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売掛金の回収業務は大変!集金代行を活用して確実な回収と業務効率化を!

公開日:2020.11.30

売掛金の回収業務は大変!集金代行を活用して確実な回収と業務効率化を!

こんにちは。リコーリース集金代行サービスライターチームです。

売掛金の回収業務は、企業にとって大事な仕事である一方、時間がかかったり、手間をとられたりする大変な業務です。担当者は、通常業務と兼務することが一般的であり、回収業務が多い月は、ルーティンの作業時間が圧迫されてしまうこともあるでしょう。本記事では、そのような状況を解消し、業務を効率化するために有効な集金代行サービスについて紹介します。

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1、売掛金の回収は重要業務だが非常に手間!

企業にとって、売掛金の回収は重要な業務のひとつです。しかし業務はたくさんあり、一般的に手間がかかります。

売掛金回収にかかる手間

売掛金の回収は、いくつかの作業によって変わります。まず請求書を作成し、プリントアウトをして、次に印鑑を押捺してから封筒に入れ、郵便局などから発送作業をおこないます。社内で書類を保管するため、請求書のコピーを専用のフォルダなどに格納します。そして後日、入金が正しくなされているかどうかをチェックします。もし入金がされていなかったり、入金額に差異がある場合は、ケースバイケースで対処しなければなりません。その際、思わぬトラブルも発生する可能性があり、専任者が必要だと感じることもあるでしょう。売掛金回収にかかる仕事量・作業量は膨大です。

また、自社で売掛金回収に取り組む場合、費用面での負担がネックだといわれています。振込手数料や郵送費、その他雑費など、さまざまな経費がかかります。また人件費も会社にとっては負担になります。売掛金回収業務に取り組むのは膨大な作業量になるため、かかる人件費は会社の経営者にとっては悩みの種です。

回収がうまくいかなければ黒字倒産のリスクも

売掛金を回収できるかどうかが、企業の運命を左右することもあります。もし売掛金を回収できなかった場合、その企業は倒産してしまう可能性が高くなります。売掛金が入ってこない、それは資金繰りが滞ることを意味します。最悪の場合、黒字倒産ということにもなりかねないのです。実際、一年間のうちに倒産した企業を調査した結果、約4割は黒字倒産だったという調査もあります。そのような会社の多くは、取引先から売掛金を回収できずにいたため、黒字倒産したのです。

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2、「集金代行」の種類

企業に代わって売掛金を回収する「集金代行」というサービスには、いくつかの種類が存在します。ここでは、BtoC(企業が消費者に向けて商品やサービスを提供する形)とBtoB(企業が企業に向けて商品やサービスを提供する形)について、どのような集金代行の種類があるのか詳しく見てみましょう。

BtoCの集金代行

BtoCの集金代行は、企業と一般消費者との間で発生した売掛金を、企業の代わりに集金するサービスです。例えば、学習塾の月謝やマンションの家賃など、毎月支払い・売掛金が生じるタイプの事業を営む会社が利用します。このような、個人顧客を対象としたサービスは、毎月何十件、何百件と集金があるため、振込や請求書の発行などが大変です。

BtoCビジネスを展開する企業は、複数の個人が顧客となるため、いくつもの請求先に対応しなければならず、多大な労力を要します。具体的には、個別に請求書を発行したり、銀行振込の場合には銀行口座をチェックして入金確認をしたり、もし入金されていない場合には催促したりしなければなりません。このような手間を省くためには、毎月決まった日付に、口座引き落としによって支払いを完了するスタイルが有効です。

BtoCの業態では、毎月同じ金額・時期に引き落としサービスを利用することで、代金回収やそれに伴う請求業務などから開放されることとなります。BtoCの業態では他に、クレジットカード決済や後払い決済、携帯電話料金をまとめて決済できる方法など様々あります。回収金額や回収から入金するまでに日数、それぞれの決済手数料などを比較して、最もベストな売掛金の集金方法を見つけましょう。

BtoB向けの決済代行

BtoBの商取引は、与信取引が一般的です。与信取引とは、企業がお互いを信用し合い、先に商品やサービスを渡し、後日、その代金を回収する商取引を指します。企業間で取引があるごとに、請求書を発行したり、代金を支払ったりすると、余分な労力やコストがかかります。与信取引はコストカットに繋がり、双方にメリットが生じますが、リスクがないわけではありません。

与信取引は、信用がなければ成立しない取引手段です。そのため、新たに取引を開始する企業に対しては、まず信用できる会社かどうかを判断するために、調査を行います。その上で、取引金額に制限を決めて、商談を進めるのです。与信取引が実行されると、支払期限が迫ったタイミングで請求書を発行したり、期日になればきちんと入金されているかチェックする必要があります。取引毎に事務手続きを取ることに比べれば、労力は少なくて済むとはいえ、与信取引にも手間やリスクはあります。

代金を回収できないケースを想定して、備えておく必要があります。いくら事前に信用調査を行ったとしても、取引企業の実態を完全に把握することは難しいからです。中には経営不振などを理由に、支払いが遅れたり、支払不能に陥ったりする企業もあります。与信先の企業から代金を回収できなければ経営が立ち行かなくこともあります。

BtoBの与信取引にはリスクが付き物ですが、それに対応するための決済代行サービスも存在します。決済代行サービスは、与信取引における取引企業の調査や、信用状態の継続的な管理、支払請求や債権管理をはじめとする各種事務処理などを提供します。つまり、BtoB向けの決済代行を利用することで、仕事の効率アップと代金回収ができない場合のリスクヘッジが可能なのです。特に与信先の債権を決済代行企業が買い取り、債権額から手数料を差し引いた分を前払いしてくれるようなサービスもあります。債権は自社においたまま安定して代金を回収するには、振込代行サービスや口座振替サービスを使って、業務の省力化をはかることが重要です。

3、決済代行と収納代行は違うの?

決済代行と似たサービスに収納代行があります。両者は名称が似ていますが、サービスの対応範囲に違いがあります。決済代行は、インターネットのショッピングサイトなどを運営する事業者と、クレジットカード決済やキャリア決済など、あらゆる決済手段を提供する組織との間に存在する、仲介役です。ここで言う決済手段には、コンビニ決済、口座振替、後払い決済、プリペイドカード決済なども含まれています。決済代行では、審査業務、契約業務、売上入金の管理業務など、決済に関わる一切の業務を引き受けます。一方の収納代行は、コンビニ決済のみを扱う代行サービスです。実際のサービス内容は、公共料金の支払いなどでよく見るコンビニ払込票を発行するシステムを提供してくれるサービスです。全国のコンビニ店舗で支払える他、最近ではスマホアプリからコンビニ払込票のバーコードをスキャンすることで支払いが完了するスマホ決済アプリなども登場しています。

4、集金代行を依頼するメリット

集金代行を依頼するにあたり、3つのメリットが存在します。「事務作業を効率化できる」、「煩雑な消込作業も不要になる」、「コスト削減」です。

事務作業を効率化できる

企業が集金代行を依頼すると、事務作業を効率化できます。そのひとつが、資金回収にかかる手間の解消です。通常であれば、請求書を作成したり、印刷した書類を封筒に入れたり、切手を貼って投函したり、入金確認のために記帳したりといった事務作業が必要でした。取引会社の中には、振込金額を間違えたり、期日を守らなかったりするところもあり、その都度、返金や支払い催促の対応が必要だったのです。

集金代行サービスを利用すると、あらゆる代金回収先の支払い先の合計金額を、あらかじめ決めた期日に一括して振り込んでくれます。これにより、事務作業が効率化されることはもちろん、現金の保管や授受、過不足によって起こるトラブルを削減することができるでしょう。

煩雑な消込作業も不要になる

集金代行サービスを利用すると、煩雑な消し込み作業がなくなります。消込作業とは、企業の経理担当者が、支出や売上の実態を見ながら、債権や債務の数字を消していく作業のことです。例えば、実際に入金があれば債権を消し、支払いが済んでいれば債務を消します。このような経理上の数字処理は、企業にとって欠かせない業務ですが、件数が増えるほど、業務は煩雑になるでしょう。

クレジットカード決済の場合、受注番号などが入金情報と紐付いているため、突き合わせが簡単です。しかし銀行振込による決済の場合、紐付け作業を人力で行わなければなりません。その際、振込人の名前と実際に利用した顧客の名前が違っていたり、振込金額に齟齬があったりすると、照会作業に一層手間がかかります。集金代行サービスを導入することで、集金代行企業が提供するWEBシステム上で消込作業を完結できるので、誰が支払いできていない、といったことが簡単に分かるようになり、担当者の負担も減ります。

コスト削減

集金代行サービスを導入することで、コスト削減が実現できます。銀行振込などの際に発生する振込手数料は、商品を提供する企業が負担するケースが多くありました。振込一件にかかる手数料は少なくても、複数の取引件数がある場合、大きな負担となるでしょう。その点、集金代行サービスを利用すると、コスト削減に期待できます。訪問集金にかかる経費も削減することが可能になるため、顧客の所在地まで担当者が赴き、代金を回収してくる業務を削減できます。その際、交通費や人件費、その他諸々の諸経費がかかるでしょう。集金代行サービスによって、これらの経費が削減できます。

5、顧客側にもメリットがある!

集金代行は、サービスを利用する企業はもちろん、その顧客である取引先にとっても利益を生みます。今までは取引企業から請求書が届き次第、銀行振込などで支払処理をおこなっていたところ、口座振替サービスを導入することで、毎月指定の日付に、指定した口座から自動で引き落としされるように変わります。そのため取引先企業の経理担当者は、毎月の支払期日を気にすること無く、自身の通常業務に取り組めるでしょう。また、振り込み作業を、うっかり忘れる心配もありません。

口座振替の取引記録は、銀行の通帳や照合表を見ることで、一目瞭然です。記録を頼りに事務作業をすることで、作業効率もアップします。振込作業のために、銀行など金融機関へ、わざわざ足を運ぶ必要もなくなるでしょう。

売掛金回収は面倒だが重要! 集金代行サービスの活用を

企業間の取引では、信用取引が主流です。それによって発生する売掛金回収は、重要な業務である一方、面倒なタスクが多いことがネックでした。そのような場合、集金代行を導入すると、多くのメリットを生み出すことがあります。リコーリースの集金代行サービスは、「口座振替」と「コンビニ決済」の2タイプあります。BtoB、BtoCどちらの企業や個人事業主の方でもお申込み頂けます。売掛金の回収にお役立ちできる集金代行サービスに、まずは1度お問い合せ下さい!

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