請求書代行サービスとは？仕組みやメリットについて知ろう！

こんにちは。リコーリース集金代行サービスライターチームです。

請求書の発行を面倒だと感じている人は少なくないかもしれません。しかし合理化をするのは難しいと半ばあきらめているのではないでしょうか。そんな人におすすめなのが請求書代行サービスの利用です。請求書の発行を外注できること自体知らなかったという人も多いかもしれませんが、うまく使えば便利なものです。ここでは請求書代行サービスのメリット・デメリットや選び方について解説します。

• 1.請求書発行でよくある悩みとは？
• 2.便利な請求書代行サービス！概要をチェックしてみよう
• 3.請求書代行サービスのメリットとデメリット
• 4.請求書代行サービスはこんなときにおすすめ！
• 5.賢い請求書代行サービスの選び方

1.請求書発行でよくある悩みとは？

請求書発行にまつわる悩みにはどんなものがあるのでしょうか。具体的に見ていきましょう。

請求書の作成や発送に手間がかかる

請求書の作成・発送にはとにかく手間がかかると感じている人が多いのではないでしょうか。請求書は毎月決まったフォーマットで作成するので、まずそのフォーマットを作成しなくてはなりません。一度フォーマットを作ってしまえば2回目以降は楽になるかと思われますが、その内容は都度入力する必要があります。請求先ごとに間違いのないよう入力するのは神経を使う作業です。さらに入力出来たら印刷をし、捺印をして封筒に詰めます。封筒には宛名が必要ですが、手書きにしても印刷するにしてもやはり手間がかかります。さらに郵便局まで出しに行ったり、場合によっては1通1通切手を貼る必要もあるでしょう。

このように、請求書の作成・発送というのは非常に手数のかかる作業であり、件数が多くなればその作業量は膨大になります。この作業を締日から発送までの短い期間で行うためには多くの人手が必要で、そうなれば当然人件費もかかります。

請求書の内容にミスが発生しやすい

請求書の作成はとても煩雑な作業であると説明しましたが、煩雑な作業ではミスが出る危険性が高まります。特に請求書作成は人の手作業によるところが大きいので、リスクはとても高いといえるでしょう。帳簿などのデータと付け合わせながら数字を入力する場合は、やはり人の手によるものですから入力ミスが起きる可能性があります。日付を間違えてしまうのも問題ですが、それが請求金額だと大きな問題です。入金前に判明したとしても、再発行の手間がかかるうえ入金が遅れることにもつながりかねません。

また最もしてはならないのは送り先を間違えてしまうことです。例えばA社への請求書を間違ってB社に送ってしまった場合、B社にA社との取引内容を知らせてしまうことになります。相手が個人の場合、Aさん宛ての請求書をBさんの宛名を書いた封筒に入れて送付すると、請求書を通して個人情報が流出してしまいます。こうしたミスは相手に迷惑をかけるだけでなく、自社の信用も著しく失墜させるものなので絶対に避けるべきです。

自作の請求書のため見た目がよくない

請求書は請求内容をきちんと正確に伝えることが最も大切です。請求書には特に決められたフォーマットというのはありませんが、国税庁では「発行者の名称（氏名）」「取引年月日」「取引内容」「取引金額（税込）」「請求先の事業者名（氏名）」の5つは明記すべきとしています。そのほかに振込先の銀行口座や、請求日と支払期限、そして管理するための請求番号などを記載するのが一般的です。

ただこれらの内容を満たしていればよいかというと、そうとは限りません。事業者として顧客に送る請求書なのですから、やはり体裁が整っていることが大事です。多くの場合請求書のフォーマットはExcelなどのソフトを使って作成するでしょうが、どうしても手作り感が抜けず見た目が良くないと感じてしまうことも多いのではないでしょうか。スマートに仕上げるためには会社ロゴなども入れたいところですが、手作りの場合はどうしても抜けてしまいがちです。

2.便利な請求書代行サービス！概要をチェックしてみよう

請求書発行の様々な悩みを見てきましたが、そうした悩みを解決できるのが請求書代行サービスです。ここからは請求書代行サービスについて紹介していきます。

仕組み

請求書代行サービスは、文字通り請求書の発行にかかる一連の事務作業をすべて代行するものです。作業の流れは、まず請求書の発行に必要な毎月の売り上げデータを代行業者に渡します。関連する発注書や納品書といった書類のコピーも一緒に渡すと、業者は内容をチェックして決まったフォーマットに数字を入力し、請求書を作成、さらに印刷から発送まで一連の流れで行います。つまり依頼する側ではデータをまとめて渡すだけで、あとは何もしなくても自動的に顧客の元に請求書が届くというわけです。

このサービスは基本的に月1回としている業者が多いですが、毎月複数回にするなど必要に応じて柔軟に対応しているところもあります。自社の実情に合わせて選ぶと良いでしょう。

料金

料金形態は業者によって異なります。1カ月の使用回数に応じて月額使用料が決まっているところもあれば、1通いくらと決められているところもあります。月額使用料は毎月定額なので、ある程度量がある場合はこちらの方がわかりやすくて良いでしょう。顧客が少なかったり発行が不定期である場合は、1通いくらの定額課金の方が無駄がなくて良いかもしれません。

なお、封筒かハガキか、印刷がカラーかモノクロかによって料金は変わってきます。また封筒代や郵送代、払込票の作成やその封入代などをそれぞれ別途としているところもあるのでよく確認しましょう。

発行指示

作業をすべて代行してくれるのは良いが、指示を出す手間があるのではと思っている人もいるでしょう。もちろん指示を出さなければ代行業者は動けないわけですが、その指示の出し方はなるべく簡単にできるよう、独自のシステムを構築しているところが多いです。

例えばWeb上に専用サイトを設け、そこに請求情報を入力して発行指示を出す、といった形です。システム内で売上管理までを行い、請求書へはそこからデータを流し込むという形にすることで手入力をなくし、ミスが起きないようにしているところもあります。また、Web帳票を作成し、郵送でなくメール添付やWebからのダウンロードといった形で先方に送れるようにするなど、Webならではの利点を生かしたシステムもあります。

いずれにしてもすべてがインターネット上で完結するのでとてもスムーズです。スマホを使えば外出先から指示を送ることもできるでしょう。一度登録すれば次回からはほぼワンクリックといった簡単な操作で済むようなものが多く便利です。

フォーマット

請求書発行の悩みで見た目が良くないということに触れましたが、代行業者では多彩なフォーマットを用意して自由に選べるようにしているところもあります。いかにも手作りといった感じではなく洗練された見栄えの良いデザインを揃えており、会社ロゴの挿入も可能なので、企業らしい本格的な請求書を作成することもできます。

請求書は見やすく内容が正確に伝われば良い、と考える人もいるかもしれませんが、事業者として送付する正式な書類なので、やはり見た目によって先方の印象が左右されることは否めません。デザインクオリティの高いものであれば、顧客や取引先に対し自社のイメージをアップすることにもつながるでしょう。

発行スピード

作業を外注する場合、時間がどれくらいかかるかというのは気になるところでしょう。社内の作業を減らし人件費を削減できるのは良いですが、外注先での作業に時間がかかり請求が遅れてしまうようでは意味がありません。

代行業者では多くの場合、指示を受けてから1～2日後には発送できるようにしており、中には翌営業日発送としているところもあります。したがって請求が遅れるという心配はまずありません。締日から支払日まで期間が短く、受け取った顧客がチェックする時間もあるので心配だという人もいるかもしれませんが、これなら安心でしょう。発送内容や代行業者が指定する印刷会社の対応状況によっては若干遅れるケースもあります。特に急いでいる場合は、安全策として事前にスケジュールについて問い合わせて確認しておくと良いでしょう。

3.請求書代行サービスのメリットとデメリット

請求書代行サービスの仕組みについて説明しましたが、ここからはメリットとデメリットについて見ていきます。便利なサービスであっても決してデメリットがないわけではないので、導入を検討する前に理解しておくことが大切です。

メリット

請求書発行を代行業者に依頼する最大のメリットは、煩雑な請求作業から解放されることです。先にも述べた通り、請求書の作成・発行というのは一つ一つが非常に手間がかかるものであり、そのうえ数がかさめばその作業量は膨大なものになります。しかし請求書作成は基本的に月1回から数回程度なので、その時期のためだけに人員を増やすのも難しいでしょう。スタッフは毎月膨大な請求作業に追われ、本来の業務が圧迫されているというケースもあるのではないでしょうか。

代行業者に任せてしまえばその分時間が空きますから、本来の業務に専念できるようになります。全体的な事務作業量が減れば人員の削減もでき、コストカットにつながるでしょう。また、請求書代行サービスでは代金の回収も行っているところが多いので、集金の手間がかかりませんし未回収のリスクも減らすことができます。

請求書のミスをなくすことができるというのも大きなメリットです。自作の場合はどうしても入力ミスなどが起きがちですが、代行業者は売上データをそのまま流し込むなどシステム化しているので、ミスが起きる心配がありません。

デメリット

一方デメリットとしては、まず導入時に手間がかかることが挙げられます。どの業者に頼むか比較検討したり、フォーマットを決めるのは時間がかかります。導入時の切り替えも大変です。これまでのやり方をがらりと変えてしまうわけですから、請求に関わるルールを新たに作り直し、それを社員全員に周知徹底していかなくてはなりません。社員側もそれに慣れるまで時間がかかり、最初のうちは混乱してかえって以前より請求業務に時間がかかってしまうということも起こり得ます。

代行業者を利用する際には顧客や取引先の大事な情報を外部に渡すことになるので、セキュリティの面でリスクが生じることも念頭に置いておく必要があるでしょう。代行業者を選ぶときにはそういった点にも注意が必要です。

4.請求書代行サービスはこんなときにおすすめ！

請求書代行サービスの利用が最もおすすめなのは、請求業務に時間を取られて本来の業務に集中できないというケースです。請求業務は非常に手間がかかるうえ神経も使い作業量も膨大、と大変負担の多い業務です。手作業が多いため合理化しづらいのも悩ましいところでしょう。専門スタッフを入れるといっても作業は月末など特定の時期のみに集中しているので、人件費を考えても非効率です。このような場合は外注した方が良いでしょう。

未回収のリスクに悩んでいる場合も、代行業者に頼むのがおすすめです。請求書代行業者では集金代行サービスも合わせて行っているところが多いからです。全額保証サービスを付けている業者もあり、そういったところを選択すればなお安心できるでしょう。

また経理担当者にとっては請求漏れや経理処理のミスなども悩みのタネかもしれません。こうしたミスをなくすには請求書代行サービスは有効です。代行業者は専用のシステムを利用しており、直接金額などを入力するといった形を取っているのでミスが起きにくいのです。

5.賢い請求書代行サービスの選び方

請求書代行サービスを利用する際には、良い業者を選ぶことが重要です。そこで選ぶ際に気を付けたいポイントをご説明します。

まず集金代行サービスもカバーしている業者を選びましょう。代金の回収は請求書の発行以上に手間のかかるものです。請求書作成・発送だけを外注したのでは、省力化の効果も限定的なものとなるでしょう。集金代行までセットで依頼することで、大幅な効率化が達成できます。

導入費用や基本料金はかかるのかといった部分についても吟味が必要です。特に個人事業主やスタートして間もない事業など毎月請求があるとは限らない場合は、サービスを利用しない月が発生します。この場合、基本料金がなく利用した分だけという料金体系であれば無駄を防げます。また導入後に十分なサポートが受けられるかどうか確認しておくことも大切です。

こうした条件をすべて満たすものとしておすすめなのがリコーリースです。リコーリースは導入費用はゼロで利用のない月は基本料金も無し、さらに専用Webサイトも無償で提供されます。もちろん集金回収サービスもついていて、事務作業を大幅に軽減できます。導入後のサポートも充実しているので安心です。

便利なサービスを活用して本来の業務に集中しよう！

請求書の作成・送付や集金といった煩雑で膨大な業務は、本業を圧迫することがしばしばあります。請求書代行サービスにこうした業務を移行すれば、スタッフは本来の業務に集中することができるでしょう。リコーリースのようにセキュリティやサポートのしっかりしたところを選べば外注も安全です。興味があればまずはフリーダイヤルもしくはお問い合わせフォームから、お気軽にお問い合せ下さい！