家賃・賃料・管理費を口座振替で回収したい！集金代行(自動引き落とし)の導入方法

こんにちは。リコーリース集金代行サービスライターチームです。

口座振込や口座振替といった言葉は日常の生活の中でよく見かける言葉かと思います。銀行に行って振込をした、口座振替で引き落としがかかったなど、銀行の預金口座からお金を別の口座に移動させたり、お金を別の口座へ送金された経験があるのではないでしょうか。口座振込や口座振替、銀行振込などの言葉の意味の違いやそれぞれの特徴と併せて、どのように導入すればいいのかわからないといった疑問にお答えします。特に口座振替サービスの利用をオススメしたい事業者様について、合わせてご紹介します。

• １、家賃の支払いで多いのは「現金手渡し」「クレジットカード支払い」「銀行振込」「口座振替」
• • ▶ 現金手渡し
  • ▶ クレジットカード支払い
  • ▶ 口座振込
  • ▶ 口座振替
• ２、家賃・賃料・管理費の回収にオススメ　口座振替サービスとは
• ３、家賃を口座振替（自動引き落とし）するメリット
• • ▶ 事務作業が効率化できる
  • ▶ 滞納リスクを下げられる
  • ▶ 入居者も支払いが楽になる
• ４、家賃を口座振替（自動引き落とし）するデメリット・注意点
• ５、口座振替サービス（自動引き落とし）の導入方法：管理会社、大家さん
• ６、口座振替サービス（自動引き落とし）の手続き方法：入居者
• ７、家賃の口座振替（自動引き落とし）ができない場合はどうすればいい？
• • ▶ 残高が足りなくて引き落とせなかった
  • ▶ 登録した口座の変更をお願いされた
  • ▶ なかなか口座振替に切り替えてもらえない

１、家賃の支払いで多いのは「現金手渡し」「クレジットカード支払い」「銀行振込」「口座振替」

現金手渡し

家賃の支払方法は、物件や管理者によって様々です。まず、入居者が大家さんや管理会社の担当者に直接現金を支払う「現金手渡し」があります。現金手渡しは、非対面での家賃の支払いが主流となっている近年ではあまり見られなくなった支払方法です。毎月家賃を大家さんや賃貸管理会社に支払わなければならず、お互いに煩雑さで残る方法です。

クレジットカード支払い

クレジットカード支払いもありますが、この支払い方法は大家さんや管理会社にとっては負担が大きい方法だといえます。なぜなら、入居者はクレジットカードで支払うことでポイントが貯まりますが、その分の決済手数料を負担するのは大家さんや管理会社自身となるからです。

口座振込

非対面での支払方法として一般的な支払い方法は、「口座振込」と「口座振替」になります。
口座振込は、入居者に指定の口座へ現金を振り込んでもらう方法です。入居者自身のタイミングで支払いができるメリットがあります。一方で入居者自身が振込の手続きをおこなう必要があるため、うっかり支払い忘れが発生する可能性や振込手数料を入居者自身が負担するなどのデメリットがあります。

口座振替

口座振替は毎月指定の日付に、入居者の預金口座から家賃が引き落とされるシステムです。一方で口座振替は、指定の口座から自動的に家賃が引き落とされるので、入居者の口座に残高があれば、確実に家賃を回収できるというメリットがあります。
より入居者と負担を少なく、かつ確実に集金するためには、やはり口座振替が最も適しているといえます。具体的に口座振替サービスの詳しい説明や導入の方法について見ていきましょう。

２、家賃・賃料・管理費の回収にオススメ　口座振替サービスとは

口座振替とは、金融機関が預金者を代行して口座へ代金を自動で送金するサービスです。この口座振替というサービスは金融機関が行っているので、口座振替を利用するためには、まず入居者が利用している金融機関に大家さんや不動産管理会社が口座振替を依頼する必要があります。ただ、何人もの入居者を抱えている場合、それぞれの入居者ごとに利用している金融機関は異なります。そのため、大家さんや管理会社が入居者の各金融機関に振替の依頼をしたり、入金管理をしたりするのは大変です。

そのような面倒な手続きや、入金管理といった業務を代行できるのが口座振替サービスです。口座振替サービスでは、家賃や賃料などの集金を代行する代行会社によって運営されています。代行会社は、それぞれの入居者の口座から家賃を自動引き落としで集金し、回収した家賃を大家さんや管理会社の口座に一括で振り込んでくれます。家賃や賃料以外にも、管理費などの回収にも利用できます。特にマンションでは、マンションの管理費、共益費、修繕積立金、駐車場の利用料、駐輪場の利用料など、回収する項目が多岐にわたります。この口座振替サービスを活用すれば、家賃まわりの回収に関わる煩わしい作業を大幅に削減できるなど、さまざまなメリットを得ることができるのです。

口座振替の詳しいサービス説明はこちら！

3、家賃を口座振替（自動引き落とし）するメリット

口座振替サービスの利用は、煩わしい作業の削減だけではなく多くのメリットがあります。具体的にどのようなメリットがあるのかを見ていきましょう。

事務作業が効率化できる

賃貸物件の管理人にとって、家賃の回収はかなりの労力を要する作業です。現金での手渡しや口座振込によって家賃を回収した場合、どの入居者が支払いを完了していて、どの入居者がまだ支払っていないのか、管理人自身が自分で確認しなければなりません。
特に口座振込の場合、通帳へ記帳をしたり、入金明細をプリントアウトしたりなど「消し込み」といわれる確認作業も行う必要があります。こうした事務作業は入居者を多く抱えている場合は特に大変です。口座振替サービスを利用すれば、集金や管理の事務作業は代行会社が代わりにやってくれます。口座振替サービスを利用するとシステム上で、「誰が家賃を払ってくれていないか」などが一目で分かる形になります。賃貸経営そのものの業務効率化に大きく貢献してくれるのです。

また、現金手渡しや振込で家賃を回収する場合、入居者の「支払い忘れ」といったことが発生する可能性があります。もし、支払い忘れがあれば、その都度入居者に対して支払いの督促をする業務も発生します。それが口座振替であれば、家賃は自動で引き落とされるため、入居者の銀行口座に残高がないなどの場合を除いて、支払い忘れによって集金ができないといった事例も発生しません。このように、家賃を確実に回収しやすいことも口座振替のメリットです。

滞納リスクを下げられる

賃貸経営をする場合、その収入源は入居者の家賃です。そのため、未回収の家賃が増えてしまえば、賃貸経営そのものが立ち行かなくなってしまいます。それだけに、入居者による家賃の滞納はどうあっても避けなければなりません。入居者の家賃滞納理由で特に多いのが、支払い忘れや勘違いによる未納です。つまり、うっかり支払い忘れていた、支払ったと勘違いしていたなどといったミスが多いのです。単なるうっかり忘れていた場合の滞納であっても、賃貸経営にとっては資金繰りが悪化するなどの死活問題に発展することもあります。そのため、うっかりミスによる滞納リスクを下げられる点も口座振替の大きなメリットです。

入居者も支払いが楽になる

口座振替は入居者側にもメリットのある家賃の支払方法です。現金手渡しや口座振込の場合、入居者としても毎月の手渡しや入金作業などの面倒な手間がかかります。そのうえ、支払いや入金を忘れてしまい、管理人から滞納の連絡を受けることもあります。故意ではないにせよ、やはり支払いの催促を受けるのは気持ちの良いことではありません。うっかり支払い忘れただけでも、入金が遅れれば延滞料を取られてしまうリスクもあり、手渡しや口座振込は入居者にとっても負担の大きい支払い方法なのです。

口座振替であれば、口座にお金を入れてさえおけば、後は自動で引き落とされるため、入居者にかかる負担はほとんどありません。このように、大家さんや管理会社のみならず、入居者の負担を軽減できることも口座振替のメリットです。

４、家賃を口座振替（自動引き落とし）するデメリット・注意点

口座振替は、確かにメリットの多い支払方法ですが、一方で手続きに多少の手間がかかるといったデメリットもあります。口座振替を始めるためには、入居者に口座振替依頼書という書類を記入してもらう必要があります。
また入居者が口座振替依頼書の手続きを忘れてしまうこともあり、口座振替自体をスタートできなくなることもあります。入居者に口座振替依頼書をしっかり記入してもらったとしても、書類を提出してからすぐに引き落としが始まるわけではありません。金融機関側でも口座振替の手続きや準備が必要なため、サービスの導入から振替サービス開始まで約2カ月はかかります。

５、口座振替サービス（自動引き落とし）の導入方法：管理会社、大家さん

口座振替を利用する場合、口座振替サービスを活用しない手はありません。ここではリコーリースの口座振替サービスを申込む場合で説明します。口座振替サービスに申込頂き、所定の審査を経て契約になります。契約後に、入居者に「口座振替依頼書」を書いてもらう必要があります。大家さんや不動産管理会社は、書いてもらった口座振替依頼書を回収します。

リコーリースでは、口座振替サービスを簡単に始めるための専用Webサイトを開設しています。入居者から口座振替依頼書を回収したら、必要事項を記入後、所定の場所に依頼書を送付します。その後、専用Webサイトに入居者の口座情報や引き落とし金額を入力することで引き落としが可能になります。リコーリースは金融機関に引き落とし情報を送信し、その情報をもとに各金融機関が入居者の口座からの引き落としをおこないます。リコーリースの口座振替サービスでは、専用Webサイトから引き落としの回収情報なども確認することが可能です。回収金額や各種手数料なども専用Webサイトから確認できるため、引き落としから入金管理まで簡単に手続きできる仕様になっています。

詳しい大家さん、賃貸管理会社の導入事例はこちら！

６、口座振替サービス（自動引き落とし）の手続き方法：入居者

口座振替サービスの利用には、前提として入居者の銀行口座を開設しておく必要はあります。入居者がお持ちの銀行口座について、口座振込依頼書に必要事項を記入することになります。口座振込依頼書には、所有している銀行口座の情報はもちろん、自分の銀行印を押さなければならないので、依頼書を記入する際は必要事項が記入されているのか確認が必要です。依頼書に必要事項を記入したら、大家さんや管理会社に書類を送付します。後は大家さんや管理会社が手続してくれるので、引き落とし期日までに家賃を口座に用意しておけば完了です。

７、家賃の口座振替（自動引き落とし）ができない場合はどうすればいい？

家賃の口座振替は、一度手続きさえしてしまえば絶対に安心というものではありません。不測の事態が生じる可能性もあるので、家賃の口座振替を始めた際に起こるトラブルの対処法もしっかり確認しておきたいところです。ここでは、口座振替で発生しやすい問題とその対処法について詳しく解説します。

残高が足りなくて引き落とせなかった

口座振替は、入居者の払い忘れを防ぐことができる一方で、そもそも口座に残高がなかった場合は引き落としができません。口座振替でも単純なミスで口座に残高を入れ忘れることがあります。たとえば、給与口座と家賃の引き落とし口座を別にしていたという場合です。
この場合、家賃の引き落とし口座にお金を入れておくのを忘れたまま引き落とし期日を迎えてしまい、残高不足で指定の金額を引き落とせなかったということが発生することがあります。このように、複数の銀行口座を使い分けている人は、うっかり残高の確認を忘れてしまい、家賃の引き落としができなくなってしまうケースがあります。

もし入居者が残高を用意できなかった、入金を忘れていた場合は、コンビニの払込書を発行できるコンビニ決済サービスを併用することも検討できます。コンビニ決済サービスは、コンビニ店舗でお金の払込みができるコンビニ払込票の発行ができるサービスです。残高不足によるトラブルを未然に防ぐためにも、いくつか家賃の回収手段を用意しておくことも大切です。

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登録した口座の変更をお願いされた

入居者から引き落とし口座の変更をお願いされることもあります。入居者が転職して勤務先が変わった場合や、新しい給与口座を開設した場合などに多いです。そのような場合は、まず大家さんや管理会社は、口座振替依頼書を変更依頼があった入居者に送付します。入居者は届いた口座振替依頼書に必要事項を記入して、返送すれば入居者側の手続きは完了です。大家さんや管理会社は、記入済みの書類を受け取った後は、リコーリースなどの集金代行を行う企業に送付することで受付が完了します。細かい変更手続きは代行業者がやってくれるので、不備等なく金融機関側の手続きが完了すれば、新しい口座で自動引き落としできるようになります。

なかなか口座振替に切り替えてもらえない

家賃の口座振替を始めるためには、入居者に口座振替依頼書を提出してもらわなくてはなりません。入居者の中には、そうした手間を嫌ってなかなか口座振替に切り替えてくれない方もいるのではないでしょうか。このようなケースでは、入居者に口座振替のメリットを伝える方法が効果的です。最初の手続きさえ済ませれば、後は家賃が自動的に引き落とされるので、結果的に手間がかからなくなることを丁寧に伝えてみましょう。また、管理会社変更のタイミングで口座振替を案内することで、スムーズに口座振替へ切り替えてもらえる可能性もあります。その他、入居条件にあらかじめ「口座振替必須」などと記載しておけば、最初から面倒が起こらないのでおすすめです。

初期費用0円で導入できるリコーリースの口座振替（引き落とし）サービスで家賃滞納をなくそう

リコーリースの口座振替サービスでは、専用Webサイトで引き落とし依頼から入金管理まで簡単にできます。初期導入費用も0円で、請求件数も1件から申し込みが可能なので、入居者が少ない場合や個人事業主の方(大家さん家主さん)でも申し込みができます。マンション管理組合様や駐車場や駐輪場を管理されている管理会社様の方も、お気軽にお問い合わせください。家賃や賃料、管理費や共益費、また駐車場料金や駐輪場の料金など、家賃まわりの集金を効率化したいのであれば、ぜひリコーリースにお問い合わせください！