オンライン口座振替とは？導入するメリット・デメリットや集金方法を解説

様々な集金方法がある中で、口座振替は特に人気のあるものの一つです。ただ、便利そうで興味はあるけれど、詳しいことがわからないので不安だという方もいるのではないでしょうか。こちらでは、口座振替とはどのような集金方法で、どのような特徴があるのかについて解説します。また「WEB口座振替サービス」、「ネット口座振替受付サービス」、「オンライン口座振替」とはどのようなサービスなのかについても合わせてご紹介します。

• 1.口座振替とは何？
• 2.「WEB口座振替」、「ネット口座振替受付サービス」、「オンライン口座振替」とは？
• • ▶ WEB口座振替のメリット
  • ▶ WEB口座振替のデメリット
• 3.口座振替を集金手段として採用するメリットは？
• • ▶ 継続利用してもらいやすくなる
  • ▶ 未払いを減らせる
  • ▶ コストを抑えられる
• 4.口座振替を集金手段として採用するデメリットは？
• • ▶ 初回引き落としまでの工程が煩雑
  • ▶ 未回収になるリスクがある
• 5.集金頻度は毎月でなくてもよい
• 6.口座振替が向いている業種とは？
• • ▶ 幼稚園や学習塾・習い事などのスクール
  • ▶ 介護サービス業
  • ▶ 不動産賃貸業
• 7.口座振替依頼書以外にもある口座振替の受付方法
• • ▶ 専用端末機を使って受付（ペイジー口座振替受付サービス）
  • ▶ 専用Webサイトで受付（WEB口座振替サービス）
• 8.口座振替は集金代行会社の利用が便利

1.口座振替とは何？

口座振替とは、お客様が購入した商品や利用したサービスの代金を、お客様の持つ預貯金の口座から自動的に引き落とすサービスのことです。「自動引き落とし」という言い方をすることもあります。自動引き落としといえば、家賃や光熱費、通信費などの支払いで利用している方も多く、イメージしやすいのではないでしょうか。毎月決まって発生する支払いで利用されることが多いのが口座振替です。

口座振替は、一度口座を登録すればその後は自動的に料金が引き落としされます。登録をするという手間をかける必要はありますが、それは最初の1回だけです。あとは何もする必要がないので、お客様にとっては都度支払いをする手間が省くことができ、非常に便利なシステムといえます。

口座振替サービスの詳しいご説明はこちら！

2.「WEB口座振替」、「ネット口座振替受付サービス」、「オンライン口座振替」とは？

WEB口座振替とは、お客様（サービス料金などの引き落とす預金者の方）の口座登録をweb上で完結するサービスになります。「ネット口座振替受付サービス」や「Web口座受付方式」、「インターネット口座振替」、「オンライン口座振替」といった呼び方があります。
Web口座受付方式やインターネット口座振替契約、Web口座振替登録といった呼び方があります。一般的な口座振替にかかる口座情報の登録には、紙の口座振替依頼書に預金者の口座情報や銀行届出印を押して各金融機関に提出します。
WEB口座振替では、口座登録がインターネット上で完結できるサービスとなります。具体的には、預金者の方がパソコンやスマートフォンなどを使って、専用サイトからアクセスし、お客様の口座情報などを登録することができます。全国にお客様がいらっしゃる場合やWEB上でのお客様とのやり取りが多い場合にオススメです。

WEB口座振替のメリット

①口座振替依頼書の取得にかかる手間を解消
口座振替依頼書を使う場合、よくある不備として「印鑑相違」、「記載事項等相違」といった記入ミスが挙げられます。こういった依頼書の不備があると、予定の振替日に引き落としができないといったことがありますが、WEB口座振替では依頼書の記入といった手間がなくなります。
また依頼書をとりまとめて、集金代行会社に送付するといった郵送の手間もなくなります。

②引き落とし日（振替日）の直前まで口座登録が可能に
WEB口座振替では、口座登録結果がリアルタイムに分かります。口座登録もその場で完結します。口座振替依頼書を使った口座登録の場合には、振替日の約1.5ヶ月前までに各集金代行会社などにご提出いただく必要がありますが、WEB口座振替では振替日の直前まで口座登録が可能になります。

WEB口座振替のデメリット

①WEB口座振替サービスのオプション費用がかかる
口座振替サービスとは別に、WEB口座振替の費用がかかるケースがあります。WEB上での口座登録にかかる基本料金やWEB上で口座登録をすることに対して1件あたりの登録手数料等がかかります。
また貴社の専用WEBサイトやサービスサイトとWEB口座登録の専用サイトをWEB上で連携する場合にも、別途費用がかかってくるケースがあります。各集金代行会社によって費用が変わってきますのでご注意ください。

②取扱い金融機関に制限がある
WEB口座振替を取り扱う金融機関は広がりつつありますが、どの銀行でも取り扱いがあるわけではありません。WEB上での口座登録に対応していない銀行や金融機関もありますので、ご注意ください。

3.口座振替を集金手段として採用するメリットは？

口座振替を集金手段として採用した場合、どのようなメリットがあるのでしょうか。

継続利用してもらいやすくなる

口座振替を利用するには、最初に口座振替依頼書に記入して提出するという手続きが必要です。ですが一度手続きしてしまえば、その後はお客様自身が持っている金融機関の口座から自動的に支払いをすることができます。
毎月の支払いというのは、お客様にとっては面倒なもので、忘れてはいけないというプレッシャーもかかり負担感の大きいものです。こうした負担感を取り除くことで、お客様は続けて利用しやすくなります。

都度支払いの場合はうっかり払い忘れてそのまま退会、ということもあり得ますが、口座振替の場合はそうした心配はありません。お客様の方でも、せっかく自動引き落としの手続きをしたのだからもうしばらく続けてみよう、という心理が起こりやすくなり、継続利用へとつながります。

未払いを減らせる

銀行振込の場合は、お客様が毎月金融機関に出向いて振込の手続きをしなくてはなりません。また現金払いの場合は現金を用意しなくてはなりません。そのため、忙しくてついうっかり忘れてしまった、あるいは支払いに行く時間がないなど、支払いが遅れるリスクが生じます。
支払い忘れというのはお客様にとっても嫌なものですし、回収する側にとってはきちんと回収できるかどうか心配なところでしょう。その点、口座振替なら自動的にお客様の口座から引き落とせるので、未払いや支払い遅れのリスクを減らせます。

口座振替は毎月同じタイミングで行われ、お客様は通帳記帳やネットバンキングなどで簡単に確認することができます。自分の口座からいつ何のお金が引き落とされたかわかるので、お客様にとっても安心です。

コストを抑えられる

現金や銀行振込で支払ってもらう場合、毎月請求書と払込票を作成してお客様に送付しなくてはなりません。当然用紙代や郵送料などのコストがかかりますが、口座振替ならこうした作業は不要になり、コストも削減できます。

クレジットカードに比べて口座振替は手数料が安いのも魅力です。一般的にクレジットカードの手数料は数％の決済手数料がかかる一方で、口座振替は1件あたり約100円程度（件数による）となっています。例えば決済金額が10,000円なら手数料は仮にクレジットカード手数料が3％の場合だと300円に対して、口座振替なら約100円となるわけです。

口座振替は一定のタイミングで確実に入金されるので入金確認の手間も減りますし、現金払いのように集金に行く必要もありません。その結果、これらにかかる人件費や移動のための交通費が削減できます。さらに、コロナ禍で現金に触りたくないというお客様からのキャッシュレスニーズが高まっている中、それに対応することも可能です。
またペイジー口座振替受付やWEB口座振替を利用することで、紙の口座振替書の記入を省けることもできます。ペーパーレスニーズにも対応できることができるため、口座振替サービスはオススメです。

4.口座振替を集金手段として採用するデメリットは？

口座振替には以上のようなメリットがある一方で、いくつかデメリットもあります。ここでは、導入を考えるに当たって知っておきたいデメリットについて解説します。

初回引き落としまでの工程が煩雑

口座振替は、利用開始までの手続きが少々煩雑です。まず預金者であるお客様は口座振替依頼書に必要事項を記入し、銀行へのお届け印を捺印してもらいます。最終的には金融機関に提出するのですが、もし内容に誤りがあったり印鑑が違っていたりすると手続きが進まず、再度お客様に依頼書を作成してもらわなくてはなりません。
集金代行会社を利用する場合は、集金代行会社に提出すれば金融機関に届けてくれますが、やはり不備があれば依頼書を作成しなおす必要があります。これらをすべて郵送で行うと、かなりの手間と時間がかかってしまいます。

なお、ペイジー口座振替受付サービスを利用すれば、申し込みの手間を簡略化することが可能です。お客様にキャッシュカードと暗証番号を用意してもらえばその場で簡単に口座登録ができ、口座振替依頼書の取得・郵送の手間はありません。
またWEB口座振替では、パソコンやスマートフォンなどを使って、専用サイトからアクセスし、お客様の口座情報などを登録することができます。お客様が遠方にいらっしゃる場合には、非対面での口座登録が可能になります。

未回収になるリスクがある

口座振替を利用すれば代金の未回収を防げると説明しましたが、実は未回収のリスクはゼロではありません。引き落とし日に口座残高が不足していると、引き落としができないからです。
代金先払いの場合、未回収のリスクはありませんが、後払いの場合はリスクが生じます。こうしたリスクを避けるには、引き落とし日を残高不足の生じにくい給料日直後にする、といった工夫が必要です。

また期限までに口座振替依頼書の受付が済んでいない、印鑑の相違等の手違いがあって手続きが遅れている、といった場合にも引き落としができなくなります。口座振替は申し込みから開始までおよそ2カ月程度かかるので、早めの申し込み・開始手続きが必要です。口座振替が始まるまでは、集金の必要が生じる可能性があることも理解しておく必要があるでしょう。

5.集金頻度は毎月でなくてもよい

公共料金等の自動引き落としのイメージから、口座振替は毎月行うものと思っている方も多いのではないでしょうか。実は、口座振替は必ずしも毎月でなくとも構いません。隔月や3カ月に1回、半年に1回や1年に1回、あるいは報酬が発生した月だけなど、最初の段階で自由に設定することができます。口座振替には手数料がかかりますから、必要以上に頻度を高めることなく、適切な頻度を設定したいものです。

適切な頻度は業種によって異なります。例えば塾の月謝であれば、毎月の月謝に加え季節の講習などもあるので、毎月の利用が必須です。
自治会や町内会、商工会などの会費の集金であれば、3ヶ月～半年に1回でも十分なケースがあります。頻度が低ければ、その分会計処理も楽になります。

6.口座振替が向いている業種とは？

世の中には様々な業種がありますが、それぞれに最適な集金方法は異なります。では、口座振替が向いている業種にはどのようなものがあるのでしょうか。特に向いていると思われる3つの業種を紹介します。

幼稚園や学習塾・習い事などのスクール

幼稚園や学習塾、習い事などは月謝が毎月発生します。このように集金頻度の高い業種では特に集金や入金確認にまつわる業務が多くなるため、口座振替を導入するのがおすすめです。中でも子どもの通う塾や習い事の場合、子どもに月謝袋を持たせて集金するという方法が多く取られてきましたが、子どもに大金を持たせるのは保護者にとって心配なものです。
口座振替にすれば、子どもの手を介さなくて良いため、こうした心配はなくなります。決まった日にちに自動的に引き落とされる口座振替なら、支払いを受ける側も未回収のリスクを回避できるので、双方にメリットがあるといえるでしょう。

保育園・幼稚園の導入事例はコチラ
学習塾の導入事例はコチラ

介護サービス業

介護サービス業でスタッフが集金する場合、そのお金を持ち運ぶのはリスクの高いことです。訪問介護などでは、1日に数カ所回ることも珍しくないからです。大事なお金を持ってあちこち動き回るのは不安ですし、どこかで落としてしまうということもあり得ます。こうしたリスクを避けるためにも口座振替は有用です。

利用者にとっても口座振替はメリットがあります。支払いの度に金融機関へ行ってお金をおろし、銀行振込をするというのは大変です。要介護の高齢者にとっては機器の操作などでハードルが高いということもありますし、介護する家族にとってもそのために外出をするのが難しいこともあるでしょう。その点、作業負担の一切ない口座振替は利便性が高いといえます。

介護・訪問介護の導入事例はコチラ

不動産賃貸業

不動産賃貸業の場合は家賃が毎月発生しますが、特に多数の物件を管理している会社での集金は大変な手間になります。入金確認や消し込みの作業は膨大な量になりますし、入居者の払い忘れから滞納につながるリスクも高く、督促の手間もかかります。こういった業種こそ口座振替がおすすめです。
口座振替なら、家賃の回収は集金の手間がかからないうえ滞納のリスクも減らせます。毎月決まったタイミングで入金されるため入金管理や消し込み作業も格段に楽になるでしょう。

不動産・賃貸・マンション管理の導入事例はコチラ

7.口座振替依頼書以外にもある口座振替の受付方法

デメリットのところで口座振替依頼書について説明しましたが、手続きが煩雑そうで二の足を踏んでしまうという方もいるのではないでしょうか。実は、口座振替には依頼書以外の申し込み方法があります。ここではそうした受付方法を紹介します。

専用端末機を使って受付（ペイジー口座振替受付サービス）

キャッシュカードを読み取ることのできる専用端末機を使用して、口座振替の受付を簡単に行うペイジー口座振替受付サービスという方法があります。この端末機でキャッシュカードをスキャンし、暗証番号を入力するだけで手続きが完了するという便利なものです。

口座振替依頼書の場合、捺印が必要というのがネックになります。銀行印を常に持ち歩いている人はいないので、依頼書をいったん自宅に持ち帰る必要がありますし、印鑑の相違や不鮮明による差し戻しも少なくありません。そのため、初回引き落としまでに時間がかかってしまいます。
キャッシュカードなら普段持ち歩いている人も多いので、その場ですぐに手続きが完了しとてもスピーディーです。

ペイジー口座振替受付サービスの詳しいご説明はこちら！

専用Webサイトで受付（WEB口座振替サービス）

集金代行会社では専用のWebサイトを用意しており、そこで口座振替の受付をすることができます。このサービスを利用する場合は、あらかじめ自社のWebサイトを作成し、集金代行会社のサイトに接続しておくことが必要です。
お客様がどの金融機関に口座を持っていても対応できるよう、集金代行会社は提携金融機関の多いところを選ぶのがおすすめです。

WEB口座振替サービスでは、お客様はスマホやPCで必要な情報を入力し、送信します。その情報は集金代行会社を経由して金融機関へと送られ、本人認証がOKになれば手続き完了です。専用端末機の場合と同じく印鑑が不要なので差し戻しの心配がなく、申し込みはとても迅速に済みます。
口座振替依頼書であれば初回引き落としまで1～2カ月かかりますが、その期間も大幅に短縮できます。

こちらの専用Webサイトで受付する「WEB口座振替」、「ネット口座振替受付サービス」を利用できない集金代行会社もありますので、お問い合わせ時にご確認いただくことをおすすめします。

8.口座振替は集金代行会社の利用が便利

ここまでの説明で何度か登場した「集金代行会社」ですが、口座振替のデメリットを解消するには、この集金代行会社の利用が最もおすすめです。例えばリコーリースの場合ですが、導入に際して専用Webサイトを提供しています。
専用Webサイトではお客様のデータや請求データを登録でき、回収結果や各種手数料なども簡単に確認することができます。

リコーリースでは導入費用が一切かからず、さらに集金のない月は基本料金もかかりません。毎月利用しなくてはならないということはなく、隔月でも単発でもOKで1件から利用可能となっており、事業開始当初でまだ顧客が少ない時期からでも導入することができます。個人事業主の方でも安心してお申込みできます。
回収結果は専用サイトを介して報告してくれるので、集金はもちろん入金確認の手間もかかりません。まさに手間とコストを極限まで抑えたサービスといえるでしょう。

まずはリコーリースの口座振替サービスにお問い合わせください！

口座振替は事業者にとっては圧倒的にメリットが高く、お客様にも人気の決済方法です。特に集金代行会社を利用すれば、事務作業の煩雑さと集金にかかるコストは大幅に低減できます。
低コストでサポートも充実したリコーリースなら、初めての方でも安心です。興味のある方は、まずはフリーダイヤルもしくはお問い合わせフォームから、お気軽にお問い合せ下さい！