学校の集金袋はもう時代遅れ？集金の新しい方法とは

こんにちは。リコーリース集金代行サービスライターチームです。

学校生活において教材代や遠足費用などを徴収する際は、集金袋がよく用いられています。わかりやすく手軽な方法ではありますが、お金を落としたり集計に時間を要すというデメリットがあり、生徒全員分の集金を行うとなると、意外と手間のかかる作業なのです。そこでこの記事では、集金袋の工夫できるポイントや、集金袋に変わる集金方法などについて紹介していきます。

• 1.使い勝手が向上する！集金袋の工夫
• 2.トラブルになりやすい？集金袋のデメリット
• 3.これで楽になる！集金袋に変わる集金方法5選

1.使い勝手が向上する！集金袋の工夫

集金袋は工夫次第で使い勝手が良くなります。ここでは集金袋の｢閉め方｣、｢デザイン｣に注目し、工夫できるポイントについて解説していきます。

閉め方

集金袋が使いにくいと思われる理由として、しっかり閉めなければランドセルの中でお金が散らばるといったトラブルが挙げられます。袋に入れたはずの小銭が全て見つからない、また集金袋が複数あれば、どの袋にどれだけのお金が入っていたのか子供が迷ってしまうのも容易に想像できます。そのため集金袋に現金を入れる時は、必ず封を閉めるのが鉄則です。元々チャックがついている封筒は使い勝手がよく、少々乱暴に持ち運びをしても現金が散らばるリスクを減らせます。

もちろん市販の集金袋に頼らずとも、工夫次第で使いやすい集金袋を作る事は出来ます。例えば封筒の角に輪ゴムをホッチキスで止め、その輪ゴムにクリップを取り付けるという方法なら簡単に作成でき、特別な材料を用意する必要もありません。クリップで封を閉じる仕組みになっており、封筒自体を傷つけず集金袋として何度も使いまわせます。ただし輪ゴムをホッチキス止めをする場所によってお金の出しやすさ、お金の落ちにくさが変わってくるので細かな調整は必要となります。

確実に封を止めるならセロテープが便利で、袋の蓋になる部分の端から端まできっちりセロテープで貼っておくと、細かい小銭も落ちる心配はありません。もちろんセロテープをきっちり貼ると開封の際に袋まで破れてしまうので、何度も使いまわし出来るよう工夫が必要になります。ポイントは袋の蓋部分だけではなく、貼り付けられる側にもセロテープを貼っておく事です。すると粘着力を保ちつつ剥がしやすくなるので、何度も貼ったり剥がしたりが可能となる訳です。ただ乱暴に開けようとすると、封筒の蓋部分が破ける事もあるので、慎重に開封しなければいけません。

そしてもう一つ、セロテープとクラフトパンチを用いた方法もあります。作り方はまず袋の蓋を閉じた状態でパンチで穴を開け、蓋を開いて2つの穴をふさぐようにセロテープを貼っていきます。表側からセロテープを貼るのがポイントで、蓋を閉じる時に2つの穴をお互いに押し付けるようにすると、セロテープの粘着面同士がくっつき、中の現金がこぼれる心配も無くなります。見た目もすっきりとしており、開封する際も楽に開けられます。

デザイン

ひとえに集金袋といっても、様々なテンプレートがあります。汎用性を持たせたいなら15行、年間多く使用したいなら12行2列や15行2列、逆に集金の回数が少ないなら間隔が広めの12行といった具合に、学校や園それぞれの用途に合わせて適切なテンプレートを選びたいものです。また幼稚園や保育園で使う集金袋なら、文字は平仮名で書かれたものの方が良いかもしれません。園と保護者の間でやり取りをするものですが、平仮名だと文字を読める子供もおり、渡された袋が大切なものと認識出来ます。さらに可愛いイラストが入っていると、子供が集金袋に対して関心を持ってくれるので、渡し忘れ防止に繋がる可能性もあります。

2.トラブルになりやすい？集金袋のデメリット

集金袋は工夫次第で使いやすくする事は出来ますが、ペーパーレス化が進む時代に合っていない事実は否めません。この段落では集金袋を使うデメリットについて解説します。

盗難や紛失などのリスクがある

幼稚園での集金袋の受け渡しは子供の送り迎えの際に行われますが、多くの保護者が行き交う中でのお金のやり取りは、盗難や紛失のリスクを伴います。また小学生や中学生なら絶対に大丈夫という訳でもありません。時として5,000円以上の額を集金袋に入れて学校に持参する事もありますが、うっかり落としてしまったり、誰かに盗まれる可能性もあります。実際、保護者からは｢現金を持たせるのは紛失の心配がある」といった不満の声も多く聞かれます。

もし盗難や紛失のトラブルに遭った際は、再度支払いをしなければいけません。当然保護者としては納得出来ず、学校や園への不信感にも繋がります。また保護者がショックを受けるのはもちろん、橋渡しとなった子供も｢自分が紛失させてしまった｣と申し訳ない気持ちになり、心に大きな負担を抱える事にもなります。

集金に手間がかかる

集金袋は回収する側にも実は大きな負担がかかります。そもそも集金袋にて現金を回収しようとすると、まずは封筒に教材代やピアニカ代、リコーダー代といったように集金項目や金額を記入しなければなりません。保育所になると延長料金や延長保育時の補助食、オムツ代など項目がさらに増え、封筒を準備するだけでもかなりの時間を要します。そして各家庭から現金を預かると、今度は手作業での集計が始まりますが、1円単位まで数えるのは楽な作業ではありません。金額が合わなければ、たとえ1円でも保護者に確認する必要があり、そこでもし保護者が納得しなければトラブルに発展するケースもあります。

さらに全員が足並みを揃えて期日までに集金袋を提出してくれるとは限りません。うっかり忘れていたパターンもあれば、意図的に持参しない家庭もあります。いずれにしてもお金を持ってきてくれるまでは催促の連絡を入れ続ける事になり、非協力的な家庭があると、なかなか回収できない事態に陥ります。ちなみに回収されるまでの間は未入金管理もしなければならず、こちらも本来の業務とはかけ離れた手間のかかる作業と言えます。

おつりが出しにくい

集金袋はおつりが出ないように入れておくのが基本です。例えば教材費を徴収する際、子供から預かった現金はそのまま教材会社に渡しますが、支払先の会社が1社とは限りません。教科によって変えているケースも多く、集金する度に教師は小銭と格闘する事になります。30人や40人と生徒の数が多いほど小銭の取扱いも複雑になり、間違えのないよう集計しなければならないので神経の磨り減る作業です。集金袋に通知した通りのお金が入っていれば良いですが、もしおつりが必要となると、わざわざ職員室の金庫を開け、お金を数えて対応しなければいけません。

｢おつりを入れるぐらい簡単な作業」と思われがちですが、分刻みで仕事をしている教師にとっては、わずか数十円のお釣りでも大きな負担になります。もちろん保護者側にも｢手元に細かいお金が全く無かった｣｢両替する時間が取れなかった｣などの言い分があり、それが集金袋に煩わしさを感じる理由にもなります。さらに真面目な人はぴったりの額を用意しようとするあまり、支払い遅延に繋がる事もあります。

3.これで楽になる！集金袋に変わる集金方法5選

集金袋は不便に感じる点が多いため、集金袋から別の方法にシフトした学校も多いです。ここからは集金袋とは違う、別の集金方法を5つ解説していきます。

銀行振込

銀行振込とは指定した銀行口座に振り込んでもらう方法です。銀行口座があればすぐに回収でき、何より現金を子どもに持たせる必要がないので、盗難や紛失のリスクが無くなります。ただ振り込んだ相手と振込額を通帳記帳やWeb照会で一つ一つ確認していかなければならず、意外と手間のかかる作業でもあります。さらに銀行振込の場合、アクションを行うのは保護者側です。集金袋でも期日までに支払われないケースが多々ありますが、銀行振込も払い忘れが起こる可能性は十分にあります。そして振込が行われていない家庭には、催促の連絡を入れる必要が出てきます。

コンビニ決済

コンビニ決済は、事業者が払込用のバーコードや支払番号、支払金額、支払期日などを全て印刷した払込票を発行し、それを受け取った人が最寄りのコンビニから支払いを行うという方法です。銀行振込同様に、子供が現金を学校に持ってくる必要が無くなり、保護者が支払いを済ませると、管理画面上ですぐに振込内容を確認する事が出来ます。支払う側の保護者にとっても、払込票を持って近くのコンビニに行くだけなので、買い物ついでに行えば負担にはなりません。ただしデメリットとして、払込票を発行するのは時間や手間がかかるといった点が挙げられます。また払込票は1枚の薄い用紙であるため、どこかに紛れてしまうと、振込の事も忘れさられてしまう可能性もあります。なかなか入金されない場合は、銀行振込同様、相手に催促していかなければいけません。

口座振替

口座振替は事前に銀行口座を登録しておき、そこから費用を引き落とす方法になります。つまり登録さえ完了していれば自動的に回収作業が行われるので、保護者がわざわざ支払いのアクションをする必要が無くなります。集金袋での回収や銀行振込のように払い忘れによる滞納のリスクがなくなり、支払額を間違えず確実に決済を行えるという点が最大のメリットです。

デメリットを挙げるとすれば、最初に口座を登録するのに手間がかかるという点です。口座登録の際は、まず保護者に口座振替依頼書を記入して貰わなければいけません。内容は引き落とし先となる金融機関名と支店名、口座番号などで、銀行印も捺印しておきます。振替依頼書の提出が遅れると、その分次の工程に進むのも遅くなります。基本的に事務処理から手続き完了するまで2ヶ月程度の時間がかかるため、すぐに利用開始とはなりません。銀行印の相違や誤字などはよく起こり得るミスで、もし間違いがあれば差し戻しとなり、また最初からやり直しをする事になります。そして割安ではありますが、手数料が発生するのもデメリットとなる点です。

クレジットカード決済

クレジットカード決済は事前にカード情報を登録しておいてもらい、そこから自動的に決済していく方法です。保護者がアクションを起こさずとも自動的に支払いが行えるので、口座振替同様に決済の失敗率が低くなります。未収金の管理、支払いが行われていない先への催促といった手間もなくなり、かつWeb上で支払い方法を即時に登録できるため、すぐに稼働できるのがメリットと言えます。保護者にとっても、普段行うネットショッピングと同じ操作で支払いが出来るため負担になりません。

利便性の高い方法ではありますが、コストがかかるのは大きな懸念材料となります。導入するにあたっての初期費用、導入後は維持費などランニングコストも見積もっておかなければいけません。1決済あたりのコスト、加えて手数料に関しても口座振替より高くなります。さらにクレジットカードは作らない、使わないといった家庭も存在します。クレジットカードを保有していない家庭にクレジットカード決済を行うのは不可能で、皆が対応できる方法とは言えません。

集金代金回収サービスの利用

集金代金回収サービスとは請求･集金などの回収業務を効率化するサービスで、口座振替、またはコンビニ決済での集金に対応しています。口座振替サービスであれば、全国の都市銀行や地方銀行からネットバンクまで、ほぼ全ての金融機関から自動引き落としが可能であるため、支払いをする側に負担をかけず、集金効率をアップさせる事が出来ます。またコンビニ決済も全国各地のコンビニにて24時間365日、自分の好きな時に払込みが出来る分、顧客側にとっても利便性が高く回収率が向上します。

集金代金回収サービスを利用するメリットは、導入する事で入金の消込作業や振込手数料の負担を減らす事が出来るという点です。また手元で現金管理をする必要が無くなるので、紛失や盗難のリスクが軽減され、保護者とのトラブルも回避できます。また集金に費やしていた時間や手間を本来の業務に回す事が出来るため、必然的に業務効率も上げられます。集金業務をする時間までとれない、余裕がない場合はサービスの利用を検討してみても良いかもしれません。

集金袋はもう不要！より効率よく集金できる方法に変更しよう

集金袋は手軽に集金できる方法ではありますが、管理する側の負担が大きく、紛失などのリスクもあります。そのため、できるだけ効率のよい集金方法に変更した方が安心です。
学校の各種徴収金（学校徴収金）や保育園や幼稚園での各種費用の回収には、口座振替サービスを検討下さい。リコーリースの集金代行サービスなら、集金作業を効率化できます。まずはフリーダイヤルもしくはお問い合わせフォームから、お気軽にお問い合せ下さい！