不動産業界におすすめの「集金代行サービス」とは

集金代行サービスとは、家賃などの定期的な集金業務を代行業者に委託するサービスです。具体的には、代行業者が口座振替やコンビニ決済といった手段を用いて入居者から家賃などを回収し、事業者の口座へまとめて振り込みます。

また、代金回収だけでなく、システム化により入金確認が容易になる点もメリットです。多くの時間を費やしてしまう毎月の家賃回収業務を効率化する手段として、現在注目を集めています。

不動産業界｜集金代行サービスを導入する3つのメリット

集金代行サービスには、単なる業務の外注化を超えた価値があります。ここでは、不動産業界で集金代行サービスを導入するメリットを具体的に解説します。

これらのメリットを理解することで、自社にとって集金代行サービスが必要かどうかを判断する材料になるでしょう。

家賃回収業務の時間が大幅に削減できる

従来の家賃回収業務では、毎月の入金確認、未入金者のリストアップ、督促連絡といった作業が発生します。物件数が増えるほど、これらの確認作業だけで数時間から丸一日を要することも珍しくありません。

集金代行サービスを導入すると、回収業務だけでなく、入金確認や消込作業までが効率化されます。専用の管理画面から入金状況をすぐに把握でき、手作業での照合が不要になるためです。

削減された時間は、空室対策の立案や物件の維持管理計画など、より収益性を高める業務に充てられます。業務効率化により、担当者一人あたりが管理できる物件数も増やせるため、事業拡大にもつながるでしょう。

回収率が向上する

集金代行サービスでは、主に口座振替を用いて集金を行うため、回収率の向上が期待できます。

口座振替は決まった日に、代金を利用者の口座から自動引き落としできる方法です。入居者が毎月手動で振り込む方式ではないため、仕事の忙しさや日常生活の中で支払い日を失念してしまうケースが発生しにくいでしょう。

現金管理リスクが低減される

集金代行サービスを利用すると、家賃を現金で直接受け取る必要がなくなります。これにより、現金の紛失や盗難といったリスクを大幅に軽減できるのもメリットです。現金を事務所内で保管する際の管理体制や、銀行への入金作業も不要となり、セキュリティ面での不安が解消されます。

さらに、全ての入金履歴がデータとして記録されるため、透明性の高い入金管理が実現します。いつ、誰から、いくら入金があったかが明確に記憶されることで、経理業務における確認作業もスムーズです。

不動産業界｜集金代行サービスを導入するデメリットと注意点

不動産の集金代行サービスには多くのメリットがある一方で、導入前に理解しておくべきデメリットや注意点も存在します。ここでは、実際の導入現場で見落とされがちなポイントを4つ紹介します。

手数料が発生する

集金代行サービスを利用する際は、手数料が発生します。一般的な手数料の内訳は以下の通りです。

項目	内容
初期費用	集金代行サービス導入時、初回のみ発生する費用。 システム導入費や初期設定費などが含まれる。
月額基本料	サービス利用時に毎月発生する固定費用。システム利用料やサポート費などが含まれる。
振替手数料 （請求手数料）	代金を回収してもらうために代行業者に支払う手数料。請求1件ごとに発生する。
振込手数料	代行業者が、回収した代金を事業者の口座に振り込む際に都度発生する手数料。

また、有料オプションサービスを使用した際は、オプション費用が発生することもあります。

手数料の料金体系やサービス内容は代行業者によって異なるため、契約前には手数料に何が含まれているのか、どのような料金システムになっているのか、追加費用が発生する機能があるのかをしっかりと確認することが大切です。

滞納時に家賃を保証するサービスではない

集金代行サービスと家賃保証は別物であり、基本的に集金代行サービスでは滞納が発生した場合の家賃を保証してもらえません。

有料のオプションサービスとして滞納保証 を付けられる代行業者もありますが、追加でコストがかかるほか、条件等も精査する必要があります。そのため、集金代行サービスは、集金業務を効率化できる経営サポートサービスの一つとして活用するのがよいでしょう。

システム導入と入居者への周知が必要

集金代行サービスの導入には、システムの初期設定と既存入居者への丁寧な周知が欠かせません。

まず、代行業者との契約後、入居者情報や請求情報を専用システムに登録する初期設定が必要です。物件数や入居者数が多い場合、この登録作業に一定の時間と労力がかかります。可能な限り手間を減らすためにも、専用システムの使用感を事前に確認しておくのがおすすめです。

既存入居者への案内時は、支払い方法変更のメリットを明確に伝えましょう。自動引き落としで毎月の支払い手続きが不要になる点や、コンビニ決済なら24時間支払い可能な点など、入居者にとっての利便性を丁寧に説明すれば、協力を得やすくなります。

自社に適した代行業者を選択することが重要

集金代行サービスの料金体系は代行業者によってさまざまです。また、提供サービスの範囲も代行業者ごとに大きく異なります。請求書発行代行や入金管理といった基本業務を提供する代行業者もあれば、督促対応や入居者サポートまで含む代行業者も存在します。

まずは自社で優先すべき業務を明確にし、それに見合ったサービスを提供する代行業者を選ぶことで、無駄なコストを抑えながら効率的な集金体制を構築できます。

複数の代行業者から見積もりを取り、料金だけでなくサポート体制や実績も含めて総合的に判断しましょう。

失敗しない代行業者の選び方

自社に最適な集金代行サービスを選ぶには、どのような基準で比較検討すべきなのでしょうか。ここでは、長期的に安心して任せられる代行業者を見極めるための3つのポイントを解説します。

手数料体系の透明性を確認する

集金代行サービスの見積もり依頼時には、各項目の金額だけでなく実際の請求件数を踏まえたコストを確認しましょう。例えば、月額基本料が安くても、振替手数料（請求手数料）が高額であれば、請求件数が多い場合は総コストが膨らみます。

また、問い合わせ時の対応品質も重要なチェックポイントです。料金説明があいまいな代行業者や、追加費用の説明が不十分な代行業者は避け、透明性の高い料金体系を提示する信頼できる代行業者を選びましょう。

管理システムの使いやすさと連携性

管理システムの操作性が日常業務の効率を左右します。請求ごとの入金状況や未入金者のリストが一目で把握できれば、督促対応の優先順位をすぐに判断できます。

また、既存の物件管理システムとの連携性も判断基準の一つです。API連携やCSVデータの自動取込機能があれば、二重入力の手間とミスのリスクを回避できます。

サポート体制と実績・信頼性

集金代行サービスでは入居者の金融情報や個人情報を取り扱うため、長期的に安心して任せられる代行業者かどうかを見極める必要があります。

まず確認すべきは、国際規格のISMS認証やプライバシーマークなどの認証取得状況です。これらの認証は、情報管理体制が第三者機関から客観的に評価されている証明となります。

また、不動産業界での導入実績や管理戸数も信頼性を測る指標です。長年の実績がある代行業者は、トラブル対応のノウハウも蓄積されており、想定外の事態にも適切に対処してくれる可能性が高まります。

不動産業界での導入実績も豊富！集金代行サービスなら「リコーリース」

これから集金代行サービスを導入するなら、不動産業界での実績も豊富なリコーリースがおすすめです。ここでは、リコーリースの集金代行サービスの特徴を紹介します。

初期費用0円！少額利用可能で中小規模に最適

リコーリースの集金代行サービスは、専用Webサイトを無償提供しており、初期費用が0円です。これにより、まとまった初期投資が難しい中小規模の事業者でも、費用負担を抑えてサービスを開始できます。

また、請求のない月は基本料金も発生しません。管理物件が少ない時期や閑散期には費用負担がなく、必要な時に必要なだけ利用できる柔軟な料金体系が魅力です。

中には、「請求件数○件から」といった縛りのある代行業者も存在しますが、リコーリースの集金代行サービスは月1件から利用可能。請求件数の縛りがないため、小規模事業者や個人事業主も気軽に導入できます。

2つの集金方法と365日対応の利便性

リコーリースでは、口座振替とコンビニ決済の2つの集金方法を用意しています。

口座振替は、入居者の銀行口座から家賃を自動で引き落とすため、毎月の支払い手続きが不要です。振替日は4日・20日・27日から選択可能。全国の金融機関に対応しているため、入居者は普段利用している口座をそのまま使えます。

一方、コンビニ決済は全国のコンビニやスーパーマーケットなど66,000店舗で支払いが可能です。仕事で帰宅が遅い入居者や、日中は銀行に行けない方でも、都合の良いタイミングで支払いを済ませられます。スマホ決済アプリにも対応しており、店舗に行かなくても支払いが完了するため、回収率の改善が期待できます。

フリーダイヤル完備＆オプションサービスも充実

フリーダイヤル完備＆オプションサービスが充実しているのも、リコーリースの魅力です。

専用フリーダイヤルでは、導入前のご相談から、導入後の運用サポートまでを丁寧に対応しています。専門の担当者に、不明な点や集金に関する相談ができるため、安心して運用を進められるでしょう。

また、不動産業界にうれしいオプションサービスも充実。請求書発行代行サービスを利用すれば、請求書の印刷から封入、送付まで一括で委託できるため、請求業務にかかる時間とコストを大幅に削減できます。

リコーリースの集金代行サービスについて詳しく知りたい方はこちら

専用Webサイトでは、部課所管理機能をご用意しています。各支店で個別に請求業務が行えるため、複数の物件・支店がある場合でも管理しやすい設計です。

リコーリースの部課所管理機能について詳しく知りたい方はこちら

まとめ

集金業務の煩雑さが課題とされる不動産業界において、集金代行サービスは家賃回収業務の時間削減や回収率向上といった効果が期待できるおすすめの方法です。

集金代行サービスを選ぶ際は、手数料体系の透明性や管理システムの使いやすさ、サポート体制を総合的に比較・検討することが、自社に最適な代行業者選びのポイントとなります。

コストを抑えつつ、信頼できる集金代行サービスをお探しの方は、ぜひリコーリースにご相談ください。リコーリースの集金代行サービスは、初期費用0円で少額利用が可能なため、中小規模の事業者でも導入しやすい点が特徴です。自社の業務課題に合った代行業者を選び、効率的な家賃管理体制を構築しましょう。