放課後等デイサービスの利用料を集金する代表的な方法

放課後等デイサービスの利用料（利用者負担金）を集金する方法は、現金での窓口支払いや口座振替などさまざまです。それぞれの方法にメリット・デメリットがあるため、特徴を理解した上で自施設に合ったものを選ぶ必要があります。

ここでは、一般的に利用されている主な集金方法とその特徴を見ていきましょう。どの集金方法が適しているか判断するためにも、一通りチェックすることをおすすめします。

施設窓口での現金支払い

施設窓口での現金支払いは、放課後等デイサービスの料金を精算する際に一般的に行われている方法のひとつです。請求書をもとに集金袋などに現金を入れ、保護者が施設に来所した際に支払いを行います。

この方法はシステム導入などの初期投資が不要で、すぐに始められます。一方で、現金の管理や計算、領収書発行などの手間がかかるのがデメリットです。保護者も現金を用意して施設窓口に出向く必要があります。

現金取り扱いには紛失リスクや盗難リスクも伴うため、セキュリティ面での不安もあるでしょう。

銀行振り込み

銀行振り込みも広く採用されている集金方法のひとつです。施設が指定した銀行口座に宛てて、支払期日までに保護者が利用料を振り込みます。

銀行振り込みによる集金は施設側が現金を直接扱う必要がなく、紛失リスクを減らせるのがメリットです。保護者も施設窓口に行く必要がなく、ネットバンキングであれば24時間いつでも支払えます。

一方で振込手数料が利用者負担になるケースが多く、コスト負担が増えるのが課題です。施設側も定期的な入金確認が必要で、請求・入金管理の手間は残ります。

口座振替

口座振替は、利便性が高い集金方法のひとつです。一度引き落とし口座を設定すれば、毎月自動的に指定した銀行口座から料金が引き落とされるため、集金業務を大幅に効率化できます。

保護者は施設へ足を運んだり振り込み手続きをしたりする必要がなくなり、支払い忘れのリスクが減少するのがメリットです。いつ支払ったかも記録に残るため、施設側・保護者いずれも、必要なときにすぐ確認できます。

コンビニ決済

送付された払込票を、近くのコンビニに持参して支払いを行うのがコンビニ決済です。

保護者にとっては都合に合わせて近くのコンビニで24時間365日いつでも支払えるため、便利な方法といえます。施設側も、直接現金を収受する必要がありません。

スマホ決済に対応していれば、払込票に印刷されたバーコードをスマホアプリで読み取ることで、自宅や外出先など場所を選ばず支払いを行えるため、より便利です。

クレジットカード決済

クレジットカード決済も利便性が高く、おすすめの決済手段です。事前に登録したクレジットカードから毎月自動決済されるため、支払い忘れのリスクも減らせます。

施設側は自動で記録される明細データをチェックすることで入金状況を容易に確認でき、会計処理がスムーズです。

ただし、カード会社への手数料が発生するため、集金業務の効率化とコスト負担を考慮した上で導入を検討しましょう。

放課後等デイサービスの集金業務における課題

放課後等デイサービスの集金は複雑になりやすく、多くの課題が潜んでいます。経理業務を効率化するには、課題を明らかにして適切に対策しなければなりません。

ここでは、放課後等デイサービスに伴う経理業務で直面しがちな3つの課題について詳しく解説します。

利用料の計算が複雑になる

放課後等デイサービスの利用料は、原則国や自治体が9割を負担し、残り1割が利用者負担となります。ただし、世帯所得によって月ごとの負担上限額が異なるほか、サービス内容により料金が加算されることもあるため、計算が複雑になりがちです。

小規模な放課後等デイサービスで専任の経理担当者がいない場合は、支援員が本来の業務に加えて経理業務を担当しなければいけない場合もあります。

経理業務に時間がかかって本来の支援業務に充てる時間が少なくなれば、放課後等デイサービスのクオリティに問題が出かねません。

集金・入金管理に手間がかかる

集金・入金管理に多くの手間がかかるのも、放課後等デイサービスの集金における課題です。現金の計算や振り込みの確認などの業務に時間がかかるだけでなく、利用料が毎月変動するケースもあり、より煩雑になりがちです。

さらに、施設で現金を扱う場合は紛失・盗難リスクがあります。ほかにも、計算ミスなどヒューマンエラーで、保護者とのトラブルが発生することもあるでしょう。

滞納管理・督促の負担が大きい

利用者全員が定められた通りに利用料を納付するとは限らず、滞納が発生するケースもあります。

滞納が発生すると、施設側は滞納状況を適切に把握した上で、督促状の作成・送付や電話連絡などの追加業務を行う必要があります。督促してもなかなか支払わない利用者がいると、負担はさらに大きくなるでしょう。

支援業務が多忙なために督促が後回しになり、未収金が積み重なるケースもあります。

放課後等デイサービスの集金を効率化する方法

本来の支援業務に充てる時間を確保するためにも、経理業務を効率化して負担を軽減することが大切です。業務を効率化するには、システム化を進めたり業務を外注したりする方法があります。

ここでは、経理業務を効率化するのに役立つ2つの具体的な取り組みを紹介します。業務の効率化は利用者の満足度を高めることにもつながるため、積極的に取り組みましょう。

請求を一元管理できるシステムを導入する

放課後等デイサービスの請求業務を効率化するには、国保連請求と利用者請求を一元管理できるシステムの導入がおすすめです。

放課後等デイサービスでの利用を想定したソフトを利用すれば、料金計算や請求だけでなく、介護保険外サービスの管理や口座引き落とし対応などを一元化できます。

クラウドタイプのシステムなら、複数のデバイスから同一データにアクセスでき、業務をさらに効率化できるでしょう。自治体ごとの請求ルールや障害区分による料金の違いにも柔軟に対応できれば、計算ミスや事務作業の負担を削減できます。

システムを導入する際は施設規模や業務内容、予算などを考慮し、必要十分な機能を備えたシステムを選びましょう。

集金代行サービスを活用する

集金業務を大きく効率化したいのであれば、集金代行サービスを導入するのがおすすめです。利用料の集金業務全般を代行してもらえるため、業務負担を大きく軽減できます。

また、口座振替やコンビニ決済（スマホ決済）など多様な支払いに対応しているサービスが多く、保護者の利便性を高めやすいのもメリットです。

入金管理や請求書の作成・発行を委託できる集金代行サービスもあるため、そのようなサービスを選べばより業務負担を軽減できるでしょう。支援業務に充てる時間を確保する上でおすすめの方法です。

放課後等デイサービスで集金代行サービスを導入するメリット

集金代行サービスを利用して放課後等デイサービスに関連する費用の請求・集金を委託することには、以下のようなメリットがあります。

・職員の事務負担軽減：請求書作成や入金確認の手間が省ける
・入金ミスの減少：システムによる自動処理で計算ミスや記録漏れ、二重請求を防止できる
・保護者の利便性向上：口座振替やコンビニ決済の導入により支払いの利便性が高まる
・集金状況の一元管理：管理画面で入金状況を確認でき、督促業務も効率化できる
・トラブルの回避：現金の紛失・盗難リスクや個人情報漏えいのリスクを減らせる

上記のメリットが自施設にとって魅力的だと感じるのであれば、集金代行サービスの利用がおすすめです。自施設の状況に合ったサービスを探してみるとよいでしょう。

集金代行サービスを導入するときのチェックポイント

これから集金代行サービスを導入する場合、導入してから後悔しないためにもいくつかのポイントをチェックしておくことが必要です。放課後等デイサービスならではの特性を理解し、適切なサービスを選ぶことを意識しましょう。

ここでは、利用するサービスを選ぶときに確認したい重要なポイントを3つ紹介します。

放課後等デイサービスならではの状況に対応できるか

放課後等デイサービスの集金業務は、一般的な物販やサービスの支払いとは異なる部分があります。一般的な集金代行サービスでは対応しきれないケースもあるため、注意が必要です。

料金設定などにおいて、柔軟性の高い集金代行サービスを利用するとよいでしょう。併せて、請求書の見た目や説明の分かりやすさなど、保護者視点で使いやすいかどうかも重要なポイントです。

コスト負担が適切か

集金代行サービスを導入する際は、コスト負担の妥当性を必ず確認しましょう。一般的に、集金代行サービスの導入・運用には初期費用や各種手数料が発生します。特に手数料は取引件数や金額によって変動するため、事前にシミュレーションしてどの程度の負担になるかを把握することが重要です。

ただし、コスト面だけを見て判断するのはおすすめできません。提供されるサービスの範囲や業務効率化による人件費削減効果なども考慮してトータルで判断することが大切です。

どのような決済手段に対応しているか

集金代行サービスは、主に口座振替とコンビニ決済を用いて集金を行うのが一般的です。ただし、代行業者によって対応している決済手段が異なることもあるため、事前に確認しましょう。

また、口座振替の場合は対応している金融機関数、コンビニ決済の場合はコンビニチェーン数なども合わせてチェックしたいポイントです。より多くの場所で支払いができ、利用者ニーズの高い決済手段を導入できるサービスを選びましょう。

放課後等デイサービスに集金代行サービスを導入するならリコーリースがおすすめ

放課後等デイサービスで集金代行サービスを利用しようと考えているなら、ぜひリコーリースの集金代行サービスをご検討ください。

ここでは、なぜリコーリースの集金代行サービスが放課後等デイサービスにおすすめなのか、その理由を紹介します。

実際の導入事例が気になる方は、以下のページもご参照ください。

リコーリースの導入事例・ケーススタディ｜放課後デイサービス
リコーリースの集金代行サービス

初期費用0円で手軽に導入できる

放課後等デイサービスに集金代行サービスを導入する際には、基本的に一定の初期費用がかかります。しかし、リコーリースの集金代行サービスなら初期費用0円で導入可能です。管理に必要な専用Webサイトも無償で提供されるため、システム導入にかかるコストを気にする必要はありません。

さらに、利用しなかった月の基本料金も0円です。小規模な施設で利用件数がそこまで多くない場合でも、適切な費用負担で導入・運用できます。

できるだけコストを削減しつつ導入を進めたいと考えているなら、ぜひリコーリースにご相談ください。

口座振替とコンビニ決済に対応

リコーリースの集金代行サービスは、口座振替とコンビニ決済に対応しています。

口座振替は全国ほぼ全ての金融機関に対応。毎月の利用料を保護者の銀行口座から自動的に引き落とす仕組みにより、利便性を高めつつ滞納リスクを減らせます。

一方のコンビニ決済は全国約66,000店舗のコンビニ、ドラッグストア、スーパーなどに対応していて、期日までなら任意のタイミングで支払い可能です。

さらに、コンビニ決済では、バーコードをスマホアプリで読み取って支払いが行える「スマホ決済サービス」にも対応。スマホを利用している方であれば、いつでもスマホアプリから支払い可能な点も大きなメリットといえます。保護者にとって使いやすいサービスを探している場合も、リコーリースの集金代行サービスがおすすめです。

導入後のサポートが充実している

放課後等デイサービスに集金代行サービスを導入した後も安心して運用できるよう、リコーリースは充実したサポート体制を整えています。専用のフリーダイヤルを設置していて、請求操作や入金状況の確認方法など、疑問点があるときはいつでも相談可能です。

初めて集金代行サービスを利用する場合、使い方が分からなかったり不具合が発生したりして戸惑うことがあるでしょう。そのようなときに、すぐ相談できるのはうれしいポイントです。

まとめ

放課後等デイサービスの利用料を集金する方法は、現金支払いや口座振替、コンビニ決済などさまざまです。特殊な計算が必要で何かと複雑になりやすいため、業務を効率化するためにも集金代行サービスを活用しましょう。

これから自施設に集金代行サービスを導入しようと考えているなら、放課後等デイサービスをはじめ、導入実績の豊富なリコーリースをご検討ください。

初期費用0円で導入できるだけでなく、口座振替とコンビニ決済の両方に対応でき、保護者の利便性を高められます。