかり見極めなければなりません。支払い能力があるのに支払わない、あるいは支払う側に違法性があるなどの場合は、法的措置を視野に入れた上で対応することになります。

債務不履行のうち、期日までに一部支払いを終え、状況が改善された時点で残りの支払いが可能になるというケースを考えてみましょう。この場合、債務不履行のうち「不完全履行」に当たり、請求内容が変わるので請求書の再発行が必要になります。請求される側から分割した請求書の再発行を依頼されたら再発行業務に取りかかる形になります。資金ショート状態が解除されて支払い可能になった時点で、「不完全履行」から「履行遅滞」へと状況が変化することになります。履行遅滞状態は、すなわち「すぐにでも払える状態」で、すぐに支払わなければ法的な解決手段が持ち込まれる可能性があります。トラブルに巻き込まれるのを回避するために、必要に応じて「支払い可能になったらすぐ支払う」旨の覚え書きや念書を交わしておくようにしましょう。

記載の誤りに発行側が気づいたとき

請求書の記載内容に誤りがあるときも、再発行が必要です。発送後請求書に誤りがあったことに気付いたら、できるだけ早く相手先に連絡を入れ、誤りがあったことを謝罪し、誤りを訂正した請求書を再発行する旨を伝えましょう。連絡が遅くなると大きなトラブルになる可能性が高くなるので、素早く対応することが大切です。二重請求を防ぐために再発行した請求書には「再発行」を必ず記載あるいは押印し、送付する際はお詫び状を添え、誤りのある請求書は破棄を依頼します。

手元にまだ請求書がある段階で誤りに気付いたときは、再印刷したり正しく書き直すのが望ましいです。簡易的な訂正方法として二重線を引いて訂正印を押すという方法もありますが、原則として避けましょう。郵送前であっても、万が一に供えて再発行であることを明記することを忘れないようにしましょう。

記載の誤りを受け取り側から指摘されたとき

発行側が誤りに気付かないまま請求書を送付してしまい、受け取り側に誤りを指摘される、ということがあります。その場合、発行側は早急に控えを使って指摘された箇所を確認し、誤りがあった場合はどこがどう間違っているのか理解した上で取引先に謝罪の連絡を入れ、再発行の旨を伝えます。相手側の勘違いということもあり得るので、鵜呑みにせず必ず控えを参考に指摘箇所の確認する必要があります。本当に誤りがあった場合は迅速な再発行が必要です。その際は、二重請求を起こして更なるミスを重ねないためにも、再発行したものであることをはっきり明記するようにしましょう。また、再発行した請求書を郵送する場合は挨拶状を添え、改めて謝罪するようにします。相手に悪い印象を与えないために、謝罪の文面だけではなく間違いの原因や経緯、再発防止に努める旨などを書き添えるのがおすすめです。

見積もり金額と請求金額が異なるとき

見積金額と請求金額に違いがあるときにも、請求書の再発行が必要になることがあります。まず、請求書に記載される金額は、原則的に契約成立時の金額であることを押さえておく必要があります。どの時点が契約成立に当たるかは契約内容によって異なりますが、契約書や発注書、受注書などを交わしている場合はそれが基準となり、そのときに交わした書類に記載された金額が請求書の請求金額の根拠となるのです。見積もりはあくまで見積もり、しかしこれは全てのケースに当て嵌まる訳ではありません。契約書や発注書、受注書といった、客観的に契約成立と判断できる書類がない場合は、最終見積書の金額が請求金額の根拠となるからです。そのため、請求書と最終見積書の金額が異なる場合、契約内容を確認した上で再発行が必要になるケースがあります。

このケースで重要になるのが、「どの時点の金額が最終的な請求金額になるか」という点です。双方の認識にズレがある場合、法律がらみのトラブルに発展してしまう可能性もあります。こうしたトラブルを未然に防ぐには、契約書や発注書など契約成立の基準となる書類を交わしておくことが有効です。口頭で取引が成立した場合であっても、改めて書類を交わしておくことが望ましいでしょう。請求金額のすり合わせが無事済んで請求書を再発行する場合は、再発行したものであることを明記し、元の請求書と差し替えの上、元の請求書は破棄することを依頼します。

2.請求書再発行のリスク

請求書再発行には、いろいろなリスクが潜んでいます。具体的な例を知りしっかり回避しましょう。

請求書を再発行するリスク

請求書の再発行で特に怖いのが、「二重請求」です。請求書を再発行すると、同じ契約一つに対して二枚の請求書が存在することになります。実はこの二枚の請求書は、要件を満たしていればどちらも有効になってしまうのです。当然ですが、一つの取引に対し複数回請求を行えば、相手方は気分を害しますし、会社としても信用を失ってしまいます。請求書の再発行を行うと、この二重請求が起こりやすくなってしまうのです。二重請求を回避するためには、受け取る側が混乱しないよう、元の請求書と再発行した請求書を区別できるようにする必要があります。再発行側に「再発行」と記載、あるいは押印するのはその一例です。

請求書の再発行を繰り返す行為自体が、会社の信用を落としてしまうリスクもあります。請求書は相手側にお金を払って貰うための大切な書類です。その内容に誤りがある、しかもそれが繰り返されるとなれば、信用を落としてしまうのも当然でしょう。請求書を複数回発行すればそれだけ二重請求のリスクが高まることを忘れてはいけません。請求書の内容に誤りがあったときは正直に認めた上で謝罪し、速やかに訂正、再発行を行う必要があります。ただしいくら丁寧に対応したとしても、あまりに繰り返すと会社として信頼を失うことは避けられません。

請求書を再発行せず放置するリスク

請求書を再発行しないまま放置してしまった、という事態は避けなければなりません。特に紛失を放置するのは非常に危険です。請求書は、法人税法や所得税法、消費税法といった法律によって、法人の場合は七年、個人事業主の場合は五年の保管が義務付けられています。これは発行する側も受け取る側も同様です。紛失したままにしておくということは、こうした法律の保管義務を履行できないことになってしまうのです。あるべき請求書がないことで、税務調査で指摘を受ける可能性もあります。

支払日までに支払いが完了できない、あるいは請求書の金額と見積もりの金額が違うといった理由で再発行を依頼されたのに、その依頼を放置していた場合、当然支払いがスムーズに行われなくなり、結果損を被ることになりかねません。また、誤請求を放置することは相手のこちらに対する信頼を著しく傷付けることになります。こうしたトラブルやリスクを避けるためにも、請求書は必要に応じて適切に、かつ素早く再発行を行う必要があるのです。

3.再発行した請求書の日付は？

請求書の再発行で悩むのが日付です。再発行した日付にすべきなのか、あるいは以前発行したものに合わせるべきなのか、というのは悩みの種になりやすいのです。まず、紛失を理由に再発行する場合、日付は元の請求書のままにするのが通例です。紛失の場合内容に変更がないので、やはり日付にも変更は加えません。ただし元の請求書と区別できるようにする必要があるので、「再発行」と記載、あるいは押印する必要があります。もし再発行した日付を記載したい場合は、メモ欄や備考欄を活用するのが基本です。

金額、支払い方法など内容に変更がある場合も、原則日付は変えずに再発行するのが一般的です。こちらも再発行であることが分かるようにした上で、元の請求書と差し替えて変更前のものは破棄します。再発行であっても基本的に日付は変更しませんが、日付そのものが間違っている場合は正しい日付に変更します。また、支払期日が近い場合や過ぎてしまっており、支払日を変えないのは現実的でない、という場合は相手方と相談した上で期日を延長することもあります。

4.二重請求を防ぐために必要なこと

請求書の再発行で起こりやすい二重請求。防ぐためにはどのような点に注意すべきなのでしょうか。

請求書の再発行ルールを明確にする

二重請求を未然に防ぐためには、請求書を再発行する際のルールを明確にする必要があります。まず、請求書の再発行は、前回と同じ請求書をもう一度印刷するわけではない、ということを担当者全員で確認しておきます。請求書は証憑書類なので、同じ者が二つあることは許されないのです。もし同じ請求書が二枚あると、どちらも有効になってしまい二重請求になってしまいます。相手方も混乱しますし、取り扱いの問題も生じます。これを防ぐためには、再発行のルールを明確にし、軽微な訂正であってもそれを守ることが大切です。請求書に管理番号を付けて元のものと再発行のものを区別する、再発行の請求書には「再発行」と明記あるいは押印するなどルールを明確にして、それを厳格に守ることで、誰が再発行業務を行っても混乱が起こりにくくなります。

請求書管理をシステム化する

二重請求を防ぐためには、請求書処理をシステム化することが有効です。そもそも請求書作成過程でのヒューマンエラーが減れば、再発行業務それ自体が減ることになります。ヒューマンエラーは、作業の工数が多ければ多いほど発生する確率が上がります。手作業による転記などもミスが起こりやすい工程です。業務をシステム化することで契約書類と請求書のデータが連動するようになれば、転記は不要になりミスが発生しにくくなります。また、紛失などの理由で再発行が必要になったときも、システム化していればデータ照合がやりやすくなり、確認作業が楽になる上迅速に再発行が行えます。更に再発行したことがシステムに記録されるので、二重請求も防ぎやすくなるのです。

　　

リコーリースの集金代行サービスでリスクを軽減

請求書の再発行は、同じ請求書をもう一度印刷するだけではありません。いろいろな注意すべきポイントがあり、必要があれば適切に迅速に対応しなければなりません。リコーリースの集金代行サービスを利用すれば、こうした請求書再発行の課題も解決することができます。まずはフリーダイヤルもしくはお問い合わせフォームから、お気軽にお問い合せ下さい！