英会話教室で利用されている主な集金方法

英会話教室の月謝をスムーズに回収するには、教室に適した集金方法を選択することが大切です。まずは、英会話教室で利用されている代表的な5つの集金方法について、導入コスト・手間・リスクの観点から具体的に解説していきます。

現金支払い

英会話教室の集金方法として、最も手軽に始められるのが現金支払いです。月謝袋を用意するだけで、システム導入費や審査なしにすぐ運用を開始できます。手数料等も発生しないため、コストを最小限に抑えられる点は小規模教室にとって魅力的でしょう。

一方で、リスクと管理の手間は無視できません。教室内で現金を保管する際の紛失・盗難リスクに加え、お釣りの用意や金額確認、領収書発行といった作業が毎回発生します。特に子どもが月謝袋を持参する場合、途中で紛失する可能性もあり、保護者の不安材料となりやすい方法です。

銀行振り込み

銀行振り込みは、教室が指定した口座に生徒側が直接入金する方法です。インターネットバンキングを利用すれば、自宅や外出先から24時間いつでも支払えます。

教室側も現金を直接扱う必要がなく、紛失や盗難のリスクを回避できます。銀行の入金明細で入金状況を確認できるため、管理の透明性が高い点も利点です。

一方で、振込手数料が生徒側負担となるケースが多いため、敬遠されることもあります。1件あたり数百円でも、毎月となれば年間数千円の負担増となり、不満につながることもあるでしょう。

口座振替

口座振替は、生徒側が指定した銀行口座から月謝を自動で引き落とす集金方法です。一度口座登録すれば毎月自動的に引き落としされるため、英会話教室の集金業務を大幅に効率化できます。

最大の利点は、支払い忘れによる未収金リスクを軽減できる点です。生徒側も振り込み手続きの手間がなくなり、忙しくても自動で支払いが完了するため双方にメリットがあります。引き落とし履歴が明確に記録され、「いつ支払ったか」を教室側も生徒側もすぐに確認できる点も安心材料です。

一方で、導入時には金融機関との契約手続きや、生徒側による口座登録手続きが必要となります。導入に手間がかかるため、代行業者を利用する方法が一般的です。

コンビニ決済

コンビニ決済は、払込票や支払い番号を使用してコンビニ店頭で支払いを行う方法です。銀行口座やクレジットカードを持たない生徒にも対応できます。

急な支払いが必要な場合でも、コンビニの営業時間内であれば深夜や早朝を問わず支払えるため、月謝の支払い忘れを防ぎやすいでしょう。

教室側は現金を直接扱わずに済み、紛失や盗難のリスクを避けられます。ただし、1件ごとに手数料が発生する点や、払込票の作成コストがかかる点には注意が必要です。

クレジットカード決済

クレジットカード決済は、事前に登録したクレジットカードから毎月自動的に決済を行う集金方法です。生徒側にとっては月謝の支払いでポイントが貯まるメリットがあり、高額な月謝を支払う場合ほど還元額が大きくなります。自動課金により、未払いリスクを抑制できる点も魅力です。

一方、カード会社への手数料が発生するため、月謝が低価格の教室では収益を圧迫する可能性があります。導入前にコスト負担についてしっかりと検討することが大切です。

英会話教室における集金業務｜3つの課題

英会話教室の集金業務では、事務処理の負担やリスク管理など、さまざまな課題に直面します。特に現金を扱う場合、教室運営者が想定していなかった問題が起こることも少なくありません。

ここでは、英会話教室の集金業務における代表的な3つの課題について、具体的に見ていきます。

集金・入金管理の手間

英会話教室の集金では、現金の受け渡しや銀行振り込みの入金確認に多くの時間を費やす場面が少なくありません。現金の計算や入金確認作業に加え、生徒ごとの支払い状況を管理する必要があるため、事務作業が煩雑になりがちです。

特に、レッスン回数や追加教材によって月謝が変動する場合、請求金額の計算ミスが発生するリスクも高まります。手作業での入金管理では記録漏れや二重請求といったヒューマンエラーが起こりやすく、生徒や保護者とのトラブルに発展する可能性があります。

外国人講師の対応

外国人講師のみが在籍する時間帯や曜日がある英会話教室では、問い合わせ対応が課題となります。日本語に不慣れな講師の場合、生徒や保護者からの支払いに関する質問に正確に答えられない可能性があるためです。

特に英会話教室の集金では、月謝の支払い期日や振替レッスンの料金調整など、細かな説明を求められる場面が多くあります。外国人講師が日本語での説明に戸惑うと、相手に不信感を与えかねません。

加えて、外国人講師にとっては集金業務そのものが負担になることがあります。本来レッスンの質向上に専念すべき時間が、慣れない事務作業に奪われてしまうのは避けたいところです。

現金の盗難・紛失リスク

学生を対象とした英会話教室の集金で現金を扱う場合、保護者が最も心配するのが子どもに現金を持たせることへの不安です。教室に到着する前に月謝袋を落としてしまう可能性もゼロではありません。

教室側にとっても、レッスン中に集めた現金を教室内で保管する際、盗難や紛失の危険性が常につきまといます。複数の講師が出入りする教室や、生徒の入れ替わりが多い時間帯では、現金の管理が煩雑になりやすい状況です。

万が一、集金した現金に過不足が生じた場合、原因の特定に時間がかかり、保護者との信頼関係にも影響します。

英会話教室の集金業務を効率化！おすすめは「集金代行サービス」

英会話教室の集金では、現金管理の煩雑さや入金確認の手間、外国人講師への対応など、さまざまな課題が存在します。こうした課題を解決する有効な手段が、「集金代行サービス」の利用です。

集金代行サービスとは、代行業者が授業料などをまとめて回収してくれるサービスのこと。月謝の請求から入金管理までを代行してもらえるため、集金業務を大幅に効率化できます。

また、口座振替やコンビニ決済といった支払い方法に対応しているサービスが多く、生徒側の利便性が高まるのもメリットです。集金業務にかかる時間を短縮し、レッスンの質の向上などより重要な業務に時間を割きたい方は、導入を検討してみましょう。

集金代行サービスを選ぶ際の3つのチェックポイント

集金代行サービスの導入を検討する際、料金体系や機能面の違いはもちろん、自教室の生徒層や運営規模に合ったサービスを見極めることが重要です。

ここでは、英会話教室の集金を効率化するために押さえておきたい、サービス選定時の3つの重要なチェックポイントを具体的に解説します。

集金手段の種類と生徒層へのマッチ度

集金代行サービスによって、提供している集金手段が異なります。まずは、生徒層の分析を行いましょう。

たとえば10代や60代以上の生徒が多い場合、クレジットカードを持っていない方も多いため、口座振替やコンビニ決済が適しています。一方、働く世代が中心の教室では、時間を問わず支払いができるコンビニ決済やスマホ決済の需要が高まるでしょう。

生徒のライフスタイルに合わせた集金手段が利用できる集金代行サービスを選ぶことで、支払い忘れの軽減や満足度の向上が期待できます。

手数料体系と少人数教室でも採算が合うか

集金代行サービスの手数料体系は、初期費用・月額基本料・振替手数料（請求手数料）の3つで構成されるのが一般的です。

初期費用はシステム導入にかかる費用で初回のみ発生し、月額基本料は利用期間中毎月支払う固定費、振替手数料（請求手数料）は請求1件ごとに発生する手数料です。中には、初期費用0円や請求がない月は月額基本料が無料といった代行業者も存在します。

特に、少人数教室では、月額基本料を負担と感じるケースが少なくありません。生徒数が少ない月でもコストを抑えられるよう、請求がない月は基本料金無料のサービスがおすすめです。発生する費用負担と集金業務の効率化によるメリットを比べ、コストパフォーマンスがよいと感じるサービスを選びましょう。

導入前後のサポート体制や充実度

集金代行サービスを初めて導入する場合、トラブル発生時に迅速に対応してもらえるかは重要な判断基準です。

操作方法がわからない、入金確認に不備があるといった問題が発生した際、すぐに相談できる体制が整っているかを事前に確認しておきましょう。「専用フリーダイヤルがあるか」「メールだけでなく電話で直接相談できるか」もチェックポイントです。

また、導入後だけでなく、導入前から丁寧なサポートや相談に乗ってくれる環境が整っているサービスを選ぶと、より安心して導入を進められるでしょう。

英会話教室で集金代行サービスを導入するなら「リコーリース」！

英会話教室の集金を効率化するために集金代行サービスを導入するなら、リコーリースがおすすめです。ここからは、リコーリースの集金代行サービスの魅力について、詳しく紹介します。

リコーリースの集金代行サービスについて詳しく知りたい方はこちら

口座振替・コンビニ決済の2つの集金手段に対応

リコーリースの集金代行サービスは、口座振替とコンビニ決済を提供しています。口座振替は、都市銀行や地方銀行をはじめ、ゆうちょ銀行やネットバンクなど、全国ほぼ全ての金融機関に対応。コンビニ決済は全国のコンビニやスーパーマーケットなど約66,000店舗で支払いができます。

たとえば、「通常の月謝の集金は口座振替」「テキスト代金や特別講座などスポットの集金はコンビニ決済」といった利用も可能です。2つの集金方法に対応していることにより、英会話教室の集金業務は大幅に効率化され、生徒の利便性向上にもつながります。

初期費用＆使わない月の基本料金0円！小規模教室も安心

リコーリースの集金代行サービスは、初期費用が一切かかりません。契約後は専用Webサイトが無償で提供され、インターネット環境とパソコンがあればすぐに利用を開始できます。

使わない月は基本料金も0円となるため、小規模教室でも無駄なコストが発生しません。夏季休暇や年末年始で集金業務が発生しない月があっても、固定費を気にせず運用できます。

個人事業主も契約可能で、請求件数に縛りがないため、生徒数が数名の小規模な英会話教室でも導入しやすいサービスといえるでしょう。

フリーダイヤルで初めての利用を丁寧にサポート

初めて集金代行サービスを利用する英会話教室にとって心強いのが、専用フリーダイヤルによるサポート体制です。契約前のご相談から導入後の操作案内まで、専門の担当者が丁寧に対応します。

事業内容や集金の詳細をヒアリングしたうえで、個別に見積書を提示してもらえるため、英会話教室の集金に最適なプランを安心して選択できるでしょう。

まとめ

英会話教室の集金では、入金管理の手間や外国人講師の対応、現金の盗難リスクといった課題があります。これらの課題を解決するには集金代行サービスの導入が効果的です。

集金代行サービス選定時は、集金手段の種類と生徒層とのマッチ度、手数料、サポート体制を確認しましょう。自教室に最適なサービスを選定することで、コストを抑えつつ集金業務を効率化できます。

サービス選びに迷っている方は、ぜひ導入実績が豊富なリコーリースにご相談ください。リコーリースの集金代行サービスなら、初期費用0円で口座振替とコンビニ決済に対応し、小規模教室でも安心して導入できます。