請求業務とは

請求業務とは、事業者が請求書を発行して、商品やサービスの代金を回収するまでの一連の業務のことです。具体的には、請求金額の確定から請求書の作成・送付、入金確認、消込処理、そして未回収時の督促まで、多岐にわたる作業が含まれます。

また、請求方法には「都度請求」と「締め請求」の2種類があります。都度請求は取引の都度請求書を発行する方式で、締め請求は一定期間の取引をまとめて請求する方式です。

締め請求は後払いになるため、ある程度信頼関係が構築された後に利用されることが多いでしょう。新規取引先などで都度請求を利用することもありますが、請求書の発行回数・入金回数が多くなり、請求業務の負担にもつながります。

請求業務は、事業者の利益確保に直結するため、正確性と効率性が求められる重要な業務です。そのため、業務フローの見直しやシステム導入による自動化、代行業者への委託など、効率化の取り組みが進んでいます。

請求業務の基本的な流れ

請求業務の基本的な流れは、5つのステップで構成されています。各ステップを正確に実行することで、効率的な請求業務が実現できます。ここでは、請求金額の確定から未入金の督促まで、一連の流れを詳しく解説します。

請求金額を確定する

請求業務の第一歩は、請求金額の確定作業です。取引内容や契約条件に基づき、正確な請求金額を算出します。特に、締め請求では期間外の取引を含んでしまうミスが起こりやすいので注意が必要です。

請求金額が間違っていると請求書を一から作り直さなければならないため、請求漏れや計算ミスがないかを丁寧に確認しましょう。

請求書を作成・送付する

請求金額が確定したら、次は請求書の作成と送付です。請求書には、取引先の正確な情報、取引内容、請求金額、支払期限などの必要事項を漏れなく記載します。消費税の表記や社印の押印など、法的要件も確実に満たす必要があります。

請求書の送付方法は、郵送や電子メール、FAXなど、取引先との取り決めによってさまざまです。特に封筒で郵送する際には、封入する請求書と封筒の宛先を一致させる必要があり、人的コストが発生します。宛先違いによる支払遅延を防ぐため、送付前の確認を徹底しましょう。

入金確認を行う

請求書を送付した後は、入金確認の作業です。期日までに支払いが行われているか、銀行口座の入金状況を定期的にチェックしましょう。確認忘れを防ぐために、取引先ごとの支払期日一覧を作成しておくのも効果的です。

取引先からの入金があれば、入金額と請求金額の整合性を確認します。特に複数の取引先からの入金がある場合は、どの請求に対する入金なのかを特定する作業が必要です。振込名義や入金額から取引を特定できない場合は、取引先への確認作業が発生します。また、入金額に過不足がある場合は、差額の請求や返金対応が必要となることもあります。

未入金があれば督促する

未入金が発生した場合は、速やかに督促を行いましょう。督促は、電話や文書による催促から、内容証明郵便の送付まで、段階的に対応を強化していきます。

担当者による対応のばらつきを防ぐため、未入金の発生から督促までの期間や、督促方法の手順を社内で明確に定めることが重要です。メールで督促連絡を行う際には、テンプレートを作成しておくと、担当者の精神的負担を減らせるでしょう。

また、誤って支払いを済ませている取引先に督促をしないように、支払期日の再確認を行うことも大切です。

消込処理を行う

入金確認が完了したら、最後に消込処理を行います。消込処理は、請求金額と入金額を照合し、売掛金を消滅させる重要な作業です。

複数の請求に対する一括入金や、請求金額と異なる入金があった場合は、どの請求に対する入金なのかを正確に把握する必要があります。特に、取引先が複数の請求をまとめて支払う場合は、消込作業が複雑になるため、慎重かつ丁寧な確認が求められます。

請求業務における主要な課題とは？

請求業務には、人的ミス、書類管理、督促業務など、さまざまな課題が存在します。ここでは、請求業務における3つの主要な課題について詳しく解説します。各課題の具体的な内容や影響、対策方法を理解して、より効率的で正確な請求業務を実現しましょう。

人的ミスが起こり得る

請求業務において、人的ミスは事業者の信用を損なう恐れがある重大な課題です。特に深刻な問題として、二重請求のリスクが挙げられます。入金済みの案件を未入金と誤認識し、重複して請求してしまうケースは少なくありません。また、請求金額の計算や入力作業においても、計算ミスや入力ミスが発生しやすい状況があります。

これらのミスを防ぐには、ダブルチェック体制の導入が有効です。しかし、人手不足の事業者では、確認作業による業務負担の増加が新たな課題となります。人的コストを抑えて状況を改善するために、システムの導入も検討しましょう。システムによる一元管理で、請求状況や入金状況をリアルタイムで把握できれば、人的ミスのリスクを軽減できます。

書類の管理や保管が必要

請求書は法律で定められた重要な証憑書類であり、適切な管理と保管が欠かせません。特に紙媒体での請求書管理では、取引先や期間ごとにファイリングする手間が生じます。

請求書には法廷保存期間があるため、取引量が多い事業者では、法廷保存期間7年分の請求書を保管するための広いスペースを確保しなければなりません。加えて、必要な書類をすぐに取り出せるよう、整理・分類する作業も発生します。

また、2022年1月の電子帳簿保存法改正により、電子的に受け取った請求書は電子保存が義務付けられました。電子データでの保管も増えていますが、電子保存には法定要件を満たすシステムや運用ルールが必要です。業務効率化のためには、自社の状況に合わせた最適な保管方法を選択することが重要です。

督促業務に手間と負担がかかる

請求業務において、入金が確認できない場合の督促業務は、担当者にとって大きな負担となります。取引先への督促は入金が完了するまで続くため、担当者は時間的な負担だけでなく、精神的なストレスも抱えることになるでしょう。特に、相手との直接的なやりとりが発生する電話での督促は、心理的な負荷が高い業務です。

督促状のテンプレートを用意したり、未回収を防ぐシステムを導入したりして、督促業務の手間を軽減しましょう。

請求業務を効率化する方法

請求業務の効率化は、生産性向上に直結する重要な取り組みです。ここでは、具体的な効率化の方法として、業務フローの見直しと改善、そして請求業務の代行サービスを活用する方法について解説します。

業務フローを見直し、改善する

請求業務の効率化には、まず現状の業務フローを可視化することが重要です。誰が、いつ、どのような作業を、どれくらいの時間をかけて行っているのかを明確にすることで、非効率な作業や改善すべきポイントが見えてきます。

例えば、請求書の封入作業に時間がかかっている場合は、メール送付への切り替えを検討します。また、手作業での計算ミスが多い場合は、ヒューマンエラーを防ぐために、請求業務を効率化するシステムの導入を検討するなど、問題となるフローに適した対策を検討するとよいでしょう。

請求業務の代行サービスを活用する

請求業務の代行サービスを活用することで、業務効率を大幅に向上させることができます。代行業者は、請求書の作成から発送、入金管理まで一括して代行してくれるため、経理担当者の負担は軽減されるでしょう。

その他、代行サービスの活用には、以下のようなメリットがあります。

・請求書の印刷費や郵送費、人件費などのコスト削減
・システムを利用することによる人的ミスの防止
・入金消込業務の効率化

代行業者に依頼する際は、代行サービスの利用料が発生するため、取引量に応じた費用対効果を踏まえて検討しましょう。また、顧客情報や取引情報を外部に共有することになるので、セキュリティ対策が万全な代行業者を選ぶことも重要です。

請求業務を効率化するならリコーリース

請求業務の効率化を実現したいなら、ぜひリコーリースへご相談ください。ここでは、リコーリースの集金代行サービスについて、具体的な特徴と導入メリットを解説します。

口座振替とコンビニ決済に対応

リコーリースでは、請求から集金までを代行する「集金代行サービス」を提供しています。集金代行サービスを利用すると、集金業務だけでなく、未収リスクの軽減や入金消込の簡易化など、請求業務全体の効率化が実現するのがメリットです。

また、リコーリースの集金代行サービスは「口座振替」と「コンビニ決済」の2種類に対応しています。

口座振替は、毎月の決まった日に自動的に引き落としが行われるため、確実な入金が期待できる方法です。また、入金確認や消込作業も自動化されるため、経理担当者の業務効率が大幅に向上します。

一方、コンビニ決済は24時間365日支払いが可能で、取引先の利便性を高めます。支払期限を過ぎても、コンビニで支払いができるため、未回収リスクの低減にも効果的です。

さらに、両方の決済方法に対応することで、取引先は自社に合った支払い方法を選択できるので、請求業務の円滑化と取引先との良好な関係構築にもつながります。

請求書発行代行サービスで人的コストを削減

リコーリースでは、口座振替とコンビニ決済のオプションサービスとして「請求書発行代行サービス」もご利用いただけます。業務負担が大きく、人的ミスが起こりやすい請求書の作成から発送までを代行してもらえるため、社内の業務負担が軽減できるでしょう。データ連携により、請求書の作成ミスや送付ミスを防止できるのも大きなメリットです。

請求書の発行状況や入金状況は、専用Webサイトで一元管理されるため、書類の紛失リスクも解消されます。

参照：請求書発行代行サービス

実績豊富！初期費用0円で導入しやすい

リコーリースの集金代行サービスは、40年以上の歴史があり、20,000社以上の導入実績を持つ信頼性の高いサービスです。フリーダイヤルによるサポート体制も充実しており、請求業務に関する疑問や問題が発生した際も、専門スタッフが丁寧にサポートします。長年の経験を活かした実践的なアドバイスが提供できるのも、リコーリースの強みです。

また、初期費用0円、基本料金は実際に請求業務が発生した月のみ発生するため、コスト面でも安心です。取引先の数や請求件数に応じて、最適なプランをご提案します。

まとめ

請求業務は、請求金額確定から入金消込までの一連のプロセスを含む重要な経理業務です。しかし、人的ミスのリスクや業務負担が課題とされています。請求業務を効率化するには、代行サービスの利用がおすすめです。

代行業者選びにお悩みの方は、ぜひリコーリースにご相談ください。40年以上の実績に裏打ちされた信頼性と、充実したサポート体制で、請求業務の課題解決をトータルでサポートします。