学習塾や習い事の受講料を口座振替にしたい！メリット・注意点と導入方法

学習塾や各種カルチャースクールなどの習い事を経営している事業者様にとって大きな悩みとなるのが、受講料の集金方法ではないでしょうか。受講生に銀行振込をしてもらったり、月謝袋で直接回収したりする場合、管理や支払い忘れの際の催促に手間がかかります。
この記事では、学習塾やレッスンの受講料を口座振替にすることによって、事業者・受講生双方のメリットや注意点などについて、詳しく説明します。

• １、口座振替と銀行振込の違い
• ２、受講料を口座振替にする事業者側のメリット
• • ▶ 滞納リスクを回避できる
  • ▶ 事務作業の負担軽減
  • ▶ 支払いトラブルを回避できる
  • ▶ 継続率が上がる可能性も
• ３、受講料を口座振替にする受講生側のメリット
• • ▶ 支払いの手間が省ける
  • ▶ 支払い忘れを防げる
• ４、受講生に口座振替を申込んでもらう流れ
• ５、口座振替を利用する場合の注意点
• • ▶ 残高不足で引き落とされない場合がある
  • ▶ 手数料などかかる費用を把握しておく
  • ▶ 取り扱い金融機関や口座振替依頼書の提出について受講生側に説明をする
  • ▶ 口座振替に抵抗がある人もいる
  • ▶ 会費の管理方法
• ６、初期費用０円、月1件から利用できるリコーリースの口座振替(集金代行)サービス
• • ▶ 口座振替だけじゃない！コンビニ決済にも対応
  • ▶ 初期費用0円、利用しなかった月の費用も０円！
• ７、リコーリースの口座振替サービス導入方法

月謝の主な回収手段

学習塾やカルチャースクールなどの月謝は、主にどのような方法で回収されているのでしょうか。
昔から採用されている回収手段として、月謝袋が挙げられます。お金を袋に入れて直接渡す方法で、手続きも必要なく、誰でも手軽に始められるのが利点です。一方、誰が払い、誰がまだ払っていないのかを自分で把握しなければならず、月謝の管理に手間がかかるというデメリットがあります。また、月謝袋を紛失してしまうリスクもあります。
次に、銀行振込も広く活用されている回収手段の一つです。生徒側が指定の銀行口座を開設していれば、簡単に利用を始められます。月謝袋のように紛失してしまうリスクはなく、子どもを介さずに親が現金を管理できるので安心です。ただし、毎月振り込み手数料を支払って月謝を振り込まなければならないケースが多く、受講者に負担がかかるというデメリットがあります。
続いて、口座振替も主流となりつつある回収手段です。口座振替の手続きを済ませてしまえば後は自動的に月謝が引き落とされるため、事業者・受講者の双方に負担がかからない方法だといえます。しかし、受講者に口座振替依頼書の記入をお願いしなければならない点や、振替開始までに時間がかかる点はデメリットです。
その他、コンビニ決済も月謝の回収手段として活用されています。コンビニ決済では、事業者が受講者に対して払込票を発行し、受講者がその払込票を使ってコンビニで月謝を支払います。近年では、スマホ決済の取扱いも多くなっており、コンビニに行かなくとも好きな時間、好きな場所でスマホで決済ができるようになってきています。

１、口座振替と銀行振込の違い

口座振替と似ている言葉に「銀行振込」があります。この2つはどう違うかについて説明しましょう。
まず、口座振替とは、決まった期日が来ると預金者の口座から他人名義の口座に自動的に振替を行うことです。たとえば、カルチャースクールで月謝が5000円の習い事をしていて、振替日が毎月27日だとしましょう。その場合、毎月27日になると、予め指定した預金者の口座から5000円が自動的に振り替えられます。
銀行振込は、預金者自身が銀行窓口やATM、ネットバンキングで申請して、他人名義の口座にお金を振り込むことです。つまり、口座振替と銀行振込の違いは、支払いをする人が自ら振込のための操作をするかどうかという点にあります。

２、受講料を口座振替にする事業者側のメリット

受講料を口座振替にすると、事業者にとってさまざまなメリットがあります。ここでは、どのようなメリットがあるかについて詳しく見ていきましょう。

滞納リスクを回避できる

塾や習い事教室、カルチャースクールなどを運営していてもっとも困ることの1つが、受講料の滞納や回収の遅延でしょう。受講生に滞納する気がなくても、支払いを忘れることもあるものです。口座振替であれば、毎月決まったタイミングで自動的に支払われるため、払い忘れが発生しません。
振込先や金額を間違えるなどの人為的ミスが起きる心配も不要です。また、口座振替では受講生が指定した口座に、引き落としする金額の残高があれば引き落とせるため、滞納リスクが軽減します。

事務作業の負担軽減

塾や習い事などでは、月謝袋で受講料を回収しているところもあるでしょう。しかし、この方法では、金額に誤りがないか１件ずつ確認したり釣銭が出た場合は返したりする必要があり、管理するのに手間がかかります。そのうえ、教室内での紛失や盗難などの心配もあるでしょう。
銀行振込をしてもらう場合、払込票を送付したり、支払い忘れがないか・振り込まれた金額に誤りがないかなどを確認して受講生に確認したりと、細かい作業をする必要があります。さらに、支払われるタイミングが受講生によって異なるため、資金管理もしづらいです。

口座振替にすればこのような事務作業の負担が軽減でき、同日に入金されるため管理もしやすくなります。未払いの受講生への催促にかかる人件費も削減可能です。

支払いトラブルを回避できる

口座振替では、通帳に記帳する、インターネット上で明細を確認するなどすれば、請求先や引き落とし日、支払い金額が明確にわかります。つまり、支払いの記録が残るため管理ミスで、きちんと受講料の支払いをしている受講生に督促してしまうようなトラブルの心配もありません。

継続率が上がる可能性も

受講料の支払いに銀行振込を利用している場合、受講生は銀行やATMなどに出向いて手続きをすることが必要です。1回や2回であればまだしも、毎月しなければならない作業となると面倒に感じる人もいるでしょう。仕事などで忙しく時間的な余裕がない場合、支払いの作業が面倒で受講をとりやめてしまうといったことになりかねません。また、受講を続けるつもりはあったものの、振込を忘れて契約が解除されてしまうこともあります。

口座振替にすると、必要な残高さえあれば自動で引き落としがされます。そのため、受講生側は口座振替依頼書を記入して発送するなどの事前作業を済ませておけば、あとは引き落とし日までに受講料分のお金を入れておけば済みます。事業者にとってもスムーズに代金の回収ができ、受講生側も負担にならないため、継続率の向上につながる可能性があります。

３、受講料を口座振替にする受講生側のメリット

受講料を口座振替にすることは、事業者側だけでなく受講生側にもさまざまなメリットがあります。ここでは、受講生側のメリットを詳しく見ていきましょう。

支払いの手間が省ける

受講生にとって大きなメリットとして、支払いに手間がかからない点が挙げられます。必要な金額だけ口座に残しておけば、支払日に自動で口座から引き落とされるため、毎月の支払日に銀行やATMに出向き、入金したり支払いの操作をしたりする必要がありません。

支払い忘れを防げる

月謝袋や銀行振込の場合、つい受講料の支払いを忘れることがあります。また、金額をミスして実際の受講料より多く払ってしまったり、支払日当日になってお金が足りないケースもあるでしょう。口座振替にすれば、支払日に指定の金額がきっちりと引き落とされるため、このようなミスは起こりません。支払い忘れも金額ミスも軽減できます。

４、受講生に口座振替を申込んでもらう流れ

受講料の集金方法をを口座振替にする場合、まずは受講生に申し込んでもらわなければなりません。ここでは、口座振替を利用するまでの流れについて説明しましょう。

口座振替を利用するには、必要書類を提出して登録を行うことが必要です。手続き方法には、主に「口座振替依頼書」や「ペイジー口座振替受付サービス」などがあります。口座振替依頼書は従来からある方法です。まず、受講生やその保護者など支払う人が口座振替依頼書に氏名や住所、引き落としを希望する口座の口座情報を記入して捺印し、事業者に提出します。

事業者は受け取った口座振替依頼書を金融機関もしくは集金代行業者に提出すれば手続き完了です。ただし、依頼書を提出してから口座が登録されて実際に引き落としされるまでには、書類に不備がなくても約2カ月ほどかかります。記入漏れがある、印鑑が間違っているなど書類に不備がある場合は、書き直してもらう必要があり、２カ月以上時間がかかるケースもあります。登録が完了するまでは、直接の現金支払いや銀行振込などで対応してもらわなければなりません。

ペイジー口座振替受付サービスは、印鑑レスでに口座振替の手続きができるサービスです。サービス利用者のキャッシュカードを専用端末で読み込み、キャッシュカードの暗証番号を登録入力することで、すぐに登録が完了します。そのため、口座振替依頼書のように2カ月も待つ必要がありません。金融機関によってはペイジー口座振替受付サービスに対応していなかったり、別途オプションサービス費用がかかったりすることがあるため、注意が必要です。

５、口座振替を利用する場合の注意点

口座振替には事業者・受講生双方にメリットがありますが、注意すべきポイントも存在します。注意点について具体的に紹介しましょう。

残高不足で引き落とされない場合がある

よく起こるのが、口座の残高が不足して支払日に引き落としされなかったケースです。入金を忘れていたり、引き落とし金額よりも少ない残高しかなかった、といった理由が挙げられます。受講料が引き落とされなかったときは、支払い方法を現金支払いや銀行振込などにするなど予め検討しておくことが必要になります。

手数料などかかる費用を把握しておく

銀行振込と同じように口座振替にも各種手数料が発生します。銀行振込の場合、支払う側が手数料も負担することが一般的ですが、口座振替の場合は事業者が負担することが多いです。また、手数料は各集金代行業者によって異なるため、いくら費用がかかるのか事前に確認しておきましょう。上述の通り、ペイジー口座振替受付サービスを利用する場合、オプションサービス費用が必要になります。

取り扱い金融機関や口座振替依頼書の提出について受講生側に説明をする

受講料を口座振替で集金する場合、そのことを受講生やその保護者に事前に伝える必要があります。どの銀行の口座にも対応できるわけではないため、取り扱いできる金融機関はどこか、口座振替依頼書などの書類の提出が必要なことなども説明しなければなりません。時間的な余裕をもって早い段階で説明することが大切です。きちんと説明して了解を得ることで、トラブルを回避しましょう。

口座振替に抵抗がある人もいる

受講料を口座振替することに抵抗を覚える人もいます。これは、所有する銀行口座の口座番号を教えたくない、今までの支払方法で問題を感じていないため、わざわざ手続きをするのは面倒であるといった理由が考えられるでしょう。このようなケースでは、「とにかく手続きする必要がある」と一方的に告げるのではなく、口座振替にすればどのようなメリットがあるのかを丁寧に説明することが大切です。
たとえば、「月謝袋での支払いは盗難や紛失の可能性があるが、口座振替にすればそのような心配は発生しない」、「銀行振込のように面倒な操作をしなくても決まった期日に自動的に引き落とされる」といった点を、わかりやすく説明すると良いでしょう。

会費の管理方法

どのように会費を管理するのかも決めることが必要です。例えば、エクセルで管理する場合、ファイルの破損や最新ファイルが分からないなどのトラブルが発生することがあります。専用管理システムを導入する場合、導入コストが高いこともあります。ノートや紙帳簿を作成する方法もありますが、書き間違いや書き忘れなどのミスも起こります。また、「何人で管理するのか」「主に誰が管理するのか」などを決めておかないと、ミスが起こる可能性は高くなるので注意が必要です。

６、初期費用０円、月1件から利用できるリコーリースの口座振替(集金代行)サービス

口座振替を導入する場合、集金代行業者を活用すると便利です。集金代行業者を通すことで全国の金融機関に対してスムーズに引き落としの依頼ができるため、事業者側は事務作業を軽減できます。集金代行業者は多数あり、ここではリコーリースの集金代行サービスについて紹介します。

口座振替だけじゃない！コンビニ決済にも対応

リコーリースの集金代行サービスでは、「口座振替」と「コンビニ決済」の２種類を用意しています。口座振替は事業者の依頼を受けてリコーリースが該当の各金融機関に引き落としを依頼するものです。顧客の口座から引き落とされたお金がリコーリースを通じて事業者に振り込まれるため、集金にかかるコストを大幅に削減できます。全国の都市銀行・地銀を始め、信用金庫やゆうちょ銀行・ネットバンクなど、全国ほぼすべての金融機関に対応しているため、受講生にとっても利用しやすいでしょう。振替日は毎月4日、20日、27日の3パターンから選べます。自社にとって最適な日を設定しましょう。

コンビニ決済サービスは、顧客がコンビニで支払えるサービスです。セブンイレブンやローソンなどの大手コンビニを始め、全国5万以上の店舗で利用できます。
また、スマホ決済の取扱いもしており、コンビニに行かなくとも好きな時間、好きな場所でスマホで決済ができるようになっています。

初期費用0円、利用しなかった月の費用も０円！

リコーリースの集金代行サービスを導入する大きなメリットとしてまず挙げられるのは、初期費用がかからない点です。口座振替サービスを利用するには専用のWebサイトが必要ですが、無料で提供されます。また、サービスをも利用しなかった月は基本料金も発生しないため、無駄なく効率的に活用できます。事業者のなかには、「サービスの利用者が少ない」との理由でサービスの申し込みにためらっている人もいると思いますが、月々の請求件数がわずか1件のみであっても利用可能です。

また、導入にあたっては、リコーリースの担当者が事業内容などをヒアリングしたうえで見積もりや最適なプランを提案してくれるため、サービス内容や料金に納得してから始められて安心です。導入してもスムーズに運用できないかもしれないと心配な人もいるでしょう。リコーリースは導入後に専用のフリーダイヤルで相談できるなど、サポート体制も充実しています。トラブルやわからないことがあれば相談することが可能です。

集金代行サービスについてのお問い合わせの方はこちら！

７、リコーリースの口座振替サービス導入方法

リコーリースの口座振替サービスを利用するまでのおおまかな流れを紹介しましょう。
まずは、受講生もしくは受講生の保護者に「口座振替依頼書」を提出してもらいます。各金融機関での口座登録手続き完了後、事業者は、リコーリースが用意する専用Webサイト上で受講生の口座情報や金額などの請求データを入力します。その後、リコーリースが登録された各金融機関に指定口座からの請求金額の引き落としを依頼し、指定の期日までに各金融機関から送金された回収金を各種手数料と相殺して事業者に送金します。
回収結果や金額などの回収状況、各種手数料などは専用Webサイトで確認可能です。

専用WEBサイトについて見てみたい方はこちら！

未払いやトラブルを避けるためにも口座振替を！

学習塾やPC教室、英会話教室、スポーツ教室などの習い事を運営していると、受講生が増えるほど集金トラブルも起きやすくなります。なかでも金銭的なトラブルは、なるべく避けたいものでしょう。受講料の未払いや「払った、払っていない」といったトラブルを避けるためには、口座振替サービスを利用するのが有効な方法です。受講生側にも支払いの手間が減らせるなどのメリットがあります。集金でお悩みの事業者様は、リコーリースの口座振替サービスを検討してみて下さい。