請求代行サービスとは？

請求代行サービスとは、商取引における請求業務を専門業者が代行するものです。請求書の作成・発送だけでなく、代金の回収から入金確認まで、幅広い業務を自社に代わって処理します。多くのサービスでは、回収状況もリアルタイムで把握可能です。

請求代行サービスの導入により、経理部門の業務集中や属人的な作業によるトラブルリスクを軽減し、業務効率化を実現できます。さらに、売掛金の入金保証を実施しているサービスもあります。

請求代行サービスを利用したときの支払いプロセス

請求代行サービスを導入すると、請求業務の流れが大きく変わります。以下は、代行業者に請求代行を依頼した際の支払いプロセスの一例です。

1. 代行業者と契約して、事業者は請求情報の登録・印刷指示を行う
2. 代行業者が請求書を印刷し、利用者へ送付する
3. 利用者は請求書を使用し、支払いを行う
4. 利用者から支払われたお金は代行業者が取りまとめ、指定の入金日に事業者の口座へ入金される

上記の流れにより、請求書作成や発送、入金管理といった煩雑な作業から解放されます。お金の回収状況などは、代行業者が提供する専用Webサイトなどで確認可能です。

請求代行サービスを導入するメリット

請求代行サービスの導入には、事業者にとって多くのメリットがあります。業務効率化やリソース運用の適正化やヒューマンエラーの防止などが代表的な例です。

以下では、請求代行サービス導入による主要なメリットについて、具体的に解説します。これらを魅力的に感じるのであれば、ぜひ導入を検討してみるとよいでしょう。

業務効率化・リソース運用の適正化につながる

請求代行サービスの導入は、事業者の業務効率化とリソース運用の適正化に大きく貢献します。自社で代金を請求する場合、請求書の作成や発送、入金管理などに多くの時間と労力がかかります。

これらの業務を外部に委託することで、社内の人材をより付加価値の高い業務に集中させられるのは大きなメリットといえるでしょう。例えば、営業担当者が請求業務から解放されることで、新規顧客の開拓や既存顧客との関係強化に注力できるようになります。

ヒューマンエラーを防止できる

請求代行サービスの導入により、ヒューマンエラーのリスクを低減できるのもメリットです。手作業による請求業務では入力ミスや請求書の誤送付などを完全になくすことは難しく、これらのミスによって事業者の信頼性を損なうリスクがあります。

しかし、専門のシステムを用いた請求代行サービスでは、上記のリスクを大幅に低減できます。例えば、請求書の自動生成や電子化により、入力ミスや誤送付が防げるでしょう。また、入金データの自動照合により、消込ミスも防止できます。

未回収リスクを低減できる

未回収リスクを大幅に低減できるのも、請求代行サービスを利用する大きなメリットのひとつです。代金の未回収はキャッシュフローの悪化を招き、経営の安定性を脅かす要因といえるでしょう。

口座振替など引き落としを自動化できる集金手段を導入している代行業者に請求代行を依頼することで、回収率アップが見込めます。未払いによる督促業務の負担を軽減できるのもうれしいポイントです。

請求代行サービスを利用する際のデメリット

請求代行サービスには多くのメリットがある一方、注意しておきたいデメリットもいくつかあります。以下では、請求代行サービスを利用する際の主なデメリットを3つ解説します。これらのデメリットを理解することで、自社のニーズに合った適切なサービスを選択しやすくなるでしょう。

一定のコストが発生する

請求代行サービスの導入・運用には、一定のコストが発生します。主なコストの例は、初期費用・月額基本料・1件ごとに発生する手数料などです。

上記の費用は、利用する請求代行サービスによって異なります。自社の費用負担を適正化するためにも、どのような手数料体系を採用しているのか調べてから導入するサービスを選ぶことが大切です。事業規模や利益率など、さまざまな要素を考慮する必要があります。

臨機応変に対応しにくい

請求業務の一部または全部を外部に委託する都合上、臨機応変な対応が難しいという側面があります。例えば、急な請求内容の変更や修正依頼など、イレギュラーな状況が発生したときにうまく対応できないことも考えられるでしょう。社内に請求業務のノウハウが蓄積されにくくなる点にも注意が必要です。

さらに、自社の業務フローと代行業者との連携がうまくいかない場合、導入やサービスの移行に手間がかかることがあります。請求代行サービスの導入を検討する際は、レスポンスの早さや現システムとの相互性、導入後の運用フローなどを考慮することが大切です。

セキュリティ面のリスクがある

取引先情報や売上金額などの機密性の高いデータを外部に委託することになるため、情報漏えいのリスクがあります。リスクを最小限に抑えるには、十分なセキュリティ対策を講じているサービスを選択することが重要です。

例えば、データの暗号化や多要素認証・アクセス制限などの対策が施されているか確認するとよいでしょう。また、情報セキュリティに関係する認証であるISO27001などを取得しているかどうかも、ひとつの選択基準です。

セキュリティ面を総合的に評価し、自社のニーズに合ったサービスを選択することが、安全な運用につながります。

自社に合った請求代行サービスを選ぶためのチェックポイント

請求代行サービスを導入する際は、自社のニーズに合っているか確認することが重要です。ここでは、自社に合った請求代行サービスを選ぶために注目したい点を紹介します。事前にこれらのポイントを確認することで、適したサービスを探しやすくなるでしょう。

料金が適正な水準か

請求代行サービスの料金体系は、初期費用、月額基本料、1件ごとに発生する手数料の3つの要素で構成されることが一般的です。初期費用と月額基本料は代行業者ごとに設定されているため、無料から数万円程度まで幅が広く、料金体系も多種多様です。1件ごとに発生する手数料には、請求書発行手数料や振替手数料（請求手数料）などがあります。

そのため、実際の請求件数や請求頻度を踏まえて、代行業者に見積もりを依頼するのがおすすめです。毎月の請求件数が多い事業者の場合は、1件ごとの手数料が安い業者が向いているかもしれません。数ヶ月に1度しか請求が発生しない事業者であれば、利用した月だけ月額基本料が発生する代行業者を選ぶことで、コストを抑えられます。

このように、自社に適した料金プランを提供してくれる代行業者を選ぶことで、コストパフォーマンスの高い請求代行サービスを導入できるでしょう。

サービス範囲が合っているか

請求代行サービスによってサービス範囲に違いがあります。そのため、自社が必要とするサービスが何かを考えて最適なものを選ぶことが大切です。例えば、請求書発行のみを外注したい場合と、入金管理まで一括して委託したい場合では、適したサービスが異なります。

サービス範囲を確認する際は、自社の業務フローを詳細に分析し、どの部分をアウトソーシングするか明確にしましょう。事前に明確化することで、過不足のないサービスを選択できるようになります。

これから請求代行サービスを導入するならリコーリースへ！

これから請求代行サービスを導入しようと考えているなら、ぜひリコーリースの集金代行サービスをご検討ください。リコーリースでは、請求から集金までの業務を一括して代行しています。また、集金代行サービスの有償オプションである請求書発行代行サービスを利用すれば、請求書の作成から発送まで代行可能です。

初期費用0円から始められ、初期投資の負担が少ないのが特徴です。さらに、請求件数1件から利用できるため、取引先が少ない事業者にも向いています。

リコーリースは40年以上の実績を持つリコーグループの一員として、安心と信頼のサービスを提供しています。口座振替やコンビニ決済など、多様な支払い方法に対応しているため、利用者の利便性向上にも貢献できるでしょう。

専任担当者による充実したサポート体制も魅力のひとつです。導入前だけでなく、導入後もいつでもご相談いただけるように、専門のサポートを用意しています。

適切なコストで請求業務の効率化を実現したいと考えているなら、ぜひリコーリースの集金代行サービスをご検討ください。

まとめ

請求代行サービスは、請求に関連する業務を効率化しつつ、未回収リスクを低減するのに役立ちます。新たに請求代行サービスを導入する場合は、自社の事業規模やニーズに合わせて適したサービスを選ぶことが重要です。

リコーリースでは、初期費用0円かつ1件からでも利用できる集金代行サービスと請求書発行代行サービスを提供しています。ビジネススタイルや規模に応じて柔軟に対応できるため、これから導入しようと考えている方は、ぜひリコーリースへお気軽にご相談ください。