集金代行サービスとは？

集金代行サービスは、代金の請求・回収に関する集金業務の負担を軽減し、業務効率を高める効果があります。事業者側だけでなく、顧客側の利便性も高いことから近年、導入する事業者が増えているサービスです。まずは、集金代行サービスが具体的にどのようなものかを紹介します。

集金代行サービスの概要

集金代行サービスは、事業者が顧客から商品の代金やサービスの利用料を回収する際の請求業務を、集金代行業者が代わって行うサービスです。習い事の月謝や賃貸物件の家賃など、月額で料金が発生するビジネスでよく用いられています。

集金代行業者は事業者から依頼を受けたら、口座振替やコンビニ決済などの集金方法を用いて、顧客から商品の代金やサービスの利用料を回収します。集金代行業者は、集金代行サービスを利用した事業者から対価となる手数料を受け取ることで利益を得る仕組みです。

集金代行サービスで効率化できる業務

集金代行サービスによって効率化できるのは代金の回収だけではありません。請求書の作成や発行、入金管理・消込業務、督促業務などの負担も軽減可能です。

集金代行業者によって提供しているサービス内容は異なるため、「集金業務でネックになっているのは何か」「どのような業務を効率化したいか」を明確にした上で、自社に適したサービスを提供している集金代行業者に依頼しましょう。

集金代行と収納代行の違い

集金代行と近しいサービスとして「収納代行」が挙げられます。どちらも代金回収を代行するサービスであり、2つの違いについて厳密な定義はありません。しかし、一般的には集金代行は「口座振替」をメインに、収納代行は「コンビニ決済」をメインに扱うサービスとして使い分けられています。

どちらのサービスを導入すべきか悩むときは、導入したい集金方法に適したほうを選ぶか、まずは集金代行業者に問い合わせをして相談するのがよいでしょう。

集金に関して企業が抱える悩みや不安とは？

集金業務は、事業者にとって重要な業務ですが、悩みや不安を生み出す原因にもなります。集金業務によくある悩みや不安として、まず現金を扱うことのリスクが挙げられるでしょう。

顧客から集めた現金を悪意のある人に狙われたり、現金を運ぶ過程で何らかの事故が起きて紛失したりすることも起こり得ます。盗難や紛失により失われた現金が出てこなければ、大きな損害を被るでしょう。

また、請求書作成の作業においては、顧客ごとに金額や宛名を変えなければならず、顧客の数が増えるほど、印刷や発送に伴う手間と時間がかかります。ミスが許されない重要な書類の作成のため、担当者には大きなプレッシャーがのしかかるでしょう。

さらに、未払いが発生したときには、督促をしなければなりません。一度の督促で入金してもらえればよいのですが、無視されたり逆上して怒鳴られたりすることもあります。

顧客から入金が行われたとしても、請求どおりの金額や日付かどうかを入金の記録と照らし合わせて確認する入金消込作業をするまでは安心できません。確認が取れた後には、その入金を適切な勘定科目に分類し記帳する作業も必要です。

集金業務は単純な作業量だけでなく、精神的にも負担が大きい業務といえます。毎月または定期的に発生する業務であるため、社内の負担軽減のためにも、集金代行サービスを活用するのがおすすめです。

集金代行サービスを利用するメリット

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集金代行サービスを利用することには、いくつかのメリットがあります。ここでは、具体的にどのようなメリットがあるのかを見ていきましょう。

現金を取り扱うお悩みの解消

集金代行サービスを利用することにより、事業者は顧客から直接現金を受け取ることがなくなります。集金代行業者を経由して商品の代金や利用料を受け取るため、盗難・紛失・事故等によるリスクを避けられるのがメリットです。

また、直接現金で集金を行う際に起こりやすい金額のミスや確認の手間、釣り銭不足などの心配もなくなります。

業務効率化を実現できる

自社で顧客から現金または振込で商品の代金やサービスの利用料を回収しているときには、顧客によって異なる入金のタイミングに対応しなければいけません。入金管理の複雑化は、請求書の作成や発送と合わせて担当者の大きな負担となるでしょう。

集金代行サービスを利用することにより、入金日は統一されるので入金管理が簡単になり、請求書関連の作業も簡素化できます。集金業務に費やしていた時間と手間が短縮されれば、担当者は利益を生み出すコア業務に集中できるため、業務全体の効率化が期待できるでしょう。

回収コストが安い

集金代行サービスの利用は、回収コストが安いというのがメリットのひとつです。

自社で集金業務を行う場合、請求書の印刷・発送から未払いが発生したときの督促、入金後の入金消込作業などを担当者がこなさなければいけません。人件費や印刷・輸送費、現金集金であれば交通費など必要なコストを足し合わせると、事業者にとって大きな負担となるでしょう。顧客数に比例して、作業に費やす手間と時間も増加します。

業務コストが大きい事業者においては、集金代行サービスの利用によって、自社で全ての作業を行うよりもコストが安くなるのがメリットです。集金代行サービスの手数料は発生しますが、トータルコストをより削減できるのでメリットのほうが大きくなることがあります。

複数の支払い方法を簡単に導入できる

集金代行サービスは、事業内容に合わせて口座振替やコンビニ決済など、導入したい決済方法を選んで契約できます。

集金代行業者を利用しない場合、口座振替は対応したい金融機関ごとに契約を結ぶ必要があり、コンビニ決済は各コンビニ会社との契約が必要です。複数の金融機関・コンビニ会社に対応するためには、それぞれの審査に通過した上で契約手続きを行う必要があり、大変な手間と時間がかかってしまいます。

その点、集金代行サービスは集金代行業者による事業者の簡易的な審査はありますが、複数の支払い方法を比較的簡単に導入できるというのがメリットのひとつです。新規ビジネスの立上げとともに導入を検討する方も多くいます。

回収率が上がる

代金やサービス利用料の回収率は、対応している支払い方法によって大きく変わるものです。

例えば、自動で引き落とされる口座振替の場合、顧客が支払い日を忘れていても特定の日に自動的に口座から引き落とされるので、残高不足でもなければ未入金が発生することはありません。コンビニ決済も24時間営業のコンビニがあれば、日中は仕事や家事で忙しいという方でも好きなタイミングで支払えるので回収率が高まるでしょう。

集金代行サービスでは、顧客にとって利便性の高い支払い方法を提供できるため、回収率の向上が期待できます。加えて、対応する支払い方法の種類が増えることで顧客満足度も向上するでしょう。

集金代行サービスの主な集金方法

集金代行サービスの主な集金方法は「口座振替」と「コンビニ決済」の2つです。ここでは、2つの集金方法の特徴を紹介します。

口座振替

口座振替とは、利用料金や代金を顧客の銀行口座から自動的に引き落とす集金方法です。顧客が最初に引き落としを行う銀行口座を登録すれば、その後は手続きなしで繰り返し引き落としが実行されます。口座が残高不足でない限りは未回収が発生することはありません。口座振替は定期的に支払いを行う月額制のサービスと相性のよい集金方法です。

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コンビニ決済

コンビニ決済は、コンビニで利用料金や代金を支払う方法です。バーコードが印字された払込票をコンビニのレジに持っていくか、払込用番号を店舗に設置された専用端末に入力して発行した受付票をレジに持っていくことで支払いを行います。

24時間営業のコンビニであればいつでも支払いができるので利便性が高く、顧客が支払いを済ませるとスピーディーに入金確認ができるのがコンビニ決済の魅力です。毎月の支払いにも利用できますが、毎月の集金以外の単発の支払いで利用されることが多い傾向があります。

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集金代行サービスを活用している業種は？

集金代行サービスは、集金業務が負担となっている事業者全般に役立つものですが、特に活用されている業種があります。

まず学習塾や各種教室、学童保育など子どもが通う施設の月額利用料金です。子どもに現金を持たせることに不安を覚える保護者は、現金以外で支払う方法を求めます。集金代行サービスと契約して口座振込やコンビニ決済を導入できれば、回収漏れが減少する上、保護者の不安も解消されるでしょう。

同様に、スポーツクラブやカルチャースクールのように毎月の会費が必要な施設も、集金代行サービスが活用されています。集金代行サービスの利用により、利便性の高い支払い方法を導入できるので安定した集金が可能です。

他にも介護施設の利用料や病院・クリニックの訪問診療費、小中学校での各種費用、賃貸物件の家賃、会費（同窓会、OB会、PTA、団体等）など、さまざまな場面で集金代行サービスが活用されています。

集金代行サービスの利用にかかる料金・手数料とは？

集金代行サービスの利用には、いくつかの手数料が発生します。

集金代行業者ごとに料金設定はさまざまです。手数料自体の料金が異なるだけでなく、初期費用を0円としている集金代行業者や、利用しない月は基本料金が発生しない集金代行業者も存在します。

また、提供しているサービス内容にも違いがあり、「A社では無料で利用できる機能がB社では有料オプションのため追加費用がかかる」というケースも少なくありません。ホームページでは具体的な料金を提示していないこともあるため、まずは自社の請求件数や求めるサービスを明確化した上で、実際の導入を想定した見積もりを依頼するのがおすすめです。

最適な集金代行サービスを選ぶための4つのチェックポイント

集金代行サービスは、世の中に数多く存在します。その中から、安心かつ自社に適した集金代行サービスを選ぶためには、いくつかのポイントを押さえることが大切です。ここからは、集金代行サービスを選ぶときにチェックしたい4つのポイントを紹介します。

サービス内容が自社に合っているか

集金代行サービスの選び方では、サービス内容が自社に合っていることが重要です。集金代行サービスはどれも同じと感じる方もいますが、実際は代行する作業の範囲や未払いへの対応などでさまざまな違いがあります。自社で効率化したい業務や顧客に与える影響を考えた上で、ニーズにあったサービスを提供している集金代行業者を選びましょう。

さらに、集金代行サービスには得意とする業種があります。業種によって集金業務の内容が変わるので、自社の業界に適したサービスであるかを確認するのも大切です。

導入実績が豊富であるか

集金代行サービスには許認可（特定の事業を行うために行政機関から取得しなければならない許可）が存在しません。そこで、信頼できる集金代行業者であるかを確認するための判断基準となるのが導入実績です。数多くの事業者で導入されたという実績は、それだけ優れたサービスを提供していることの証明になるため安心して契約できます。

導入実績は、集金代行業者のホームページなどで公開されていることが多いので、詳しく調べてみましょう。その際には、どのような事業者に導入されているのかも確認するのがおすすめです。自社と近い業種の事業者や売上の大きい事業者への導入実績があれば、より信頼度も高まります。

サポート体制が整っているか

集金代行サービスと契約をした後のことを考えると、サポート体制が整っているというのは重要なポイントです。例えば、「コールセンターへの電話がつながりやすいか」「自社の営業時間に連絡が取れるか」などの疑問を契約前に投げかけます。その疑問に対する回答の中身と、回答するまでの姿勢からサポート体制の充実度をチェックしましょう。

契約後、実際に集金代行サービスを使って売上金を回収するまでのサポートが迅速かつ丁寧であれば、よりスムーズな運用が目指せます。

セキュリティがしっかりしているか

集金業務では外に流出してはいけない顧客情報を取り扱います。集金代行サービスでは、情報漏洩などが起こると多大な損失につながるため、万全のセキュリティ体制が整っている集金代行業者を選びましょう。

セキュリティがしっかりしていて信頼できる集金代行サービスを見極めるポイントとしては、情報セキュリティマネジメントシステム（ISMS）やプライバシーマークの認証があります。それらの認証は、高度なセキュリティ基準に従って個人情報を適切に取り扱っていなければ取得できないものです。高度なセキュリティ対策を実施しているかを必ずチェックしましょう。

集金代行サービスならリコーリースがおすすめ！

集金代行サービスを探しているならば、リコーリースの集金代行サービスがおすすめです。20,000社を超える導入実績があり、医療・介護、教育・学習塾、スポーツジム・カルチャー教室、不動産といった幅広い業種に対応しています。

利便性の高い口座振替とコンビニ決済が導入できるほか、オプションとして、請求書発行代行サービスやペイジー口座振替受付サービスの利用も可能です。専用Webサイト「コレクト！」でデータの確認や登録を行うため、入金されたのかどうかを手軽に確認できます。

導入にあたってネックとなる費用ですが、リコーリースの集金代行サービスの場合は初期費用が0円なので心配することはありません。それに加えて、請求がない月は基本料金もかからないため、ランニングコストを抑えられるでしょう。

また、最低利用件数はなく1件からでも利用できるので、請求件数が少ない新規法人や、集金業務が苦手な個人事業主も気軽に導入できるサービスです。フリーダイヤルを完備しており、導入後も充実のサポート体制が整っています。集金代行サービスの導入を検討中の方は、まずは見積もりからお気軽にお問い合わせください。

集金の悩みは集金代行サービスで解決しよう！

手間と時間のかかる集金業務は、事業者および担当者にとって大きな負担のひとつです。集金代行サービスを利用して、業務の効率化と回収率アップの両方を実現しましょう。

数多くある集金代行サービスの中でも、実績・コスト・サポート体制などが優れているリコーリースの集金代行サービスは特におすすめです。事業内容を詳しくヒアリングした上で最適なお見積もりをご提案いたします。まずはフリーダイヤルもしくはお問い合わせフォームから、お気軽にご相談ください。