会費の徴収をシステム導入で効率化！選ぶ際に押さえるべきポイントは？

こんにちは。リコーリース集金代行サービスライターチームです。

会費の徴収作業をネックに感じる幹事や経理担当者も少なくないでしょう。会費の集金は手作業で行うと手間がかかり、会員数の多いところでは徴収漏れが発生しやすいです。そういった事態を避けるためには、会費徴収の自動化システムを導入するのが良いでしょう。今回は会費徴収システムを導入する際のポイントや、システムの選び方について紹介します。

• 1.会費の徴収が必要になるシーンとは？
• 2.会費徴収において苦慮する点
• 3.トラブルを回避するためのポイント
• 4.会費徴収システムの導入で考慮すべき点
• 5.おすすめはリコーリースの集金代行システム

1.会費の徴収が必要になるシーンとは？

ひとくちに会費と言っても必要になるシーンは様々です。会費とはそもそも「集団や組織を維持・運営するために用いられる費用」の事を指しています。組織・集団において必要となる維持費はそこに所属する会員が負担するのが一般的であるとされています。また、会費は金額が予め決められているのが基本であり、1ヶ月ごと・1年ごとなど徴収のタイミングが定期的に設けられているケースが多いです。例えば自治会・サークル・学会・同窓会などの運営にかかる費用が会費として徴収されています。一時的に会費が徴収されるケースとしてはパーティーや宴会の飲食代・会場代などが代表的な例として挙げられるでしょう。定期的にしろ一時的にしろ、会費の徴収は会員の数が多ければ多いほど集金と管理に関する業務が煩雑になります。

2.会費徴収において苦慮する点

「会員から会費を徴収する」という作業は、一見すれば単純なものに思えるかも知れません。しかし実際には苦慮する点も多く、スムーズに会費を集めるためには注意しておきたいポイントがいくつか存在します。会費徴収で苦労する点は以下の5つです。

会費の徴収を行うタイミング

会費の徴収はそのタイミングに悩まされるというケースも多いです。例えば現金で会費を徴収するのであれば、担当者が直接相手先に集金へ出向くという場合があります。しかし相手が用事や仕事で外出していれば会費を徴収する事が出来なくなるため、時間と労力が無駄になってしまうのです。また、相手が在宅であっても「持ち合わせが無い」「集まりの趣旨に賛同出来ない」と言った理由で会費を払ってもらえないという可能性もあります。こういった場合には後日改めて集金に出向くことになりますが、その度に発生する交通費は自社で負担しなければなりません。遠方であれば交通費だけでも看過出来ない金額となるため、集金のタイミングが悪いと財務状況を圧迫する原因にもなり兼ねないのです。

会費を徴収する手段

会費を徴収するにあたっては様々な手段が考えられますが、状況と手段が上手く噛み合わないと集金に多くの時間がかかってしまいます。例えば同窓会のようにある程度人数が多い状況で会費を徴収する場合、細かいお釣りのやり取りや集めた会費の管理が煩雑になる事が多いです。100円単位など硬貨が必要となれば会費の徴収だけでも大仕事となります。現金を直接集める以外の方法としては銀行振込がポピュラーな選択肢となるでしょう。しかし銀行振込は会員が銀行のATMを操作しに行く必要があります。ATMは稼動している時間が限られており、振込者負担の手数料がかかるのが一般的です。

また、銀行振込は基本的に期日までの間に会員が都合の良い日を選んで行うため入金日がバラバラになります。管理者側で毎日入金状況を確認するのも手間隙がかかるため、銀行振込は入金側・集金側の双方にある程度の負担がかかる手段と言えるでしょう。これは銀行振込が集金に不向きという訳ではなく、会員数・管理者側の人員配置・会費の金額によっては有効にもなり得ます。大切なのは状況に応じて入金者・集金者の双方にとって利便性のバランスが取れた徴収方法を採用する事です。

徴収した会費の管理

会費の徴収はお金を集めたら終わりではなく、その後も適切に管理する事が重要です。現金で会費を徴収した場合、多額の金銭を管理者の手元で保管しておく事になります。しかし金庫などを用いてセキュリティ対策を講じたとしても、盗難や紛失のリスクは0ではありません。定期的に現金を口座に預け入れる際には、出金する度に残金との突合せ作業が必要になります。金額が大きくなれば手間が増えます。また手作業での集計となれば人的ミスが発生する可能性もあるでしょう。銀行に預け入れ・記帳しに行くという作業も定期的に必要となるため、ルーチンワークが1つ増える事にもなります。

会費の管理という観点で言えば、口座振替のように入金のタイミングが一律で揃っていると管理者側の負担が軽減されます。その点ではコンビニ決済を活用しているサービスを管理業務に導入するのが良いでしょう。コンビニ決済は会員によって入金のタイミングがバラバラですが、システムと連動しているため入金者・入金日・入金額が一目で分かるため管理しやすいという特徴があります。

入金の消込作業

会費の徴収では入金の消込作業に苦労するという声も少なくありません。消込とは「入金予定金額」と「実際の入金額」を照らし合わせて間違いが無いか確認する作業です。単に金額の整合性をチェックするだけではなく、勘定科目を適切に仕分けして帳簿に記しておくのが一般的と言えます。現金での集金や銀行振込では手作業で消込を行う場合が多く、会員数によっては膨大な時間が必要になる事も多々あります。

消込作業では表計算ソフトであるエクセルが使用される事が多いです。「入金依頼データ」と「入金済みデータ」をそれぞれ打ち込み、1つずつ金額を突合わせていきます。エクセルでは入力するデータの種類に応じて書式を揃えておく事が重要ですが、手作業で入力を進めていくとこの書式のチェックだけでも時間がかかるでしょう。消込作業を正確に終えたとしても、その後の処理業務において人的なミスが起きる可能性があります。

未払いに対する督促の仕方

何らかの理由で会費を払ってもらえなかった場合、未回収となっている会費をそのまま放置しておく訳にもいきません。会費を確実に徴収するためには、未払いの会員に対して督促を行う事が大切です。この督促業務は集金側としても心苦しい面が大きく、担当者のメンタルに負担がかかります。督促は状況次第で臨機応変にやり方を考える必要があります。例えば電話で直接督促をかける場合もあれば、手紙の方が有効な場合もあるでしょう。会費の徴収が任意なのか強制なのかによっても、適切な方法は異なります。督促状を郵送するのであれば、会員の立場に立って言葉を選んで文章を作成する必要性も出てくるのです。また、督促業務は基本的に会費を払ってもらえるまで定期的に継続する必要があるため、1度きりで終わるとは限らないのも悩みのタネとなります。

3.トラブルを回避するためのポイント

会費の徴収はお金に関する事であるため、トラブルが起きると集金側としても会員側としても後味の悪さが残ります。未然にトラブルを回避するためには、以下のようなポイントに気をつけておきましょう。

ルールの明確化と周知徹底

会費に関するトラブル防止のためには、まずルールを明確に策定しておく事とその周知を徹底する事が重要です。具体的には会費の金額や納入期限など、会費徴収において会員が知っておくべき情報を明確に規定しておきましょう。また会員が途中で入会・退会した際のルールについても明記しておく事を忘れないようにしてください。途中から入会した場合の会費は日割り（または月割り）とするのか否か、途中退会の場合の払い戻しはどうするのかなど、明確にしておかなければトラブルの原因となりやすいので注意しましょう。さらに、会員が万が一規則を破ってしまった場合の罰則（強制退会など）についてもしっかりルールを策定しておく事で、トラブルや会費の納入遅延を予防する効果が見込めます。

定めたルールは新規会員が加入した際にしっかり説明して、規定が書かれたパンフレットや案内を渡しておく事も大切です。どれだけルールを明確に決めてあったとしても、それを会員が認知していなければ意味がありません。「そんなルールは聞いていない」という理由からトラブルに発展するケースも珍しくないので、新規・古参に関わらず会員にはルールの周知を徹底しておきましょう。

支払いやすい金額に設定

会費は「会員が支払いやすい金額」に設定するように心がけましょう。会費が高額だと「手持ちが無いから」という理由で支払ってもらえなくなる可能性が高くなり、後日改めて徴収するなど手間が増えます。会費を払いやすくするための工夫としては、例えば会員の属性に合わせて会費の金額を設定しておくと有効です。一般会員・ゴールド会員・プラチナ会員といった具合に段階的にサービス内容を分けて、それに見合った金額を設定する事で会員に選択肢を与えると会費の回収率向上が期待出来ます。自治会などは1ヶ月あたりの会費は少額であるケースが多いですが、1年分の会費となるとやや高額になりがちです。管理業務との兼ね合いを見ながら半年分・四半期分など分割納入にするなど工夫出来ないか検討してみましょう。

支払いやすい方法を用意

会費の徴収は集金する側だけではなく、支払いを行う会員にとっての利便性を十分に考慮しましょう。現金徴収のように直接会員とやり取りする場合には、不在回避や現金の用意のために予め会員とスケジュールを合わせておく必要があります。会員の数だけ日程調整作業が発生するため、特に会員数の多い集まりにおいてはあまり現実的ではないと言えるでしょう。会員側にとって利便性の高い支払い方法としては、コンビニ支払いや口座振替などが挙げられます。コンビニ支払いは会員が都合の良い日時に会費を支払う事が出来るため、極端に店舗が少ない地域でない限りは有効な集金方法です。1ヶ月おきなど定期的に会費の支払いが必要な場合であれば、指定の口座から自動的に引き落としがかかる口座振替が良いでしょう。現金を直接やり取りする必要がないため、集金側・会員側双方にとって負担の少ない集金方法です。

会費徴収システムとは？

会費徴収システムとは、会費や月謝などの定期的に生じる代金を、効率的に回収するためのシステムのことです。ジムや学習塾、コワーキングスペースなど、会員制ビジネスの幅広いシーンで活用できます。会費の徴収は手間のかかる作業で、会員に請求を行い、料金がきちんと支払われたかどうかを確認し、未払い分の督促などを行わなければなりません。会員が少ない間は問題なく行えていた会費の徴収も、ビジネスの規模が大きくなるにしたがって煩雑になってきます。そんなとき、便利な会費徴収システムを採用すれば、顧客対応ミスの防止にもつながるでしょう。会員が増えて会費の事務処理に困っている場合は、会費徴収システムの導入で効率化を図ることをおすすめします。

会費徴収システムを導入するメリット

会費徴収システムを導入するメリットとして、まず会費の未払いを防止できることが挙げられます。決済手続きの結果がシステム上にリアルタイムで反映されるため、決済できなかった会員の情報は即座に把握できます。また、リマインド機能があれば未払いの会員に対して自動的に催促が行われ、事務処理の手間がかかりません。
同時に、入金ステータスの把握が容易で、入金管理が効率的になることも大きなメリットです。会員情報と入金状況を一元的に管理することで人的なミスも減り、業務効率を大幅に上げられるでしょう。また、会員自身がオンライン上で情報を入力できるようになるため、簡単に正確な情報を集められます。
次に、新規会員の獲得につながることも会費徴収システム導入のメリットの一つです。システムによって多様な決済手段に対応できれば顧客の満足度が高まり、新規会員の獲得、ならびに既存顧客の離脱防止にもつながります。現金のやり取りがなくなることも、顧客へのアピールポイントとなるでしょう。

4.会費徴収システムの導入で考慮すべき点

会費の徴収業務を効率化させるためには、専用のシステムを導入するのが有効です。しかしシステムにも様々な種類が存在し、リリースしている企業によって機能も異なります。ここからは会費徴収システム導入時における注意ポイントについて見ていきましょう。

会員の属性に合ったシステムか

年齢や性別など所属している会員の属性は集まりによって様々です。したがって、会員の属性に適した会費徴収システムを導入する事が効率的な集金に繋がります。例えば若者向けのサークルなどを運営する場合、未成年の割合が多くなる事が予想されるでしょう。未成年はクレジットカードを所有していない人も多く、クレジットカード決済を前提とした会費徴収システムはあまり向いていません。逆に老人ホームや趣味の会のように高齢者が主な会員となる場合、インターネット上で多少細かい操作が必要となるシステムは敬遠されがちです。このような場合には払込票を利用したコンビニ支払いなどが有用となるでしょう。

会費徴収の頻度に合ったシステムか

一口に会費と言っても集まりがある度に徴収されるものや月謝・年会費など、徴収頻度は様々です。会費徴収システムは導入の初期費用やランニングコストが必要になるため、会費の徴収頻度に合わせて適切な料金プランの製品を利用するようにしましょう。年会費のように徴収頻度の少ない会費のためだけにシステムを導入すると、余分な維持費がかかってしまいます。初期費用とランニングコストはなるべく安く抑えて、コストパフォーマンスに優れたシステム運用を心がけたいところです。こうしたシステム運用費の財源は会費から賄われる場合も多く、運用費とのバランスが取れないとシステムを使い続ける事も難しくなるでしょう。

会員数に見合ったシステムか

会費徴収システムの運用に関しては「会員数」も重要なポイントとなっています。例えば会費徴収が必要となる集まりの中では比較的小規模である同窓会1つを取ってみても、1クラス・1学年・歴代卒業生など会員数には幅があります。集金処理が必要となる会員数に応じたシステムを導入しなければ正常に機能しないのです。一般的に会費徴収システムは処理可能な会員数が少なければコストは安く済む傾向にあります。しかしコストを重視するあまり実際の会員数分の会費を管理出来ないシステムを選んでしまうと、あぶれた分だけ手作業で集計するなど余計な手間がかかってしまうでしょう。教室や自治体運営のように中長期的なシステム運用が必要となる場合は、将来的に増減するであろう会員数をある程度予想しておく必要もあります。想定される集団の規模に合わせて会費徴収システムを選んでみてください。

5.おすすめはリコーリースの集金代行システム

初めて会費徴収システムの導入を検討していてどの製品にするか迷っているのであれば、リコーリースの集金代行システムがおすすめです。メインとなる支払い方法は「コンビニ支払」と「口座振替」の2種類となっており、集金側は徴収・管理が簡単で会員にとっては支払いの利便性が高い方法が用意されています。スマホ決済やペイジー利用などのオプションによって状況に応じてカスタマイズする事も可能です。また導入に際しての初期費用が0円となっているのも特徴的であり、導入ハードルの低さは大きなメリットと言えるでしょう。

集金件数は1件から対応可能で、徴収が必要ない月には費用が発生しないためコストパフォーマンスも良好です。プライバシーマークの取得、暗号通信プロトコルの使用などセキュリティ対策にも万全を期しています。さらに徴収結果は専用のWebサイトから確認する事が可能となっており、余分なソフトウェアのインストールや複雑な設定は必要ありません。リコーリースの集金代行システムは使い勝手の良さと安全性を兼ね備えた製品なのです。

適切なシステム選びで会費徴収を効率化しよう

会費の徴収は組織・集団の運営に必要不可欠ですが、そこに手間隙をかけてしまうのはあまり得策とは言えないでしょう。効率的に会費を徴収するためには、リコーリースの集金代行システムを導入するのがおすすめです。リコーリースの集金代行システムは幅広い会員数や徴収頻度に対応しています。まずはフリーダイヤルもしくはお問い合わせフォームから、お気軽にお問い合せ下さい！