入金消込とは？基本的な流れを解説

入金消込は、資金管理において重要な業務です。しかし、手作業による非効率な処理を課題としている事業者も少なくありません。ここでは、入金消込の基本的な流れと、手作業による問題点について詳しく解説します。

入金消込の意味と基本フロー

入金消込とは、取引先から代金が入金された際に、帳簿上の売掛金を消去する経理作業です。例えば、100万円の商品を販売した場合、売掛金として計上された100万円を、入金確認後に帳簿から消し込む作業を指します。

基本的な作業の流れは、以下の通りです。

1.顧客から入金があったら、その情報を確認する
2.入金金額と請求金額が一致しているかをチェックする
3.差異があれば、その原因を突き止める
4.原因が判明したら、帳簿上の売掛金を入金金額に合わせて修正する
5.入金済みの売掛金を消込処理して完了

入金消込が適切に行われないと、二重請求や代金回収漏れといったトラブルが発生しかねません。また、正確な売掛金残高を把握できないと、資金繰りに支障をきたす恐れもあるため、重要かつ正確性が求められる業務といえます。

手作業による入金消込の3つの問題点

手作業による入金消込には、3つの大きな問題点があります。

1つ目は、誤差が生じやすい点です。振込手数料の差引や複数請求の一括入金、経費との相殺など、さまざまな要因で請求金額と入金額に差異が発生することがあります。また、請求先の会社名と振込名義人が異なるケースも多く、照合作業が複雑になります。

2つ目は、業務の属人化です。入金消込は経験豊富な担当者でないと、誤差の原因特定や適切な処理が難しい業務とされています。そのため、特定の社員に負担が集中し、休暇取得の妨げになったり、担当者の退職時に業務が滞ったりするリスクがあります。

3つ目は、入金漏れのリスクです。手作業による消込作業の遅延は、滞留債権の増加や督促の遅れを招きます。これは事業者の資金繰りに影響を与え、最悪の場合、時効により請求権を失うことにもなりかねません。

入金消込を効率化する3つの方法

入金消込作業の効率化は、経理担当者の業務負担を大幅に軽減する重要な取り組みです。ここでは、会計ソフト、RPAツール、集金代行サービスという3つの効果的な方法を紹介します。自社の規模や業務フローに合わせて最適な方法を選択し、入金消込作業の効率化を実現しましょう。

会計ソフトによる自動消込

入金データと請求データを自動的に照合する機能が搭載されている会計ソフトを利用すれば、手作業による照合と比較して大幅な時間短縮が可能です。金融機関からダウンロードした取引明細や、CSVファイルなどを自動取り込みできるものもあります。

ただし、会計ソフトの自動消込機能はあくまでオプション機能である点に注意が必要です。導入前に体験版などで機能範囲を確認し、自社の業務フローに適合するか判断しましょう。

RPAツールを活用した消込作業の自動化

RPAツールとは、ロボットを使って定型的な作業を自動化するソフトウェアのことです。入金データと請求データの照合、消込処理、会計システムへの反映までを一連の流れで処理し、入金消込作業の効率化を実現します。

手作業で行っていた照合作業を自動化することで、担当者は他の重要な業務に時間を振り向けることができます。また、人的ミスがなくなることで、データの正確性も向上するでしょう。

ただし、全ての課題がRPAツールで対応できるわけではありません。振込名義人の表記揺れといったイレギュラーなケースへの対応は難しく、人による確認作業が必要です。最新のシステムでは、RPAツールにAIを組み合わせることで、これらの課題を解決する取り組みが進んでいますが、現状では人の手が必要であることを理解して検討しましょう。

集金代行サービスの利用

集金代行サービスとは、顧客から支払われた代金を代行業者が代わりに回収してくれるサービスのことです。

ただ単に代金を回収するだけでなく、請求書の作成・送付や入金消込を効率化できるサービスを提供している代行業者もあります。集金から入金消込までの一連の作業を代行することで、経理担当者の業務負担は大幅に軽減されるでしょう。

代行業者によってサポート範囲や導入できる決済方法にも違いがあるため、効率化したい業務範囲を明確にし、適切なサービスを提供してくれる代行業者を選ぶことが大切です。導入後のサポートが充実した代行業者であれば、業務効率化のアドバイスを受けられることもあります。

サービス導入により入金消込を効率化するメリット

入金消込を効率化するサービスを導入することで、作業時間の短縮だけでなく、業務品質の向上や経営の可視化など、多岐にわたるメリットが得られます。ここでは、入金消込の効率化がもたらす3つの主要なメリットについて詳しく解説します。

ヒューマンエラーを減らせる

入金消込を手作業で行う場合、人為的なミスが発生するリスクが高くなります。特に、取引先が多い事業者では、類似した社名の取引先が存在することも多く、誤った相手先を選択してしまうこともあるでしょう。また、口座入金履歴の読み間違いや、数字の転記ミス、さらには担当者の思い込みによる誤った処理など、さまざまなヒューマンエラーが起こり得ます。

入金消込を効率化するサービスを導入すれば、口座の入金データと登録された取引先情報を照合し、自動的に消込処理を行うことで、人為的なミスを大幅に削減可能です。

さらに、システムによる自動チェック機能により、金額の不一致や異常値を即座に検出できます。万が一、新規取引先との取引で誤った紐付けが発生した場合でも、早期に発見し修正することができるでしょう。

お金の流れを把握しやすくなる

従来の手作業による入金消込では、銀行口座の取引履歴と請求情報の照合に多くの時間を要していました。しかし、サービスを導入することで、入金データと請求情報が自動的に紐付けられ、リアルタイムで入金状況を確認できるようになります。これにより、二重請求や請求漏れを防止し、未回収金の把握が容易になるのもメリットです。

さらに、正確な入金情報がデータとして蓄積されることで、資金繰り状況をより詳細に分析できます。

属人化を軽減できる

入金消込作業の属人化は、事業者にとって大きなリスクの1つです。入金消込を効率化するサービスを導入すれば、システムによる自動照合により、経験の浅い社員でも正確な消込作業が行えるようになります。今までリソースを圧迫されていた経理担当者の手が空けば、より付加価値の高い業務に時間を充てることもできるでしょう。

サービス導入時に考慮したいポイント

サービス選定時は、自社の事業規模や請求件数も考慮しましょう。例えば、小規模事業者の場合は、入金消込に特化したシンプルなサービスや、請求書発行サービスが付随するタイプが適しています。機能が限定的である分、導入コストを抑えられるためです。

中規模事業者の場合、将来的な成長を視野に入れ、請求件数の増加に対応できるサービスを選ぶのもよいでしょう。大規模事業者では、支社や部署別の管理機能が付いたサービスが最適です。

また、既存システムと連携できるか、イレギュラーな入金に対応できるか、法改定が合った場合即座に対応してくれるか、といった点もチェックすることをおすすめします。

コスト面だけでなく、自社にとって使いやすいサービスを選定することで、より効率化の効果を得られるでしょう。

入金消込の効率化は「リコーリース」にご相談ください

入金消込作業の効率化を検討している方は、ぜひリコーリースの集金代行サービスをご検討ください。リコーリースの集金代行サービスには以下のような特徴があります。

・入金消込作業は専用Webサイトで完結
・支店単位で請求・回収業務を管理可能
・初期費用無料・請求件数1件から利用できる

ここでは、それぞれの特徴について詳しく紹介します。

入金消込作業は専用Webサイトで完結

リコーリースの集金代行サービスでは、専用Webサイト「コレクト！」を通じて入金消込作業を効率的に行えます。請求データの作成から回収結果の照会まで、全ての作業が専用Webサイト上で完結するため、作業時間を大幅に削減可能です。

インターネット環境されあれば、専用ソフトのインストールやシステム構築も必要ありません。導入のハードルが低く、入金消込作業の効率化に向けてすぐに活用を始められます。

支店単位で請求・回収業務を管理可能

複数の支店を持つ事業者で課題となる支店ごとの請求・回収業務の管理を解決するのが、リコーリースの集金代行サービスの「部課所管理機能」です。

部課所管理機能を利用すると、支店ごとに個別に請求データの作成や回収結果の照会が可能で、口座振替やコンビニ決済に関する業務も支店単位で管理できます。回収金の入金先は、全店一括の口座または各店の口座から選べるので、事業者の運用体制に合わせた柔軟な対応が可能です。

さらに、担当者ごとに利用権限も設定できます。例えば、本社の管理者は全店のデータを閲覧・編集できる一方、支店の担当者は自店のデータのみを扱えるよう制限すれば、セキュリティを確保しながら効率的な入金消込作業を実現できます。

参考：部課所管理機能

初期費用無料・請求件数1件から利用できる

リコーリースの集金代行サービスは、初期費用無料で導入できます。請求業務の効率化を検討する事業者にとって、初期投資の負担がないことは大きなメリットといえるでしょう。

また、請求件数にも縛りはありません。代行業者によっては「請求件数○件以上」など条件があるケースもありますが、リコーリースの集金代行サービスは1件から利用できるため、小規模事業者も気軽に導入できます。

まとめ

入金消込作業は事業者にとって負担が大きい業務といえます。ヒューマンエラーを防ぎ、業務負担を軽減するための方法はいくつかありますが、特におすすめなのは集金代行サービスの利用です。集金代行サービスを利用すれば、入金消込を含む請求業務を効率化できます。

代行業者によって、提供しているサービス内容や、料金体系はさまざまです。これから入金消込作業の効率化を検討している方は、まずはリコーリースにご相談ください。

リコーリースは、20,000社を超える導入実績があり、コストパフォーマンスにも優れています。事業者様の現在の状況を詳しくお伺いした上で、最適なプランをご提案していますので、まずはフリーダイヤルから、お気軽にお問い合わせください。