いまさら聞けない口座振替の手続きのやり方＆振替できなかった場合の対応方法

こんにちは。リコーリース集金代行サービスライターチームです。

学習塾やスポーツ教室の月謝、介護施設のサービス利用料、不動産の家賃など、毎月の「請求」または「回収」に口座振替サービスはご利用されていますか？
「口座振替のやり方がよく分からない」、 「口座振替を使ったことがない」、 「ちょうど口座振替の導入を検討している」といった事業主様に、お役立ちできる記事になります。導入のポイントや導入後の注意点など、口座振替の手続きのやり方について見ていきましょう。

• １、集金代行（収納代行）企業と契約をしましょう
• • ▶ ポイント１．手数料
  • ▶ ポイント２．振替日
  • ▶ ポイント３．引き落とし可能な金融機関
• ２、取引先様に口座振替依頼書を記入してもらいましょう
• ３、口座振替依頼書を集金代行（収納代行）企業に送付しましょう
• • ▶ ポイント１．送付期限の確認
  • ▶ ポイント２．口座振替依頼書の保管
  • ▶ ポイント３．印鑑相違
  • ▶ ポイント４．取引先様の控え
• ４、取引先様の引き落とし口座の情報を登録しましょう
• ５、振替結果を確認しましょう
• ６、振替できなかった場合の対応方法

１、集金代行（収納代行）企業と契約をしましょう

口座振替サービスを利用するためには、事業主様が各金融機関（都市銀行や地方銀行、ゆうちょ銀行など）と口座振替の契約をする必要があります。ですが、事業主様が各金融機関と１行ずつ、口座振替の契約を結ぶのは非常に大変です。集金代行（収納代行）企業は、既に各金融機関と振替をおこなう契約を結んでいます。事業主様は集金代行企業と契約を結ぶことで、各金融機関からの口座振替が可能になります。

一口に集金代行と言っても、口座振替、コンビニ決済、クレジットカード決済、キャリア決済、後払い決済など様々な決済方法があります。今回は口座振替サービスを契約するにあたって、契約前に確認すべき３つのポイントをご紹介します！

ポイント１．手数料

口座振替サービスを利用するための必要なお金（手数料）です。月々の基本料金、振替１件あたりの手数料、事業主様の口座に振り込むための振込手数料、口座振替依頼書の購入代金などがあります。費用感にあった企業を選択しましょう。

ポイント２．振替日

振替日とは、取引先様の口座から引き落としする日です。事業主様の請求締日や請求をかけるタイミング、取引先様にとってご都合の良い振替日、口座振替で回収した金額を事業主様に振り込む日程などから、振替日を検討すると良いでしょう。リコーリースでは、振替日は毎月４日、２０日、２７日をご用意しています。

ポイント３．引き落とし可能な金融機関

都市銀行、地方銀行、信用金庫、信用組合、労働金庫、農業共同組合、ゆうちょ銀行、ネット銀行など、全国の金融機関が対象となります。どの金融機関から引き落とし可能か、振替できない金融機関はあるのかなど、契約前にチェックすると良いでしょう。
（※手数料、振替日、引き落とし可能な金融機関等は、各集金代行企業によって変わります。）

２、取引先様に口座振替依頼書を記入してもらいましょう

口座振替サービスの契約を結んだ後は、取引先様に口座振替依頼書をご記入頂きます。口座振替依頼書とは、「指定した特定の銀行口座から、お金を引き落としても問題ないです」という許可証のようなものです。口座振替依頼書には、取引先様が指定した口座の金融機関名、支店名、金融機関コード、支店コード、預金種目（普通・当座）、口座番号、口座名義、届け出印などをご記入頂きます。用紙は複写式になっているため、どの用紙を集金代行（収納代行）企業に送るのか、手元で保管しておくのかなど、整理しておくと良いでしょう。

３、口座振替依頼書を集金代行（収納代行）企業に送付しましょう

取引先様にご記入頂いた口座振替依頼書を集金代行（収納代行）企業に送付します。口座振替依頼書を送付するにあたって、注意したい４つのポイントをご紹介します！

ポイント１．送付期限の確認

集金代行企業に送付頂いた依頼書は、集金代行企業から各金融機関に送付します。契約した振替日ごとに、依頼書の送付期限があります。集金代行企業が通知するスケジュールに沿って、依頼書を提出していただく必要があるので、余裕を持って依頼書をご提出下さい。

ポイント２．口座振替依頼書の保管

依頼書によって、①集金代行企業に送るもの、②事業主様のお手元で保管するもの、③取引先様にお渡しするものなど、役割が変わります。事業主様の手元で保管する依頼書は、引き落としデータを送信する際に必要となります。取引先様の重要な口座情報が書かれていますので、大切に保管下さい。

ポイント３．印鑑相違

口座振替依頼書にご捺印いただく際に、印鑑の相違にご注意下さい。印鑑が相違していると金融機関で受付されず、所定の振替日に間に合わない、口座振替依頼書を再提出いただくといったお手間が発生します。ご提出前に今一度、取引先様にご確認下さい。

ポイント４．取引先様の控え

取引先様の依頼書の控えは、口座振替を許可したという証明になります。取引先様にお渡しする際に、必ず事業主様の社名をご記入下さい。また、取引先様から依頼書を受領したら、控えをお渡し下さい。

４、取引先様の引き落とし口座の情報を登録しましょう

引き落としをおこなう口座情報は、お手元にある口座振替依頼書の控えを見て、各集金代行（収納代行）企業が用意している専用Ｗｅｂサイトなどにご入力いただきます。専用Ｗｅｂサイトでは、取引先様のデータ（お名前、住所、電話番号など）、請求データ（口座情報、引き落とし日、金額など）を登録します。口座情報の登録は、Ｗｅｂサイトの画面に情報を入力する、ＣＳＶファイルや全国銀行協会が定めるフォーマットをアップロードするなど、様々な方法があります。事業主様のご都合にあった方法で、引き落とし先の口座情報を登録しましょう。

５、振替結果を確認しましょう

振替結果は、振替日から数日後に確認できます。各集金代行企業が用意している専用Ｗｅｂサイトなどで、取引先様の名前、引落金額、引き落とし日、回収済み、回収不能などを確認できます。取引先様によっては、振替できていない場合もあります。振替できなかった場合の原因と対応方法については、次をご覧下さい。

６、振替できなかった場合の対応方法

振替できなかった原因は、どういったことが考えられるのでしょうか？
具体的な事例としては、振替日までに取引先様の口座にお金がない場合、期日までに口座振替依頼書の提出がなかった場合、依頼書に不備があり、金融機関で受理されていない状態で振替をかけた場合などです。振替できなかった取引先様に対しての催促や集金は、事業主様でおこなっていただきます。引き落とし金額を変更して翌月に請求する、別の方法で集金する（振込や別の決済手段）などの方法があります。
口座振替と合わせてコンビニ決済など、複数の決済サービスを用意し、手段を増やすことで、集金率アップが見込めるでしょう。

今回の記事では、口座振替サービスについて、集金代行（収納代行）企業と契約する際のポイントや、サービス導入後の注意点などを記載しました。事業主様の回収率アップに貢献できればと思います！

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