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介護サービスの利用料を口座振替に!口座振替の導入方法や注意点について

公開日:2021.01.14

介護サービスの利用料を口座振替に!口座振替の導入方法や注意点について

こんにちは。リコーリース集金代行サービスライターチームです。

介護サービスの利用料の集金は請求書を書いたり、集金袋を用意する必要があるなど面倒な作業がある上、人件費もかかります。そのため、口座振替にしたいと考えている方もいるのではないでしょうか。しかし、導入費用はかかるのか、利用できる銀行は限られているのかなど気になりますよね。ここでは、口座振替の導入方法や注意点について詳しく解説します。

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1.介護サービスの自己負担分の徴収についての課題

介護サービスにおいて、自己負担金の徴収作業は現場の大きな負担となっています。手数料をかけないために現金での集金を採用している事業所も多く、仕事効率の低下の一因となっているのが現状です。
また、現金での集金は常に紛失や盗難のリスクを伴います。集金する手間だけでなく請求書を作成したり、集金袋を用意したり、お釣り用の小銭を用意するなど地味ながらも大切な作業がたくさんあるのも課題の一つです。これらの業務をこなすために、人手の足りない小さな事業所は集金の時期になると手が回らなくなることもあるでしょう。

利用者側からすれば、自己負担金を払うための現金を用意しなければならず、銀行にお金をおろしに行ったり集金の日時を気にしたりと手間がかかってしまいます。このように、現金での集金は事業所にとっても利用者にとってもデメリットが大きいです。

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2.介護サービスの利用料を口座振替に!「口座振替」について

介護サービスの利用料を現金で集金するのは、介護事業所にとっても利用者にとってもベストな方法ではありません。現金での集金の不都合を解消するサービスが、口座振替サービスです。口座振替は集金作業や支払い作業を円滑におこなえる便利なサービスで、現金集金の負担から事業所や利用者を解放してくれます。ここでは、口座振替サービスについて詳しく解説していきます。

口座振替の仕組み

口座振替は、利用者が指定した金融機関の口座から自動的にお金が引き落とされる決済サービスのことです。事業所からの引き落とし依頼に基づいて決済代行業者が各金融機関に引き落としの依頼をかけ、利用者の口座から請求金額が引き落とされます。引き落とされたお金は決済代行業者を通して事業所へ送金されるという仕組みです。
簡単に集金できることから事業所にのみ便利なサービスのように見えますが、現金を用意する必要がなく、ATMの操作や振込用紙に書き込んで窓口で手続きをする必要もないことから、利用者にとっても便利な決済手段でもあります。毎月決まった日に引き落とされるので、口座の残高を確認しておけば支払日を覚えておく必要もありません。

集金代行サービスのリコーリースの場合、事業所の回収金をリコーリースの口座振替ネットワークを通じて利用者の指定した預金口座から自動で引き落とすことができます。引き落としが可能な銀行は全国の都市銀行をはじめ、ゆうちょ銀行、ネットバンクなど多岐にわたります。国内のほぼ全ての金融機関から引き落としが可能なため、利用者も既存の口座を利用できて便利です。事業所が指定する金融機関の口座を新しく開設する必要はありません。

また、導入費用も事業所には負担が一切かからず、0円でスタートできます。専用Webサイトも無償で提供されているので、手続きが終わればすぐに使い始めることが可能です。
利用者が少ない事業所は導入に二の足を踏んでしまうかもしれませんが、請求件数1件からでも利用できます。そのため、利用者の少ない小さな事業所でも導入しやすいでしょう。そのほか、フリーダイヤルも用意されているので、わからないことや問題が生じた時はすぐに相談できます。

口座振替の導入方法

リコーリースの口座振替サービスの導入方法はとても簡単です。まずは問い合わせフォームやフリーダイヤルを通じてリコーリースに連絡を取り、事業内容や回収内容を伝えて最適な見積もりやプランの提案をしてもらいます。
プランや見積もりに納得したら、申込書と必要書類を提出してサービスの導入を申し込みます。申し込みに必要な書類は、個人事業主の場合は開業届出書、法人の場合は登記事項証明書、そして回収内容が確認できる料金表などのチラシやパンフレットとなります。
書類審査があり、審査に通ったら口座振替サービスの営業担当が事業所に訪れて契約を締結することになります。気になることや疑問に感じることは、この時にしっかり質問しておくと良いでしょう。

契約の締結後は、口座振替依頼用の書類が届きます。利用者に口座振替依頼書を送り記入してもらいます。記入後の口座振替依頼書を回収したら、リコーリースへ提出します。その後、利用者の口座情報と請求データなどが紐づけできるように、専用のWebサイトに登録するとリコーリースの口座振替サービスを通して回収金の引き落としができるようになります。
回収状況や回収金額、手数料なども専用Webサイトで一目で確認できます。効率的に集金業務が行えるようになるでしょう。ただし、契約締結から利用者の口座の登録完了までには1ヶ月ほどかかります。引き落とし日ギリギリに申込をするのではなく、余裕をもって口座振替サービスを検討するといいでしょう。

3.口座振替にするメリット

口座振替を導入するには、事務手続きや情報の入力作業などが必要になりますが、その手間をかけても余りあるメリットがあります。口座振替サービスを導入することで、どのようなメリットが得られるのでしょうか。

確実な回収に繋がる

口座振替に変更するメリットとして、確実に料金が回収できることが挙げられます。利用者自身が振り込みや現金での支払いを行う場合、支払日をうっかり忘れて銀行でお金をおろせず未払いになっていたり、支払いが遅れてしまう場合があります。また、回収する人数が多い場合、未払いや遅延のチェックをするのも大変な上に、支払いの催促をするのにも手間がかかります。

口座振替なら、予め決められた引き落とし日に利用者の口座から自動的に料金が引き落とされるので、支払忘れやお金のおろし忘れなどで支払いが滞ることはありません。1つひとつの支払い状況をチェックする必要もなく、Webサイト上で支払い状況を確認するだけで業務が完了します。
また、支払日に自動的に引き落とされるのは利用者の手間を省くこともできるため、顧客満足度のアップにもつながります。利用者が解約しない限り、期日になると引き落としされるサイクルが継続します。

業務効率アップ

現金で集金する場合、事前に集金袋を用意したり集金袋を配布するなどの面倒な事前作業があります。集金する際には事業所のスタッフが利用者の家を回り、お釣りを渡したり領収書を書いたりしなければならず、手間や時間を要する作業です。利用者や家族が在宅でなかった場合は、都合の良い時間を聞いて再び集金に訪れなければいけないこともあり、決して作業効率が良いとは言えません。タイミングが悪ければ、1件の集金をするために複数回通うことになるでしょう。口座振替を導入することで、このような集金に伴う労力を無くし、業務効率が上げられるというメリットがあります。

専用Webサイトに回収金額を入力するだけで引き落とされるため、集金袋を持って集めて回る手間が省けます。小さな事業所では、事務仕事と介護の仕事を掛け持ちして集金しなければならないこともありますが、口座振替を導入することで本来の仕事だけに集中できます。通常なら何日かかかる集金作業が10分程で完了できるでしょう。
また、集金のために人を雇う必要もなく、Web画面上で全ての作業を完了することができることから、人件費や事務費、交通費などの経費を削減できるのもメリットです。回収したお金は一括で入金されるので資金を把握しやすく、計画的に運用計画が立てられるのも利点です。業務効率アップだけでなく、間接的に業績アップに繋げることもできます。

リスクマネジメントになる

現金で集金する場合は、集めたお金が合わなかったり、集金途中に紛失や盗難に遭う可能性があるなど様々なリスクが伴います。また、事業所で現金や小切手を管理するのも盗難や紛失のリスクは避けられません。口座振替を導入すると現金や小切手を扱う必要がないため、スタッフのストレスを軽減することができます。現金や小切手を管理するという負担が減らせるだけでなく、回収した金額の記録も残るので、受取金額の間違いなどのミスも防げます。口座振替にするだけで、さまざまなリスクマネジメントになります。

4.利用者さまとそのご家族さまの負担軽減にも

口座振替は事業者だけでなく、利用者にとってもメリットが多い決済方法です。口座振替に変えると、利用者にとってどのようなメリットがあるのでしょうか。

支払いが楽になりストレス軽減

介護サービスの料金の徴収を口座振替に変更すると、利用者は指定した口座から自動的に引き落とされるので、何の手間もかけずに支払うことができます。口座にお金が入っていることだけ確かめておけば、勝手に支払いが済んでいます。
支払日前に慌てて銀行にお金をおろしに行ったり、集金時間に間に合うように急いで家に戻ったり、わざわざコンビニに行って入金したりする必要もなくなります。集金スタッフに面倒をかけないように小銭を用意しておく必要もなくなり、集金のストレスから解放されるでしょう。集金に振り回されずに済むのは、利用者にとって大きなメリットです。

口座振替はクレジットカードのようにカード番号などの機密情報を入力しなくても良いため、安心して利用できるのも利用者にとってメリットです。セキュリティ面におけるリスクがほとんどなく、快適なサービスが利用できます。情報漏洩などの危機管理に敏感な人でも、満足できる決済方法です。

支払い忘れの防止に

口座振替に変更するメリットとしては、料金の払い忘れのミスがなくなることも挙げられます。月々の支払いは介護サービスの料金だけでなく、水道や電気、ガスなどもあるため、全ての支払日を正確に覚えるのは大変です。忙しい生活の中で、介護サービスの自己負担金の徴収日を忘れてしまうこともあるでしょう。
口座振替なら、指定した銀行口座にお金が入っていれば自動的に引き落としされるので、支払日を忘れていてもきちんと支払いが完了します。支払日に翻弄されることもなくなるでしょう。通帳にも支払い履歴が残るので、きちんと払ったかどうか記録に残せるのも便利です。払ったか払っていないか忘れてしまっても、通帳を見れば確認できます。

5.介護事業者が口座振替を導入する注意点

口座振替は事業所にとっても利用者にとってもメリットがたくさんありますが、導入において注意すべき点がいくつかあります。

口座振替サービスの手数料がかかる

介護事業者が口座振替サービスの利用料金として、月々の基本料金や口座振替手数料などがかかることです。利用者にとっては振込手数料をかけずに指定した口座から料金が引き落とされるのでお得ですが、事業所が口座振替手数料を負担している形となります。作業効率は上がるものの、月々の手数料などを負担に感じる事業所も出てくるでしょう。事前に基本料金や手数料などにかかる費用を算出し、導入するかしないか総合的に判断することが大切です。

利用者ごとに事務手続きが必要

口座振替サービスは書類の提出や必要情報の入力が終わるとスムーズに利用できますが、導入時には利用者に口座振替依頼書を記入してもらったり、請求金額を入力するなど事業所の事務手続きが必要となります。また、引き落とし希望日の約40日前までに書類を提出しないと間に合わないことがあるなど、時間的な制約もあります。便利なサービスを享受するには、膨大な事務作業を乗り越えなければなりません。きちんとサービスをスタートさせるためには、丁寧かつ正確に事務作業を完了する必要があります。

インターネット接続環境が必須

口座振替サービスは専用Webサイトで請求情報などを入力したり、集金情報を確認するため、インターネットが使える環境があるのが必須条件となります。インターネット環境が整っていない場所では回収金額の入力ができず、集金の依頼も出せないため、集金業務ができません。また、ネットにつながった状態でないと回収金の確認なども不可能です。前述のリコーリースの口座振替サービスにおいては奨励されるネット環境も定められており、MacではなくOS:Windows、ブラウザ:Google Chrome(グーグルクロム)、Microsoft Edge(マイクロソフトエッジ)が必要になります。

リコーリースの代金回収サービスは初期費用0円、1件からでも利用可能!

口座振替は作業効率も高く、確実に集金・徴収できるのがメリットです。リコーリースは請求件数1件から利用可能で、導入費用も一切かかりません。また運営施設(事業所)が増えても基本料金は変わりませんので安心です。専用Webサイトから簡単に請求をして、回収結果や回収金額、手数料なども確認できます。全国の都市銀行や地方銀行、ゆうちょ銀行、ネットバンクなど全国のほぼ全ての金融機関から自動引き落としができるのも便利です。興味がある方はまずはお問い合せ下さい!

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