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口座振替の手続き方法とは?経営者必見の7つのメリットを解説

2024.08.24

2024.10.23

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請求書の発行、入金確認、督促といった毎月の支払い業務の手間を大幅に削減できる方法があります。それが「口座振替」です。顧客の利便性向上に加え、企業側にも多くのメリットをもたらします。しかし、導入方法や手続きについて不安な方も多いのではないでしょうか。

本記事では、口座振替の仕組みから導入のメリット、具体的な手続き方法まで、詳しく説明します。効率的な資金回収を実現し、ビジネスを加速させる秘訣を紹介します。

口座振替とは

手を顎に当て、首をかしげる男性

口座振替とは、顧客の銀行口座から自動的に代金を引き落とす決済方法のことです。口座振込との大きな違いは、顧客側の手続きが不要な点にあります。例えば、毎月の水道料金や電気代の支払いを思い浮かべてみましょう。これらは口座振替で自動的に支払われるため、わざわざ振込に行く必要がありません。

経営者にとって口座振替は、安定した資金回収を実現する強力なツールとなります。なぜなら、顧客の支払い忘れを防ぎ、確実に代金を回収できるためです。また、現金取り扱いのリスクも軽減できます。

一方で、口座振替には導入時の手続きや、残高不足による未回収のリスクなど、いくつかの注意点もあります。しかし、これらのデメリットを上回るメリットがあるため、多くの企業が採用しています。

口座振替のメリット

笑顔でパソコンを操作する女性とそれを見ている女性

口座振替には、経営者にとって見逃せない重要なメリットがあります。特に注目すべきは、回収率の向上、顧客の利用継続率アップ、そしてコスト削減効果です。これらのメリットは、事業の安定性と成長に直結する重要な要素となります。では、具体的にどのような効果が得られるのか、それぞれのメリットについて詳しく見ていきましょう。

回収率が上がる

従来の銀行振り込みやコンビニ決済は、顧客の行動に依存するため、支払い忘れのリスクがありました。しかし、口座振替であれば、顧客の口座から自動的に引き落とされるシステムであるため、口座に残高さえあれば確実に回収できます。回収率が高いと、督促の手間や未回収による損失を大幅に削減できます。

顧客の利用継続率が上がる

口座振替は、顧客にとって支払いの手間が大幅に軽減される方法です。毎月の支払いを忘れることなく、自動で引き落とされるため、顧客の精神的負担も軽くなります。

さらに、口座振替は幅広い顧客層に対応できる点もメリットです。クレジットカードを持たない人でも、銀行口座さえあれば利用可能です。こういった利便性が、サービスの継続利用を促進するといえます。

コストが削減できる

口座振替の導入は、手数料の面で大きなメリットがあります。クレジットカード決済と比較すると、特に高額決済では1件あたり100円から150円程度と、半額以下になることもあります。

さらに、口座振替は支払い忘れや遅延による督促業務が激減するため、人件費を削減することが可能です。

口座振替は顧客にとっても便利!

口座振替は、顧客にとっても多くのメリットがある便利な支払い方法です。まず、支払いの手間が大幅に省ける点です。毎月の請求書を確認し、振込や支払いに行く必要がなくなるため、時間と労力を節約できます。

また、支払い忘れのリスクを軽減できる点もメリットです。自動で引き落とされるため、うっかり期限を過ぎてしまうことがありません。これは特に、忙しい人にとって大きな利点となるでしょう。

さらに、多くの場合、手数料がかからないのも魅力です。振込手数料を気にする必要がなく、コスト面でも優れています。

口座振替の導入方法は2つ

銀行と書かれた看板

口座振替の導入方法には、金融機関に直接交渉する方法と代行業者を利用する方法の2つがあります。それぞれに特徴やメリット・デメリットがあるため、自社の状況に合わせて最適な方法を選択することが重要です。ここでは、この2つの手続き方法について解説します。

金融機関に直接交渉する

金融機関との直接交渉をして、口座振替を導入する方法があります。この方法では、各金融機関と個別に契約を結ぶ必要があります。手続きは煩雑ですが、審査に通れば利用料を抑えられる点はメリットといえるでしょう。

具体的な流れとしては、まず利用者に口座振替依頼書を記入してもらいます。その後、金融機関での受付処理が必要です。

この方法には注意点もあります。複数の金融機関と契約する場合、それぞれの手続きが必要となり、時間と労力がかかる点です。また、入金管理も金融機関ごとに行う必要があるため、業務が煩雑になる可能性があります。

代行業者と契約する

代行業者を利用する方法は、口座振替導入の手続きを簡素化できる魅力的な選択肢です。代行業者が支払い手続きを自動的に行うため、請求書の発行や入金確認の作業を削減できます。これにより、事務作業の負担が軽減され、企業はほかの業務に集中できます。

【3つのSTEP】口座振替の導入手続き

バインダーに挟まった書類に記入する様子

口座振替の導入手続きは、3つのSTEPで効率的に進めることが可能です。ここでは、口座振替の導入手続きについて、具体的な流れを解説します。また、各STEPでの注意点や効率化のコツも交えながら説明するため、ぜひ参考にしてみてください。

STEP1.代行業者と契約する

まず、自社に適した代行会社を選定し、必要書類を提出して審査を受けます。審査期間は通常数週間から1か月程度です。審査完了後、契約を締結します。

STEP2.口座振替依頼書を顧客に記入してもらう

事業者は代行業者から提供された依頼書を顧客に送付します。顧客は住所、氏名、電話番号、口座番号などの必要事項を記入し、押印して返送します。

ここで注意が必要なのは、書類の不備です。判読困難な文字、訂正印の漏れ、印鑑の相違、口座種別の未記入など、よくある間違いがあります。これらの不備は、口座振替開始の遅延につながるため、丁寧な確認が欠かせません。

STEP3.口座振替依頼書を代行業者に送付する

代行業者の指定する方法で依頼書を送付します。通常は郵送ですが、スキャンしてメール添付で送る場合もあります。この際、振替日ごとに設定された到着期限を確認し、余裕を持って送付することが重要です。

送付後は、代行業者からの受領確認をするとよいでしょう。また、顧客情報管理のため、依頼書のコピーを保管することも大切です。

口座振替を導入する前に|注意点を確認

手を顎に当て、首をかしげるスーツの男女3人

口座振替は便利な支払い方法ですが、導入前に知っておくべき重要な注意点があります。これらを理解し、適切に対策を講じることで、口座振替のメリットを最大限に生かすことが可能です。ここでは、口座振替で特に注意したい3つのポイントについて解説します。

残高不足による未回収のリスクがある

口座振替は便利な支払い方法ですが、完璧ではありません。残高不足による未回収のリスクは、経営者が注意したい重要な点です。例えば、毎月5日に10,000円の引き落としを設定していても、顧客の口座残高が不足していれば、その月の支払いは回収できません。

特に後払い方式のサービスでは、このリスクが顕著です。商品やサービスを提供した後に引き落としを行うため、未回収が発生すると、事業者側の損失につながります。

このリスクを軽減するには、振替日の設定を工夫することが効果的です。給料日直後に設定したり、複数の振替日を用意したりすることで、回収率を向上させられます。

導入には手間や時間がかかる

顧客への書類郵送や記入・押印の手続きには、予想以上の時間がかかることがあります。申し込みから実際の運用開始まで、1か月〜2か月程度を要するのが一般的です。

また、運用面でも注意が必要です。口座振替依頼書の記入ミスや印鑑相違は、手続きの遅延を招く原因となります。これらの問題に対応するため、顧客とのやりとりが増え、想定外の時間を要することもあるでしょう。

入金までにタイムラグがある

通常、顧客の口座から引き落とされてから、事業者の口座に入金されるまでに約10日前後かかります。これは、銀行間の取引や処理に時間を要するためです。例えば、月末に引き落とした代金が、翌月10日頃に入金されるといったケースです。

口座振替の代行業者を選ぶ際のチェックポイント

POINTと書かれた木のブロック、ノート、ペン

口座振替の手続きを円滑に進めるには、信頼できる代行業者の選択が重要です。ここでは、代行業者を選ぶ際の3つの重要なチェックポイントを紹介します。実績や評判、手数料や料金体系、そして丁寧なサポートについて解説します。これらのポイントを押さえることで、自社に最適な代行業者を見つけ、効率的な口座振替システムを導入できるでしょう。

実績や評判

口座振替の代行業者を選ぶ際、実績や評判は重要な判断材料です。信頼できるパートナーを見つけるため、まずはWebサイトに掲載されている導入実績や利用企業の声をチェックしましょう。

口座振替では、一時的に自社の売上を代行業者に預けることになります。そのため、代行業者の将来性やセキュリティ対策も確認が必要です。例えば、大手企業との取引実績があれば、信頼性の高さを示す指標となるでしょう。

また、同業他社の評判も参考になります。「この代行業者を使ってから回収率が上がった」「サポートが手厚くて助かっている」といった具体的な声は、選択の際の重要なヒントとなります。

手数料や料金体系

口座振替サービスを導入する際、初期費用、月額基本料、振替手数料(請求手数料)、振込手数料などが発生します。これらは代行業者によって大きく異なるため、単純な価格比較だけでは不十分です。

例えば、請求頻度が低い場合、月額基本料が安くても利用しない月の料金が発生するサービスだと、年間コストが高くなる可能性があります。また、個人事業主の場合、請求件数に制限がないか、件数に応じた料金プランがあるかも確認が必要です。

さらに、手数料の内訳や割引条件、隠れた費用がないかなども細かくチェックしましょう。自社の取引規模や頻度に合わせて、最適な料金プランを選択することが重要です。

丁寧なサポート

口座振替サービスを導入する際、丁寧なサポート体制は安心感を生み出す重要な要素です。特に、初めて導入する経営者にとって、手続きの不安や運用上の疑問は多くあるでしょう。そこで、専任のカスタマーセンターを設けている代行業者を選ぶことをおすすめします。

例えば、導入後も電話で丁寧なサポートを提供している業者であれば、安心感を得られるでしょう。

口座振替の代行は「リコーリース」にお任せください

リコーリースの集金代行サービスは、口座振替とコンビニ決済の2種類を用意し、顧客の利便性を高めながら、集金効率を向上させます。また、スマホ決済アプリとの連携も可能です。顧客はコンビニに行かずとも、いつでもどこでも支払いが可能になります。

さらに、ペイジー口座振替受付サービスにより、顧客はその場でキャッシュカードを使って手続きを完了できます。これにより、煩雑な書類手続きを省略することが可能です。

また、請求書発行代行サービスを利用すれば、印刷から発送までを一括して任せられるため、業務効率が飛躍的に向上します。

口座振替サービスの初期導入費用は0円で、請求がない月は月額基本料を含む手数料も発生しません。手軽に導入したい、コストを抑えて口座振替サービスを導入したいという方に最適です。ぜひご利用をご検討ください。

まとめ

書類を見ながら話すスーツの男女3人

口座振替は、顧客と企業の双方にとって効率的な支払い方法です。未回収のリスクを軽減でき、コストも削減できるため、安定した経営につながります。ただし、導入時には多少の手間と時間がかかる点は留意が必要です。

口座振替を導入する際は、代行業者を利用するのがおすすめです。代行業者を選ぶ際は実績や評判、料金などを総合的に考慮し、信頼できる業者を選択しましょう。