保育園の集金にキャッシュレス決済を導入するメリット

保育園の費用を現金で集金していると、管理や集計に多くの手間がかかります。手間を削減して業務を効率化する方法のひとつが、キャッシュレス決済の導入です。保育園にキャッシュレス決済による集金を導入すると、どのような効果があるのでしょうか。ここでは代表的なメリットを紹介します。

現金管理業務が大幅に削減できる

保育料や給食費などの費用を現金で集金していると、集計や釣銭の準備、回収した現金の管理、銀行への入金など、関連する業務に費やす時間は少なくありません。

キャッシュレス決済を導入すると、決済の履歴は自動で記録され、手作業で集計する必要がなくなるため、経理業務にかかる時間を大幅に削減できます。また、集金した代金は自動で口座に振り込まれるため便利です。

現金の数え間違いや紛失・盗難のリスクもなくなるため、メリットが大きい方法といえるでしょう。

保護者の利便性が向上する

保育園の集金をキャッシュレス化すると、保護者の利便性が大きく向上します。集金日に合わせて現金を準備する必要がなくなり、支払いそのものもスムーズです。

特に、共働き世帯では、朝の忙しい時間に現金を確認する余裕がないケースも多いでしょう。事前に登録するタイプのキャッシュレス決済なら自動的に決済されるため、支払い忘れの心配はありません。

集金トラブルや未収リスクを回避できる

保育園の集金業務には、現金の紛失・盗難や未収金の発生などのトラブルが発生するリスクが存在します。さらに、金額の計算ミスによる過不足や、領収書の記入漏れなども起こりがちです。

キャッシュレス決済を導入すれば、現金の収受に伴うリスクを大幅に軽減できます。取引履歴も自動で記録されるため状況の確認が容易になり、未収金の早期発見も可能です。保護者側も支払い忘れの心配がなくなり、双方にとって安心できるシステムといえるでしょう。

保育業務に集中できるようになる

集金のキャッシュレス化で経理業務にかかる時間を削減できれば、その時間を保育業務に充てられます。削減した時間を教材の準備や個別の保育計画作成、保護者とのコミュニケーションに使ったり、子どもたちとより深く関わったりするために活用すれば、保育の質を大幅に向上できるでしょう。

保育園の主な業務が「保育」であるため、経理をはじめとした付随業務を削減して保育業務に充てる時間を確保することは大切です。

保育園の集金に使用できるキャッシュレス決済の種類

保育園の集金業務に活用できるキャッシュレス決済には、さまざまなものがあります。主な決済手段の例を挙げると以下の通りです。

• クレジットカード・デビットカード
• 電子マネー
• スマホ決済
• 銀行振り込み
• 口座振替

保護者によって利用したい決済方法が異なります。そのため、できるだけ多くの決済手段に対応するとよいでしょう。

ニーズに応じて複数の決済手段を組み合わせることで、保護者の利便性を高めながら、園の業務を効率化できます。

保育園の集金に適したキャッシュレス決済サービスの特徴

保育園の集金に向いているキャッシュレス決済サービスの特徴とは、どのようなものなのでしょうか。数多くのサービスが存在する中から、保育園特有のニーズに対応できるサービスを見極めることが重要です。ここでは、適切なサービスを選ぶためにチェックしたいポイントを紹介します。

定期的な決済に対応している

保育園では毎月の保育料や給食費・延長保育料など、保護者から定期的に集金する項目が存在します。継続的な集金作業を効率化するためには、定期決済に対応したキャッシュレス決済サービスの選択が重要です。

定期的に決済する機能があれば、保護者は初回登録時に支払い方法を設定するだけで自動的に決済されます。口座振替であれば指定日に銀行口座から自動引き落としされるため、保護者は期日までに残高を確認しておくだけです。

保護者のニーズを満たす決済手段を利用できる

利用したい決済手段は保護者によって異なります。クレジットカードを日常的に使う保護者もいれば、口座振替を希望する方、さらにはスマホ決済を使いたい方もいるでしょう。

そのため、保護者の年齢層やニーズを把握した上で、複数の決済手段に対応したサービスを選ぶことが大切です。どのような決済手段に対応しているか比較・検討して決定しましょう。

低工数で管理できる

保育園の集金をキャッシュレス化する主なメリットは、業務の効率化です。そのため、管理ができるだけ低工数で行えるキャッシュレス決済サービスを選ぶとよいでしょう。

決済システム自体の使いやすさや、導入の容易さも重要なポイントです。加えて、既存の会計システムなどと連携できるものを選べば、よりスムーズな運用が目指せます。

キャッシュレス決済サービス導入の具体的な流れ

これまで、集金業務にキャッシュレス決済サービスを利用したことがなければ、どのような手順で進めればよいか迷うこともあるでしょう。

ここからは、費用の計算や業務フローの整備、サービスの選定など、キャッシュレス決済サービスを円滑に導入するためのステップを解説します。

効果や費用を計算する

キャッシュレス決済サービスを導入する前には、想定される効果と発生する費用を考えてみましょう。

仮に、キャッシュレス決済サービスの導入により、保育園での集金・現金管理が1日1時間削減できたとします。その場合、月20日勤務・1時間当たりの人件費が3,000円だとすると、月60,000円相当の人件費を削減可能ということです。

一方で、導入時には初期費用が、運用時には各種手数料がかかります。これらのコストは一定の負担になるため、問題なく支払えるか、負担したコスト分のメリットを享受できるかをきちんと考えましょう。

導入するキャッシュレス決済サービスを選定する

キャッシュレス決済サービスを提供している代行業者は数多くあります。それぞれ対応している決済手段や手数料体系、管理機能が大きく異なるため、保育園の集金業務効率化を成功させるなら、最適な代行業者選びが欠かせません。

保護者の利便性を高めるためにも、できるだけ複数の決済手段に対応し、柔軟性の高い代行業者を選ぶのがおすすめです。また、口座振替であれば提携している金融機関数、コンビニ決済なら支払いに対応しているコンビニチェーンの豊富さ、スマホ決済なら対応アプリの多さなどもチェックしましょう。

併せて毎月の請求から入金確認、未納時の催促まで自動化できるものを選べば、職員の業務負担を大幅に削減できます。

さらに、初期費用や手数料を比較して無理なく負担できるかチェックすることも欠かせません。これらのポイントを総合的に考え、適したものを選びましょう。

業務フローを整備する

キャッシュレス決済サービスをスムーズに導入・運用するには、業務フローの整備が欠かせません。まず、関連するスタッフ全員が新しいシステムの使い方を理解する必要があります。

具体的には、決済方法の登録手順やエラー発生時の対処の流れなどをマニュアル化するとよいでしょう。同時にシステムの操作方法や未収金発生時の督促手順なども決め、スタッフの研修を実施します。

保護者へのサポート体制を整える

キャッシュレス化を進めていくと、保護者からの問い合わせが増えることが想定されます。問い合わせにスムーズに対応できるよう、十分なサポート体制を構築することが欠かせません。

まず、導入前に保護者向けの資料を用意して使い方や登録手順を説明すると、スムーズに手続きを進められるでしょう。

一時的に職員が登録作業をサポートしたり、個別相談に応じる体制を整えたりするのも有効です。操作に関する質問が多い初期段階では、よくある質問をまとめたFAQを作成し、保護者が自己解決できる環境も整備します。

保育園の集金をキャッシュレス化するときの注意点

保育園の集金をキャッシュレス化する際には、いくつかの注意点を押さえておく必要があります。特に注意しておきたいのは以下のポイントです。

• 決済エラー発生時の対処法を事前に準備しておく
• 強固なセキュリティ体制を整えたサービスを選ぶ
• 入金確認・督促の体制を整えておく

通信障害やシステムトラブル、未収金などのトラブルは起こるものと考え、代替手段を用意しておくことが大切です。金銭に関する情報を扱うことになるため、セキュリティ面も忘れずにチェックしましょう。

これから保育園の集金をキャッシュレス化するならリコーリースへ

これからキャッシュレス決済サービスを保育園に導入しようと考えているなら、ぜひリコーリースの集金代行サービスをご検討ください。リコーリースの集金代行サービスは、口座振替とコンビニ決済に対応しています。

口座振替は都市銀行・地方銀行・ゆうちょ銀行・ネットバンクなど、全国ほぼ全ての金融機関に対応していて利便性が高く、導入のハードルが低いのが特徴です。

コンビニ決済は全国のコンビニやドラッグストア、スーパーマーケットなど66,000店舗に対応。無料のオプションサービスである「スマホ決済サービス」を利用すると、PayPayやファミペイ、楽天ペイといったスマホアプリを用いて、自宅や職場など好きな場所から支払いができるため便利です。

専用Webサイトを通じて集金業務全般を一元管理でき、新たなソフトウェアを導入しなくて済むのもメリットです。初期費用は無料で、集金がない月は基本料金も発生しません。初めてキャッシュレス決済サービスを導入する方、コストを抑えて導入したい方は、ぜひお気軽にご相談ください。
リコーリースの集金代行サービス

まとめ

保育園の集金業務には多くの手間がかかるものの、キャッシュレス化することで大幅な効率化が期待できます。保護者の利便性も高くなるため、積極的に導入を検討するとよいでしょう。

保育園側は経理業務にかかる時間を削減することで、メインとなる保育業務に専念できるようになるのもメリットです。新たにキャッシュレス決済サービスを導入しようと考えているなら、ぜひリコーリースの集金代行サービスをご検討ください。

口座振替・コンビニ決済に対応していて、保護者は自分に合った方法で支払えます。小規模な保育園でも導入しやすい料金体系も魅力です。まずは一度お問い合わせください。

【監修】尾﨑　宗則　リコーリース株式会社　BPO本部長

1999年リコーリース株式会社に入社。
情報システム部や事業統括部門、営業部門の支社長、子会社（テクノレント社）の営業統括本部長など、重要なポストを歴任した後、2025年4月～決済サービスを管轄するBPO本部長に就任。
数々の商品企画やシステム開発に携わり、豊富な経験と実績・幅広い分野の知識を有するゼネラリスト。