請求業務を効率化する必要性と現状の業務における課題

請求業務の効率化を実現するには、まず現状の業務における課題を把握することが重要です。多くの事業者では、請求書発行から入金管理までのプロセスにおいて、数々の問題に直面しています。
ここでは、請求業務において事業者が直面する主な課題についてチェックしていきましょう。

請求書の発行に手間とコストがかかる

請求書の発行作業は、多くの時間とコストがかかる業務のひとつです。手作業による請求書の発行・処理過程では、印刷代・保管費・郵送費に加え、スタッフの人件費も発生します。

業務が複雑になることで、支払期限の見落としや遅延も起きやすくなり、信頼関係の喪失にもつながります。これらの問題を根本的に解決するには、請求業務の効率化が欠かせません。

ヒューマンエラーが発生する

請求業務では、さまざまなヒューマンエラーが発生しがちです。桁数の間違いや重複計上が代表的な例です。

また、締日を間違えることで請求時期がずれ、キャッシュフローに影響を与えるケースもあります。さらに、メールの誤削除や書類の取り違えによって請求書を紛失し、請求漏れが発生する恐れもあるでしょう。

業務を自動化することで、上記のようなヒューマンエラーが発生するリスクを低減できます。

業務がブラックボックス化する

請求業務において手作業が占める割合が大きいと、特定の担当者のみが業務の進め方や対応方法を把握している「ブラックボックス化」が起こりがちです。スキルがある特定の担当者に業務が集中することで、担当者が休職や退職した際に業務が滞るリスクがあります。

また、業務がブラックボックス化するとチェックが困難になり、ミスの早期発見が難しくなるのもデメリットです。業務内容が見えにくくなれば、不正行為が起こりやすい環境になる可能性もあります。

ブラックボックス化を防ぐには、マニュアルの作成・更新やワークフローの可視化、複数担当者制の導入などが効果的です。

請求業務を効率化するメリット

請求業務の効率化は事業者が直面するいくつかの課題を解決する施策で、ビジネス全体の生産性向上につながります。具体的な効果の例は、リソース配分の最適化や業務精度の向上、キャッシュフローの改善です。ここでは、請求業務の効率化で享受できる主なメリットを解説します。

業務負担を軽減できる

請求業務の効率化によって、業務負担が大幅に軽減されるのは大きなメリットです。従来の手作業による請求書処理では、入力作業や封入作業に多くの時間を費やしていましたが、効率化によってこれらの負担から解放されます。

例えば、請求書の発行代行サービスを利用すれば、請求書の作成から封入・発送までを外注可能です。

限られたリソースをより効率的に使えるようになる

請求業務の効率化により、自社のリソースをより重要な業務を遂行するために活用できるようになります。

請求書の発行から入金確認、消込作業までを効率的に処理できるシステムを導入すれば、人為的な入力ミスや計算ミスといったヒューマンエラーを大幅に削減できるでしょう。

その結果、作業精度が向上することに加えて、書類作成や処理の工数も削減され、その分のリソースを重要業務へ振り分けられます。データを一元管理できる体制の構築に加えて、可能な限り自動化を進めるとよいでしょう。

迅速に資金を回収できて経営の安定化につながる

請求書の発行から入金確認までのプロセスを効率化して回収サイクルを短縮すれば、キャッシュフローが安定するため、事業者の資金繰り改善につながります。

例えば、入金管理の一元化により、回収できていない代金を早期に発見できれば、滞納リスクを軽減できます。

請求業務の効率化を進める際に知っておきたいこと

ここでは、請求業務の効率化を進める際に事前に知っておきたい課題や、その解決策について詳しく解説します。より高い効果を得るためにも、この機会に一通り確認しておきましょう。

一定のコストがかかる

請求業務の効率化を目指すとき、見逃せないのがシステムの導入や代行サービスの利用にかかるコストです。

システムを導入する段階で一定の初期費用が、運用段階では月額基本料を含む手数料などが発生します。多くのサービスは定額制ですが、従業員数や利用者数に応じた従量課金制のサービスもあるため、複数のサービスを比較・検討することが大切です。

ある程度のコストがかかるとはいえ、業務を効率化することでそれを上回るメリットを享受できます。予算に応じて適切なサービスを利用し、効率化を進めましょう。

業務フローの見直しが必要になる

請求業務を効率化するなら、現状の業務フローの見直しから着手しましょう。最初に、請求業務の現状を可視化することが大切です。

具体的には、誰がどの業務をいつ実施するのか、各作業にどれくらいの時間がかかっているのか、ボトルネックがどこにあるのかを書き出します。請求業務に関わる複数のスタッフで意見を出し合うと、新たな改善点が見つかりやすくなるでしょう。課題を明確化せずにシステムを導入しても、無駄なコストが発生する恐れがあるため注意が必要です。

請求業務を効率化する3つの方法

具体的な効率化の手法には、さまざまなものがあります。ここでは、特に効果的な方法として自動化・ペーパーレス化・代行業者への委託の3つを紹介します。これらの手法を活用して、請求書作成から入金管理までの流れをスムーズにし、経理担当者の業務負担を軽減しましょう。

業務をできるだけ自動化する

請求業務の効率化で欠かせないのが、業務の自動化です。請求書の発行から処理、入金消込に至るまで、多くの作業を自動化できるツールがあります。これらのシステムを導入することで、請求額の計算や請求書作成といった定型業務から解放され、業務負荷を大幅に削減できます。

まずは既存業務のうち、どの部分を自動化できるか考えてみましょう。その上で適したシステムを導入すれば、無理なく自動化を進められます。

ペーパーレス化を進める

請求書や領収書をはじめとした関連書類のペーパーレス化は、業務効率を大幅に向上させる有効な手段です。紙の書類を電子データに置き換えることで、用紙代・印刷費・郵送費などのコストを削減できるだけでなく、保管スペースの縮小や関連業務の効率化によって間接的なコストも抑えられます。

さらに、電子化された書類は検索や照合が容易で、過去の書類を探す手間を軽減できます。また、データ入力の自動化により人為的ミスが減少し、無駄な業務を削減できるのもメリットです。

ペーパーレス化に役立つシステムは数多く存在するため、比較・検討して自社の状況に合ったものを選ぶとよいでしょう。

請求代行サービスを利用する

これまで自社で行っていた業務を代行業者に委託するのも、効率化するひとつの方法です。請求代行サービスを利用すると、取引内容の確認や請求書の作成・封入・送付などの業務をまとめて委託できます。

さらに、請求だけでなく集金業務も併せて委託できるサービスを選べば、集金業務の負担を軽減し、未回収リスクも低減可能です。回収率が向上することで、督促業務も発生しなくなるため、どこまでの業務を委託するかを決め、自社のニーズに合ったサービスを選びましょう。

請求代行サービスを導入する際のポイント

請求代行サービスを導入する際には、より高い効果を出すためにもいくつかの重要なポイントを押さえておくことが大切です。ここでは、サービスを選定する際に注目したいことを解説します。導入してから後悔しないためにも、一通りチェックしておきましょう。

必要なサービスを提供しているか

依頼する代行業者によって、委託できる業務範囲が大きく異なります。提供サービスが少なければ求める成果が得られない恐れがあります。また、機能が必要以上に多いと、無駄なコストの発生につながりかねません。

「請求書の作成のみを依頼したい」「集金業務まで依頼したい」など、自社が求めるサービスを明確にし、提供してくれる代行業者を選びましょう。

また、既存システムと連携できるかも重要といえます。販売管理システムや会計システム・SFAなどとスムーズに連携できれば、業務効率を大幅に高められるためです。

コスト負担が適正か

請求代行サービスを利用すると、初期費用や月額基本料を含む手数料などのコストが発生します。これらの料金体系は代行業者によって大きく異なるため、適正なコストで必要なサービスを利用できるところを選ぶことが重要です。

例えば、毎月の請求件数が多い場合は1件ごとの手数料が安いサービスを選ぶとよいでしょう。請求頻度が低い場合は、利用した月のみ料金が発生するサービスが適しています。導入前には総コストをシミュレーションし、費用対効果に問題がないか確認しましょう。

セキュリティレベルが高いか

請求業務では、機密情報を含めた重要な情報を扱うため、サービスのセキュリティレベルも重要なポイントです。

アクセスするときの認証方式や細かいアクセス権限の設定、IP制限などのセキュリティ対策が十分か確認しましょう。また、個人情報保護方針やデータの管理体制についてもチェックします。

情報セキュリティ関連の規格であるISO27001の認証を受けているなど、客観的に見てセキュリティレベルが高いところを選ぶのがおすすめです。

これから請求代行サービスを導入するならリコーリースへ

リコーリースでは、請求書の発行から集金までの業務を一括で代行する集金代行サービスを提供しています。請求業務を効率化するのに必要な機能を網羅しており、さまざまなニーズに対応可能です。

ここでは、リコーリースの集金代行サービスの特徴を詳しく紹介します。小規模な事業者でも使いやすいサービスのため、これから請求代行を利用したいと考えている方は、ぜひご検討ください。

初期費用0円で始められる

請求業務の効率化を図りたくても、導入コストが障壁となるケースは少なくありません。しかし、リコーリースの集金代行サービスなら、システム構築不要の専用Webサイト「コレクト！」が無償で提供されるため、初期費用0円で導入可能です。

さらに、サービスを利用しなかった月は基本料金も発生しません。請求件数が時期によって変動するビジネスや、新規事業の立ち上げで請求件数が少ないケースでも、コスト負担を気にせず利用できます。請求件数1件から利用でき、個人事業主などの小規模な事業者にも最適です。

集金代行システム専用Webサイト「コレクト！」

専用ソフトなしで動作する

リコーリースの集金代行サービスを利用する上で、専用ソフトのインストールは不要です。日々の業務は全て専用Webサイト上で完結するため、インターネットに接続できるデバイスがあれば、すぐに業務を実施できます。

システムの構築に充当できる予算がない場合や、できるだけシンプルに利用したい場合に向いています。また、IT関連のスキルが十分でない担当者がいる場合でも、運用しやすいでしょう。

さまざまな集金方法に対応

リコーリースの集金代行サービスは、口座振替とコンビニ決済の両方に対応しています。口座振替サービスは、全国各地の都市銀行・地方銀行・ゆうちょ銀行・ネットバンクなど、多くの金融機関に対応しており、毎月決まった日に自動引き落としが可能です。

また、オプションでペイジー口座振替受付サービスを提供しているのも魅力です。本サービスを利用すれば、キャッシュカードを対応端末でスキャンし、暗証番号を入力するだけで口座振替手続きが完了します。口座振替導入時のネックになりやすい、口座登録手続きを簡略化し、事務作業を効率化できるためおすすめです。

ペイジー口座振替受付サービス

コンビニ決済サービスは、全国のコンビニやドラッグストア、スーパーマーケットなど66000店舗でいつでも決済ができる利便性の高さが魅力です。顧客の利便性を大幅に向上させます。

どちらのサービスも請求書発行代行オプションが用意されています。請求書の発行・送付業務をまとめて委託することで、業務全体を効率化できます。

請求書発行代行サービス

まとめ

ビジネスにおいて請求業務は避けて通れない業務ですが、一定の手間とコストがかかります。また、業務遂行においてはヒューマンエラーや業務のブラックボックス化といった課題があり、効率化して対処することが必要です。

効率化する具体的な方法には、業務の自動化、ペーパーレス化、請求代行サービスの利用などがあります。特に、請求代行サービスは業務をまとめて委託でき、負担を大きく軽減できるのがメリットです。

これから代行サービスの導入を検討している方は、初期費用なしで導入できてさまざまなビジネスに対応可能なリコーリースをぜひご検討ください。リコーリースでは口座振替サービスやコンビニ決済サービスなどを提供しています。