徴収とは？意味や集金との違い

徴収は私たちの生活に深く関わる重要な概念です。まずは、徴収の定義や意味、集金との違いについて詳しく解説します。

徴収とは

金銭などを取り立てることを「徴収」といいます。また、国や公共団体が国民から税金や手数料を強制的に取り立てる際にも「徴収」が使用されることがあります。

＜「徴収」の使用例＞
・普通徴収
・特別徴収
・源泉徴収
・会費徴収

会費に対しては「集金」が使用されることが多いですが、確実性を持たせる意図で「会費徴収」という言葉を使うケースも少なくありません。

徴収と集金の違い

徴収と集金は、どちらもお金を集める行為を指しますが、その意味や印象には違いがあります。両者の大きな違いは、強制力です。

徴収は法的な裏付けがあったり、支払いを拒否することが難しかったりする場合で多く使用されます。一方、集金は主に民間企業が商品やサービスの対価として金銭を回収する行為を指し、徴収と比較すると柔軟性があります。

また、イメージの面でも違いがあります。徴収は堅苦しく、時に威圧的な印象を与えることもあるでしょう。対して集金は、より一般的で日常的な印象です。そのため、ビジネスシーンでは、顧客との良好な関係維持に配慮して「集金」という言葉を使うことがあります。

主な徴収・集金方法とそれぞれの特徴

徴収・集金方法にはさまざまな手段があり、手段ごとに異なる特徴を持ちます。ここでは、主な以下の4つの方法について解説します。

・現金支払い
・口座振込（銀行振り込み）
・口座振替
・コンビニ決済

それぞれの特徴や利点、課題を詳しく見ていきましょう。

現金支払い

現金支払いは、徴収・集金方法の中でも最もオーソドックスな手段です。小口の徴収に適しており、直接現金を受け取るため導入が容易なのが特徴です。また、即座に現金化できることで、キャッシュ・フロー改善にも期待できます。

しかし、現金支払いでは、請求額との照合といった手作業が多く発生するため、徴収件数の増加に比例して、経理担当者の負担が大きくなる点がデメリットです。

さらに、相手先まで出向いて徴収・集金を行う場合、交通費や人的コストがかかる点にも注意が必要です。また、対面でのやりとりは、言葉遣いや対応、タイミングの悪さなどからトラブルに発展するリスクもあります。

口座振込（銀行振り込み）

口座振込（銀行振り込み）は、顧客が指定の銀行口座に直接入金する方法です。ATMやインターネットバンキングを利用すれば、24時間いつでも支払いが可能で顧客の利便性が高く、現金の取り扱いリスクも軽減できます。また、入金情報が通帳に記録されるため、入金確認作業が容易な点も特徴です。

一方で、振込手数料が発生することにより、少額の取引には不向きな場合があります。顧客側が能動的に支払いを行う必要があるため、入金忘れや入金先を誤るリスクもゼロにはなりません。

口座振込は、取引規模が大きい場合や確実な支払い記録が必要な場合に適しています。ただし、未払いのリスクや、ATMなど銀行窓口以外での振込限度額には注意が必要です。

口座振替

口座振替は、顧客が登録した銀行口座から自動的に料金を引き落とす徴収・集金方法です。この方法の最大のメリットは、残高不足がない限り確実に回収できる点です。また、一度口座を設定すれば自動的に引き落としが行われるため、未回収リスクの軽減にも貢献します。未回収リスクの軽減は、事業の資金繰り安定化にもつながる重要な要素です。

さらに、毎月同じ日に引き落としが行われるため、入金確認が容易になり、徴収業務が効率化できるでしょう。

一方で、デメリットとしては、口座振替の登録手続きが必要な点や、顧客の口座残高不足による引き落とし失敗の可能性が挙げられます。

口座振替は、導入までに一定の時間がかかるものの、一度引き落としが始まれば徴収・集金の自動化が可能なため、継続的な支払いが発生するサービスに特におすすめです。

コンビニ決済

コンビニ決済は、コンビニエンスストアで支払いを行う方法で、コンビニの営業時間内であれば、24時間365日好きなタイミングに支払いができる点が特徴です。

コンビニ決済には、印刷した払込票を顧客がコンビニ店頭に持参して支払う「払込票方式」と、メールなどで通知された専用の番号を利用して支払う「ペーパーレス方式」があり、どちらも店頭での現金支払いが主流です。また、入金状況をすぐに確認できることもコンビニ決済の大きな利点といえます。

一方で、顧客が自主的に支払いを行う必要があるため、入金タイミングがばらばらになることや、支払い忘れ、期限切れのリスクは否めません。また、支払い上限額が設定されており、大規模な取引では使用できないこともあります。

銀行振り込みと比較すると、コンビニ決済は顧客にとって利便性が高い支払い方法といえますが、取引金額や入金スピードなどの制約があるため、自社のビジネスモデルに適しているかどうかを慎重に検討することが大切です。

徴収・集金業務の主な課題と解決策

徴収・集金業務には、さまざまな課題が存在します。ここでは、徴収・集金業務で発生する主な課題と、その解決策について詳しく解説します。

徴収・集金業務で発生する2つの課題

徴収・集金業務には、主に2つの課題があります。1つ目は消込業務の煩雑さです。入金の確認や請求書との照合作業には、時間と労力を要します。特に、多数の取引先がある場合や支払い方法が複数ある場合、作業量が膨大になりがちです。人為的なミスも発生しやすく、正確性の確保が難しい点も課題といえます。

2つ目は、未払い時の督促業務の負担です。未払いが発生した場合、督促作業が必要となりますが、これは精神的ストレスを伴う作業です。督促業務に時間がかかりすぎると、本来の業務に支障をきたす恐れもあるでしょう。

徴収・集金業務の課題を解決するには

徴収・集金業務の課題を解決するには、まず現状の問題点を明確にすることから始めましょう。消込作業の煩雑さや督促業務の負担を洗い出し、優先順位をつけて改善に取り組むことが重要です。

次に、回収フローの見直しを行います。請求書の発行や入金確認の自動化など、システムを活用して効率化できる部分がないか検討しましょう。これにより、人為的ミスを減らし、作業時間の短縮も期待できます。

さらに、自社に適した回収方法を選択することが大切です。口座振替やコンビニ決済など、顧客の利便性を高める方法を導入することで、未払いのリスクを軽減できます。

これらの対策を自社で行うのが難しい場合は、集金代行サービスの利用も検討に値します。集金代行サービスとは、代行業者が事業者の代わりに代金を回収し、まとめて入金してくれるサービスです。徴収・集金業務を委託することで、社内リソースを本業に集中させることができ、業務全体の効率化実現につながります。

徴収・集金業務を効率化！集金代行サービスの導入事例3選

ここでは、徴収・集金業務の効率化の方法として、集金代行サービスを利用した際の導入事例を3つ紹介します。実際に集金代行サービスを利用した際のメリットを知ることで、導入を検討しやすくなるでしょう。

導入事例1.小中学校

【課題】
小中学校では、給食費や教材費、PTA会費など、さまざまな徴収・集金業務が発生します。これらは、数ヶ月に1回のものから、毎月のものまで、徴収頻度もまちまちです。また、子どもを介して現金のやりとりを行うと、クラスで盗難や紛失が起こるリスクがあります。

加えて、子どもが期日までに集金袋の持参を忘れてしまうことや、お釣りが必要になるケース、家庭の事情などで徴収が滞ることも考えられるでしょう。徴収の停滞は、督促といった追加業務を引き起こします。

【ご提案内容】
リコーリースでは、小中学校の給食費、教材費、PTA会費などの徴収・集金には、口座振替サービス、またはコンビニ決済サービスをおすすめしています。

口座振替は公共料金の引き落としなどにも使われることが多いため、保護者の方も安心して利用しやすい徴収方法です。金融機関との直接契約ではなく、集金代行サービスを利用いただくことで、引き落としを行う金融機関の選択肢が増えるのもメリットといえます。

普段使用している銀行口座は各家庭で異なり、対応しているのが特定の金融機関のみであると、新しく口座を開設してもらう手間が生じるためです。全国の幅広い金融機関からの引き落としが可能になれば、保護者の方の利便性も高まります。

また、コンビニ決済は毎月ではなく数ヶ月に一度といったスポット的な徴収・集金に対応しやすくなります。口座情報の登録が不要なので、個人情報の提供に不安がある保護者の方も利用しやすいでしょう。リコーリースの集金代行サービスでは、口座振替とコンビニ決済の2つの決済方法が導入可能です。

【サービス導入後】
徴収・集金業務を代行業者に委託することにより、授業や教育指導、生徒たちとのコミュニケーションの充実といった学校本来の業務に集中することが期待できます。

実際に、リコーリースの集金代行サービスで口座振替を導入した方からは「保護者様がお使いのメインバンクを設定でき、学校側で口座開設のお願いをしなくともよく負担軽減につながった」という声をいただきました。

「分からないことがあれば、フリーダイヤルもしくは担当営業に気軽に相談ができた」という点も導入時の安心感につながったようです。

内部リンク：小中学校の給食費・教材費など集金代行の解決策

導入事例2.介護・医療サービス

【課題】
介護・医療サービスにおける徴収・集金業務は、顧客ごとの支払いタイミングや金額が異なるため、煩雑になりがちです。特に、顧客の負担分が少額であったり、移動手段がない高齢者が多かったりする場合は、現金での回収が困難といえます。

また、訪問診療を行うクリニックでは、医師や看護師が現金を持ち歩く必要があるため、紛失や盗難のリスクが生じる点も、課題となっています。

【ご提案内容】
このような課題に対しては、口座振替サービスの導入が効果的です。口座振替サービスは、顧客が登録した口座から直接引き落としを行うため、現金を取り扱う必要がありません。さらに、支払履歴を明確に開示できるため、家族への説明責任を果たしやすくなります。

「まとまった請求件数がないと申し込めないのではないか」という心配をされる方もいますが、リコーリースの口座振替サービスには、請求件数の縛りがありません。初期費用もかからず、導入前には事業内容を詳しくヒアリングした上で、最適な見積もりプランをご提案しています。新規事業者や小規模事業者でも導入しやすいサービスです。

【サービス導入後】
口座振替サービスの導入により、「徴収・集金管理に煩わされることなく本来の診療業務に集中できるようになった」という声をいただいています。訪問診療などで生じる現金の管理や紛失・盗難リスクを低減できるほか、顧客やご家族の支払いの手間も軽減可能です。

口座振替の導入により、「高齢で都度細かく現金を用意するのが難しい」「介護と仕事と子育てで忙しく、支払いに行く時間がない」というお悩みも解決できるため、顧客満足度の向上にも寄与しています。

内部リンク：介護

内部リンク：病院・クリニック

導入事例3.学会や自治会費

【課題】
学会や自治会費の徴収・集金においても、集金代行サービスが活躍します。従来、自治会では現金での徴収、学会や協会では銀行や郵便局からの振り込みが主流でした。しかし、現金徴収では紛失や数え間違いのリスクがあり、振り込みでは手続きできる時間が平日・日中に限られるという課題が挙げられます。

また、年1回や半年に1回など、会費の徴収頻度が低い場合、うっかり忘れによる未回収が発生しやすい点も注意が必要です。

【ご提案内容】
これらの課題を解決するため、リコーリースでは、コンビニ決済サービスの導入をおすすめしています。コンビニ決済は、銀行や郵便局の営業時間にかかわらず、コンビニの営業時間内なら24時間365日支払いが可能です。会員の利便性が大幅に向上する上、納付金額の間違いや重複納付が減少し、業務負担も軽減されます。

また、リコーリースでは、コンビニ決済のオプションサービスとして、請求書発行代行サービスも提供しているため、請求書発行関連の業務も代行可能です。

【サービス導入後】
サービス導入後は、納付率の向上や事務作業の効率化が期待できます。リコーリースのコンビニ決済サービスは、全国約50,000店舗のコンビニで支払いが可能です。ライフスタイルに合わせて、納付方法が便利になることで、納付率も向上するでしょう。

加えて、コンビニ決済の払込票に印刷されたバーコードをスマホアプリで読み取って支払う「スマホ決済サービス」もご利用いただけます。スマホがあれば外出することなく、自宅でも支払いが可能です。さらに、専用Webサイトで顧客データや回収結果が管理できるため、事務作業の負担が大幅に軽減できます。

内部リンク：自治会費

内部リンク：学会・協会

徴収や集金業務にお困りなら、リコーリースにご相談ください

徴収・集金業務でお困りの方は、リコーリースの集金代行サービスをご検討ください。リコーリースでは、口座振替とコンビニ決済の2つの方法をご用意しています。徴収・集金を行うサービス内容や目的に合わせて、最適な支払い方法を選べるのが魅力です。

リコーリースの集金代行サービスは、現金取り扱いリスクの軽減や回収率の向上、コスト削減など、多くの課題を解決します。初期費用無料、使わない月は基本料金も無料という料金体系で、請求件数が少ない事業者や個人事業主にも最適です。

フリーダイヤルでのサポート体制も整っているため、徴収・集金業務の効率化と負担軽減をお考えの方は、ぜひリコーリースにお問い合わせください。

まとめ

徴収や集金は、事業運営において欠かせない業務ですが、負担も大きいため適切な方法の選択と効率化が重要です。経理業務の簡素化や、未回収リスク低減のために、代行サービスの活用を検討してみてはいかがでしょうか。

リコーリースは、代金回収において40年以上の歴史と、20,000社以上の導入実績を誇ります。蓄積されたノウハウに基づき、事業に最適なプランをご提案しますので、ぜひ一度お問い合わせください。