受講料の集金はミスが怖い！確実・安心の集金方法とは？

こんにちは。リコーリース集金代行サービスライターチームです。

子どもの学習塾やお稽古事、あるいはカルチャースクールやスポーツジムなどにはいわゆる受講料・月謝がかかります。これらの集金業務に携わっている方にとって、毎月の手間はかなりのものでしょう。こうした面倒な集金業務を請け負う「集金代行」というサービスがあるのをご存じでしょうか。ここでは集金代行とはどういうものか、詳しく解説していきます。

• １、子どもに「月謝袋」を持たせるリスク
• ２、その他にもある集金問題
• • ▶ オンライン受講の集金について
  • ▶ サブスクリプションビジネスの集金について
• ３、クレジットカード払いにすれば全て解決？
• ４、最もおすすめなのが口座振替
• ５、「コンビニ払い」もおすすめ
• ６、口座振替・コンビニ払いの課題
• • ▶ 払込用紙の作成・送付が大変
  • ▶ 入金消込の管理が大変
• ７、集金方法の変更・管理は大変
• • ▶ 集金代行サービスとは？仕組みは？
  • ▶ 集金代行サービスを活用するメリット
  • ▶ リコーリースの集金代行サービス

１、子どもに「月謝袋」を持たせるリスク

子どもの塾や習い事などの月謝は、毎月保護者が集金袋にお金を入れて子どもに持たせる、という支払方法が一般的です。しかし、子どもに現金を持って歩かせるのは心配だ、と考える人も多いのではないでしょうか。子どもがうっかり落として月謝袋をなくしてしまったり、あるいは無防備に机の上などに置きっぱなしにして盗難にあってしまうことも考えられます。また、子どもが集金日を親に話すのを忘れてしまい、お金が回収できないということもあり得ます。

もう一つの問題はおつりです。おつりが出た場合には、それを子どもに預けて保護者に渡してもらわなくてはなりません。ここでもまた紛失や盗難のリスクがあります。教材費など追加の費用が出た場合には、持ち歩くお金の金額がさらに増えるので、保護者にとっては心配なことでしょう。集金する側にとっても回収して安全に保管するのは大変なことです。

２、その他にもある集金問題

集金というのは、子どもの習い事だけではなくその他のサービスにも存在します。具体的にどういったサービスで集金が必要になるのか見ていきましょう。

オンライン受講の集金について

ネット環境が整い、ビデオ会議ツールを気軽に使えるようになったことで、オンラインで様々な講座を提供するサービスも増えています。外国語や音楽、プログラミングのほか料理や手芸、アートやヨガなど趣味の講座も多数あり、家に居ながらにして様々なスキルを身に着けることが可能です。マンツーマンでのレッスンが受けられたり、通う必要がないので近くに教室がなくてもレッスンが受けられるなど、メリットも多く人気を呼んでいます。

ただ、興味を持ってオンラインレッスンを探し、申し込みをするところまで行っても、受講料の決済方法が煩雑だとそこで諦めてしまうこと場合もあります。そうでなくても受けたいレッスンを決めたら都合のよい時間に予約をし、決済を行い、受講方法を確認するといった、レッスンを受けるまでにはいくつもの段階を踏む必要があります。現代でオンラインレッスンの決済方法はとにかく簡単でわかりやすいことが大切です。

サブスクリプションビジネスの集金について

毎月一定額を支払うことでサービスが受けられるサブスクリプションが人気となっています。どれだけ利用しても月々の支払は定額なので、利用者にとってはコストパフォーマンスがよく、特に動画・音楽の配信やソフトウェアなどのサービスがよく利用されています。電車やバスの定期券などもこれに当たるため、サブスクリプションビジネス自体は以前から行われていたものといえますが、サービスの幅が大きく広がったことで注目を集めているのです。

サービスを提供する側からすれば、月額制のサブスクリプションサービスでは「ユーザー数×月間利用料」という売上が毎月入ってくるため、継続的に安定した収益を上げることができるビジネスといえます。ただし集金方法には注意が必要で、毎月一定額が自動的に支払われる仕組みを作り上げておかなくてはなりません。利用のたびにいちいち課金する手間がないというのがサブスクリプションの魅力なのに、月々の支払の手間がかかってしまうと、ユーザーにとってはその魅力が削がれてしまうからです。

３、クレジットカード払いにすれば全て解決？

現金のやり取りが面倒なのであれば、クレジットカード払いにすればよい、と思う方もいるかもしれません。子どもの習い事はクレジットカード払いにすれば子どもに現金を持たせなくて済みます。またオンラインレッスンなどの習い事に関してもクレジットカード払いの手続きは、それほど煩雑なものではありません。サブスクリプションサービスの支払にしても、クレジットカード支払いにすれば、ほぼ自動的な支払いが可能になります。そのため、ユーザーの手を煩わせないという意味では、最も良い方法のように思えます。

しかし誰もがクレジットカード払いを歓迎するとは限りません。海外では現金を持ち歩くことにはリスクもありカード払いが主流になっているようですが、日本ではどちらかというと現金払いが主流というのが現状です。クレジットカードは現金に比べて使ったという実感が薄く金銭感覚が狂いそうであるとか、あるいはセキュリティ面の心配からクレジットカードに関する情報を提供することに抵抗を感じる、という心配をする人もいるのです。従って、クレジットカードは万能の策とはいえません。また事業者側からしてみれば、クレジットカード決済にかかる手数料は、決済金額の数％に及ぶため、大きなコストにもなりかねません。

４、最もおすすめなのが口座振替

ここまでの話を踏まえると、最もおすすめできる集金方法は口座振替です。口座振替は、指定された銀行口座から毎月決まった日に自動的に引き落としが行われるものです。公共料金の支払いで利用している人も多く、比較的誰にもなじみのある方法といえるでしょう。クレジットカードは前述の理由から所有しないという人もいますが、銀行口座の場合はそうした心配はほとんどないからです。

口座振替にすれば現金をやり取りする必要がなくなるので、盗難や紛失の心配がなくなり、子どもの習い事などでは特に安心でしょう。おつりの用意をしたり、多数の集金袋を一気に処理するといった手間もなくなります。一旦手続きすれば自動的に引き落とされるため、払い忘れや遅延の心配もありません。自動引き落としの場合、毎月支払っているという意識も希薄になるため、あえて解約しようという気が起きにくくなる点も、サービスを提供する側のメリットといえます。

５、「コンビニ払い」もおすすめ

口座振替の他に、もう一つおすすめできる方法としてコンビニ払いがあります。これは顧客がコンビニに出向いて支払いを行うものです。自発的に支払う必要があるものの、コンビニであればほとんどが24時間365日営業しているため、いつでも都合のよいときに支払いを行うことができます。営業時間が短い銀行に比べ、コンビニの場合は個々のライフスタイルに合わせて利用できるのが大きな強みです。買い物のついでにレジで一緒に支払うこともできるためとても手軽で、回収率の向上とともに顧客満足度の向上が期待できます。

コンビニ支払いは、送られてきた払込票と現金を持ってコンビニのレジに支払いに行く、というイメージがあるかもしれませんが、それだけではありません。コンビニ払込票に印刷されているバーコードをスマートフォンでスキャンすると、登録してある銀行口座からリアルタイムで引き落としがされるキャッシュレスな支払方法もあります。「PayB」や「楽天銀行コンビニ支払いサービス」、あるいは「LINEPay」や「ゆうちょPay」などがその代表的なものです。

６、口座振替・コンビニ払いの課題

口座振替やコンビニ払いはとても便利な方法で、支払う側にも回収する側にも大きなメリットがあります。しかし、その一方で課題があることも事実です。ここでは口座振替とコンビニ払いの課題について解説します。

払込用紙の作成・送付が大変

コンビニ払いを選んだ場合、お客様一人ひとりに払込用紙を送付または手渡しする必要があります。払込用紙自体は名簿と連携させて一括で印刷するにしても、送付するためには1通1通封筒に入れなくてはなりませんし、封筒には宛先の印刷もしくは貼付も必要です。間違って他の人の払込用紙を送ってしまわないよう、中身の宛名と封筒の宛名とをきちんとチェックしながら封入していく作業は、かなり煩雑な場合もあります。

入金消込の管理が大変

コンビニ払いや口座振替で入金されると、誰が支払ったのかをチェックするいわゆる「消し込み作業」が発生します。消し込んでいった結果、対象者の消し込みが全て完了すればいいのですが、中には支払が遅れてしまった人もいるかもしれません。そうなった場合には、未払の人に対して支払の督促をする必要があります。督促した人から入金があれば再度消し込み作業を行い、さらに残っている人には再度督促をするなど、入金管理の仕事は煩雑な場合があります。

７、集金方法の変更・管理は大変

このような煩雑でボリュームの大きい集金業務を一手に引き受けてくれるサービスがあります。それが集金代行サービスです。ここからは集金代行サービスの内容と、そのメリットについて解説します。

集金代行サービスとは？仕組みは？

集金代行サービスは、様々な代金の集金にまつわる煩雑な業務を効率化するサービスです。例えば、リコーリースの場合は口座振替とコンビニ決済の両方に対応しています。口座振替ではリコーリース独自のネットワークを持っており、それを利用して顧客の口座からサービス利用者の指定口座へ自動的に回収金を引き落とすことができます。都市銀行・地方銀行からネットバンクまでほとんどの金融機関を網羅しており、顧客にとっても支払がしやすいサービスです。

コンビニ決済では、払込票に印字してあるバーコードを読み込むことで、記載の金額を支払うことができます。全国のほとんどのコンビニで支払ができるほか、PayBやゆうちょPayなどのスマホ決済にも対応しておりとても便利です。

集金代行サービスを活用するメリット

集金代行サービスを利用することにはどんなメリットがあるのでしょうか。リコーリースの場合、口座振替とコンビニ決済専用のWebサイトを用意しており、請求から入金・回収状況の確認まですべてWeb上で行うことが可能です。

口座振替の場合は、事前に口座振替依頼書を引き落としの対象者から貰う必要はありますが、専用Webサイトに対象者の回収情報や引き落とし金額を入力すれば、リコーリースにて振替を実施します。コンビニ決済の場合は、対象者の回収情報や払込金額を入力すれば払込票（請求書）を印刷することができるほか、オプションで請求書発行代行サービスも行っており、請求の手間は大幅に省けます。

このサービスを利用すれば直接集金に出向く必要がなくなるので、訪問集金のコストを削減できるのが大きなメリットです。現金を手で扱わないので過不足のトラブルを起こすこともありません。現金を持ち歩かなくなることで盗難・紛失のトラブルを起こす可能性も低くなります。また、自社で口座振替やコンビニ決済を行う際に大きな負担となっていた消し込み業務も、手で行う必要はありません。入金が行われれば自動的にデータに反映されるので、あとは専用Webサイトの画面上で確認するだけで、とても簡単です。

リコーリースの集金代行サービス

リコーリースの集金代行サービスは、初期費用0円なので導入のハードルが低いというのが大きな魅力です。請求件数1件からでも利用することができ、使わない月は基本料金もかからないため、コストをできる限り抑えたいという小規模な会社や個人事業主でも気軽に利用できます。わからないことがあればフリーダイヤルで質問できるなどサポートも充実しており、初めてこうしたサービスを利用するという人も安心です。

大切な売上金を扱うサービスだけに、企業の信頼性を心配する方もいるかもしれませんが、リコーリースはすでに20,000社以上の導入実績があるので安心して利用できます。特に学習塾や介護事業者様、スポーツジム・カルチャー教室などに導入実績が多くあるのが特徴です。小規模から大規模まで対応可能で、顧客にも利用者にも使いやすく、煩雑な請求・回収作業の負担を大幅に減らすリコーリースの集金代行サービスは、まさにこうした業界・業種にはうってつけといえるでしょう。

集金業務を効率化・確実化すれば本業に集中できる！

集金代行サービスの内容について、ご理解頂けましたでしょうか。集金業務を自社でおこなうとなると時間も人手もかかり、コストもかさみます。今回紹介したような集金代行サービスを利用すれば、こうした煩雑な集金業務を効率化し、コスト削減に繋がるほか、本業に割く時間を増やすこともできます。集金業務で悩んでいる方は、まずはお問い合せ下さい！