コンビニ代を経費に計上できる条件と範囲

コンビニでの購入を経費として計上できるかどうかは、事業との関連性があるかどうかが重要な基準です。ここでは、コンビニ代を経費に計上できる条件と、計上できない場合について具体例を交えて解説します。また、経費計上の際の注意点や、個人的な支出と事業関連の支出を適切に区別する方法についても見ていきましょう。

【事業関連の支出】経費に計上できる

コンビニでの購入を経費として計上できるかは、事業と関連しているかどうかがポイントです。例えば、会議用の飲み物や残業時の夜食は経費として認められますが、個人的な食事は認められません。

経費計上できるか迷ったときは、「この支出は事業を営む上で必要なものだろうか」と考えてみるとよいでしょう。経費として認められるかどうか自分で判断するのが難しいと感じるのであれば、専門家である税理士に相談するのも一案です。

【事業外の支出】経費に計上できない

コンビニでの購入が経費として認められないケースもあります。例えば、個人的な嗜好品や日用品、プライベートな食事などは経費対象外です。自宅用の雑貨や、家族が使用するものも同様です。事業と関係のない雑誌や書籍も経費にはなりません。

上記の支出は、あくまで個人的な消費とみなされるためです。経費を適切に管理するには、事業用とプライベート用の支払いを明確に区別することが重要です。例えば、別々のクレジットカードを使用したり、レシートに用途を記入したりする方法があります。

【種類別】コンビニ代金を経費計上するときに使う勘定科目

コンビニでの購入を経費として計上する際、内容に応じて適切に勘定科目を選択する必要があります。主に使われるのは会議費、交際費、福利厚生費などです。具体的な仕訳例を以下に掲載しました。

どの勘定科目を使用するか迷ったときは、その支出がどのような目的のものなのかを考えてみるとよいでしょう。場合によっては、専門家に相談するのがおすすめです。

コンビニ関連の支出で経費計上できる見落としやすいもの

支出の中には、一見すると経費として計上できないように思えるものもあります。しかし、事業に関連する支出であれば、問題なく経費に計上可能です。ここでは、見落としがちなコンビニ関連の経費について解説します。基本的な経費計上のルールを学びつつ、適切に経費を管理しましょう。

水道光熱費の支払い

コンビニで水道光熱費を支払った場合も、事業に関連するのであれば経費として計上できます。例えば、事務所の電気代をコンビニで支払った場合、その全額を経費に計上可能です。

ただし、自宅兼事務所の場合は全額を計上できません。事業用と私用の割合を適切に按分し、事業用分のみを経費として計上しましょう。経費に計上する際は領収書を保管し、事業関連の支出であることを証明できるようにしましょう。

また、支払い内容や按分比率などの詳細な記録も残しておくと、より分かりやすくなります。経費は適切に計上しましょう。

コンビニ決済の利用

コンビニ決済を利用して事業関連の支払いを行った場合も、適切に経費計上できます。例えば、オンラインで購入した事務用品の代金をコンビニで支払った際、その金額は消耗品費として計上可能です。

ただし、コンビニで代金を支払ったときに発行される払込受領書や振込票は、領収書ではありません。とはいえこれらの書類も税務申告には使用できるため、大切に保管しましょう。

商品やサービスの提供元から発行される領収書が必要な場合は、別途ダウンロードする必要があります。必要な書類を大切に管理しつつ、適切に経費計上しましょう。

コンビニの代金を経費に計上するときに意識したいこと

コンビニでの購入を経費として適切に計上するには、意識したい重要なポイントがいくつかあります。適切な証憑書類の管理、事業関連支出の証明、プライベート支出との区別など、基本的なルールを押さえることが大切です。以下では、コンビニ経費を計上する際に特に注意すべき3つのポイントについて詳しく解説します。

領収書・レシートをきちんと保管する

コンビニで支払った代金を経費に計上するときは、領収書やレシートの適切な保管が不可欠です。これらは事業関連の支出であることを主張する際の重要な証拠となるため、きちんと整理して保存しましょう。

購入日・店舗名・商品名・金額が明確に記載されているか確認しつつ、整理を進めることをおすすめします。また、経費の内容や用途をメモしておくと、後で確認しやすくなるでしょう。保管期間は原則7年間ですが、繰越欠損金の控除を受ける場合は10年間になるため間違えて廃棄しないように注意が必要です。

事業関連の支出であることを証明できるものを保管する

事業関連の支出であることを証明するには、具体的な証拠書類が必要です。例えば、備品の購入を決めた会議の議事録や残業を示す勤怠記録などを保存しておくとよいでしょう。

これらの資料は、コンビニでの購入が単なる個人的な消費ではなく、事業に直結していることを示す重要な根拠になります。購入の目的や参加者、日時などを記録したメモも有用です。これらの情報を組み合わせることで、税務調査の際にも説得力のある方法で主張できます。

プライベートな支出が混ざらないようにする

コンビニでの購入時、事業関連とプライベートな支出を明確に区別することが重要です。同時に購入する場合は、レシートを2枚に分けるか、1枚のレシートに経費部分を明記しましょう。

水道光熱費や通信料金など、完全な区分が難しい場合は「家事按分」が認められます。これは、使用時間や日数から業務割合を算出する方法です。事業でどの程度使用しているのか明確にし、きちんとした根拠に基づいて管理しましょう。プライベートな支出と混同しないことが大切です。

コンビニ代金を含めた経費の計算・管理を効率化する方法

コンビニ代金を含む経費の計算・管理を効率的に行うことは、事業の効率的な運営において重要です。ここでは、経費管理の効率化を実現する3つの方法として専用システムの導入・経理業務のアウトソーシング・集金代行サービスの活用を紹介します。それぞれの特徴と利点を理解し、自社に最適な方法を選びましょう。

経費を管理する専用のシステムを導入する

経費管理を効率化するには、専用システムを導入するとよいでしょう。紙帳簿やExcelを利用した管理では、データ量が増加すると管理が難しくなりがちです。

一方、経費精算システムを利用すれば入力の手間を削減しつつミスのリスクを減らし、より正確に管理できるというメリットがあります。導入コストはかかるものの業務効率化によるコストメリットが期待できるため、自社の課題やニーズに合ったシステムを選択することをおすすめします。

経理業務をアウトソースする

自社で管理するのが難しいと感じるのであれば、経理業務のアウトソーシングを検討しましょう。専門家に任せることで、業務負担を大幅に軽減できるためです。

経費計上や仕訳作業など、煩雑な作業から解放されることで、コア業務に集中できます。また、税制改正などの最新情報にも迅速に対応できるのもメリットです。

ただし、一定のコストが発生することや、自社のノウハウ蓄積が難しくなる点には注意が必要です。アウトソーシング先を選定するときは、業務範囲を確認しつつ信頼できるところか考えましょう。適切な業者を選ぶことで、経理業務の効率化・適正化に期待できます。

コンビニ決済サービスを利用する

経理業務のうち、売掛金の管理にも課題を感じているのであればコンビニ決済サービスの利用がおすすめです。集金効率・経理業務の効率改善を期待できます。

コンビニ決済は24時間365日支払い可能です。また、請求書発行業務の代行によりコスト削減も実現できるでしょう。管理業務を代行業者にアウトソースすることで、手間を大幅に削減できます。

コンビニ決済の導入はリコーリースへ！

これからコンビニ決済サービスを導入しようと考えているのであれば、リコーリースのコンビニ決済サービスをご検討ください。

1件からの利用が可能かつ初期費用は無料で利用月のみ費用が発生するため、小規模な事業でもコストを最適化できるのがメリットです。スマホ決済対応アプリによる支払いも可能です。

さらに、請求書発行代行サービスなどのオプションも用意されており、事務作業の効率化にも貢献します。なお、口座振替も取り扱っています。

長年の実績と多くの企業からの支持を得ているリコーリースのサービスで、経費管理の手間を大幅に削減しましょう。

まとめ

コンビニで支払った代金を経費に計上するには、事業と関連性があるかが重要な要素です。事業関連の支出を経費計上するときは、適切な勘定科目を選択し、領収書やレシートを適切に保管・記録することが欠かせません。個人的支出と事業関連支出を明確に区別し、使用目的を明確化することも求められます。

経費の管理をはじめとして、経理が複雑だと感じているのであれば業務をアウトソーシングするのもひとつの方法です。リコーリースではコンビニ決済サービスを提供しているため、この機会にぜひご検討ください。