督促業務を減らす！事務作業の負担軽減の方法とは？
公開日：2020.12.17
こんにちは。リコーリース集金代行サービスライターチームです。
企業活動を安定させる重要な業務の1つとして、顧客から売上を回収する集金業務が挙げられます。企業にとって集金業務は重要な業務ですが、実際に集金を担当する人にとっては負担の大きいことも多いのではないでしょうか。例えば、集金業務の中でも督促業務を負担に感じている方は多いと思います。そこで本記事では、代行サービスを利用することで集金業務の負担を減らす方法を紹介していきます。
リコーリースの集金代行サービスを活用し、
請求・集金などの回収業務を効率化しませんか。
- １、集金にかかる手間とコストは大きい
- ２、相手に支払う意思がない場合にとれる手段
- ３、「支払い忘れ」であることも多い
- ４、集金代行で負担を軽減！集金代行とは？
- ５、集金代行のメリット
- ６、集金の負担を軽くするなら？集金代行の手段
１、集金にかかる手間とコストは大きい
集金は負担が大きい業務ですが、具体的にどのような点が負担になっているのでしょうか。ここでは集金にかかる手間やコストについて解説していきます。
事務作業が大変
集金業務が大変だと感じる原因の一つは、事務作業の多さです。請求書を印刷して、印鑑を押印して、封入して郵便局またはメール便で配達し、発行した請求書の控えをファイリングや一覧表を作成します。その後、入金があったかどうかチェックをして、作成から入金までの事務作業が煩雑で多岐にわたるため、大きな負担となります。請求書の発送だけで1日の業務が終わってしまうケースもあります。集金業務は経理の担当者がおこなう場合が多いですが、経理の仕事は集金業務だけではありません。経理には会社で生じた取引を集計し決算する財務会計や、経営分析や原価・予算管理などを行う管理会計の業務もあります。大企業の経理部なら財務会計、管理会計、集金業務にそれぞれ担当者を置いて分業化を図れますが、中小企業の経理の場合はカバーする業務が広くなります。そのため、集金の事務作業が多いと他の業務に支障が出る恐れがあるのです。
督促が気が重く負担
集金業務では、入金の確認ができない顧客に対して支払いの催促・督促を行う必要があります。こうした督促業務も大きな負担となるのです。ちなみに催促も督促も「早く実行するよう要求する」場合に使用されますが、より強制力をもって要求する場合は督促が使われます。
顧客に「お金を払って下さい」と要求するのは余り気分のいいものではないため、集金業務の担当者は督促業務を億劫に感じています。特に個人事業主の場合、顧客と距離が近いからこそ言いにくいということもあります。このように集金業務では「入金の督促がしづらい」などの精神的に負担の大きい対応が発生してしまうのです。
リコーリースの集金代行サービスを活用し、
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２、相手に支払う意思がない場合にとれる手段
相手に支払い能力があっても、支払う意思がなければ集金は難しくなります。支払う意思がない相手には、どのような対応をとれば良いのでしょうか。ここでは入金が確認できず先方の支払い意思がない場合の対応について解説していきます。
督促状の送付
支払い意思がない場合の対応として、学習塾で実践されているのが、督促状の送付です。督促状とは、期限内に入金が確認できない場合に、速やかな支払いを求めるための書状です。督促状には宛先や発行日、差出人および担当者、支払いの要求（請求額、支払期日など）を記載します。ちなみに督促状には「文書で送らなければならない」などのルールはないので、メールの督促状でも問題ありません。月謝の支払いを忘れている場合や学習塾の利用を続けたいと思っている場合は、督促状が届いた時点で支払うケースもあります。
通信販売の場合、複数回督促メールを出すケースもあります。複数回督促状を送っても入金が確認できない場合は、配達証明付の内容証明郵便で送付するのも選択肢の一つです。配達証明付の内容証明郵便は、郵便局がその内容や宛先、相手に配達されたことを証明してくれるので、「届いていない」「見ていない」などのトラブルを避けやすくなります。
支払督促
何度督促状を送っても支払いが行われない場合、法的手段の利用も選択肢に入ります。法的手段の中でも簡単な手続きで行えるのが支払督促です。支払督促は書類審査のみで行う迅速な手続きであり、申立人の申立てに基づいて裁判所書記官が金銭の支払いを求める制度です。少額の支払いに対して使用できるうえに、督促手続きオンラインシステムも整備されており、24時間手続きができます。注意したいのは相手方が異議を申し立てた場合、通常訴訟へ移行する点です。支払金額について相手方と食い違いがある場合は、異議を出される可能性が高くなります。支払金額が確定している場合や、契約書やメールの履歴など申立人に有利な証拠がある場合などは、異議を申し立てにくいと考えられるため、支払督促が有効な手段となります。
少額訴訟
支払督促以外の法的手段として、少額訴訟という手続きがあります。これは一定金額の金銭の支払いを求める場合に利用できる訴訟で、1回の審理で判決が言い渡され、原則1回の審理で行う迅速な手続です。少額訴訟は簡易とはいえ訴訟の一種なので、実質的な審理が行われます。審理では口頭弁論が行われ、双方の当事者が裁判官の面前で法的な主張をし、主張を証明するための証拠も提出します。裁判官が第三者として判断してくれるので、当事者同士の意見が食い違っている案件の解決も可能です。ただし審理は1回のみで、審理当日に判決も出るので、その場で判断しにくいような複雑な案件に少額訴訟は向いていません。
３、「支払い忘れ」であることも多い
故意に支払いを滞納している相手には、法的措置も含めた対応を取らないと集金が難しくなります。一方で「踏み倒そう」という悪質な例ばかりではなく、うっかり支払い忘れたということも多いため、法的措置にまで発展することはあまりありません。それよりも「支払い忘れを防ぐ仕組み」をつくることが大事です。この支払い忘れを軽減できる仕組みが、集金代行サービスなのです。
４、集金代行で負担を軽減！集金代行とは？
集金代行はBtoCの取引で利用されることが多いサービスです。BtoCとはBusiness to Consumerの略で、企業(business)がモノやサービスを一般消費者（Consumer）に販売するビジネスのことです。そして企業が企業に対してモノやサービスを販売する場合はBtoB（Business to Business）と言います。一般消費者を対象とするBtoCビジネスの顧客数は、BtoBの顧客数より多い傾向にあります。更にBtoCはBtoBと比較すると単価が低い場合が多く、モノやサービスを多く販売することが求められます。このように顧客も販売量も多くなりやすいBtoCでは、請求業務にかなりの手間がかかってしまいます。そのためBtoCの取引では、集金代行が頻繁に利用されるのです。中でも、学習塾やスポーツスクールの月謝や賃貸住宅の家賃など、定期的に一定金額の支払いが発生するビジネスに適しています。
５、集金代行のメリット
集金業務にお悩みの方におすすめのサービスが、集金代行です。そこで、ここでは集金代行のメリットについて解説していきます。
請求書発行や督促の負担が激減
集金代行のメリットとして、まず挙げられるのが請求書発行や督促の負担が激減することです。リコーリースなど一部の集金代行では「請求書発行代行サービス」もオプションサービスとして付けることができます。請求書発行代行サービスでは、請求書の作成だけでなく、印刷や封入、発送まで代行してくれます。
事業者の中には集金の手段に銀行振込を採用している方も多いでしょう。銀行振込は銀行口座さえあれば集金が可能なので導入しやすいというメリットがありますが、振込忘れや振込金額の打ち間違いが発生するリスクがあります。一方で多くの集金代行サービスでは口座振替を導入しています。口座振替は、口座に資金があれば自動で引き落とされるため、振込忘れ防止になり督促の必要性が少なくなります。ただしリコーリースの集金代行サービスでは、督促業務はおこなっていないため注意が必要です。
コスト削減
集金にかかる人件費や交通費等のコストを削減できる点も集金代行のメリットです。例えば現金での集金をおこなっている場合、顧客の家まで訪問する交通費、訪問するスタッフの人件費が発生します。相手が留守だった場合、改めて訪問する必要があるため余分に交通費・人件費がかかります。また、銀行振込での集金の場合、振込用紙の発送費用や振込手数料が大きな負担となります。集金代行サービスを利用することで、このようなコストを削減できるのです。
現金の取り扱いに関わるリスクの軽減
現金の取り扱いに関わるリスクを軽減できるのもメリットの一つです。例えば月謝のような定期的に一定金額の支払いが発生する形態の場合、顧客が月謝の支払いを忘れてしまう可能性もあります。口座振替サービスを導入している集金代行なら、月謝の支払い忘れや支払漏れなど、トラブルも軽減可能です。また、現金で集金を行っている場合、集金したお金を紛失・盗難するリスクがあります。学校の給食費や塾の月謝などは、子どもの手から教師や塾講師に手渡される場合も多いですが、この場合も現金を紛失・盗難するリスクを抱えています。そして集金代行なら会社と顧客の間で現金の取り扱いがなくなるので、盗難や紛失のリスクを軽減できるのです。
資金回収の確実性が上がり利益が安定
資金回収の確実性が上がり売上が安定する点もメリットとして挙げられます。顧客の元へ直接訪問して集金する方法では、確実に資金回収できるとは限りません。なぜなら相手が留守だったり、手持ちの現金がなかったりなどで、回収できないケースが考えられるからです。顧客先を訪問しても資金回収できなければ、再び訪問する必要があるので非効率です。回収金を自動で引き落としてくれる集金代行なら、毎月決まった期日に回収金を回収できます。集金のために訪問する手間が省けるので、効率的な代金の回収が可能となります。
６、集金の負担を軽くするなら？集金代行の手段
集金代行サービスで導入されている決済手段について解説していきます。
口座振替
口座振替は決済手段として、多くの集金代行サービスで導入されています。例えばリコーリースの場合、口座振替ネットワークを利用して、お取引先様の預金口座から、貴社の回収金を自動で引き落としする口座振替サービスがあります。そもそも口座振替とは、顧客が保有している金融機関の口座から、商品・サービスなどへの支払い料金が自動的に引き落とされる仕組みです。口座振替は、金融機関に口座振替を依頼すれば導入できます。ただし、中小企業や個人事業主が口座振替を行う場合は、集金代行業者の口座振替を利用するのが一般的です。なぜなら顧客によって保有する口座の金融機関が異なる場合も多く、このような場合、様々な金融機関と口座振替の契約を行う必要があるからです。中小企業や個人事業主が、ひとつひとつの金融機関と口座振替の契約を結ぶのは手間がかかり、大きな負担となります。
集金代行をおこなっているサービス事業者は、様々な金融機関と口座振替の契約を結んでいるため、事業者側が金融機関と口座振替の契約を行う必要がないのです。集金代行業者によって口座振替サービスに対応可能な金融機関の数は異なりますが、多くの金融機関に対応している方が顧客の支払いやすさが向上します。例えばリコーリースの口座振替サービスは、全国ほぼ全ての金融機関から自動引き落としが可能で、顧客の「支払いやすさ」が向上し、会社の集金効率アップにつながります。
コンビニ決済
コンビニ決済サービスを導入している集金代行もあります。コンビニ決済サービスとは、コンビニでの支払いによる収納代行サービスです。コンビニ決済のメリットは気軽に利用しやすいことです。例えば、銀行振込で使用する金融機関は取引日時に制限があるので、夕方以降しか時間が取れない人は気軽に利用できません。一方でコンビニは全国に5万店舗以上あり、24時間営業している店舗が多いため、身近な場所で好きな時間に利用できます。仕事帰りや買い物のついでにコンビニで支払うなど、ライフスタイルに合わせた代金支払いが実現するため、利便性が高まります。またコンビニ決済には前払いタイプと後払いタイプがあるのですが、前払いタイプの場合は代金の支払いを確認した後に商品を発送するため、代金の未払いのリスクが軽減可能です。
集金代行業者にはリコーリースのように、口座振替とコンビニ決済の2つを導入している所もあります。どちらか1つでも十分ですが、決済手段を複数用意した方が顧客の満足度は向上します。また口座振替で回収できなかった代金を、コンビニ決済で再請求することも可能なので、両方の決済手段を用意することは回収率向上が期待できるとともに、顧客満足度も向上させるのです。
リコーリースの集金代行システムなら業務を効率化！
集金代行システムなら、手間とコストのかかる集金業務の負担を軽減できます。そんな集金代行の中でもおすすめなのが、口座振替とコンビニ決済の2つの決済手段を用意しているリコーリースの集金代行です。リコーリースの集金代行サービスは、請求件数1件からでも対応可能で、さらに集金にかかるコストを削減・現金管理の紛失リスク低減・入金消込作業の簡易化が期待できます。まずはお気軽にお問い合せ下さい！
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