会費の集金がストレス！角を立てずに確実に集金・徴収するための方法とは？

自治会や学会・協会・同窓会・OB会などの会費を集金・徴収する際、ストレスを感じてしまう方も多いのではないでしょうか。
本記事では、会費の集金・徴収や管理をするにあたり、「入金消込の作業」や「未払い者への督促」などで苦労する場面や、注意すべきポイントについてご紹介いたします。また、集金を楽にする方法として「集金代行サービス」についてご説明しますので、参考にしてみてください。

• １、「会費」が必要になるシーン
• ２、「会費」を集金・徴収するときに注意すべき3つのポイント
• • ▶ ①会費を徴収するタイミング
  • ▶ ②会費の徴収手段
  • ▶ ③会費の管理方法
• ３、会費の集金・徴収で苦労すること
• • ▶ 入金消込
  • ▶ 未払い者への督促
• ４、会費の集金・徴収を楽にするコツ
• • ▶ ルールは明確にして最初に提示する
  • ▶ 大きな金額は数回に分ける
  • ▶ 支払いやすい方法にする
• ５、初期費用は不要！　導入費用を抑えて使える「集金代行サービス」で会費徴収を楽に
• • ▶ 集金代行サービスとは？自治会や学会などの団体でも使える？
  • ▶ 集金代行サービスの徴収方法や管理方法

１、「会費」が必要になるシーン

会費とは、会を運営したり維持したりする時に必要な費用です。基本的には、会に所属している人が会員となり、お金を負担します。お金を集めることを「集金」と呼び、会計係や担当者が会費を集めていきます。また、会費で運営される団体も多く、会費の集金が必須になっている場合もあります。具体的には、自治会や学会・同窓会・OB会の参加費などが挙げられます。

例えば、地域で運営している自治会の場合、その地域に住んでいる各家庭から会費を徴収します。金額は自治会によって異なり、活動内容によっても会費の内訳は変わるでしょう。会費は、自治会館の光熱費やリフォーム代・お茶代・祭りの運営費などに充てられます。地域の活動に参加しない家庭からも徴収するケースが多いです。
学会や同窓会の会費は、参加する人から徴収します。参加した時に得られる知識や指導者への謝礼・飲食費等に充てるのが一般的です。OB会の集金では、会を運営かつ維持させるために、今まで関わった人から集める傾向があります。

2、「会費」を集金・徴収するときに注意すべき3つのポイント

「会費」を徴収する場合、どのようなことを考えておくといいのでしょうか。特に大切なのは、①会費を徴収するタイミング②会費の徴収手段③会費の管理方法の3点です。これらを明確にしておくと、集金時のトラブルやストレスを少なくできるでしょう。それぞれ具体的に説明していきます。　

①会費を徴収するタイミング

会費を徴収するタイミングを間違うと、集金ミスで損をする場合があります。また、参加者とトラブルが起こる可能性あるため、注意が必要です。会費の集金では、後味の悪い思いをしないためにも、タイミングを見極めるといいでしょう。
イベントの会費を徴収する場合、イベントの前に集めるのか、後で集めるのかを決めておくことが必要です。徴収する日時や時間を事前に伝えておくと、参加者とのトラブルを回避できます。
毎月支払いが発生する会費の場合は、毎月何日に徴収するのかを決めておきましょう。「毎月5日に支払う」など、日にちが決まっていると、事前に会費の準備がしやすいです。突然、会費を集金しにいくと、「会費が準備できていない」「居留守をされる」など、回収トラブルやリスクが増えてしまいます。また、「都度徴収をするのか」「分割や一括払いはできるか」なども考えておくといいでしょう。

②会費の徴収手段

会費を徴収する手段を考えておくことも大切です。支払い方法には、現金徴収以外にも、銀行・郵便振込・口座振替・コンビニ決済など、さまざま手段があります。
現金徴収の場合、その場で集金はできますが、訪問する手間と管理が大変です。一方、振込や口座振替・コンビニ決済にすれば、回収する人と支払う人の負担やストレスが減り、会費も集まりやすくなります。振込とは、支払う人が金融機関へ出向くまたはネットバンキングを用いて、指定金額を請求者の銀行口座へ入金する方法です。口座振替は、自動で請求する金融機関から引き落とされます。そして、コンビニ決済は全国の各コンビニ店舗で支払えば、支払いが完了する方法です。

会費の徴収手段にはさまざまな種類があり、それぞれの特徴やメリット・デメリットを理解した上で決めるといいでしょう。徴収手段の選択肢が増えれば、回収率は良くなります。状況を把握した上で徴収手段を考えることも大切です。例えば、コンビニが少ない地域の自治会費を集める場合、コンビニ決済のみにすると、支払う人の手間が多くなってしまいます。その場合、その地域にある銀行・郵便振込・口座振替・現金徴収など、選択肢を多くしておく必要があります。また、「期日までに入金がなかった場合、事前にルールを決めておくのもいいでしょう。

③会費の管理方法

どのように会費を管理するのかも決めることが必要です。例えば、エクセルで管理する場合、ファイルの破損や最新ファイルが分からないなどのトラブルが発生することがあります。専用管理システムを導入する場合、導入コストが高いこともあります。ノートや紙帳簿を作成する方法もありますが、書き間違いや書き忘れなどのミスも起こります。また、「何人で管理するのか」「主に誰が管理するのか」を決めておかないと、ミスが起こる可能性は高くなります。

３、会費の集金・徴収で苦労すること

次は、会費の徴収にあたって苦労することが多い「入金消込」「未払い者への督促」などについてご紹介します。

入金消込

入金消込の業務では、「未収入金や売掛金などの請求額」と「実際の入金額」を照合する作業を行います。請求書に記載した期日通りに入金されたかなども、確認しなければなりません。そして、入金されていない場合は、未払い者へ督促をします。
入金消込での照合作業は、経理で必要な業務です。口座振替やコンビニ決済の場合、支払い者情報と入金データをセットで確認することができるため、ミスは少なくなります。しかし、銀行・郵便振込の場合1件ずつ確認が必要であり、入力ミスや入力忘れもあることから、苦労する場合もあるでしょう。

未払い者への督促

未払いの人がいる場合、その人へ督促し、入金依頼をします。督促することは、精神的な負担が多く、ストレスになる人もいるでしょう。督促に関する書面の作成や電話などの作業もあります。そして、入金されるまで督促し続ける必要があり、会費の徴収で苦労してしまいます。また、会費徴収は「強制なのか」「賛同者のみにお願いしているのか」で状況が変わるため、相手や回収内容によって、それぞれ表現方法を考えないといけない場合もあります。

４、会費の集金・徴収を楽にするコツ

会費の集金は、事前に準備をすることで楽になります。例えば、「あらかじめルールを明確にしておく」と、集金に応じてくれる人が増えるでしょう。また、「高額の場合は集金回数を分ける」「支払いやすい方法にする」など選択肢があれば、集金しやすくなります。

ルールは明確にして最初に提示する

会費に関するルールを事前に決めておき、最初に提示することが大切です。口頭で説明するだけでなく文書化しておくと、関係者へ周知できます。また、開示すると、新規加入者へ分かりやすく説明できるのです。事前に決まっているルールだと分かると、新規加入者が会費の支払いや金額に納得してくれる可能性が高まります。さらに、ルールが決まっていると、支払い者は十分に理解してから賛同する場合が多いため、トラブルも少なくなるでしょう。支払い金額や徴収時期・日時を明確にするだけでなく、会費の目的や利用内訳なども記載しておくといいでしょう。

大きな金額は数回に分ける

徴収する会費が大きい金額の場合は、数回に分けるのも手段です。一度に徴収してしまうと、会費を準備できない人もいます。会費が支払えなかったことで気まずい状況になったり、トラブルになったりしやすいのです。そこで、なるべく四半期や月別など、分割払いにも対応できるといいでしょう。方法が選択できると、会費の支払いに負担を感じにくくなり、積極的に支払ってくれる人も増えます。また、一括払いを選択したい人もいるでしょう。支払い方法は選択制にしておき、支払い者の希望に添えるのが望ましいです。

支払いやすい方法にする

支払いやすい方法にするだけでも、会費の回収率は上がるとされています。集金の場合、集金人と都合が合わない時も多いです。「徴収したいけど会えない」「渡したいけど回収しにこない」など、お互いがストレスを感じてしまう場合もあります。一方、銀行・郵便振込・口座振替・コンビニ決済など、複数の支払い方法があると、それぞれのライフスタイルに合わせた支払いができます。特に、好きな時間に好きな場所で入金できると、支払う側は楽でしょう。

5、初期費用は不要！　導入費用を抑えて使える「集金代行サービス」で会費徴収を楽に

自分達で集金する負担やストレスを軽減させるためには、集金代行サービスを利用するのも一つの手段です。「リコーリース」の集金代行サービスは、請求件数1件からでも利用でき、Web上で集金管理が可能です。そのような信頼できる集金代行サービスを見つけてみるのもいいでしょう。これから、「リコーリース」のサービス内容を例に、集金代行サービスについて解説します。

集金代行サービスとは？自治会や学会などの団体でも使える？

集金代行サービスとは、請求や集金の回収業務を代行し、作業を効率化するサービスのことです。集金の悩みである「請求や集金作業が大変」「訪問集金の手間やコストを減らしたい」「現金紛失のリスクを減らしたい」などを解決できます。
リコーリースの「集金代行サービス」の場合、請求件数が1件からでも対応できることが特徴です。自治会・学会・同窓会・ＯＢ会をはじめ、医療・介護・不動産など、さまざまな業界や業種にも対応しています。
また導入費用や初期費用は必要なく、集金代行サービスを利用する月のみ発生する月額の基本料金や請求手数料などを支払う仕組みです。自治会や町内会などの団体様でもご導入いただいている実績があります。

集金代行サービスを利用するメリットは、会費を支払う人の元へ出向かなくてもいいことです。徴収する時の手間やストレスを軽減できます。
また、お釣り用の現金を用意する必要もありません。現金でやり取りをすると、ミスやトラブル・管理に関する心配事も増えます。しかし、集金代行サービスなら、それらの心配やリスクを減らすことができます。
また、専用Webサイトで回収結果を確認すれば、消込などの事務作業も少なくできます。インターネット上の専用Webサイトで集金の管理をしますが、サイト内の情報は暗号化されていることが特徴です。第三者へ情報が漏洩しないシステムになっているため、安心して利用できます。

集金代行サービスについてもっと知りたい方はこちら！

集金代行サービスの徴収方法や管理方法

リコーリースの集金代行サービスでは、「口座振替」と「コンビニ決済」を提供しています。口座振替は、毎月の振替日に自動で引き落としするサービスです。リコーリースの口座振替サービスでは、回収する人から口座振替依頼書をもらい、まとめてリコーリースへ依頼書を提出します。その後、専用Webサイトを通して、引き落とし依頼をするのです。金融機関の口座から引き落としがされると、金融機関からリコーリースへ引き落とし結果と送金があります。そして、リコーリースからお客様へ、引き落とし結果の連絡と送金をおこないます。専用Webサイトで集金内容を管理・確認することが可能です。回収結果や金額・かかった手数料などを確認でき、ミスやトラブルを減らせるでしょう。

口座振替サービスについてもっと知りたい方はこちら！

コンビニ決済では好きな時間や場所でコンビニ支払ができます。コンビニ決済の場合、リコーリースと提携する全国約50,000店舗のコンビニが受付窓口になり、収納代行をおこないます。まず専用Webサイトで請求データの入力と払込票の印刷をして、会費を集金・徴収する方へ送付することが必要です。コンビニで収納後に、コンビニからリコーリースへ回収報告と送金、その後リコーリースからお客様へ回収報告と送金される仕組みになっています。口座振替同様、専用Webサイトで集金内容、回収結果や金額・かかった手数料などを確認することが可能です。

コンビニ決済サービスについてもっと知りたい方はこちら！