口座振替依頼書とは？正しい書き方や注意点・提出までの流れを解説

「口座振替の導入に興味があるけど手続きがよく分からない」という方も多いのではないでしょうか。まず集金方法として口座振替を導入した場合、お客様に口座振替依頼書を記入してもらうことになります。そこで、この記事では口座振替依頼書とはどういうものなのか、申込・手続きするうえでどのような注意が必要か、について説明します。

• 1.口座振替依頼書とは何？
• 2.入金方法として口座振替を用意するメリット
• • ▶ 契約や売り上げにつながりやすい
  • ▶ 継続利用につながりやすい
  • ▶ 回収率が高い
• 3.口座振替依頼書提出の一般的な流れ
• • ▶ 口座振替依頼書の記入方法
• 4.記入時に発生しやすいミスとは？
• • ▶ 印鑑・サインに関するもの
  • ▶ 預貯金の項目に関するもの
• 5.口座振替依頼書を使わない申込み方法とは？
• • ▶ キャッシュカードのデータで受付
  • ▶ Webサイトでの受付
• 6.集金代行業者を選ぶ際のポイント
• 7.リコーリースの口座振替サービスの特徴

1.口座振替依頼書とは何？

口座振替依頼書について説明する前に、口座振替とはどんなサービスかについて簡単に解説します。口座振替とは、支払いを指定した口座から自動的に引き落とすサービスです。口座振替は様々な場面で用いられる集金方法ですが、特に月謝や公共料金などの毎月発生する料金の支払いに利用されることが多いです。
口座振替依頼書とは、お客様が入金方法として口座振替を選んだ際に必要な書類です。この書類で引き落としに使用する金融機関の預貯金口座を指定します。「依頼書がなくても口座番号さえ分かれば、引き落とせるのでは」と思う人もいるかもしれませんが、口座番号だけではお金の移動ができません。銀行名、支店名、口座番号、口座名義人、銀行印などがすべて金融機関に登録されているものと一致していて初めて引き落としが行われるのです。

つまり、口座振替依頼書は金融機関に登録された内容と照合するために必要な書類なのです。万が一、不備があった場合は引き落としが始まらないので、正確に記入する必要があります。口座振替依頼書の記入には手間がかかりますが、基本的に口座引き落としの準備に口座振替依頼書が必要なのは最初の1回だけです。

2.入金方法として口座振替を用意するメリット

入金方法として口座振替を用意するメリットを紹介していきます。

契約や売り上げにつながりやすい

入金方法として口座振替を用意すると、契約や売上アップに繋がる可能性があります。なぜなら、口座振替が可能だということが購入や契約の決め手になる場合もあるからです。

例えば、定期購入の代金や月謝など毎月支払いがある場合、口座振替にすることで払い忘れを防げるため、お客様からの人気が高い傾向にあります。また、クレジットカードを持っていない層や、コンビニをあまり利用しない年齢層の人は、口座振替に安心感を持っている傾向があります。そのため、口座振替を用意すれば幅広い層から支持を得られて、契約や売り上げの向上につながる可能性があるのです。

逆に口座振替を希望するお客様にとって入金手段に口座振替がないのはマイナス評価となり、口座振替が可能な他社や他店に流れる可能性があります。サイトに希望する入金手段がない場合、他のサイトで同じ商品を探したり、購入自体をやめたりする人が多いという調査結果もあります。つまり、口座振替には機会損失を減らす役割もあるのです。

継続利用につながりやすい

マーケティングにおいては新規顧客の獲得だけでなく、既存顧客に継続利用してもらうことも重要となります。利用継続率を向上させるためには、入金方法が重要です。なぜなら、支払いを手間だと感じてしまうと、解約につながる恐れがあり、特に定期購入のような一定の間隔で支払いが必要となる取引は、入金の機会が多いため支払いを面倒に感じやすいからです。つまり、既存顧客の継続利用を増やすためには、支払いの負担や手間を減らすことが重要となります。

その点、口座振替は最初に指定した口座から自動的に料金を引き落とすサービスなので、わざわざ払いに行く必要がありません。支払いのために銀行のATMやコンビニなどに足を運ぶ必要がないため、手間もかかりません。また自動的に引き落とされるため、面倒だと感じることが少ないため、解約のきっかけになりにくいです。このように口座振替は支払いの負担や手間を減らせるので、継続利用につながる可能性があります。

回収率が高い

代金の回収率を高めることはとても重要です。そんな回収率に影響を与える要素の1つが入金方法で、特に口座振替は回収率が高い傾向にあります。
お客様に代金を請求しても、確実に回収できるとは限りません。代金が回収できなかった場合は未回収としてカウントされるため、支払いが行われない限り売上に反映されません。
銀行振込やコンビニ決済の場合、お客様側が支払う意思を持って行動を起こさないと入金されませんが、口座振替は、お客様の意思にかかわらず期日になったら自動的に引き落とされるため、回収率が高くなります。
また払込票や請求書での支払いは、払込票や請求書の紛失、支払忘れのリスクがあります。一方、口座振替は指定の口座に残高がある限り期日通りに回収できるため、支払忘れなどのリスクを減らせるのです。このように口座振替の導入により回収率が上がると、督促等の再請求の手間も省けます。もちろん残高不足などが原因で回収できない場合もありますが、多くの場合はスムーズに回収できる傾向にあります。

3.口座振替依頼書提出の一般的な流れ

口座振替に関係するのは、事業者（店舗や個人事業主など）とお客様、集金代行業者、金融機関（収納機関）の4者です。

それでは口座振替依頼書提出の流れについて説明します。

1.事業者は集金代行業者との口座振替の契約時に、口座振替依頼書の必要事項をお客様に記入してもらう。
2.お客様は依頼書の原本を事業者に提出する。
3.事業者は依頼書に不備がないかチェックし、不備がある場合は差し戻し、訂正・再提出を求めた上で、不備がなければ、事業者は集金代行業者に提出する。
4.集金代行業者は金融機関（収納機関）に、依頼書を送る。
5.不備がなければ金融機関の受付印を押してもらい、不備がある場合は差し戻し、訂正後再提出してもらう。

これが口座振替依頼書提出の一般的な流れです。記入ミスがあると差し戻し・再提出となり時間がかかるので、手続きをスムーズに進めるためには正確な記入が求められます。

口座振替依頼書の記入方法

口座振替依頼書を記入するときは、通帳やキャッシュカードなどの口座情報がわかるもの、そして届出印が必要となります。また、口座振替依頼書の記入方法は、ゆうちょ銀行とそれ以外の銀行で異なります。それぞれの場合の書き方について、手順をみていきましょう。
ゆうちょ銀行の口座を指定する場合、まずは口座名義人を記入します。法人であれば、役職名や代表者名についても記入する必要があります。続いて、口座名義人のふりがなをカタカナで記入しましょう。次に届出印を押しましょう。続いて通帳記号と通帳番号を記入します。その際、通帳番号は右詰めで書く必要があるので気を付けてください。申込人名の欄に名前を書き、2枚目に住所と電話番号を記入します。
ゆうちょ銀行以外の金融機関の場合、まずは金融機関名を記入し、普通預金または当座預金を選択します。口座番号は右詰めで書き、届出印を押し、申込人名の欄に名前を書きます。

4.記入時に発生しやすいミスとは？

この段落では、口座振替依頼書の記入時に発生しやすいミスについて解説していきます。

印鑑・サインに関するもの

口座振替依頼書の不備でもっとも多いのは、印鑑やサインに関するものです。具体例としては捺印そのものが漏れている、捺印が不鮮明などのケースがあります。捺印が不鮮明な場合は、はっきりわかるように押し直して再提出します。
登録されている銀行印と異なる（印鑑相違）ケースも、よくある不備の1つです。この場合、正しい銀行印を押して再提出する必要があります。再提出を求められた依頼書を訂正する場合、二重線で訂正した箇所に訂正印を押す必要があるのですが、訂正印を押し忘れているケースもあります。訂正印がない場合は訂正したとは認められないので、注意が必要です。

預貯金の項目に関するもの

預貯金の項目に関するミスとしては、必要事項が未記入、記入内容の間違いなどが挙げられます。口座番号や金融機関名、支店名や口座名義人名などの必要事項に記入漏れがあると不備と判断されますし、必要事項の記入内容が間違っていても不備と判断されます。金融機関の合併などで金融機関名・支店名が変わっているケースもあるため、注意が必要です。
見落としがちですが、預金種目にチェックが付いていない場合も不備となるので、注意しましょう。不備のあるものは返却されるので、二重線で消し、訂正印を押して再提出します。

5.口座振替依頼書を使わない申込み方法とは？

実は口座振替依頼書を使わない口座振替の申し込み方法が2つあります。そこで、この段落では口座振替依頼書を使わない申込み方法がどんなものか解説していきます。

キャッシュカードのデータで受付

キャッシュカードのデータを使って、口座振替の受付をおこなうペイジー口座振替受付サービスという方法があります。この方法では専用の端末機を使用して、キャッシュカードのデータを読み込みます。
キャッシュカードを差し込んだ状態で暗証番号を入力すると、データが情報処理センターを経由して金融機関に届きます。キャッシュカードのデータと暗証番号で本人確認ができるため、依頼書が不要です。依頼書が不要となるため、銀行印の捺印も必要ありません。
キャッシュカードは財布に入れて持ち歩いている人が多い傾向にあるため、キャッシュカードと暗証番号だけで受付ができれば、契約と同時に手続きが完了します。

口座振替依頼書は記載漏れや印鑑の相違など不備が多く、完了までに時間がかかる傾向にありますが、キャッシュカードのデータで受付することにより初回引き落としまでの時間の短縮が可能です。特にスポーツジムなど、入会申込手続きと一緒にその場で口座登録が完了する業種で多く利用されています。

Webサイトでの受付

Webサイトで受付する方法もあります。この方法では集金代行業者が提供する専用Webサイトから口座振替の受付を行います。Webサイトで使用する金融機関を選択して、口座情報などを入力した後、金融機関側のサイトで本人確認を行うという流れです。提携している金融機関が多い集金代行業者を選べば、お客様の利便性が高まるでしょう。

Webサイトでの受付には様々なメリットがあります。例えばWebでの受付によって銀行印の照合を省けるので、不鮮明な捺印や印鑑相違などの不備がなくなります。Web受付は、入力漏れの項目があると受付が完了しないため、入力漏れによる不備も防げるのです。また依頼書が必要ないため、引き落とし開始までの期間を短縮できます。

6.集金代行業者を選ぶ際のポイント

ここでは集金代行業者を選ぶ際のポイントを解説していきます。
まず、セキュリティがしっかりしている集金代行業者を選ぶことが大事です。なぜならキャッシュカードのデータで受付する場合も、専用Webサイトから受付する場合もお客様の個人情報を扱うことになるからです。また集金代行業者のWebサイトを利用する場合、お客様目線で使いやすさも重視しましょう。例えばネット銀行からゆうちょ銀行、地方銀行など、数多くの幅広い金融機関と提携している集金代行業者だと、幅広い年齢層にとって利便性が高いのでおすすめです。

また、料金体系について、契約後、利用の有無にかかわらず毎月基本料金が発生する集金代行業者もありますが、請求件数が少ない場合や、開業の準備段階でご契約を検討する場合には、利用した月だけ基本料金が発生する集金代行業者を選ぶのがおすすめです。

7.リコーリースの口座振替サービスの特徴

リコーリースの口座振替サービスは、導入の際に専用Webサイトの提供を受けられる上に、導入時にかかる費用はありません。また、集金や代金回収のない月は基本料金が不要なので、隔月の集金や単発の代金回収にも利用可能です。
1件だけでも利用できるので、顧客数が少ない事業立ち上げ直後でも導入できます。リコーリースの口座振替サービスには多くのメリットがあるので、集金代行業者選びに迷っている方におすすめです。

口座振替サービスを活用して事務を効率化しよう

口座振替はお客様からの人気の高い集金方法ですが、口座振替依頼書の提出は手続きが煩雑になりがちです。そんなお客様に人気の高い口座振替を集金方法として導入するなら、リコーリースの口座振替サービスがオススメです。
リコーリースでは口座振替依頼書の用紙が不要になるペイジー口座振替受付サービスもオプションサービスとしてご提供しているため、事務作業の効率化が図れます。まずはフリーダイヤルもしくはお問い合わせフォームから、お気軽にお問い合せ下さい！