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介護・福祉サービスの利用料を口座振替に!口座振替の導入方法や注意点について

公開日:2021.03.16

介護・福祉サービスの利用料を口座振替に!口座振替の導入方法や注意点について

こんにちは。リコーリース集金代行サービスライターチームです。

介護・福祉サービスの利用料を請求・徴収するのはなかなか手間のかかる業務で、そのための人手も確保しなくてはならず、介護事業者にとっては悩みの種ではないでしょうか。
サービス利用者の方やそのご家族の方からの集金には、口座振替サービスがオススメです。今回は口座振替の導入についてその仕組みに加え、メリットや注意すべき点などについても詳しく解説していきます。

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請求・集金などの回収業務を効率化しませんか。

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1、介護・福祉サービスの自己負担分の徴収についての課題

介護・福祉サービスの利用料にはいくつかの徴収方法がありますが、細かい手続きが不要で、どなたでも導入しやすい「現金」での集金を考えている方も多いのではないでしょうか。現金の場合は、手数料がかからないというのも大きなメリットです。ただし現金払いの場合、利用者に現金を用意してもらう必要があります。利用者自身で現金を用意するのが難しい場合は、利用者のご家族に用意してもらうことになります。介護利用分の現金を用意するために、わざわざ銀行へ出向いてお金を引き出すというのは、仕事や家事に忙しい家族にとっては負担がかかります。

また、現金を引き出して持ち運ぶということは紛失や盗難といったリスクが伴います。うっかり用意するのを忘れてしまい、支払いが遅れるといった事態も考えられます。さらには現金払いの場合、ぴったりの金額で支払わなくてはならないため、お釣りや小銭を用意する必要があります。これも利用者にとっては大きな負担になり、金額が足りなかったなど事業者間でトラブルになる可能性も否定できないでしょう。現金払いは特別な手続きが不要で簡単な決済方法と思われがちですが、実はこのようなリスクが潜んでいるのです。

2、介護・福祉サービスの利用料を口座振替に!「口座振替」の仕組みについて

こうした現金払いのリスクを払拭できるのが、「口座振替」という方法です。今回は口座振替がどういったものなのか、そして導入にはどのような手続きが必要なのかについて解説します。

口座振替の仕組み

口座振替とは毎月決まった支払がある場合、利用者が指定した口座から支払先の口座へ自動的に送金するサービスのことを言います。一度登録をすれば毎月指定の日に自動的に支払が行われるので、現金支払のように支払日にぴったりの現金を用意して事業者に渡すといった手間はありません。自動的に支払いが行われることから「自動振替」とも呼ばれており、支払う側には手数料がかかることもありません。

口座振替は、全国の都市銀行・地方銀行をはじめ、ゆうちょ銀行やネットバンクなどほぼすべての金融機関が対応しています。リコーリースなどの集金代行サービス会社では、ほとんどの金融機関で利用することが可能です。介護サービスの利用者がいずれかの金融機関に口座を持っていれば、口座振替を利用することができます。残高が十分でないと引き落としができないため、その点は注意する必要がありますが、それ以外は毎月自動的に引き落としが行われるため、現金のように細かいお金を準備する必要がなく簡単便利な決済手段になります。

口座振替の導入方法

介護事業者が口座振替を導入する場合、リコーリースなどの口座振替サービスを展開している事業者と契約をおこないます。契約後、リコーリースから口座振替依頼書の用紙をもらい、それを利用者に渡して必要事項を記入および捺印をしてもらいます。事業者は、利用者から口座振替依頼書を受け取ったらリコーリースに提出します。この際、記入内容に不備があると利用者に戻して間違った箇所を修正し、再度提出してもらわなくてはなりません。口座振替開始まで長ければ2カ月もかかってしまうことがあるため、余裕を持って申込いただく必要があります。

口座振替は一度導入してしまえば、毎月の集金の手間が少なくなりとても便利なものですが、開始までの手続きが少々大変と感じる方もいるかもしれません。そんなときに便利なのが、リコーリースのような集金代行業者です。集金代行業者では様々なプランを用意しており、事業内容や回収内容を伝えると最適なプランを紹介し、見積もりをお出しいたします。

3、口座振替にするメリット

実際に、口座振替を導入するとどういったメリットがあるのでしょうか。詳しく見ていきましょう。

回収率アップに繋がる

現金払いの場合、利用者が銀行からうっかりお金を下ろし忘れた、あるいは支払日を用意するのを忘れてしまうといった事態が起こり得ます。その結果、未払いになったり、支払いが遅れたりするリスクがあります。事業者にとっては督促の手間もかかります。また予定していたお金が入金日に入ってこないことで資金繰りに影響することもあるため、こうしたことは極力避けたいものです。その点、口座振替であれば指定した日に利用者の口座から事業者の口座へ自動的に送金されます。

事業を円滑に運営していくためには、必要な資金が必要なときに確実に回収できるというのは非常に重要なことです。また、支払いの遅れや督促などで利用者との間にトラブルが生じるというのも避けたいものです。介護・福祉サービス利用料の回収率アップを期待できます。

業務効率アップ

現金で集金をする際には、多くの業務・作業が発生します。あらかじめ集金袋を作成して利用者に渡しておき、集金日には各家庭を回ってお金を集める必要があります。誰にいくらの請求をするのか、いつお金を回収できたか、あるいはできていないかなどをデータにまとめてチェックし、未回収の利用者には督促をおこなって再度集金に行かなくてはなりません。

これらの作業は非常に膨大で煩雑であるため、多くの人の時間と労力をかけることになります。そのため集金にかかる時間や人件費、事務費などは事業者にとって大きな負担でしょう。口座振替を導入すれば、こうした手間は劇的に減らすことができ、大幅な業務効率アップにつながります。集金業務に携わる人員を減らすことができ、人件費も削減することが可能です。便利な仕組みを利用することで手間を減らしてコストを削減し、職員の負担も大幅に軽減出来るのは、口座振替サービスの大きな魅力です。

リスクマネジメントになる

口座振替を導入すると現金の集金が不要になります。つまり、現金を事務所で取り扱うことがなくなる、ということです。現金を取り扱うことにはいろいろなリスクが伴います。例えば、集金先から持ち帰る途中でどこかに置き忘れたり、落とすなどして紛失する。あるいは事務所内で集金担当者が経理担当者にお金を渡したか渡さないかのトラブルになるということも起こり得ます。盗難に入られるリスクもあります。

このように現金を事務所で扱うというのは危険を伴います。その点、口座振替であれば、現金を人が手で持ち運んで金庫で保管する、ということもなくなります。何より盗難のリスクを考えれば、事務所に多額の現金は置いておきたくないものです。そういった意味でも、人の手を介することなく自動で集金できる口座振替は、リスクマネジメントの点で大きな効力を発揮するものと言えます。

4、利用者さまとそのご家族の負担軽減に

口座振替は事業者側だけではなく、利用者やその家族にとってもメリットのある支払方法です。そのメリットとはどのようなことなのでしょうか。

支払いが楽になりストレス軽減

現金払いは、集金をする事業者側にとって人的にも時間的にも大きな負担であると前述しましたが、実は支払う側の利用者にとっても負担の大きいものです。現金払いの場合、利用者は支払額ぴったりの現金を用意して渡された集金袋に入れ、指定の集金日に家で待っていなくてはなりません。小銭を用意するのは面倒なことですし、特に支払いを利用者本人ではなく家族が行う場合、仕事や用事があって指定の日時に在宅するのが難しい場合もあります。

現金払いのほかに銀行振込という支払方法もありますが、これもわざわざ銀行まで出向いて指定日までに手続きをしなくてはならず、面倒なものです。こうした様々な制約は、利用者や家族にとって非常にストレスになります。口座振替はほとんどの金融機関が対応しているため、普段使っている銀行口座がそのまま利用でき、新たに専用の口座を設ける必要はありません。

支払い忘れの防止に

事業者にとって利用料の未回収や遅滞は大きな問題ですが、きちんと支払おうとしている利用者にとってもうっかり忘れてしまう、遅れてしまうというのは非常に心苦しいものです。そのため、支払いを忘れないよう気を付けている利用者も多いでしょう。しかし高齢の利用者や忙しい家族にとって、これは非常に負担が大きいことです。そのため、現金払いの場合は支払い忘れを完全に防ぐということは難しくなっています。

口座振替であれば、支払う側が意識しなくても支払いは自動的に行われます。もちろん口座に必要なだけの残高を残しておくことは必要ですが、初めにある程度まとまったお金を入れておけば、あとは支払いに関してはほぼ何も気にしなくて良くなります。現金で支払うときにはあらかじめ銀行でお金をおろしておく必要がありますが、うっかりおろし忘れてしまうと支払いができなくなり、遅滞につながります。利用者やその家族にとっては大きなメリットです。

5、介護事業者が口座振替を導入する注意点

介護事業者、福祉事業者、そして利用者様やそのご家族にとっても口座振替は非常にメリットの大きいものですが、導入にあたってはいくつか注意点があります。一つは、口座振替を利用するには月額の基本料や口座振替手数料がかかる、ということです。これは事業者側が負担するもので、利用者の負担はありません。そのため、利用者には抵抗なく受け入れてもらえるというメリットがありますが、事業者側にとっては現金集金のときにはなかった負担が新たに生じることになります。

口座振替の導入にあたっては、利用者に口座振替依頼書への記入・捺印をお願いする必要があります。一度手続きしてしまえば自動的に集金ができて便利な口座振替ですが、口座振替依頼書の記入・捺印の不備などで引き落としの利用開始が遅れることもあるので、注意が必要です。

6、リコーリースなら初めての口座振替にも最適!

口座振替は便利ですが、「始めるのに手間がかかりそう」、「手数料の負担も心配」と思われる方もいるでしょう。そんなときは、集金代行業者の利用を検討してみるのがおすすめです。集金代行サービスを行っているリコーリースは、すでに20,000社以上の導入実績があり、利用者の業種も多彩で豊富なノウハウを持っています。資料請求や見積もり依頼にも迅速・丁寧に対応しているので、初めて口座振替を検討しているという方も安心です。

リコーリースの口座振替サービスの最大の特徴は、コストを抑えて導入することができる点です。専用Webサイトが無償で提供されており、初期導入費用は0円です。基本料金などはかかりますが、利用がなかった月は基本料金がかからず、また請求件数1件からでも利用可能と柔軟な対応が特徴です。事業内容や回収内容に応じた最適なプランを提案してくれるほか、導入後のサポートも手厚く、とても利用しやすいサービスとなっています。初めて口座振替を利用する際には、いろいろと不安もあるものです。集金代行業者を選ぶなら、細やかなサービスの行き届いたリコーリースがおすすめです。

リコーリースの口座振替

ほぼすべての金融機関を網羅した口座振替ネットワークを持つリコーリースなら、初めてでも安心して口座振替サービスを利用することができます。回収結果や回収金額、各種手数料なども専用Webサイトで確認することができ、煩雑な事務作業の負担も大幅軽減できます。「口座振替を導入してみたいけど不安がある」、「まず最初にどうしたら良いかわからない」という方は、お問い合わせフォームもしくはフリーダイヤルからお問い合せ下さい!

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