請求業務は意外と大変！煩雑な作業は代行業者に任せるのがおすすめ！

こんにちは。リコーリース集金代行サービスライターチームです。

請求業務は利益を得るためにとても重要ですが、何かと手間がかかる作業です。請求業務に時間を取られて、本来の業務に集中できないといった個人事業主や経営者の方も多いのではないでしょうか。そこでこの記事では、請求業務の煩雑さを代行業者に依頼することで解消できることを解説していきます。記事を読んだ後には、請求業務代行サービスを活用するメリットが理解できるでしょう。

• 1.一般的な請求業務の範囲
• 2.請求代行サービスに依頼できる範囲
• 3.事業規模によるニーズの違い
• 4.リコーリースの請求代行サービスとは？

1.一般的な請求業務の範囲

請求業務といえば請求書を発行して送付する仕事と認識している人は少なくありません。もちろん発行と送付も大事な作業ですが、その前後にも重要な工程があります。ここからは一般的な請求業務の範囲について解説していきます。

請求の種類に応じて金額を確定する

請求業務の最初のステップは、顧客に対しておこなう請求内容の確認と確定です。そもそも企業間の取引では都度請求と締め請求という2種類の請求方法が用いられており、どちらの請求方法かによって請求書の締め日が変わってきます。まず都度請求とは、取引が発生したその都度に請求していく方法で、1回限りや新規の取引でよく用いられます。一方、締め請求は20日や月末などあらかじめ取り決めた締め日に、通常1ヶ月分の取引をまとめて請求する方法になります。継続的な取引があり、信頼のおける相手に用いられますが、大量の取引が発生していたり、締め日の関係で当月の請求に含まれない取引があるとミスが起こりやすくなります。

請求内容の確認･確定とは、請求が必要な取引を選別して請求を確定させていく作業です。もし発送した請求書の中に請求項目の漏れや誤りがあると、その請求書は無効となり一から作り直さなければいけません。再発行する手間を省くためにも、｢たぶん大丈夫だろう｣と過信せず、慎重に一つ一つ確認していく事が大切です。

請求書を発行する

請求金額の確認、確定を済ませたら請求書の発行です。請求書には請求金額や商品名･数量･単価など明細、支払い期日や期限、そして誰宛ての請求書なのかを明確にする請求先情報、どこから請求しているかを明確にする自社の情報も入れておきます。請求書作成後は印刷し、一つ一つ折りたたんで封筒に封入して郵送できる状態にしていきます。

請求書発行業務の中で気をつけなければいけない点が、データを転記する際のミスと封入ミスです。特に窓あき封筒を使わない場合は、封筒に宛名ラベルを貼り付ける作業があり、かつ封筒の宛名と請求書の宛名が同じであるかを確認して封入していかなければなりません。請求書以外に書類送付状も同封する必要があり、意外と手間がかかって人手も割かれます。取引先が多ければ本業をストップして請求書発行業務に追われる事もあり、締め日の異なる取引先が多いほど発行業務に携わる日も増えます。一見単純な作業のように見えて、人的コストがかかる作業と言えます。

請求書を送付する

請求書の封入が済めば、郵便局に持ち込んで発送します。注意したいのが、請求書の枚数によって郵便料金が異なるという点で、切手の貼り間違えが起こらないよう1通ずつ請求書の枚数を確認しておかなければいけません。ちなみに同じ郵便料金で発送できるものが9通以下なら一つずつ切手を貼らなければいけませんが、10通以上発送する場合は、料金を一括して支払える｢料金別納｣を利用出来ます。別納郵便なら切手の添付をする必要が無くなります。ただし別納郵便で送る際は封筒の左上に別納郵便の表示をしなければならず、封筒に印刷されていない場合はハンコを押して対応しなければいけません。

入金を確認し未払いの督促をする

請求書を送付すると、取引先から入金されます。支払い期日までに入金があるかをチェックし、もし入金がなければ取引先へ督促の連絡を入れなければいけません。注意したいのが、取引先によって締め日が異なると、支払い期日も変わってくるという点です。勘違いをして期日までに支払いを済ませている相手に督促の電話をするといったミスも起こり兼ねないので、正確にチェックしていくためにも、取引先ごとの支払い期日を一覧表でまとめておいた方が安心です。そして期日までに入金が無かった取引先に対しては、支払いをして貰うまで督促の連絡を入れていきます。相手先のミスではありますが、担当者にとっては何度も電話をかけて督促するという業務は、精神的負担が大きく感じられるかもしれません。

入金の消込作業を行う

取引先から入金があると、請求額と入金額が一致しているかをチェックします。もし入金額と請求額に差異が生じた場合は、差額の原因を探り、取引先と調整していかなければなりません。一件ずつ請求額と入金額を突き合わせ、一致した分を消していく作業を｢入金消込｣と呼びますが、銀行振込での入金の場合は手数料分が差し引かれて入金されているケースもあるため、入金額と請求額の照合は複雑な作業となります。さらに消込終了後にパソコンに照合結果を入力していく際も間違いが起こらないよう、慎重に進めていかなければいけません。請求業務を一つひとつ見ていくと、それほど難しいものではありませんが、ちょっとした人的ミスが起こりやすいため、最後まで気が抜けない業務と言えます。

2.請求代行サービスに依頼できる範囲

何かと手間がかかる請求業務ですが、請求業務を代わりにおこなう｢請求代行サービス｣というものがあります。ここからは、請求代行サービスに依頼できる業務の範囲について解説していきます。

取引先に対して与信審査をおこなう

請求代行会社の中には、取引先に対して与信審査を任せられる業者もあります。与信審査とは、新規の取引先と掛売りでの取引を開始する前に、取引先の情報を調べて取引を行っても問題ないかを調査する事です。与信審査の結果を受けて取引額の上限である与信限度額も決めます。与信審査はBtoBの取引では特に重要で、未回収のリスクを減らせるというメリットがあります。ECサイトの場合も相手が後払いの代金をきちんと支払ってくれるのか審査出来るので安心ですが、請求代行会社の与信審査はBtoB取引を対象としているケースが多いので、ECサイトで活用したい場合は事前によく調べておく必要があります。

請求の種類に応じて請求書を発行する

請求代行会社を利用すると、請求書を発行する手間が無くなります。そもそも請求代行会社は、請求業務に特化した独自のシステムを持っており、決済システムのデータと連動させる事が出来ます。最初に都度請求か締め請求かの情報を取引先ごとに入力しておくと、請求額の確定から発行、印刷までスムーズに行えます。一連の作業は全てシステム上で行われるため、請求に必要なデータを打ち出して目視でチェックし、間違いや漏れがあれば再度手入力して直すという手間もかかりません。もし取引先が請求書を紛失したというケースでも再発行する必要がないので、想定外の業務によって手を煩わせる事も無くなります。請求書を作成して印刷し、封筒に封入して発送するという作業が無くなると、本来の業務に集中する時間を大幅に増やせます。人的ミスも無くなり、取引先に迷惑をかけずに済むようになるのもメリットと言えます。

入金を管理する

期日までに入金があるか、請求額通りの金額が入金されているかのチェックは時間がかかるものです。銀行振込の場合は定期的に記帳して入金の有無を確認しなければいけません。もし締め日が違う取引先が大量にあると、その度に確認の必要があり仕事量も増えます。また全ての会社が請求書通りの額を入金してくれるとも限りません。単純に勘違いや間違いで金額に誤差がある事もあれば、手数料を差し引いて入金しているパターンもあり、何が原因で請求額と入金額の間に誤差が生じているのかを一つ一つ見極めていくのも面倒な作業となります。その点、請求代行サービスを活用すると、この手間のかかる入金管理にも対応してくれます。ミスなくスムーズに入金チェックを行えるようになり、入金管理のために要した時間も他の仕事に充てる事が出来ます。

未払いに対する督促を行う

請求書の担当者にとって、一番厄介な仕事が未払いに対する督促かもしれません。支払い期日までに入金が無ければ、連絡を入れて入金をお願いしていかなければならないのですが、1回の連絡で相手が思う通りに動いてくるとは限りません。故意に支払いを先延ばししてくる企業なら、入金されるまで繰り返し連絡を入れていく必要があります。またうっかり忘れていたというパターンもあります。相手側には支払いの意思があるので、何度も督促すると不快感を与えてしまうかもしれません。督促のタイミングや手段を誤ると、取引先との関係がこじれてしまう恐れもあるのです。

相手に失礼にならないよう督促するには、言葉を選ぶ必要があります。特に取引数が多いほど入金遅延も多く見受けられるようになり、手間や時間そして精神的な負担を伴います。この多くの人が苦手に感じる督促業務も、請求代行会社に全て任せられます。どれだけ未入金の会社があろうと、どれだけ入金が完了するまでに時間がかかろうと、督促に携わる必要が無くなります。心理的負担が軽減されると本業に集中でき、生産性向上にも繋がっていきます。

回収した代金の振込

取引先によって入金日にバラつきがあると、どこまで回収出来ているのか確認が複雑になります。明確にしていくには1件ずつ、どの取引先のいつの分の入金なのかを突き合わせていく作業が必要になります。お金の事なので慎重にならざるを得ない作業ですが、請求業務代行会社に依頼すると、回収した代金は所定の期日にまとめて振り込まれるようになります。確認する手間が省け、かつ入金の管理がしやすくなるのもメリットと言えます。

3.事業規模によるニーズの違い

請求代行に対するニーズは事業の規模によって違います。一般企業、個人事業主がどこまでの範囲の業務を求めているのかについて解説していきます。

一般企業が必要とする範囲

一般企業の場合は取引社数も多く、発送する請求書の数も多くなります。一つ一つ手作業で進めていくとなると、請求業務に携わる時間や手間は莫大なものとなるため、費用をかけてでも、請求業務をアウトソーシングする意味があるのです。請求業務代行サービスでは専用のシステムで全て管理されているため、都度請求と締め請求の顧客が混在していても、また取引先によって締め日が違っても、ミスなくスムーズに対応出来ます。そして売上を拡大していくには新規の取引先を開拓していく必要があります。企業相手の取引は一つ一つの金額が大きいため、必然的に失敗した時のリスクも大きくなります。リスクを減らすためには与信審査は非常に重要で、与信審査もサービスに含まれている代行会社は力強い存在となるのです。

個人事業主や店舗等経営者が必要とする範囲

個人事業主や店舗等経営者の場合は、取引先の数が少なくなります。ただし一人で何役もこなしていかなければならず、請求業務にまで時間を割けないというのが現実です。請求業務代行サービスに求めるニーズは、まず少ない件数でも利用可能である事、そして都度請求で請求や入金の間隔が定まっていない場合は、決済システムと連動していると便利です。費用が勿体ないと考える人もいますが、規模に合ったサービスを活用すれば決して無駄にはなりません。代金未回収のリスクを減らし、本業により集中出来るようになります。

4.リコーリースの請求代行サービスとは？

リコーリースの請求代行サービスは、まず専用Webサイトの無償提供があるため、導入費用が0円で利用出来ます。運用費は利用した月だけ必要となり、入金のない月はコストがかかりません。また取引先が少ない企業や事業主は代行サービスを利用する事に躊躇しがちですが、請求件数1件からでも可能なので安心です。そして集金回収代行システムの「コレクト！」と連動しているのも特徴の一つです。「コレクト！」に登録されている情報を元に請求書を作成し、印刷から封入、封緘、発送まで代行します。データから直接請求書を作成していくため不備がなく、フォーマットを用いた綺麗な請求書を出力出来ます。入金の確認、回収した売上の振込もサービス内容に含まれており、立ち上げたばかりでまだ取引先が少ない事業者様でも利用しやすいサービスとなっています。※リコーリースの請求代行サービスでは督促業務等は取り扱っておりません。

請求代行サービスの活用で作業を効率化しよう

煩雑な請求業務の内容、そして請求代行サービスの特徴についてよく理解出来たでしょうか。規模やニーズに合った代行サービスを上手に活用すれば、時間的にも精神的にも余裕が生まれ、その結果本業にも専念しやすくなります。リコーリースの請求代行サービスに興味があれば、まずはフリーダイヤルもしくはお問い合わせフォームから、お気軽にお問い合せ下さい！