学会費はどうやって集める？よくあるトラブルやおすすめの集金方法について

こんにちは。リコーリース集金代行サービスライターチームです。

学術や教育業界の発展において重要な役割を果たす学会は、会員から徴収した学会費によって運営が賄われています。学会費の回収率はそのまま学会の財政状況に直結するため、効率的かつ正確な集金業務が重要になるでしょう。集金業務は独特なノウハウが求められるので苦労をする経理担当者も少なくありません。この記事では学会費の回収で悩みがちなポイントや解決策などを紹介していきます。

• 1.学会費の税務処理について
• 2.どうやって集める？学会費の集金方法
• 3.学会費の集金でよくあるトラブルとは
• 4.学会費を集めやすくするためにできること

1.学会費の税務処理について

学会費の悩みで多くの声が寄せられるのは「税務処理」についてです。この問題は主に学会費を支払う側である会員が頭を悩ませるケースが多いです。集金する側の運営者も知っておきたい知識であると言えます。学会費の税務処理については以下の2点に気を付けましょう。

学会費には消費税がかかる？

学会費に消費税がかかるかどうか悩む人も多いですが、学会費は税制度上「非課税」として扱います。したがって消費税の計算は必要ありません。課税か非課税かは「会費として支払う金銭」と「会員が受けるサービス」の間に対価関係が認められるか否かで決まります。対価関係が認められる場合は「課税」、認められない場合は「非課税」です。学会費という費用は学会の運営において必要な年会費ですが、学会費の支払いによって会員が何かサービスを受けるという対価関係は存在しません。

他方で、例えば会費の一種である講習会参加費は「講義を受ける権利」が付与されるという点でサービスとの対価関係が認められるため課税対象となります。同様に懇親会参加費においても飲食や催し物といったサービスを受けるため課税対象です。学会費（いわゆる年会費）・講習会参加費・懇親会参加費はどれも会費として仕訳されますが、このように課税・非課税の判断はそれぞれ異なります。

学会費は経費として計上できる？

学会費を経費として計上出来るかどうかは、その金銭が事業と直接的な関連を持つか否かで判断します。第三者から見てもその会費と事業に明らかな関連性が認められるようであれば、その会費は必要経費として計上する事が可能です。例えば遠方で開催される学会に出席するための出張費は事業との関連性が明らかなので、経費として計上して問題ありません。ただし、その出張中に行楽目的で出かけた場合の観光費については経費として認められないのが一般的な見解です。

2.どうやって集める？学会費の集金方法

学会費の集金方法にはいくつかのパターンがあるため、それぞれの方法で利点と注意点が異なります。会員層に合わせた効率的な集金方法を模索するためにも、まずはここで各集金方法についての理解を深めておきましょう。

現金

学会費の集金方法として最もシンプルなのが現金による回収です。一般的には定期集会や研究発表など会員が学会に出席するタイミングで経理担当者が集金を行います。複雑な手続きが必要ないので比較的どんな会員層にも対応可能な集金方法であると言えるでしょう。注意点としてはまずお釣りをしっかり用意しておく必要があります。後々「払った・払ってない」というトラブルを起こさないためには、領収書を発行して会員に渡しておく事が重要です。また、経理担当者が財布を持ち歩いている場合は自分のポケットマネーと混ざってしまわないように、回収用の封筒やジッパー付きビニールバッグなどを別途用意しておきましょう。現金による集金はシンプルである反面、会員1人ずつと直接やり取りする必要があるため手間隙がかかります。そのため、会員数の多い学会での集金方法としては現実的でない点には留意しておきましょう。

銀行振込

学会費の集金方法として銀行振込を採用しているところも多いです。銀行振込は会員が直接金融機関のATMやネットバンキングを利用して、学会側が指定した口座に学科費を納入します。現金での集金と同様に比較的シンプルな集金方法なので会員層は選ばないと言えるでしょう。デメリットとしては基本的に振込手数料が発生するという点が挙げられます。手数料の金額は各金融機関の設定や振り込む金額によって異なるので注意が必要です。一般的に振込手数料は会員側の負担としているケースが多いので、それを嫌がる人も少なくはありません。また、金融機関や振込方法によっては営業時間内でないと振込が出来ないという場合があるので、不確定要素がやや多いです。

口座振替

銀行などの金融機関を利用した集金方法としてはもう1つ、口座振替が挙げられます。口座振替は会員が保有している口座から指定日に自動で学会費の引き落としをかけるシステムです。設定さえしておけば会員は支払いの度に金融機関で手続きを行う必要がないので、会員の負担が少ないという点がメリットとなっています。一方、学会の運営側として口座振替を利用するために各金融機関との契約や審査を行う必要があります。こうした手間隙や管理の複雑化を避けるには集金代行サービスを活用するというアプローチが一般的です。

コンビニ決済

コンビニ決済も会費などの集金方法として一般的になって来ていると言えます。コンビニ決済では全国に点在するコンビニが支払い窓口として機能するため、基本的には24時間どこかしらの店舗で学会費を支払う事が可能です。会員は店舗に設置されている専用端末もしくはレジで支払います。支払いの時間を選ばない利便性の高さが大きなメリットであると言えるでしょう。払い込み票番号の取得や端末の操作など、比較的特殊なプロセスが必要になるためあまり馴染みの無い人にとっては少しハードルが高めとなるケースもあります。しかし基本的にはコンビニスタッフが支払い方法のプロセスをある程度把握しているので、分からない場合はその場でサポートしてもらえる場合が多いです。コンビニ決済の注意点は、会員が住んでいる地域にコンビニの店舗が少ない場合に利便性の良さが享受出来ないという事でしょう。

クレジットカード

保有者の多いクレジットカードも学会費の集金方法に活用する事が可能です。クレジットカード決済はインターネット上の手続きで完結するため、会員は支払いの場所や時間を気にする必要がありません。一度カード番号や名義などの情報を入力すると次回以降は指定日が来るたび自動的に決済が行われるタイプと、その都度必要事項の入力を行って手動で決済を行うタイプの2種類があるので留意してください。クレジットカードは世界共通の支払い方法となっているので、会員に海外在住の人が居る場合にも有用です。その一方でクレジットカードの所有率が低い未成年などの若年層や、個人情報の取り扱いや債務に敏感でクレジットカードを持っていない会員に対する集金方法は別途用意しておく必要があります。

3.学会費の集金でよくあるトラブルとは

お金に関するやり取りにトラブルが無いに越した事はありませんが、そうも行かないのが集金業務の難しいところです。会員数が多ければ多いほど、集金業務ではトラブルが発生しがちになります。しかし前もってある程度の知識を身に付けておけば、対策を講じるのも難しくありません。集金業務で起き得る主なトラブルは以下の通りです。

未入金が発生する

集金業務で経理担当者が直面する悩みで多いのが未入金についてであると言われています。運営側で採用する集金方法には多種多様なものが選択肢となりますが、出来るだけ利便性の高い方法を見極める事が大切です。例えば銀行振込ひとつを取っても、契約する金融機関によっては営業時間内に店舗のATMで操作を行わなければならないタイプはあまり利便性が高いとは言えません。支払いにくい方法は会員側の行動意欲を削いでしまい、結果的に未入金や滞納に繋がってしまう可能性が高いのです。

また、月謝のように毎月支払いが発生する学会費であれば比較的会員側でも管理しやすいですが、年会費のように支払いのタイミングが極端に少ない場合は会員が支払いの存在を忘れてしまうというケースも珍しくありません。こうした場合は支払い期日が近づいたタイミングで郵便物やメールなどでアナウンスしておく事が有効です。集金業務において未入金が発生すると、会員への督促という追加業務にコストと時間が必要になります。督促は担当者の負担も大きい業務なので、なるべく未入金の発生は抑えておきたいところでしょう。

集金や入金管理が大変

集金業務は徴収から入金管理まで、その一連のプロセスを全うするのに大きな労力を要します。請求書の発行と送付・会員ごとの入金状況確認・領収書の発行など、担当者がやるべきタスクは多くそれなりの時間もかかってしまうでしょう。何事もなく作業が進んでいけば良いですが、未入金や入金額の誤りが発生した場合にはその都度会員に別途連絡して対応してもらう必要も出てきます。

上記のような会員側での人的ミスの他にも、入金管理を行うシステム上でのトラブルについても懸念事項があります。入金管理では多くの現場でExcelが利用されていますが、ファイルの破損や最新ファイルの紛失といったリスクも少なくありません。複数人で入金管理を担当するのであれば、書式を統一するなどのルールを設けておく必要もあります。業務効率化を目的として入金管理の専用ツールを導入する場合には、初期費用やランニングコストを考慮する事が重要です。

4.学会費を集めやすくするためにできること

学会費の集金は一筋縄に行かない事も多く、経理担当者に負担をかけてしまいがちです。しかしポイントを押さえて対策を用意しておけば、回収率を向上させる事は十分に可能であると言えます。具体的な施策としては次のような取り組みを参考にしてみてください。

会費の用途や支払いルールを周知する

学会費集金についての意識的な施策としては、会費の用途と支払いのルールを会員に周知するという取り組みが有効です。実際、何に使われているのかよく分からない会費というものに会員はあまり関心を抱きません。「よく分からないがまぁ必要なのだろう」という費用の支払いについては、会員側も律儀に意識を割いてはくれないのです。そのため、まずは支払ってもらった会費をどのような事に使って学会の運用に役立てていくのかを明確にして、会報誌やメールマガジンなどで会員に公開しておきましょう。

また、支払いのルールについてはペナルティを明示して会員の入金意識を高めるといったアプローチがよく用いられます。例えば一定回数支払いを怠った会員の強制退会処置や、遅延日数に応じた延滞料金の設定などが挙げられるでしょう。こうしたルールについては運用上「知らなかった」で済ませる訳にはいかないので、特に徹底周知を心がけておく事が重要です。新規会員への入念な説明はもちろんの事、既存会員へも定期的に注意喚起しておくと安心でしょう。

分割で払えるようにする

学会費の分割払いに対応可能にしておくというのも、回収率を向上させるためのポイントです。特に年会費の場合は一度の支払い金額が高くなるケースも多いため、諸事情によってお金を用意出来ないという会員が出てきてしまう事も珍しい事ではありません。一括払いを基本として分割払いも選択出来るようにしておけば、会員が自分の懐事情に合わせて支払えるので回収率の向上が期待出来ます。一括払いの方が都合が良いという人も居るので、あくまでどちらか選択出来るようにしておくのがポイントです。ただし、学会によっては一括払いしか認めていないというところも少なくありません。各学会の規約や規則をよく確認して、時には業界内の事情に対して配慮する事も必要になるでしょう。

入金しやすい方法を用意する

学会費の入金率は会員にとって支払いやすい入金方法が用意されているかどうかで大きく左右されます。出来るだけ入金方法の選択肢を多く用意しておけば、会員は自分のライフスタイルに合わせて最適な方法で入金出来るようになります。例えばコンビニ決済は24時間入金可能となっているので、仕事やプライベートが忙しい人にとっては外出ついでに入金しやすい方法です。払い込み票を利用するので、会員が入金額を間違える心配もありません。口座振替は金融機関へ赴く必要がないため高齢者にとって負担が少ないと言えます。しかしあれもこれもと入金方法を導入してしまうと、今度は入金管理業務の負担が増えてしまう恐れもあるでしょう。大切なのは学会に所属している会員層を見極めて、その層にマッチする入金方法をいくつかピックアップする事なのです。

学会費の集金に対応したサービスを使ってみよう！

学会費の集金は多くの手間隙がかかるため、決済代行サービスを活用しているところも少なくありません。リコーリースでは、学会費の集金にも対応可能です。コンビニ決済サービスは初期導入の費用が0円で、請求件数は1件から対応しています。まずはフリーダイヤルもしくはお問い合わせフォームから、お気軽にお問い合せ下さい！