会費を集めるのはどのようなとき？

会費を集めるのはどのようなときなのでしょうか。会費制度について説明した後、会費の集金が発生するケースを取り上げて考えます。

まず、会費とは、会の運営や維持に必要な費用で、会に所属する人が会員となり、会費を負担する仕組みがほとんどです。会費で運営・維持している団体としては、自治会・父母会・後援会・サークル・学会・協会・同窓会などがあり、定期的に会費が発生するものと、該当のイベントが開催される際に会費が発生するケースがあります。
また、結婚式やパーティーのために会費を集めるケースもよく見られます。新郎新婦にご祝儀を渡すことが一般的だった結婚式ですが、会費制とするケースも増えているようです。なお、会費を集めることを集金といいます。たいていの場合、会費を集金する会計の担当者が決められています。

集金方法の選択肢

集金と言っても、集金方法の選択肢はいろいろあります。こちらでは、それぞれの集金方法の特徴について解説していきます。各集金方法のメリット・デメリットを理解しておくと、集金時のストレスを感じる場面が発生した際、別のチョイスを検討できるかもしれません。

現金で集金

現金での集金は、昔から行われている最も手軽な方法と言えます。実際、2022年7月の時点で、一般消費者向けのビジネスを展開しているBtoC企業では、現金使用率が6割近くに上るなど、集金に現金が使われるウェートは高くなっています。電子決済が一般的になっても、現金の使用が高止まりしている現実を見ると、個人や地域レベルの集金では、それ以上の使用率が予想されます。

現金での集金は、あらかじめ集金のタイミングを決めておき、現金を手渡しで集めることが一般的です。現金での集金の方法は、訪問で集める場合と、会員に持参してもらう場合があります。広く使われる現金集金ですが、訪問して相手が留守だったり、会費の準備ができていなかったりという理由で予定通りに集金が行えないケースが多いのが難点です。

銀行振込で集金

銀行振込での集金は、集金する側が指定した銀行口座に入金してもらう方法を取ります。入金方法としては、銀行口座から銀行口座にお金を移動させる方法と、現金を銀行口座に振り込む方法があり、集金する側と振り込む側が同じ銀行を使っていると、手数料負担が減ることもあります。銀行振込での集金は、通帳などに振込人の氏名などが残るため、払い忘れがあった場合でもタイムリーに督促できる点がメリットです。
ただし、通帳の入金履歴と会員名簿を突き合わせて入金の有無や金額が合っているかを確認したり、消込作業したりするなどの手間がかかります。また、会員が家族名義の口座から入金したときは、氏名が完全には一致しないため、確認しづらいのがデメリットと言えます。

口座振替で集金

口座振替での集金は、会費を支払う側が保有している銀行口座を事前に登録しておき、そこから自動的に指定金額を引き落とす集金方法になります。定期的・継続的な支払いに向く方法と言えるでしょう。銀行振込とは違い、会費発生のたびに、わざわざ銀行の窓口やATMなどに出向いて送金の手続きをする必要はありません。

一旦手続きすれば、自動的に引き落とされるので、口座の残高不足になるまでは未回収にならないことや、入金状況の確認を管理画面でできる点は集金する側にメリットがあります。口座振替で集金するデメリットは、会員に口座振替依頼書を提出してもらう必要があることです。新たに口座振替での集金を始める際は、口座の登録に2カ月程度かかるため、その間は他の方法で集金しなければなりません。

コンビニ決済で集金

コンビニ決済で集金は、支払う側が最寄りのコンビニで会費を支払うことで完了する集金方法です。コンビニでの決済方法としては、あらかじめ払込票を支払者に渡しておき、それをコンビニのレジに持っていって支払う「払込票方式」と、メールなどで専用番号を通知し、それを使ってコンビニのレジやマルチメディア端末などで支払う「払込用番号方式」があります。払込票方式に比べて払込用番号方式は、紙面の印刷や郵送、管理の手間がない点が集金する側のメリットです。

コンビニ決済による集金は、コンビニの店舗が多い地域で、特に便利な集金方法と言えます。24時間365日営業しているコンビニであれば、いつでも支払いが可能なため、仕事などで夜間帯にしか入金できない人でも支払いやすいメリットがあります。ただし、コンビニ決済による集金は、あくまで支払者の意思に頼る集金方法です。支払う側が能動的に支払うことで初めて集金できる方法なので、支払い自体を失念するなど、未払いになりやすい点がデメリットと言えるでしょう。

減りつつある訪問集金

近年のキャッシュレス化の動きから訪問集金は減少傾向にあります。

企業が従来の営業方法や集金方法を見直すことで、自治体などの団体もそれに追従し、会費の集金を非対面・非接触の形で実施するようになってきています。加えて、町内会費などの集金に関しては、各戸を回るのは望ましくないと多くの自治体が判断するに至りました。その結果、訪問集金をやめ、他の方法に切り替えるよう、促す動きも出てきています。

集金で発生する5つの問題点

集金の際に発生する問題点は、主に5つあります。それぞれについて、トラブル回避の策を含めて考えてみましょう。

1.集金するタイミング

まず、集金するタイミングがトラブルの原因になることがあります。例えば、単発のイベント場合、イベント前に集金するか後に集金するか、前もって決めておかないとミスや徴収漏れの危険性があるため、注意が必要です。

イベントの特性などによっても異なりますが、イベント後は早く帰りたいと思う出席者も多く、退場時の混乱などで会費を集金できないケースがみられるため、イベント前の徴収の方が良いようです。毎月、会費の集金が発生する場合は、何日までに集金するかを事前に決めておくのがおすすめです。訪問による集金の場合は、集金日時をあらかじめ決めておくことで、回収トラブルを減らせるかもしれません。

2.集金方法

前述でも取り上げましたが、集金方法ごとにメリット・デメリットがあるので、集金方法自体が問題になることがあります。回収する人・支払う人両者にとって負担やストレスが少ないものを選ぶと、会費をスムーズに集めることができます。また、集金方法の選択肢が多いと、回収率がよくなる傾向が見受けられます。集金手段の確立には、会員の属性とともに地域性も考慮すると良いでしょう。
昼間働く人が多い地域では、お互いに顔をあわせるのが難しい訪問による集金に限らず、銀行振込やコンビニ決済を加えると、集金の効率性を上げられるだけでなく、トラブル回避につながるはずです。

3.集金したお金の管理

集金したお金の管理も問題になりやすい点と言えます。例えば、現金集金では、紛失のリスクがあります。集金したお金の管理を紙の帳簿やノートで行うと、書き間違いや書き忘れのミスが起こりやすくなるようです。一方、Excelなどの表計算ソフトで管理すると、ファイルが破損したり、データが紛失したりするリスクが生じえます。バックアップを定期的に取ったり、ルール決めたりしておくと、管理面でのトラブルの大半は防げるに違いありません。さらに、管理者の人数に加え、メインで管理する人は誰かという点も決定しておく必要があります。
なお、集金件数や金額が大きくなる場合は、専用管理システムの導入も視野に入れると良いでしょう。その際は、費用対効果を決定のポイントにできます。

4.入金消込作業

集金の際は、請求した会費がきちんと入金されているか確認する作業が発生します。入金予定額と入金額が一致しているかを確認する作業が、入金消込作業です。入金消込作業では、単に金額だけでなく、期日までに入金されたかどうかもチェックする必要があります。
特に人為的なミスが発生しやすいのが、銀行振込です。銀行振込での集金は、銀行通帳の記載内容と台帳を1件ずつ突き合わせていく作業が発生します。同姓同名などの重複を避けるため、氏名と会員番号を振込依頼人欄に記載してもらう場合は、振込側が会員番号の入力を間違えたり、入力し忘れたりするなどして、照合作業に手間取ることがあります。複数人数でダブルチェックし、ミスをカバーする仕組み作りが必要になるでしょう。

5.未払いに対する督促

会費が期日までに支払われていない場合は、督促の必要が出てきます。団体の運営・維持に必要な会費が支払われないと経費が賄えないばかりか、不公平が生じるため、放置しておくわけにはいきません。対象者に電話やメール・郵便などを通じて未払いになっている旨を伝えて督促し、支払いを促すことが回収側に求められます。未払いに対する催促は、集金作業の中でも精神的に負担が大きい部分です。
なお、督促は1回で終わらず、何回も行わなければならないことが多いですし、催促に応じないケースが続くと、法的措置を検討せざるを得ない場合もあります。

関連記事：会費の集金がストレス！角を立てずに確実に集金・徴収するための方法とは？

会費の集金を楽にする方法は？

会費の集金は、対策を立てると楽に行えることがあります。こちらで、3つの方法を解説します。

ルールを明確にしておく

ルールを明確にしておくことにより、集金が楽になる場合があります。決めておくべきこととしては、訪問集金するのか、持参してもらうのか、入金の期日はいつまでかなどです。加えて、期日までに入金がなかった場合の集金方法についても、はっきりさせておきましょう。ルールがあいまいだと、払わない言い訳を許すスキをつくることにつながってしまいます。
有料イベントの会費の場合は、トラブル回避のため、キャンセルのルールも事前に決めておきます。いずれの会費の集金でも、会費の目的や用途を事前に提示しておくと、支払いへの理解や賛同を得られやすくなります。

1回の支払金額を調整する

1回の支払金額を調整すると、集金がスムーズにいくことがあります。年会費など、1回に徴収する会費の金額が大きくなるケースでは、四半期や毎月などに分割して支払えるような工夫もできるでしょう。金額が小さくなれば心理的な負担も減り、払えない言い訳をしにくくなるからです。
一方、何度も支払うことにわずらわしさを感じる方もいるので、一括で払う方法も残しておくと良いでしょう。支払回数の選択肢を複数用意しておくと、支払う側は最も負担を感じない方法で払うことができるので、回収率を上げるのにも役立ちます。

払いやすい方法を選べるようにする

会費を払う側が支払いやすいと思える方法にするだけでも、会費の回収率が上がり、集金が楽になるとされます。例えば、訪問集金のみの場合は、集金する人と支払う人のタイミングが合わないことも多くなります。回収する側は「徴収したいが会えない」、支払う側は「会費を渡したいけど集金にこない」となると、お互いにストレスを感じてしまいます。口座振替やコンビニ決済などを含め、複数の方法から選べるようにしておくと、自分の好みの方法で払うことができます。
集金で最も負担になるのは、未払い者に対する催促でしょう。回収率が上がれば、督促の機会を減らせるメリットがあります。

集金代行サービスの利用も検討しよう

会費の集金は、どんなに工夫したとしても、時間的にも作業的にも負担が発生しうるものです。これまでの集金方法に限界を感じる方や、もっと楽に集金したいと考える方は、集金代行サービスも良い選択肢になるに違いありません。
例えば、リコーリースの集金代行サービスを活用すると、集金の際に起こるさまざまな問題を解決できます。まずはフリーダイヤルもしくはお問い合わせフォームから、お気軽にお問い合せ下さい！