口座振替依頼書のお客様控えはどうする？

口座振替依頼書は、事業者が顧客から定期的に代金を引き落とすための重要な書類です。金融機関や決済代行会社との契約が済んだら、顧客に口座振替依頼書を記入してもらいます。

記入内容には、金融機関名、口座番号、預金種目、口座名義（法人の場合は代表者名と役職名）、住所、電話番号などが含まれます。これらの情報は、顧客の口座から適切に引き落とすために不可欠で、金融機関に届け出ている印鑑の押印が必要です。

口座振替依頼書は通常3枚つづりで、1枚目に記入した内容がカーボン紙を通して2枚目、3枚目にも転写されます。3枚目はお客様控えとして顧客に渡します。この控えは、手続きの証拠やトラブル時の確認に利用されるため、顧客に対しては控えをしっかり保管するよう説明することが重要です。

【再確認】口座振替依頼書とは

口座振替依頼書は、自動支払いを設定する際に欠かせない重要な書類です。この書類には、銀行口座の情報や支払い内容が記載され、金融機関と契約先を結ぶ重要な役割を果たします。

ここでは、口座振替の仕組みや用紙の入手方法、提出先、さらにはWeb手続きの可能性まで、口座振替依頼書に関する基本的な情報を紹介します。

関連記事：口座振替依頼書とは？正しい書き方や注意点・提出までの流れを解説

口座振替の仕組み

口座振替は、顧客の銀行口座から事業者が指定した期日に自動的に代金を引き落とすシステムです。この仕組みを利用するには、「口座振替依頼書」という書類が必要です。この依頼書には、銀行名や口座番号など、顧客の大切な情報が記載されています。金融機関は、この情報を元に引き落としをします。

口座振替は、支払い忘れを防ぎ、毎月の支払いを自動化することで、顧客と事業者双方にメリットをもたらします。

用紙の受け取り先と提出先

口座振替依頼書は事業者から受け取ります。必要事項を記入し、代行業者を利用する場合は事業者を通じて代行業者に提出します。

金融機関と直接契約する場合は、引き落としに利用する口座を開設した金融機関から用紙を受け取り、提出します。金融機関への直接提出が難しい場合は、郵送での手続きも可能です。

Web手続きなら依頼書は不要

近年、デジタル化の波が口座振替の手続きにも押し寄せています。Web上で完結する手続きが増え、従来の紙の口座振替依頼書が不要になるケースが増えているのです。これは、まるでオンラインショッピングのように、数回のクリックで設定が完了する便利な方法です。

Web手続きでは、必要な情報をオンラインフォームに入力するだけで済み、紙の口座振替依頼書が不要です。銀行名、支店名、口座番号などの情報を画面上で入力し、確認ボタンを押すだけで手続きが完了します。

この方法のメリットは、時間と場所の制約がないことです。24時間365日、自宅やカフェからでも手続きができます。また、書類の紛失リスクもなく、データとして安全に管理できるのも大きな利点です。

口座振替依頼書を提出する流れ

以下は、口座振替依頼書提出の一般的な流れです。なお、口座振替の手続きに関係するのは、事業者、顧客、代行業者、金融機関（収納機関）の4者です。

1.事業者は、口座振替契約を結んでいる代行業者との契約に基づき、顧客に口座振替依頼書を送付し、必要事項を記入してもらう。

2.顧客が依頼書に記入し、金融機関に届け出ている印鑑を押印して、事業者に依頼書の原本を提出する。

3.事業者は依頼書を受け取り、記入内容に不備がないかを確認する。不備があれば顧客に差し戻し、訂正・再提出を求める。不備がなければ、代行業者に依頼書を提出する。

4.代行業者は、受け取った依頼書を金融機関（収納機関）に送付する。

5.金融機関は依頼書を確認し、不備がなければ受付印を押印する。不備がある場合は、代行業者に依頼書を差し戻し、訂正後に再提出してもらう。

口座振替のメリット

口座振替には、代金回収の確実性が向上したり、業務効率化につながったりといったメリットがあります。これらのメリットは、フリーランスの方々にとっても魅力的で、安定した収入確保や業務負担の軽減につながります。

集金方法で悩んでいる場合は、口座振替のメリット・デメリットを知っておきましょう。ここでは、口座振替の主要な3つのメリットについて解説します。

代金未払いのリスクが軽減する

口座振替は、代金未払いのリスクを大幅に軽減する効果的な集金方法です。なぜなら、顧客の指定口座から自動的に料金が引き落とされるため、支払い忘れや意図的な未払いを防げるためです。

銀行振込やコンビニ決済と比べ、顧客が自ら支払い手続きを行う必要がないため、回収率が高くなります。また、口座振替は顧客にとっても支払いの手間が省けるメリットがあります。

請求業務が効率化する

口座振替は、請求業務の効率化ができ、本来の事業活動に集中できる時間が増える点がメリットです。従来の請求書発行や入金確認といった手作業が不要になるため、人件費や郵送費などのコスト削減につながります。

さらに、人為的ミスを軽減できる点もメリットです。例えば、請求書の金額入力ミスや、入金確認の見落としといったトラブルを防げます。これにより、業務の正確性が向上し、顧客との信頼関係構築にも役立ちます。

顧客の継続利用につながりやすい

口座振替は、支払いの手間を大幅に軽減し、顧客の利便性を高める便利な支払い方法です。例えば、毎月の携帯電話料金支払いを口座振替にしている場合、支払いを忘れて通信が止まるリスクがなくなります。これは、顧客にとって安心感につながり、サービスの継続利用を後押しします。

また、口座振替は、クレジットカードを持たない顧客層にもアプローチできるメリットがあります。これにより、より幅広い顧客層の獲得が可能となり、事業の成長につながります。

関連記事：口座振込と口座振替の違いとは？口座振替をおすすめしたい事業者や導入手順

口座振替のデメリット

口座振替には、便利な面がある一方で、いくつかのデメリットも存在します。デメリットを理解することは、口座振替の手続きにおけるリスク対策や効率的な管理方法を検討するためにも欠かせません。ここで紹介する、口座振替を導入する際に考慮すべきデメリットを押さえておきましょう。

導入に手間と時間がかかる

口座振替の導入には、多くの書類のやりとりが発生し、手間と時間がかかります。顧客への書類郵送、記入・押印、そして事業者側での処理と、一連の流れには時間を要します。さらに、届出印と認印の誤用などのミスも起こり得るため、手続きが遅延することも少なくありません。

口座振替依頼書の記入ミスも要注意です。細かな情報記入が求められるため、誤りがあると銀行での手続きが進みません。特に、口座情報や届け印の記入は重要で、印鑑相違による手続きのやり直しは珍しくありません。

このような理由から、口座振替の申し込みから実際の開始までに1か月から2か月程度かかるケースも少なくありません。

運用が煩雑になりやすい

企業が口座振替を導入する際、まず初期費用や利用手数料を支払う必要があり、その上で顧客から引き落としを行うために「口座振替依頼書」を代行業者に提出します。しかし、この手続きにはいくつかの課題があります。

まず、口座振替依頼書には非常に細かい情報の記入が必要です。金融機関名、口座番号、預金種目、口座名義などを正確に記入する必要があります。さらに、口座振替には銀行に届け出ている印鑑の押印が必要ですが、「印鑑相違」の不備も少なくありません。

これは、顧客が銀行口座開設時に登録した印鑑と異なるものを使用した場合に発生し、その場合銀行の手続きが進まず、書類が差し戻されます。

こうした不備が発生すると、顧客と事業者の間で再度依頼書の訂正や再提出が必要となり、手続きが長引きます。

入金までにタイムラグが生じる

顧客の口座から引き落とされてから、事業者の口座に入金されるまでに数日間のタイムラグが発生します。同じ銀行内での取引か、異なる銀行間での取引かによっても、入金にかかる期間は変わってきます。一般的には、約10日前後のタイムラグを見込んでおくのが賢明です。

【要注意】口座振替依頼書のよくある不備とは？

口座振替依頼書を提出する際、よくある不備について知っておくことが重要です。特に注意が必要なのは、記入項目と印鑑に関する部分です。これらの不備は、手続きの遅延や振替の失敗につながる可能性があります。ここでは、口座振替依頼書の記入項目と印鑑について、よくある間違いや注意点を解説します。

記入項目

口座振替依頼書の記入項目は、金融機関によって異なります。ゆうちょ銀行の場合、記号番号、口座名義人、通帳記号、通帳番号などを記入します。一方、その他の金融機関では、金融機関名、支店名、預金種目、口座番号、口座名義人などが必要です。

記入漏れや誤りがあると、口座振替の手続きが滞る可能性があるため、正確に記入してもらう必要があります。

印鑑

印鑑は金融機関が本人確認を行う際の重要な手段であり、口座開設時に届け出たものと一致している必要があります。

また、鮮明に押印することも大切です。不鮮明な印影は、判別が困難となり、手続きの遅延につながる可能性があります。

さらに、訂正が必要な場合は、修正ペンや修正テープではなく、二重線と訂正印を用いることが重要です。

口座振替を効率化するなら「代行業者」の利用がおすすめ

口座振替の手続きを効率化したい企業は、代行業者の利用がおすすめです。代行業者は、企業と金融機関の間に立ち、各種手続きや折衝を請け負います。これにより、企業は煩雑な作業から解放され、本業に集中することが可能です。

代行業者を利用するメリットは多岐にわたります。例えば、複数の金融機関との手続きを一括で行えるため、時間と労力を大幅に削減できます。また、専門知識を持つスタッフが対応するため、ミスのリスクも軽減される点もメリットです。

中でも、リコーリースの集金代行サービスは、初期費用無料、使わない月は基本料金も無料という柔軟な料金体系が特徴です。これにより、中小企業でも気軽に利用できるサービスとなっています。また、専用Webサイトでの効率的な業務管理や、フリーダイヤルでのサポート体制も充実しており、安心して利用できます。

口座振替の導入を検討している企業は、代行業者の活用を視野に入れてみてください。

まとめ

口座振替依頼書は、定期的な支払いを自動化する便利なツールです。お客様控えは重要な証明書類であるため、適切に保管してもらいましょう。また、お客様に口座振替依頼書を記入してもらった後は、不備のないよう慎重に確認することも大事です。

支払い方法のひとつである口座振替には事業者と顧客の双方にメリットがあります。ぜひ利用を検討してみてください。