当社は介護サービス事業の一環として、運動を中心としたリハビリ型デイサービス「レコードブック」を運営しています。マシン中心のトレーニングに偏らず、日常生活に必要な動作改善を目指すプログラムを多く取り入れています。こうした取り組みから自然と明るく開放的な雰囲気が生まれ、多くの高齢者のみなさんにご利用いただいてきました。直営22店舗に加え、FC店を全国に200店以上展開しており、全国へとサービス提供範囲を拡大しているところです。

本部の運営支援部は、各店舗が利用者様へのサービス提供に専念できるよう、後方支援を担う本社の管理部門です。私の所属する運営支援グループでは、利用者様の自己負担分を口座振替で回収する業務と、介護保険の給付分を国民健康保険団体連合会へ請求する公費請求を担っています。加えて、新規店舗の開業時に必要な行政申請や、基幹システムの開発など、幅広い業務に携わっています。

介護事業者では、利用者様の来所時にその場で集金する運用が一般的です。しかし、現金を扱う場合、金額確認や領収書の発行、台帳への記入といった手間がかかるうえ、集金漏れや回収額の不一致、紛失・盗難などのさまざまなリスクがあります。それらの負担やトラブルを避けるため、当社では請求・回収業務を本部に集約してきました。

一方で、私たちの着任以前に利用していた他社の集金代行サービスは、直営店を前提とした設計で、店舗単位での処理や管理を想定していなかったと認識しています。
店舗数が増えるにつれて、本部集約だけでは対応しきれない場面も増え、店舗側でも一定の手続きを進められる仕組みが必要になっていましたが、旧サービスではそれが実現できませんでした。
その結果、請求や口座振替依頼書の処理がすべて本部に固定的に集中し、店舗数の増加に比例して本部の業務負荷が膨らむ構造的な課題が生じていたと聞いています。

最も頭を悩ませていたのが、口座振替依頼書のやり取りだったとも聞いています。以前利用していた集金代行サービスでは、本部で依頼書を集約して取りまとめる前提の仕組みだったため、各店舗から集金代行会社へ直接送付することはできませんでした。その結果、記載不備や印鑑相違があるたびに依頼書が本部へ戻り、再度店舗へ返送するという往復が発生し、本部も店舗も大きな負担を抱えていました。

さらに、店舗が全国200以上に増えたため、本部に集まる書類は膨大な量になりました。依頼書の取りまとめ対応だけでスタッフ1名が毎月2〜3日を要しており、事業拡大に比例して事務作業の負担も増え続けていました。

FC展開が進む中で、多店舗運用に耐えられる体制が必要になったことが、リコーリースさんのサービスを選んだ大きな理由だと聞いています。
FC展開では、店舗単位で請求・回収を進められる柔軟性と、本部が全体を把握しながら必要な範囲だけを管理できる仕組みが欠かせません。
その点、リコーリースさんの「部課所管理機能」は、店舗ごとの処理を整理しつつ、本部は全体を俯瞰できる構造になっており、多店舗展開でも運用負荷が増加しない点が評価されたと聞いています。
加えて、初期費用が不要で手数料も抑えられる点は、店舗数が増えてもランニングコストを無理なく維持できるという観点で大きな判断材料になったそうです。

また、リース・ファクタリングなど、FC展開を支える周辺サービスも含めて総合的なサポートを受けられる点も、安心して切り替えを進められた理由の一つでした。単なる集金代行にとどまらず、事業成長を支えるパートナーとしての幅広さを感じていたようです。

リコーリースさんの集金代行サービスへ移行に伴い、口座振替の再登録が必要となったため、口座振替依頼書を取り直す作業が現場の負担になっていました。本部としても、切り替え当初は旧サービスとの並行運用が発生したため、一定の負荷があったことは否めません。

ただ、手数料の削減など明確なメリットが見込めていたため、現場にはその点を丁寧に説明し、理解を得ながら切り替えを進めていきました。

非常に心強く感じています。たとえば、当社が請求ソフトを変更した際には、リコーリースさんとのデータ連携フローを新たに構築する必要がありました。当初は難しそうだと感じていましたが、担当営業の方が必要な仕様を具体的に示してくれ、その通りに進めることで無理なく連携できました。

また、専用Webサイト「コレクト！」の操作について不明点があった際も、問い合わせセンターですぐ確認できるため助かっています。日々の運用で疑問が生じたときに、すぐ相談できる体制があるのは安心です。

些細な相談事でも打ち合わせの機会を設けていただき、親身に対応していただいています。単にサービスを提供するだけでなく、当社の運用に合わせて一緒に考えるという姿勢は、とてもありがたいですね。

なんと言っても、口座振替依頼書の運用フローを見直したことによる本部負担の大幅な軽減が大きかったです。リコーリースさんに相談した際に、依頼書の送付や不備返送のいずれも、各店とリコーリースさんで直接やり取りできる運用をご提案いただけたことが転機になりました。

本部を介さなくなったことで、月に2〜3日かかっていた取りまとめ作業は実質ゼロになりました。以前は依頼書が一斉に届く時期になると身構えていましたが、現在は依頼書そのものを確認する必要がなく、件数の変化を確認する程度で済むようになっています。

また、以前は店舗ごとに請求データを個別にアップロードしていましたが、「部課所管理機能」で本部の下に各店を紐づけることで、本部から一括して請求できるようになりました。依頼書は店舗から直接集金会社へ送れるようになり、請求は本部で一元管理できるようになったことで、店舗が行うべきことは店舗で、本部が担うべきことは本部で行う、という効率的な役割分担が実現しています。
さらに、専用Webサイト「コレクト！」の直感的な操作性も、日々の業務効率化に大きく寄与しています。請求の登録から振替結果の確認まで、毎月の業務をブラウザ上で完結できるため、担当スタッフが迷わず使える点は運用面で非常に助かっています。

こうしたフロー改善と機能活用によって、店舗数が大幅に増えても、同じ人員体制で無理なく対応できるようになりました。人員を増やさず余力を生み出すことができ、行政申請や新規指定申請といった別の業務に振り向けられるようになりました。本来注力すべき仕事に集中できる体制が整ってきたと感じています。

店舗からは非常に好評です。フロー変更によって本部を経由する必要がなくなり、口座振替依頼書の提出期限に余裕が生まれたためです。書類不備があった場合も、リコーリースさんから店舗へ書類が直接返送されるため、やり取りのロスが大幅に減りました。遅滞が起こりにくくなったことで、店舗で利用者の皆様へ再提出をご依頼する際も、対応がスムーズになったと聞いています。

利用者様については、もともと口座振替をご利用いただいていたため、表面的な変化は感じにくいと思います。ただ、不備書類の返却が早くなったことで、「以前に記入した書類が今ごろになって戻ってくるなんて」といった戸惑いは防ぎやすくなりました。結果として、手続き全体のスムーズさや安心感の向上につながっていると思います。

当社としては、まず300店舗体制を目指して店舗拡大を進めていきます。一方で、私たち運営支援部は直接売上を生む部署ではありません。そのため、いかに業務を効率化し、限られたリソースで多くの店舗運営を支えていけるかが重要になります。

また、介護保険制度は今後も変化していきます。そうした制度変更にも柔軟に対応しながら、業務効率をさらに高め、店舗が利用者様へのサービス提供に専念できる体制づくりを進めていきたいと考えています。

リコーリースさんには、今後もさらなる業務効率化につながる提案を期待しています。たとえば、新店オープンにともなう部課所の追加登録について、紙の申請書で手続きしていますが、コレクト上で完結できるようになると、より利便性が高まると感じています。

月次の請求業務と同じように、登録手続きもオンラインで対応できれば、本部の事務負担をさらに軽減できるのではないでしょうか。ヘビーユーザーだからこそ、さらなる進化に期待しています。

書類のやり取りのように、一つひとつは小さく見えても、積み重なると大きな負担になる業務は、どの会社にもあると思います。そうした定型業務こそ、仕組みで効率化できる余地が大きいのではないでしょうか。同じような課題を感じている企業の方は、まず一度相談してみる価値があると思います。

特に多拠点展開やFC展開によって請求事務や書類のやり取りが膨らんでいる事業ほど、効果を実感しやすいと思います。本部がすべてを抱え込むのではなく、各拠点とリコーリースさんがやり取りするだけでも、事務負担は大きく軽減されます。管理部門の人員を大きく増やさずに店舗数を拡大していきたい企業にとって、有効な選択肢になるはずです。