徴収と集金ではいったい何が違うの？回収率を上げる効果的な方法とは？

「徴収」と「集金」は、どちらもお金を集めるという意味を持つ言葉でよく耳にしますが、どのような違いがあるのかご存じでしょうか。明確な定義を知らなければ、間違った使い方をする可能性もあります。ここでは「徴収」と「集金」の明確な違いとともに、回収率アップに繋がる効率的な徴収・集金方法について詳しく解説します。

• １、徴収と集金の違いは？
• • ▶ 国語的な意味の違い
  • ▶ 受けるイメージの違い
• ２、徴収や集金が必要になる場面とは？
• • ▶ 徴収が必要な場面
  • ▶ 集金が必要な場面
• ３、徴収や集金の手段と特徴
• • ▶ 現金での徴収・集金
  • ▶ 郵便振込・銀行振込
  • ▶ 口座振替
  • ▶ コンビニ決済
• ４、徴収や集金で苦労する点とは？
• • ▶ 入金の消込作業
  • ▶ 未払いの督促
  • ▶ 集金方法を見直すメリット
• ５、徴収や集金の作業を効率化する方法は？
• • ▶ 集金代行業者を選ぶときのポイント
• ６、初期費用は不要、1件～利用できるリコーリースの集金代行サービス

1.徴収と集金の違いは？

徴収と集金の違いとしては、国語的な意味の違いとイメージの違いという大きく2つの違いがあげられます。それぞれの違いについて詳しく解説しましょう。

国語的な意味の違い

「徴収」と「集金」は、国語的に明確な意味の違いがあります。国語的において「徴収」は、一定範囲の人から金銭などを強制的に取り立てることを意味し、「集金」は受け取るべきお金を回収するという意味があります。徴収は強制的であるのに対し、集金は強制的である・ないに関わらず広い意味でお金を集めることを意味します。そのため、強制的であるのか、単純にお金を集めるのかが「徴収」と「集金」の明確な違いといえます。
例えば、国や自治体への税金は法律で定められている強制的なものなので、源泉徴収や住民税徴収に代表されるように、「徴収」という言葉が使われます。

一方、利用しているサービスや商品への代金は、単にお金を集めるという「集金」という言葉が使われます。また、結婚式の二次会やサークルの会費の集金のように、強制的でなく任意で支払われる場合にも「集金」という言葉が使用されます。

受けるイメージの違い

「徴収」と「集金」では、受けるイメージにも違いがあります。「徴収」は強制的にお金を集めるという意味があるため、強権的に言いつけるイメージがあります。そのため、個人のやり取りで「徴収」という言葉を使用すると、相手からは良い印象を持たれません。
「集金」は単にお金を集めるという柔らかいニュアンスの言葉なので、威圧感はなく対等な立場でお金の回収をするというイメージとなります。特別良い印象になるわけではありませんが、受け取る側に悪い印象を持たれにくくなります。そのため、個人のやりとりでお金を集める際は、「徴収」ではなく「集金」という言葉を使うのが妥当です。

また、顧客からお金を集める際も、強制的なイメージの「徴収」ではなく「集金」という言葉を使うのが適切です。さらにイメージをソフトにするなら、「集金」の代わりに「ご負担願います」、「集めます」という言い回しにするのが良いでしょう。

2.徴収や集金が必要になる場面とは？

社会生活を行うにあたり、徴収や集金が必要になる場面があります。ここでは、どのような場面で徴収や集金が必要になるのか詳しく説明します。

徴収が必要な場面

徴収が必要な場面の事例としては、以下の3つがあげられます。
① 国庫に収まるお金
② 法律で定められている拒否権のないお金の支払い
③ 確実に集めなくてはならない会費

①国庫に収まるお金は、普通徴収や特別徴収などで、毎月の給与から差し引かれたり、交付された納付通知書を使い直接役所に収めたりすることで徴収されます。
②法律で定められている拒否権のないお金の支払いは、源泉徴収などで、月々の給料や仕事の報酬などから事前に差し引かれます。
③会費は強制的ではないことが多いため「会費集金」という言葉が使用されるのが一般的ですが、全員から確実に会費を集めなければならない場合においては、あえて「会費徴収」という強い意味合いを持つ言葉が使われることがあります。

集金が必要な場面

集金が必要な場面の事例としては、以下の４つがあげられます。
①料金や代金を集める場合
② 学校や自治会などで必要なお金を集める場合
③ 仲間内で必要なお金を集める場合
④共同購入の分担金を集める場合

①料金や代金を集める場面は、新聞代金や家賃などが代表的で、商品やサービスの対価として必要なお金の集金です。
②学校や自治会などで必要なお金を集める場面は、給食費や自治会の会費、同窓会費のように所属する団体や地域などにおいて必要なお金の集金です。
③仲間内で必要なお金を集める場面は、飲み会やパーティー、送別会など、内輪の集まりやイベントの参加に必要なお金の集金となります。
④共同購入の分担金を集める場面は、友達や職場の人などと共同で品物を購入した際の一人一人への分担金の集金です。

3.徴収や集金の手段と特徴

徴収や集金の手段には、現金や郵便振込・銀行振込、口座振替、コンビニ決済など色々な方法があります。ここでは、それぞれの集金手段の特徴について詳しく説明します。

現金での徴収・集金

現金での徴収・集金は、最もオーソドックスな手段です。現金を直接回収するため面倒な手続きは必要ありませんが、わざわざ相手先まで出向かねばならず人的コストがかかります。また、せっかく出向いても相手が留守であった場合、再び出直さなければならないこともあるなど非効率な一面もあります。タイミングが合わないと、いつまでたってもお金が集められません。また、遠い場所へ徴収・集金に出向く場合は交通費もかさみ、コストも高くついてしまいます。
決済と同時にお金が入るのでキャッシュフロー的には優れていますが、誰からどれだけ回収しなければならないか、受け取った金額が合っているか、未回収はないかなど確認事項が多く、徴収・集金スタッフは業務に忙殺されてしまいます。

対面でお金の徴収・集金を行うため、言葉遣いや対応、タイミングの悪さなどからトラブルに発展することもあります。そのため、現金は業務的にもコストが多い手段といえるでしょう。

郵便振込・銀行振込

郵便振込・銀行振込は、口座さえあれば始められる徴収・集金手段です。徴収・集金する側に口座があれば、徴収・集金される側が口座を持っていなくても振込可能です。ATMが稼働していればいつでも受付できるので、仕事をしている相手や遠方の相手への徴収・集金も手軽に行えます。ただ、振り込みの限度額があるので、上限額を超える場合は窓口で振り込まなければなりません。
また、郵便振込・銀行振込の場合は、いつ誰からいくら入金されたか通帳に記載されるので便利です。特に、件数が少ない時は確認しやすいでしょう。

また振込には手数料がかかりますが、相手側か自分側かどちらが負担するのかをあらかじめ決めておく必要があります。振込の期日を決めておくと、期日を過ぎても入金が確認できない場合はすぐに督促できるので便利です。

口座振替

口座振替は、金額や日時さえ指定しておけば自動的に相手の指定口座から引き落とされる徴収・集金手段です。残高不足でなければ確実に集金できるため、集金する側・される側の負担が少ないのが特徴です。
集金する側のメリットとしては、引き落としの日時が決まっているため入金されたかどうかの確認もしやすく、業務の負担が少ないことがあげられます。
集金される側のメリットとしては、自動で引き落とされるので振込する手間が省けるほか、振込忘れを防止できることがあげられます。ただし、徴収・集金される側に口座があることが前提であるうえ、口座振替の手続きには手間がかかります。また、口座振替依頼書に不備があると、開始するまでに時間がかかってしまいます。

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コンビニ決済

コンビニ決済は、コンビニのレジで代金を支払うことで徴収・集金する手段です。主にECサイトで購入した商品の支払いに利用されている決済方法ですが、公共料金や税金の徴収にも利用されています。全国に50,000店舗以上展開しているコンビニエンスストアを活用するため、徴収・集金される側が手軽に利用できるのが特徴です。コンビニ決済には、払込票方式と振込用番号方式という2つの方法があります。

払込票方式は、徴収・集金する側が金額や支払期日を記載した払込票を送付し、徴収・集金される側が払込票を持参してレジで直接支払うという方法です。振込用番号方式は、徴収・集金する側が決済に必要な振込番号を発行してメールで送付し、徴収・集金される側がコンビニの端末に番号を入力して受付表を発行し、レジで支払うという方法です。クレジットカードがなくても決済できるので、若年層や高齢者からの徴収・集金がしやすいというメリットがあります。

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4.徴収や集金で苦労する点とは？

徴収や集金は、郵便振込・銀行振込やコンビニ決済など便利な手段を使ったとしても苦労する点がたくさんあります。ここでは、徴収や集金で苦労する点について詳しく説明します。

入金の消込作業

徴収や集金において、最も苦労する作業の一つに数えられるのが入金の消込作業です。集金の際には、集金しなければいけない金額と実際に入金された金額が合っているのか照合しなければなりません。現金や銀行振込の場合、帳簿や銀行通帳を見ながら1つ1つ確認して入金消込をしなければならず相応の時間がかかります。入金日や金額の管理がしやすいためエクセルで入金消込をするのは便利ですが、未収入金や売掛金のデータや入金データなど、目視で確認しながら作業を進めていかなければなりません。

また、徴収・集金金額と入金金額が合っていれば問題はありませんが、入金金額のミスや振込手数料を差し引いた入金がされているなど誤差がある場合は、相手に確認して訂正する必要があります。そのほかにも、データの書式が異なるとチェックするのに時間がかかるうえ、消込後に会計ソフトに入力する時に打ち間違いをする可能性もあります。口座振替やコンビニ決済なら、払い込んだ人の名前と入金額が一緒に表示されるので、人為的なミスを避けることが可能です。

未払いの督促

未払いの督促も、徴収・集金において苦労の多い業務に数えられます。未払いを見つけると入金依頼のための督促を行わねばなりませんが、文書や電話で行うのが一般的です。文書の文面を考えるのも大変ですが、電話での督促も精神的なストレスを感じやすい作業となります。督促しても入金されないと、何度も繰り返して督促しなければなりません。なかなか入金が行われない場合、前の集金の督促が完了する前に次の集金の督促が発生することもあります。督促作業は基本的に追加作業であるため、人員的コストもかかり非効率です。

集金方法を見直すメリット

集金業務に問題を抱えている場合、集金方法を見直すことで事態が改善する可能性があります。集金方法を見直すことでどのようなメリットが得られるのか、ここで確認しておきましょう。まず、顧客の支払いニーズに対応できるようになるというメリットが挙げられます。例えば、集金方法を見直して口座振替を導入することで、毎月料金を振り込まなければならない手間が省け、顧客の利益につながるでしょう。同時に、入金確認の作業に追われていた経理担当者の負担も減らすことができます。次に、集金代行などの利用で効率化が図れることも、集金方法を見直すメリットの一つです。集金業務を代行会社に一任することで、社員はより重要な業務に従事できるようになります。

5.徴収や集金の作業を効率化する方法は？

徴収や集金の苦労をなくすためには、作業を効率化することが命題となります。徴収や集金を手作業と目視のみで行うと時間がかかるうえにミスも増えるため、時間と人員の無駄遣いとなってしまいます。作業人数を減らし無駄を削減した方法で徴収・集金するためには、集金代行サービスが提供する決済方法を利用するのが最適です。口座振替にすれば決まった期日に正確な金額が引き落とされるので手間がかからず、徴収・集金が未回収となるリスクも軽減できます。

またコンビニ決済を活用するとコンビニで入金された金額を集金代行会社を通して確認することができ、徴収・集金する側にきちんと送金されるので効率的です。集金代行会社は複数のコンビニや金融機関と提携しているため、システム上で入金管理ができるようになるので1つ1つ目視で確認する必要はありません。そのためストレスなく効率的に徴収・集金が行えます。

集金代行業者を選ぶときのポイント

集金代行業者をえらぶときは、まず実績が豊富にあるかどうかを確かめることが重要です。実績があるということは多くの企業からの信頼を勝ち取ってきたということであり、安心して代行を任せられる可能性が高いです。公式ホームページなどで導入実績を確認し、信頼に足ると判断した業者を利用するとよいでしょう。ただし、業者によって得意な分野は異なるので、自社の業種における導入実績を確認する必要があります。
サポート体制の充実度を確かめることも大切なポイントの一つです。集金業務に関する相談に乗ってくれたり、迅速にトラブルに対応してくれたりする業者であれば、不安を感じずに利用できます。同時に、セキュリティ体制がしっかりしているかどうかを確かめることも欠かせません。集金代行を依頼するということは、売上管理を部分的に一任するということです。情報漏洩などで社会的信用が損なわれるリスクもあるため、厳格なセキュリティ基準を設けている業者を選ぶのが賢明です。

6.初期費用は不要、1件～利用できるリコーリースの集金代行サービス

集金代行サービスのリコーリースは、効率的にお金が回収できるシステムを確立しておりスムーズに徴収・集金が行えます。口座振替とコンビニ決済という2種類の決済方法があり、サービスを開始するまでしっかりサポートしてくれるほか、必要なシステムの導入も無料で行えます。導入費用もかからないので、気軽にサービスを試してみることもできます。
また徴収・集金先が1件～でも利用できるので、規模の小さな個人店舗やスクールなどでも導入しやすいのが特徴です。インターネット標準の暗号化通信プロトコルであるSSLを採用していたり、プライバシーマークを取得していたりとセキュリティもしっかりしているので、安心して利用できるのもメリットです。

また請求データの作成や回収結果の照合も専用のWEBサイト内でできる他、請求書や督促状の発行もできるなど操作性や機能性に優れています。余計なソフトをそろえる必要がなく、コストパフォーマンスが高いのも利点です。簡単に支払いができるので、徴収・集金する側だけでなく徴収・集金される側にとっての利便性が良いのもリコーリース集金代行サービスの特徴です。

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徴収・集金は集金代行会社に任せるのがおすすめ

徴収や集金は作業も多く精神的なストレスもたまりやすいため、効率的なシステムを確立している集金代行会社に任せるのがおすすめです。リコーリースの口座振替サービスやコンビニ決済サービスを利用することで、徴収・集金する側、される側のどちらにもメリットのあるスムーズな回収が行えます。リコーリースの集金代行サービスに興味があるなら、まずはフリーダイヤルもしくはお問い合わせフォームから、お気軽にお問合せ下さい！