賃貸仲介管理における集金業務の現状と課題

賃貸の仲介管理の現場では、毎月の集金業務が大きな負担となっています。管理戸数が増えるほど、入金確認や滞納対応に費やす時間は増え続け、本来注力すべき業務に手が回らなくなるケースも珍しくありません。

まずは、賃貸仲介管理における主な課題を紹介します。

入金確認の手間

賃貸の仲介管理における集金業務で、特に負担が大きいのが毎月の入金確認作業です。入居者ごとに賃料、共益費、管理費、水道光熱費など複数の項目を請求額と照合する「消込作業」は、膨大な時間を要します。

管理戸数が増えるほど、この確認作業は複雑化していきます。入金額の過不足があれば入居者への確認連絡も発生し、さらに業務時間を圧迫するでしょう。これらの作業に追われることで、本来注力すべき入居者対応や物件管理といった業務に十分な時間を割けなくなるケースも少なくありません。

家賃の滞納リスク

賃貸仲介管理の集金業務で、避けて通れない課題が家賃滞納リスクです。滞納が発生すると、電話連絡や督促状の送付といった初期対応から始まり、連帯保証人への連絡、場合によっては現地訪問まで必要になることも。こうした督促業務は精神的にも時間的にも大きな負担となり、通常の管理業務を圧迫します。

滞納が長期化すれば、管理会社自身のキャッシュフローを悪化させ、経営を圧迫する要因にもなりかねません。滞納対応の手間を最小化し、確実な回収体制を構築することは、安定した経営を維持するうえで不可欠といえます。

対応件数増加によるヒューマンエラー

管理戸数が増えるほど、入金処理におけるヒューマンエラーのリスクは高まります。通帳や入居者名簿を目視で確認し、金額や振り込み名義を一件ずつ照合する作業では、どうしても見落としや計上漏れが発生しやすいためです。

特に月末など入金が集中する時期には、確認作業が膨大になり、集中力の低下からミスを誘発しやすくなります。

入金額の入力間違いや、入金済みなのに未入金と判断してしまうミスが発生すれば、入居者への誤った督促につながりかねません。こうしたトラブルは管理会社の信頼を損ない、入居者満足度の低下やオーナーとの関係悪化を招く恐れがあります。

賃貸仲介管理で利用されている主な集金方法

賃貸仲介管理の集金業務を効率化するには、まず現状利用されている集金手段の特性を正確に理解することが不可欠です。それぞれの方法にはメリットとデメリットがあり、管理戸数や入居者層によって最適な選択肢は異なります。

ここでは、賃貸仲介管理で主に利用されている4つの集金方法について、特徴やメリット・デメリットを具体的に見ていきましょう。

現金支払い

現金支払いは、直接入居者のもとへ出向いて家賃を回収する方法です。かつては主流とされた集金方法で、入居者とコミュニケーションを取れるのが利点でした。

しかし、管理業務における負担とリスクの大きさから、現在では口座振替やクレジットカード決済など、より効率的で安全な集金方法へと移行が進んでいます。

銀行振り込み

銀行振り込みは、入居者が毎月指定された管理会社の口座へ家賃を振り込む方法です。

入居者にとっては、ネットバンキングやATMから都合のよい時間に支払いができる利便性があります。しかし、毎回の振込手数料は入居者負担となるケースが多く、月々のコストとして積み重なる点がデメリットです。

管理会社側としても、通帳記帳やネットバンキングで入金明細を取得し、振り込み名義人と入居者を照合する手間が発生します。また、自動引き落としではないため、入居者が支払日を失念したり、残高不足に気づかなかったりするケースが起こりえます。

口座振替

口座振替は、入居者が登録した銀行口座から、毎月決まった日に自動的に家賃が引き落とされる仕組みです。毎月必ず発生する家賃という特性と、自動引き落としというシステムの相性が非常によく、確実性の高い集金方法といえます。

入居者も、毎月銀行やATMへ出向く手間が省け、支払い忘れの心配もなくなります。振込手数料の負担が不要な点も大きなメリットです。

口座の残高不足を除けば確実に回収できるため、督促業務の発生頻度も低くなり、業務負担が軽減されます。賃貸仲介管理の現場で、最も普及している集金方法です。

クレジットカード決済

クレジットカード決済は、入居者がクレジットカードを登録し、家賃を支払う方法です。クレジットカード決済の一番の利点は、ポイントやマイルが貯まること。管理会社側も、支払い忘れによる滞納が防止でき、督促業務の負担軽減につながります。

ただし、他の方法と比べて決済手数料が割高になる傾向があるため、コストと効率化のバランスを踏まえた導入判断が求められます。

賃貸仲介管理の集金業務を効率化する「集金代行サービス」

賃貸仲介管理の集金業務における課題を根本から解決する手段として注目されているのが「集金代行サービス」です。ここからは、集金代行サービスがどのような流れで機能し、賃貸仲介管理の現場にどのような変化をもたらすのか、具体的に解説していきます。

集金代行サービスの仕組み

集金代行サービスは、代行業者が管理会社の代わりに入居者から家賃を回収するサービスです。回収した家賃は、管理会社が指定する口座へまとめて送金されます。

この仕組みにより、管理会社は個別の集金作業から解放されます。また、請求書の発行から入金作業までを一貫して依頼できるサービスもあります。

集金代行サービスを導入するメリット

賃貸仲介管理の集金に集金代行サービスを導入すると、以下のようなメリットがあります。

• 家賃の回収や入金確認といった業務負担が軽減できる
• 本来注力すべき入居者対応や物件管理に時間を割けるようになる
• 支払い忘れによる滞納防止、回収率の向上が期待できる
• 口座振替やコンビニ決済といった集金手段の導入手続きが簡素化できる
• 複数の集金手段を提供でき、入居者の利便性や満足度が高まる

一般的に、集金代行サービスの利用には手数料が発生しますが、集金業務自体に割く時間が短縮されるため、会社全体の業務効率化が期待できます。上記のメリットと必要コストを見比べて、導入を検討しましょう。

集金代行サービスを選ぶときのポイント

集金代行サービスを提供する代行業者によって、サービス内容や料金体系が大きく異なります。自社の管理戸数や業務フローに最適なサービスを見極めるには、どのような視点で比較検討すればよいのでしょうか。

ここでは、導入後に後悔しないために押さえておきたい、サービス選定時のポイントについて詳しく解説します。

どのような集金手段に対応しているか

集金代行サービスによって、対応している集金手段が異なります。まずは、入居者のニーズも把握しつつ、自社の求める集金手段を導入できる代行業者を選びましょう。

また、口座振替であれば金融機関の提携数、コンビニ決済であれば提携しているコンビニチェーン数が多い業者を選ぶことも重要です。普段メインで使用している銀行口座が使用できたり、最寄りのコンビニで支払いができたりすれば、より支払いの利便性が高まり、入居者の満足度につながります。

コストパフォーマンスがよいか

集金代行サービスを利用するには、初期費用や月額基本料、振替手数料（請求手数料）などが発生します。料金体系は代行業者によって異なるため、実際の請求件数をもとに、見積もり作成を依頼しましょう。

ただし、単純な手数料の安さだけでなく、提供サービスによる業務効率化、滞納リスクの低減効果も含めて、長期的な視点でトータルコストを比較検討することが重要です。

管理戸数が少ない場合は月額基本料不要のサービス、管理戸数が多い場合は1件あたりの振替手数料（請求手数料）が安いサービスを選ぶことで、コストを最適化できるでしょう。

オプションサービスやサポートが充実しているか

集金代行サービスを選ぶ際には、基本機能だけでなく、付加価値の高いオプションサービスの有無も重要な判断基準となります。以下は、賃貸仲介管理の集金におすすめのオプションサービスの一例です。

• 請求書の発行・送付を依頼できる「請求書発行代行サービス」
• Web上で口座振替の口座登録ができる「ネット口座振替サービス」
• キャッシュカードと暗証番号で口座登録が完了する「Pay-easy（ペイジー）口座振替受付サービス」

また、フリーダイヤルによる専用サポート窓口の有無も確認しておきたいポイントです。導入後のトラブルや操作方法に関する疑問に迅速に対応してもらえる体制があれば、安心して運用を継続できます。

賃貸仲介管理における集金業務の効率化は「リコーリース」にお任せ！

賃貸の仲介管理における集金業務を効率化するなら、リコーリースの集金代行サービスがおすすめです。リコーリースは40年以上の歴史がある老舗の代行業者で、賃貸仲介管理をはじめ、さまざまな業種で20,000社を超える導入実績を誇ります。

口座振替とコンビニ決済の2つの集金手段を提供しており、入居者の多様なニーズに対応可能。初期費用は無料で、請求が発生しない月は基本料金もかかりません。コストパフォーマンスが良く、管理戸数が少ない会社でも負担なく始められる点が魅力です。

また、契約後に無償提供される専用Webサイト「コレクト！」内で、請求データ作成から回収結果照会まで完結できます。

集金業務を効率化したいとお考えの方は、ぜひ一度お問い合わせください。

リコーリースの集金代行サービスについて詳しく知りたい方はこちら

まとめ

賃貸仲介管理における集金業務は、入金確認の手間や滞納リスク、ヒューマンエラーといった課題を抱えています。現金や銀行振り込み、口座振替、クレジットカード決済など複数の集金手段が存在しますが、業務効率化には集金代行サービスの活用が有効です。

サービス選定の際は、対応している集金手段の豊富さ、コストパフォーマンス、サポート体制を確認しましょう。

もし、サービス選びにお悩みなら、リコーリースの集金代行サービスをご検討ください。専用フリーダイヤルで、導入前のご相談から導入後の運用フォローまで、丁寧にサポートいたします。