請求書の書き方や送付のしかた｜個人事業主にわかりやすく解説

こんにちは。リコーリース集金代行サービスライターチームです。

個人事業主や小規模事業者として起業した、あるいはこれから始めようというとき、悩みがちなのが事務処理関係です。例えば、請求書はどうしたら良いかという不安はないでしょうか。請求書は不備があれば支払いがなされない可能性もあるため、非常に重要な書類です。そこで、今回は個人事業主向けに請求書の書き方や送付の仕方をわかりやすく解説します。

• 1.請求書の書き方のポイント
• 2.一般的な請求書の書き方
• 3.請求書の作成方法
• 4.請求書の送付のしかた

1.請求書の書き方のポイント

請求書は法律などで決められた規定の形式があるわけではありません。請求を行う人が任意で作成して良いものです。しかし、自由に作った請求書が使いやすいかとなると話は別です。記載しなければ実務的に困る項目はもちろんあります。請求書を作成する際は、商習慣やマナーに沿った書き方にしなければなりません。また、請求内容の証明書としてだけでなく、書類として渡すことで取引先が支払いを忘れるのも防止する役割もあります。どのような取引をしたか確認する記録としても使えるので、確定申告などの経理手続きもスムーズに進められるでしょう。

さらに、取引先が消費税の仕入税額控除を受ける場合、帳簿か請求書の保存義務があります。控除を受けるため、国税庁は「書類作成者の氏名または名称」「取引年月日」「取引内容」「税率ごとに区分して合計した税込対価の額」「書類の交付を受ける事業者の氏名または名称」の5項目の記載を求めているので、これらは必ず記載してください。なお、請求書と名称が似ている書類に「請書（うけしょ）」があります。これは「注文を確かに受けました」という意味で発行する書類で、発注書と対になるもの。請求書とは全く異なる書類なので混同しないよう気を付けましょう。

2.一般的な請求書の書き方

請求書は任意様式なので発行者ごとに書き方が異なりますが、その多くに共通して記載されている事項があります。どのような内容にするか考えるときには、ネット上でテンプレート（ひな形）を紹介しているサイトなどを参考にするのも良いでしょう。ここでは一般的な請求書で見られる項目を紹介します。

題目

請求書には、用紙の最上部、通常は中央か左寄せの位置に題目として「請求書」や「御請求書」と書類の名称を書きます。位置は全体のバランスも考えながら決めてください。パッと見て何の書類かわかるよう、題目は大きく太い文字にするのが良いでしょう。見積書や納品書など、見た目や内容が請求書と似通っている書類があるので、題目がわかりやすければ間違いを防げます。また、請求書の送り先と継続的に取引を行っている場合は、同じタイトルの書類が続くとわかりにくくなる可能性もあるため「〇月分ご請求書」などと書くのも良いです。

あて先

この請求書は誰にあてたものなのかも書類から読み取れなくてはいけません。あて先として取引先の会社名あるいは屋号、必要に応じて部署名や担当者名も書きます。会社名の場合は、前株（株式会社〇〇）か後株（〇〇株式会社）かを確認し、間違えないようにしましょう。会社名や屋号、部署名に対しては「御中」をつけるのがマナーです。担当者の個人名まで書く場合には「様」をつけてください。その他、取引先の住所や電話番号・FAXなどを記載するケースも見られます。なお、取引先と請求先が異なる場合もあります。例えば、子会社の支払いを親会社が立て替える場合、請求先は親会社になるので注意が必要です。あて先は、国税庁が求める5つの記載事項の1つでもあります。

発行者

請求書の発行者も必要な記載事項です。社名・屋号、または氏名も記載します。通常は、あて先を用紙の左上に記載するため、それより下の位置に対になるよう右寄せで発行者情報を書きます。住所の他、電話番号・FAX番号・メールアドレスなど連絡先も記載しましょう。

取引内容

代金を請求する取引の内容は請求書のメインとなる部分で必須項目です。「品目（商品やサービスの内容）」「単価」「数量」、そして単価と数量を掛けた「金額」の4項目を記載するのが一般的な構成になります。品目は請求書を受け取る相手がわかるような書き方を意識することも大切です。あまりにもあっさりした表現だと、具体的にどのような取引に関する代金請求なのか、相手方が請求書だけではわからなくなる可能性もあります。なお、取引先の税務処理の都合で、品目の書き方を指定されるケースも少なくありません。特に問題なければ指定の通りに作成しましょう。

請求金額

請求金額は取引内容で記載した金額の小計に、消費税を加えたものです。消費税率は取引内容によって異なります。軽減税率の対象なら消費税8%。対象でないものなら10%と小計は分けて記載してください。請求金額の合計は、計算の流れがわかるように取引内容の欄の下に示します。それだけでも間違いではありませんが、取引内容の欄の上など、請求書の見やすい箇所にも書いておくとわかりやすいでしょう。請求金額も「税率ごとに区分して合計した税込対価の額」として、国税庁が記載を求める項目の1つです。

発行日

請求書には発行した日付の記載も必要です。請求書の発行日は国税庁が求める「取引年月日」のこと。基本的に発行日は取引先の会計締日にするのが良いでしょう。発行日が締日であれば、経理は他の請求書とまとめて処理でき、また処理期間も長めにとれるため、配慮するようにしましょう。年の西暦・和暦は問いませんが、自分に特にこだわりがなければ取引先の表記に揃えるのが無難です。

請求書番号

請求書番号とは、任意で請求書に割り振る番号のことです。必須ではありませんが、請求書ごとに固有の通し番号を振っておくと管理しやすくなります。例えば、取引先から過去の取引内容について問い合わせがあったときなど、請求書番号が付いていれば該当の請求書を探すのがスムーズです。請求書の右上、発行日の上や下に記載することが多いでしょう。

振込先

請求書の発行者も必要な記載事項です。社名・屋号、または氏名も記載します。通常は、あて先を用

請求書に記載した請求金額を振り込んでもらうため、振込先の記載も必要です。振込先として使用する銀行名と支店名、口座種類（普通・当座）、口座番号、口座名義を記載します。口座名義は登録と同じくカタカナで書きましょう。漢字で書くと相手が読み方を誤ったりしたとき、講座名が一致せず振込ができません。なお、複数の口座情報を記載し、取引先に都合で選んでもらうという方法もあります。

支払期限

支払期限は必須の項目ではありませんが、記載するとお互いに入金の予定を立てやすくなります。請求金額の支払い期限日自体は、契約書や発注書を交わす際など事前に決めておくのが通例です。支払期限を決めておけば、その日までに支払いが行われることははっきりしているので、期限日以降に入金確認をすれば良く、何度も確認する手間がなくなります。未払いの場合は取引先へ連絡しましょう。

その他

請求書に社印を押すパターンもよく見られます。捺印は必須ではありませんが、あればよりしっかりした印象になるでしょう。発行者情報の末尾と少し重なるような位置に、角印（社判）や代表者の印判を捺印します。また、特記な条件があればそれも忘れずに特記事項の欄に記載しましょう。支払い期日の変更や分割払いの対応、振込手数料をどちらが負担するかなどがあげられます。なお、請求書は必要事項や数字の記載がメインなので、無機質な文書になりがちです。「下記のとおりご請求申し上げます。」などの一文を添えると文面が和らぐでしょう。

3.請求書の作成方法

現在では請求書はパソコンを使って作成する方法が主流です。ただし、手書きで作っても問題はありません。ここでは、請求書の作成方法について解説します。

パソコンで作成

請求書をパソコンで作成する際、よく使用されるのがWordやExcelといったビジネス文書を作成するソフトです。請求書を1から自分で作るのも良いですが、ネット上には請求書のテンプレートが多数あり、ダウンロードできるので活用すると作成の手間が省けて便利でしょう。また、Excelのような表計算ソフトで計算式を入力しておけば、請求金額を出すとき自動計算できて楽です。なお、会計ソフトや、会計ソフトと連携できる請求書作成ソフトもあります。会計・請求書作成に特化しているため、より作成作業がスムーズです。請求書が完成したらA4サイズの用紙に印刷するか、PDFで出力します。

手書きで作成

現在では請求書を手書きで作成するケースは少なくなりました。しかし、パソコンが故障するなどのトラブルにより、手書きで作成せざるを得ない場合もあるかもしれません。また、パソコン操作が苦手な人にとって、パソコンでの請求書作成は重労働。発行する請求書の枚数も多くないから手書きが良いという人もいるでしょう。まっさらな用紙に1から手書きしても良いですが、既成の請求書用紙を使うと便利です。文房具を扱う書店やホームセンター、100円ショップなどで購入できます。その他、バソコンで品目や金額などを空欄にした請求書を作成・印刷しておき、必要に応じて手書きで記載して使うという方法もあります。

4.請求書の送付のしかた

継続取引の場合は一括請求が基本で、月末など毎月決まった時期に送付します。受注請負などの場合は都度請求になり、納品の際に請求書を送付します。そこで考えたいのが請求書の送付の仕方です。ここでは、請求書を送付する方法を説明します。

郵送

郵送は請求書の送付方法をして最も一般的です。ビジネスシーンではペーパーレス化が進んでいますが、紙ベースの請求書を郵送する事業者はいまだ多く見られます。会社によっては紙の請求書でもらった方が経理処理をしやすいというケースも考えられます。取引先には紙の請求書を郵送したほうが良いかどうか、前もって確認しておきましょう。郵送の際は、長3封筒にA4サイズの請求書を3つ折りで入れるという形が一般的です。封筒のオモテ面に取引先の住所と名前を書き「請求書在中」の脇付を添えます。請求書に記載している取引先の会社名や住所の位置を調整し、窓付き封筒に封入して、宛先を書く手間を省くパターンもあります。なお、請求書は信書なので、郵送以外での送付はNGです。例えば、メール便での送付はできません。普通郵便で送りましょう。その他、郵送に付随するビジネスマナーにも注意です。請求書に送付状を同封すると丁寧な印象になります。また、請求書送付時に電話やメールで連絡すると相手も手続きしやすくなるでしょう。

FAX

それほど一般的ではありませんが、請求書のFAX送信を取引先に求められる場合もあります。「紙ベースの書類で手続きしたいものの郵送では間に合わない」「取引内容や請求金額など一部項目だけ先に確認したい」などといった要望がその理由です。請求書のFAX送付は原則的に発行者から要望があった場合のみにした方が良いでしょう。請求書の送付方法として、始めからFAXを選択するのは控えてください。郵送時と同じくFAX送信の際も送付状は添えるのがマナーです。請求書1枚のみFAXで送るのは失礼なので、相手から敢えて送付状は不要などと言われていない限りは添えましょう。なお、経理上は請求書の原本を保管するのが基本です。そのため、FAX送信で事が済んだとしても、追って郵送で請求書の原本を送ることを忘れないでください。

電子文書

近年では、電子文書の請求書をメール送信することが多くなりました。発行者側としては郵送費用がかからない、印刷コストや郵送の手間が省けるといったメリットがあります。ただし、取引先との合意の上でメール送信を行わないと失礼になる場合もあるため注意が必要です。電子文書で請求書を送付したい場合は、必ず事前に取引先に可否を確認しておきましょう。なお、メール本文に必要項目を記載し、それを請求書にするのは大変失礼なのでNGです。請求書のデータファイルを作成し、メールに添付して送信してください。

電子文書の請求書はWordやExcelファイルのままではなく、PDFに変換します。WordやExcelは内容の変更が可能なので、ファイルを送信した後、取引先側で何かの拍子に内容を消してしまったりする可能性もゼロではありません。トラブルにつながらないよう、基本的に編集できないPDFファイルで送るのが良いでしょう。メールには「○月分請求書の送付」のように、請求書添付がひと目でわかる件名をつけます。取引先は毎日多数のメールを受信していると考えられます。件名が曖昧だと、重要メールではないと判断され後回しになり、埋もれてしまう可能性もあるので、わかりやすい件名をつけましょう。

請求書を正しく書いて取引先に送付しよう

請求書の形式は特に決まっていませんが、必要事項は網羅すべきです。取引先の都合やビジネスマナーに考慮し送付しましょう。請求・集金業務が煩雑に感じるなら、リコーリースの集金代行サービスを検討してみてはいかがでしょうか。請求件数1件から対応、初期費用0円。コストを抑えつつ本業に使う時間を増やせるため、業績向上も期待できます。まずはフリーダイヤルもしくはお問い合わせフォームから、お気軽にお問い合せ下さい！