会費徴収システムとは？

会費徴収システムとは、会員制ビジネスにおける月謝や年会費などの定期的な代金を、効率的に回収・管理するためのシステムです。フィットネスジムやスポーツクラブ、学習塾、ファンクラブ、コワーキングスペースなど、継続的に会費を徴収する業種に適しています。

会費徴収システムを導入するメリット

会員数が増えるほど「入金状況の把握」「会員情報との連携」「未払いの督促」といった業務が煩雑になりますが、システム導入により自動化が実現します。以下は、自動化できる業務の一例です。

• クレジットカードや口座振替による毎月の支払いの自動化
• 入金状況のデータベース反映
• 未払い会員への自動リマインド送信
• 会員情報と決済データの自動照合
• 入会手続きのオンライン完結化
• 請求書や領収書の自動発行

口座振替などの決済手段に対応することで、会費の徴収が自動化できるのがメリットです。また、決済手続きの結果をシステム上で確認できるため、未納の有無を一目で把握でき、入金管理が効率的になります。

Web上で入会手続きを完結させることで、新規会員獲得の機会損失を減らせるのもメリットといえるでしょう。

会費徴収システムで解決できる現場の課題

「会員から会費を徴収する」という作業は、一見すれば単純なものに思えるかもしれません。しかし、実際にはスムーズに回収できないケースも多く、的確に回収するには注意しておきたいポイントがいくつか存在します。

ここでは、会費徴収で苦労する主なポイントと、会費徴収システムで解決できる課題について紹介します。

会費の徴収を行うタイミングをそろえられる

会費の徴収タイミングに悩まされるというケースも多いです。例えば、現金で会費を徴収する場合、相手が現金を持参するのを忘れたり、訪問集金しても留守だったりする可能性があります。こういった場合には後日改めて徴収に出向くことになりますが、その度に発生する交通費は自社で負担しなければなりません。

しかし、会費徴収システムを導入すれば、口座振替などを利用して自動的に徴収可能です。また、毎月同じタイミングで徴収できるため、事業者・会員双方にとって徴収の手間を軽減できます。

会費を徴収する手段を増やせる

会費を徴収する手段はさまざまですが、状況と手段がうまく噛み合わないと集金に多くの時間がかかります。例えば、会員の人数が多い場合、細かいお釣りのやりとりや集めた会費の管理が煩雑になりがちです。

会費徴収システムを導入すれば、口座振替やコンビニ決済など複数の徴収手段を利用できます。会員は自分に合った方法で会費を納入できるようになり、利便性が高まるでしょう。

内部リンク：町内会費の集金方法！安全で効率的な集金方法と最適な集金時間とは？

徴収した会費の管理が容易になる

会費の徴収はお金を集めたら終わりではなく、集めたお金を適切に管理する必要があります。現金で会費を徴収した場合、銀行に入金するまで保管しておかなければなりません。

しかし、金庫などを用いてセキュリティ対策を講じたとしても、盗難や紛失のリスクがあります。また、銀行に預け入れる作業も定期的に必要となるため、その分の負担が増加するでしょう。

会費徴収システムを利用すれば、会員と直接現金をやりとりする必要がありません。管理コストだけでなく、盗難や紛失リスクを低減できるのもメリットです。

入金の消込作業がスムーズになる

会費の徴収では、入金の消込作業に苦労するという声も少なくありません。消込とは「入金予定金額」と「実際の入金額」を照らし合わせて間違いがないか確認する作業です。単に金額の整合性をチェックするだけではなく、勘定科目を適切に仕分けて帳簿に記すことも含まれます。

現金での集金や銀行振り込みでは手作業で消込を行う場合が多く、会員数によっては膨大な時間が必要になることもあるでしょう。

会費徴収システムと会計システムを連携すれば、入金状況を確認して消込作業を自動化することも可能です。いつ、どの方法で入金されたのかも明確になるため、業務負担を減らす上で役立ちます。

督促の負担を軽減できる

何らかの理由で会費を払ってもらえなかった場合、未払いの会員に対して督促を行う必要があります。未納者が増えると、督促業務の負担が大きくなります。

督促業務は基本的に会費を払ってもらえるまで継続しなければならず、1度きりで終わるとは限りません。会費徴収システムで徴収を自動化し、未回収自体を減らすことができれば、督促の業務負担の軽減にもつながります。

新たに会費徴収システムを導入するときに考慮したいポイント

会費の徴収業務を効率化させるには、専用のシステムを導入するのが有効です。しかし会費徴収システムにも多くの種類が存在し、リリースしている代行業者によって機能も異なります。

ここからは会費徴収システム導入時に注意したいポイントについて見ていきましょう。

会員の属性に合ったシステムか

年齢や性別など、所属している会員の属性はさまざまです。従って、会員の属性に適した会費徴収システムを導入することが欠かせません。

例えば若者向けのサークルなどを運営する場合、未成年の割合が多くなることが予想されるでしょう。未成年はクレジットカードを所有していない人も多く、クレジットカード決済を前提とした会費徴収システムはあまり向いていません。

一方で老人ホームや趣味の会のように高齢者が主な会員となる場合、インターネット上で多少細かい操作が必要となるシステムは敬遠されがちです。このような場合には払込票を利用したコンビニ決済などが有用となるでしょう。

会費徴収の頻度に合ったシステムか

一口に会費といっても、集まりがある度に徴収するものや毎月・毎年のように定期的に徴収するものなど、頻度はさまざまです。会費徴収システムは導入の初期費用やランニングコストが必要になるため、会費の徴収頻度に合わせて適切な料金プランで利用できるシステムを選ぶ必要があります。

例えば、年会費のように徴収頻度が少ない場合は、利用した月のみ費用が発生するシステムを選ぶとよいでしょう。一方で頻繁に会費を徴収しなければいけない場合は、月額基本料がかかるものの1件あたりの手数料が安価なものを選ぶのがおすすめです。

会員数に見合ったシステムか

会費徴収システムを選ぶときは、「会員数」も考慮する必要があります。一般的に、会費徴収システムは登録する会員数が少なければコストは安く済む傾向にあります。

しかし、コストを重視するあまり実際の会員数を管理できないシステムを選ぶと、登録できなかった分を手作業で集計しなければならず、業務負担が増えるでしょう。

学習塾やスポーツジムのように中長期的なシステム運用が必要となる場合は、将来的に増減する会員数を予想することも大切です。想定される会員規模に合わせて会費徴収システムを選びましょう。

より利便性を高めるためにあるとよい機能

会費徴収システムには基本的な徴収・管理機能だけでなく、さらに利便性を高める機能があります。ここでは、導入時に検討しておきたい3つの機能を解説します。

単発で発生する料金をまとめて徴収する機能

月会費や年会費といった定期的な徴収だけでなく、イベント参加費や物販代金といった単発の料金が発生するビジネスもあります。そのようなビジネスを展開しているのであれば、単発の料金もまとめて徴収できる機能があるものを選びましょう。

例えば、フィットネスジムで月額料金に加えてパーソナルトレーニングやプロテイン販売の料金が発生した場合、別々に請求すると会員は複数回の決済手続きが必要になります。会費徴収システムに単発料金をまとめて徴収する機能があれば、定期会費と追加料金を一括で請求できてスムーズです。

会計ソフトと連携する機能

会計ソフトと連携できる会費徴収システムを利用すれば、経理業務の多くを自動化できます。請求書の発行や料金の回収と連動して記帳するようにすれば、会計ソフトに手動で入力する手間を削減可能です。

入金があった際も自動で処理されるため、入力ミスのリスクも低減できます。未納者の情報なども明らかになり、早期の対応が可能です。

会員情報を管理する機能

会費徴収システムに会員情報を管理する機能があれば、氏名・住所・電話番号・メールアドレスといった基本情報から、入会日・退会日・会員ステータスまで、全てをデータベース化して一元管理できます。

特に、会員数が多いビジネスや、複数の支店・グループがあるビジネスでは、管理機能の充実度が使い勝手に直結するでしょう。多くの会員をスムーズに管理するためにも、求める機能が搭載されており、柔軟性が高いシステムを選ぶのがおすすめです。

会費徴収システムを導入する際のプロセス

新たに会費徴収システムを導入する際の、基本的なプロセスは以下の通りです。

1.会費徴収システムに求める要件を整理する
2.具体的な会費徴収システムをいくつかピックアップして比較する
3.導入するシステムが決まったら提供元の代行業者の審査を受け、契約する
4.既存会員データをシステムに登録する
5.テスト運用を実施し、問題なければ本番運用に移行する

導入・移行が完了するまでには、数か月程度の時間がかかることがあります。スムーズに移行するためにも、既存会員にきちんと説明しつつひとつずつ進めることが大切です。

これから導入するのにおすすめの会費徴収システム3選

会費徴収システムを導入するときは、自社の状況に合ったものを選ぶ必要があります。しかし、どのようなサービスがあるのか分からず悩んでいる方もいるのではないでしょうか。

ここでは、数ある会費徴収システムの中から特におすすめのものを3つピックアップして紹介します。この機会にぜひ自社に合ったシステムを探してみましょう。

リコーリース

リコーリースは1984年から集金代行サービスを提供しており、20,000件を超える豊富な実績を持つ代行業者です。口座振替とコンビニ決済に対応しており、口座振替サービスは全国ほぼ全ての金融機関で引き落としが可能。会員が地方銀行や信用金庫をメインバンクとして使用していても対応できます。

コンビニ決済サービスでは、全国66,000店舗以上のコンビニやスーパーマーケットなどでの支払いが可能です。

リコーリースの集金代行サービスは初期費用0円、回収がない月の月額基本料も不要という料金体系で、件数が少ない場合や変動しやすい場合でも適切なコスト負担で利用できます。

また、専用Webサイトも無償提供されるため、システム開発や専用ソフトの購入等も不要。インターネット環境があればすぐに利用開始できる上、請求書発行代行サービスのような便利なオプション機能も充実しています。コストを抑えつつ、会費徴収を効率化したい方におすすめの代行業者です。

リコーリースの集金代行サービス

会費ペイ

会費ペイは、クラウド型の会員管理・決済システムで、名前の通り会費徴収に特化している点が特徴です。入会申し込みから決済処理、未入金時の催促まで一連の業務を自動化できます。

決済手段は、クレジットカード決済・口座振替・コンビニ決済の3つに対応しています。引き落とし先の登録もオンラインで解決するため、手続きがスムーズです。

料金体系は初期費用・月額基本料が0円で、決済手数料が3.5%かかります。利用額に応じた料金体系で、決済金額が多い事業者から少ない事業者まで、コストを適正化しやすいのが魅力です。

会費ペイ

NTTファイナンス

NTTファイナンスは、NTTグループの信頼性を背景に、請求・回収業務の負担を軽減する回収代行サービスを提供しています。電話料金合算、口座振替、コンビニ決済、クレジットカード決済、2次元コード決済など、多くの決済手段に対応しているのが特徴です。

特に、電話料金合算サービスはNTTグループならではの強みで、電話料金と一緒に会費を徴収できるため、会員にとって支払いがスムーズになります。

サポート体制も充実していて、営業担当による各種サポートも受けられる点も安心材料のひとつです。新たに導入する場合、契約から最短2か月で請求をスタートできます。

回収代行サービス

まとめ

会員制ビジネスにおいて、会費徴収をシステム化することは業務効率化を実現する上で欠かせません。新たに会費徴収システムを導入するときは、会員層に適した決済手段に対応しているものや費用負担を適正化できるものを選ぶとよいでしょう。

どのシステムを選べばよいか悩んでいる方は、ぜひリコーリースの集金代行サービスをご検討ください。リコーリースでは口座振替とコンビニ決済に対応しており、会費徴収を含めた継続課金に強い仕組みを整えています。