学習塾に集金代行サービスを導入することで期待できる効果

学習塾での集金業務は多くの時間と労力を要するため、効率化が必要です。ここでは、集金代行サービスを導入することで、どのように業務を効率化できるか紹介します。ほかにもいくつかのメリットがあるため、併せて見ていきましょう。

集金・経理業務全体を効率化できる

学習塾における集金・経理業務には、多くの時間と労力が必要です。毎月の入金確認や現金管理、未払い者への督促、入金消込作業などは煩雑になりやすく、簡略化したいと思っている方もいるのではないでしょうか。

集金代行サービスとは、代行業者が学習塾に代わって、授業料などの回収を行うサービスです。導入により、上記の業務の一部または全てを委託できて負担を大幅に減らせます。

さらに、代行業者が提供する専用Webサイトなどを使えば、集金状況を一元管理できるため、未収金の確認も容易です。直接的な現金の受け渡しがなくなることで、現金管理の手間やヒューマンエラーのリスクを低減できるのも大きなメリットといえるでしょう。

未収金のリスクを低減できる

多くの塾生が通う学習塾では、未収金の発生を完全に防ぐのは難しいかもしれません。しかし、集金代行サービスをうまく活用すれば、未収金のリスクをある程度減らせるでしょう。

集金代行サービスでは、主に口座振替やコンビニ決済といった決済手段を用いて集金を行います。特に、口座振替は保護者が一度口座登録手続きを完了するだけで、毎月自動的に授業料の引き落としが行えるため、継続利用の多い学習塾の集金に最適です。単純な支払い忘れによる未収金を減らせるでしょう。

また、残高不足時の再振替や督促にも対応している代行業者を選べば、万が一未収金が発生したときもスムーズに対応できます。

保護者の満足度が向上する

集金代行サービスの導入によって支払い方法の選択肢が増えれば、利便性が向上して保護者の満足度が高まります。現金での集金以外に口座振替やコンビニ決済など、複数の決済手段を用意することで、保護者は自身のライフスタイルに合わせて支払い方法を選択可能です。

支払いの利便性が向上すれば、利用継続率アップにも期待できます。普段から利用している決済手段は各家庭で異なるため、ニーズに適した決済手段を導入するのがおすすめです。

学習塾に集金代行サービスを導入するときのチェックポイント

学習塾に集金代行サービスを導入する際には、いくつかの重要なポイントを事前に確認しておく必要があります。

ここでは、適切なサービスを選ぶために確認したいポイントを見ていきましょう。これらのポイントを押さえることで、塾の規模や特性に合った集金代行サービスを選びやすくなります。

定期的な支払いに対応しているか

集金代行サービスによって、提供している決済手段はさまざまです。学習塾の授業料は毎月定期的に発生するため、口座振替のように定期支払いに適した決済手段に対応しているかどうかを確認しましょう。

また、学習塾では通常の授業料に加えて、教材費や講習費などの支払いが発生することもあります。不定期の集金に対応できるかも確認することで、よりスムーズな運用が目指せるでしょう。

初期費用とランニングコストがどの程度か

新たに集金代行サービスを導入すると、初期費用やランニングコストが発生します。初期費用はサービスを導入するときに支払うコストで、無料のものもあれば数万円のものもあります。ランニングコストは継続的に支払うコストで、各種手数料がメインです。

サービスによって具体的な金額が異なるため、導入・運用にかかるトータルコストを試算し、塾の規模に合ったプランを選びましょう。料金体系が複雑なサービスもあるため、事前に見積もりを取って比較検討するのがおすすめです。

学習塾での導入実績が豊富か

学習塾向けの集金代行サービスを選ぶ際には、導入実績の豊富さも重要なポイントです。塾特有の複雑な請求形態に適切に対応できるかを確認しましょう。

夏期講習や冬期講習などの臨時費用と授業料を一括請求したり、コースごとに異なる授業料の設定を管理したりする学習塾特有のニーズに精通したサービスであれば、導入後の運用がスムーズになります。

サービス選定時は、代行業者のWebサイトや資料請求を通じて実際の導入事例を確認したり、利用者のレビューを参考にしたりすることをおすすめします。

使いやすくサポートが充実しているか

システムの使いやすさやサポートの充実度合いも、集金代行サービスを選ぶときにチェックしたいポイントです。導入・運用時のトラブルに迅速に対応してくれるか、疑問があるときにすぐ解決できる体制が整っているかを確認しましょう。

サポートを重視するのであれば、メール・電話・チャットなど、複数の問い合わせ手段が用意されているサービスがおすすめです。

さらに、集金システムの操作マニュアルが充実しているか、オンラインヘルプやFAQが整備されているかも確認しておくとよいでしょう。

新たに集金代行サービスを導入するときの流れ

学習塾に集金代行サービスを新たに導入する際の流れは以下の4ステップで進めます。

1.サービス選定：複数の集金代行サービスを比較検討し、導入するサービスを決める
2.契約・申し込み：選択した集金代行サービスを提供している代行業者へ申し込みを行い、審査を通過したら契約を締結する
3.保護者への案内：集金代行サービス導入のお知らせや必要な手続きを説明する
4.運用開始：請求情報等を登録後、集金代行サービスを利用した授業料の集金を開始する

上記のプロセスは一般的に、1か月～2か月程度の時間がかかります。システムの準備や保護者への案内など、丁寧に進めなければいけない部分もあるため、ある程度余裕を持ったスケジュールで進めましょう。

集金代行サービスの導入でよくあるトラブルと対処法

実際に集金代行サービスを導入する際に、いくつかの課題に直面することがあります。スムーズな運用を実現するためには、想定されるトラブルに対して適切な対処法を準備しておくことが重要です。

ここでは、集金代行サービスを利用する際によく遭遇する具体的なトラブル例と対処法を見ていきましょう。

口座振替開始の手続きが間に合わない

口座振替の場合、代行業者との契約から引き落とし開始までに1か月～2か月程度かかることがあります。入塾したタイミングで手続きしても、最初の授業料引き落としに間に合わないことがあるため注意が必要です。

この場合、初回分は別途振り込みや現金での支払いを依頼するといった対応が求められます。

引き落とし開始までの期間を短縮するには、ネット口座振替サービスを活用するとよいでしょう。ネット口座振替サービスなら、インターネット上で口座振替の手続きが完結。入力内容に不備があればその場でエラーが表示されるため、差し戻しなどの時間がかからず振替開始までの期間を大幅に短縮できます。

ただし、全ての金融機関がネット口座振替サービスに対応しているわけではないため、契約前の確認が必要です。

リコーリースのネット口座振替受付サービス

口座振替に失敗する

残高不足や口座の解約などによって、口座振替に失敗することがあります。失敗は起こり得るものと考え、再請求できるようにしておきましょう。初回の引き落としが失敗した場合、自動的に再度引き落とす機能を提供している集金代行サービスもあります。

引き落としに失敗した場合、保護者に通知するシステムを導入するのも効果的です。保護者にメールなどで通知する仕組みを整えれば、スムーズに解消できるでしょう。

システムトラブルが発生する

集金代行サービスを運用する際に起こりがちなのが、システムトラブルです。突然のサーバーダウンや通信エラーが発生すると、予定していた請求処理や入金確認ができなくなり、業務に支障をきたします。

システムトラブルを完全に防ぐのは難しいため、万が一に備えて、サポート体制が整った代行業者を選ぶのがおすすめです。専用窓口を設けている代行業者であれば、システムトラブル発生時にすぐに問い合わせでき、迅速な解決が期待できるでしょう。

学習塾におすすめの集金代行サービス3選

ここでは、数多く存在する集金代行サービスの中から、特におすすめのものを3つピックアップして紹介します。

それぞれ対応している決済手段の種類や手数料体系などが異なるため、比較・検討して自分の塾に合ったものを選ぶことが大切です。

リコーリース

リコーリースは、集金代行において40年以上の歴史を誇る代行業者です。

リコーリースの集金代行サービスでは、決済手段として口座振替とコンビニ決済が利用できます。

・口座振替：都市銀行だけでなく、地方銀行やネット銀行など全国ほぼ全ての金融機関から引き落としが可能
・コンビニ決済：全国のコンビニやスーパーマーケットなど66,000店舗で支払い可能

また、コンビニ決済のオプションサービスとして、スマホアプリで払込票に印刷されたバーコードをスマホアプリで読み取って支払いを行う、スマホ決済サービスも導入可能です。

特に口座振替は定期的な集金に向いていて、毎月授業料を支払う学習塾に適した決済手段といえるでしょう。口座振替の手続きをスムーズにする「ネット口座振替サービス」や「ペイジー口座振替受付サービス」も利用可能です。

学習塾側は専用Webサイト「コレクト！」を通じて入金状況をスピーディーに確認でき、事務作業を効率化できます。初期費用や使わない月の基本料金が無料のため、コストを抑えて導入したい方にもおすすめです。

リコーリースの集金代行サービス

月額パンダ

月額パンダは、学習塾や習い事の月謝などの支払いに特化した集金代行サービスです。初期費用・月額基本料が0円で導入でき、コスト負担を削減できます。

クレジットカード決済と口座振替の2種類に対応しており、未収金が発生したときはコンビニ決済やPayPay決済も利用可能です。

決済手数料は売上の3.5％+決済成功手数料100円/件+消費税で、使わない月は費用が発生しません。保護者側の手続きは基本的にオンラインで完了し、スピーディーに利用開始できるのもメリットです。

参考：月額パンダ

会費ペイ

会費ペイは毎月の集金に関わる業務を自動化できる会員管理・決済システムです。口座振替・クレジットカード決済・コンビニ決済に対応しています。

入会申し込みや塾生データベースへの登録、支払い方法の登録なども自動化できるため、事務作業を大幅に省力化できるのがメリットです。

初期費用・基本料金は無料で、決済金額の3.5％+100円/件の負担で利用できます。

参考：会費ペイ

これから学習塾に集金代行サービスを導入するならリコーリースへ！

これから新たに学習塾で集金代行サービスを導入するなら、ぜひリコーリースにご相談ください。

請求件数に縛りがある代行業者も存在しますが、リコーリースの集金代行サービスは請求1件からでも利用可能。コストパフォーマンスもよいため、小規模な学習塾でも導入しやすいのが魅力です。

導入後も安心して利用できるよう、専用のフリーダイヤルが完備されており、操作方法などの問い合わせに丁寧に対応します。初めての集金代行で不安を感じている方も、ぜひリコーリースをご検討ください。

リコーリースの導入事例・ケーススタディ｜学習塾

まとめ

学習塾に集金代行サービスを導入すると、集金業務を効率化して未収金リスクを低減したり、保護者満足度が向上したりするなどのメリットがあります。集金業務の時間を削減し、塾生の指導や授業の準備といった重要な業務に充てる時間を確保しやすくなるのも魅力です。

これから集金代行サービスを導入するなら、対応している決済手段やコスト・導入実績・サポート体制などを総合的にチェックし、適したサービスを選びましょう。