支払いがないときの催促手段!督促状の概要や書き方を理解しよう
2022.07.20
2024.09.13
円滑な企業運営を行っていくうえで、遅滞のない資金繰りは鉄則中の鉄則です。しかし、取引先の代金未払いや回収遅延金は往々にして発生し、時に経営の根幹を揺るがす重大事に発展してしまう恐れもあります。このような事態を回避する手段の一つに「督促状」の発行があります。本記事では、督促状が持つ意味や効力、書き方などについて説明するとともに、督促状を出しても反応がない際の対処法などについても解説していきます。
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目次
督促状の概要
ひとくちに「督促状」といっても、普通の支払い依頼の連絡と何がどう違うのか、よくわからないという場合があるかもしれません。「状」という限りは、手紙やハガキなど何らかの文書にする必要があるのか、という戸惑いも生じます。督促状とはいったいどのようなものか、その概要について、まずは確認していきましょう。
言葉の意味
「督促」とは「急がせる・急かす」という意味を持った言葉です。ビジネスの上で「督促する」と使う場合は、期日までに支払うべき代金を入金しない取引先に対して「早急に支払い義務を果たすよう、入金を急がせる」ことを言います。「督」には「取り締まる・統率する」などの意味がありますので、督促状とはつまり、支払われていない代金について「早急に入金がなされるための支払い義務の履行状況を取り締まっている」という強い姿勢を取引先に対して示している書類であると言えるのです。督促状は手紙などの書面にして相手方に郵送することが一般的ですが、送り方に特に決まりはなく、メールやSNSなどで送付することも可能です。
催促状との違い
支払い義務を果たしていない取引先に入金を強く促すのが督促状ですが、これとよく似た言葉として催促状があります。「催促」には「ものごとを早くするように促す」という意味があり、代金の回収に向けて相手方に支払いを促すという点では督促状も催促状も同じです。しかし、督促状は法律用語としても用いられるほど強い効力を持ち、場合によっては司法の場での解決も辞さないというメッセージを相手に伝えます。一方で、催促状には督促状ほど強いメッセージは込められていませんので、最終手段として督促状を送る以前の、相手への警告や注意喚起の手段として送るというケースが一般的です。
法的効果
督促状を送ることは、未回収の代金を支払うよう強く取引先に促すだけでなく、法的な効力も発生させます。法的な効力の具体的な内容は、消滅時効の完成を中断させるということです。通常、代金を支払ってもらう権利を持つ債権者は一定の期間を過ぎて回収請求を行わない場合、代金を回収できる法的な権利を失うことになります。これが消滅時効です。しかし、督促状を送れば6カ月の間はこの消滅時効を完全にストップさせることができるようになります。これが督促状の法的効力です。
ただし、督促状は一定期間消滅時効を中断させることができるだけで、支払い義務をすぐに履行させたり財産差し押さえのような実力行使を行ったりすることはできない点に注意しましょう。したがって、消滅時効が中断しているこの6カ月の間に、訴訟提起や支払督促といった法的手段を講ずることも視野に入れて行動しなくてはなりません。
督促状に必要な項目と記載の仕方
督促状を作成するにあたっては、定められたフォーマットなどは特にありません。しかし、督促状の書き方によって相手がしっかりと対応してくれたり、行き違いの場合などで失礼にあたることがないようにしたりなど、押さえておくべき基本的な留意事項があります。この段落では、督促状に必要な項目と、具体的な記載方法について解説していきます。
宛先
督促状を送付する相手が企業の場合、宛先は企業名を記載するのが一般的です。ただし、やり取りをしている特定の人がいる場合は、その人が所属している部署や役職、担当者当人の氏名を併記して記載するようにします。また、督促状を送付する相手が個人の場合で、会費や利用料の支払いを求めるケースでは、個人名を記載して督促するのではなく「会員様」などと言い換えると儀礼的な印象になります。督促状は、送られた側の立場に立つとかなり強烈なインパクトを伴うものです。特に送り先が個人であれば「最後通牒を送ってきた」などとかなり敵対的な気持ちになるケースも考えられます。未払いを責めるような表現ではなく、あくまでも入金のお願いをしているという儀礼的な表現を使うことで印象を和らげるのも、スムーズな回収を図るための一つの方法です。
発行日
督促状には発行日を記載しておきます。発行日とは督促状を相手方に提出した日を指し、フォーマルな文書では和暦で記載することが一般的です。発行日を記載しておくことで、取引先から支払いの連絡を受けたり、未払いが発生していることへのお詫びの連絡を受けたりした際、どの督促状なのかを特定しやすくなります。また、発行日を記載することは、その時点で支払期日を既に過ぎてしまっていることを先方に強く認識させるためのアピール材料にもなるのです。
差出人
差出人の欄には、会社名と担当部署、担当者、さらには上席の氏名も記載し、捺印します。担当者だけでなく上役の名前を併記することで、事態の重要性を先方にアピールする狙いがあります。差出人の欄に担当者名などを入れ忘れると、先方は連絡先がわからず戸惑うことにもなるので、記載漏れのないように注意します。なお、差出人の記載位置は、督促状の最上部の右側が一般的です。
題名
題名は、そのまま督促状とするのが効果的です。督促状とすることで、単なる催促ではなく法的な手段も念頭に入れた支払い要求であると、先方に強いメッセージを送ることができます。同時に事務的な書類であることの強調にもなり、有無を言わせぬ印象を先方に与える効果があります。ただし、あまり強いプレッシャーを与えたくないという場合であれば、督促状とはせず「お支払いのお願い」などといった表現にすることで、先方が受ける印象を丸くすることができます。
請求内容
督促状を送る際は、その取引がどのようなもので支払い金額はいくらなのかといった請求内容を明記します。また、入金はいつまでに行ってほしいという支払期日も明記しておきます。未払いへの請求だけに終始して支払期日を曖昧なままにしておくと、再び支払いがずるずると遅延してしまいかねませんので、支払期日は明記しておく必要があります。その一方で、先方が支払いのできる支払い予定日の記入欄を設けておくことも忘れないようにします。
当然のことながら、督促状は事前に先方と合意している請求内容に対する未払いを督促するものです。そのため、口座への代金振り込みを依頼する場合は、銀行名、口座番号、名義名がはっきりわかるようにしておき、内容に間違いがないかどうか入念にチェックしてから送付する必要があります。仮に、請求金額などを間違えて高く請求してしまったような場合は、不当に請求金額を釣り上げているなどと揚げ足を取られ、逆にトラブルになってしまう恐れもあります。送付前にはくれぐれも誤りがないよう慎重に記載内容を見直すことが大切です。
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督促状を書くときに気をつけたいポイント
督促状は、取引先が約束の期日までに入金の義務を果たさなかったために送付するものです。非があるのは先方なので、支払いに関しては当然強く請求してもよいわけですが、あまり強く請求すると先方も態度を硬化させる恐れがあります。そのため、未収金の回収を円滑に行うためには、基本的に支払いのお願いをするような、丁寧な言葉遣いで記載するようにします。
また、督促状を送る際には、あらかじめ行き違いによるお詫びを盛り込んでおく必要があります。督促状を送り時点では未払い金の支払いがなくても、発送直後に入金がなされ、催促状が先方に届いた時点では支払い義務が果たされていたというケースは十分考えられます。入金したのに督促されたというのは相手にとって失礼な話です。その事態を避ける意味でも、行き違いのお詫びは事前に盛り込んでおきましょう。督促状には、そのような行き違いのリスクはありますが、真摯な姿勢で支払いに応じてもらうためにも、法的措置も辞さないという強い姿勢は明記しておく必要があります。法的措置を取った場合は、再請求にかかった諸費用や遅延による損害金、遅延利息などの支払いもさらに加算されるというメッセージも同時に伝えておくべきです。
一方で、入金が遅れているということは先方にも何らかの事情があるということです。故意の未払いではなく一時的な資金繰りの滞りが原因であり、時期が来れば支払いに応じることができるといったケースも少なくありません。そのため、督促状の下部には返信欄を設けておき、支払いが遅延している理由を記入してもらうようにします。返信欄の内容を元に次の手を考えることも、未収金の円滑な回収を図るうえで必要な方法です。
督促状を送るべきタイミングとは?
これまでの説明で督促状の概要と基本的な書き方は大体つかめたと思います。しかし、この督促状はいったいどのタイミングで出せばよいかわからないと迷うケースもあるでしょう。いくら代金未払いだとしても、いきなり督促状を出したりすれば取引先から悪い印象を持たれ、今後のビジネスに影響してしまう恐れも十分に考えられます。そのため、未払い金が発生してもすぐに督促状を出すようなことはせず、まずは社内での何らかの不備が原因になっていないか事前に確認することが必要となります。例えば、発行した請求書が先方に届いていないというのはありがちなケースです。送り先や部署名が間違っていて先方に届いていなかった、請求書が承認されておらずどこかで止まっていたなどの事例は発生していないか、再度確かめてみましょう。
そのうえでこちらに不備がないと認められた場合は、メールで問い合わせたり、催促状を送ったりして相手の出方をみます。もちろん担当者に直接確認してみるということも有効でしょう。その後、1週間経っても担当者からははっきりした回答が戻ってこず、メールにも無反応で催促状も放置されたままというような事態であれば、その時点で督促状を発送します。
督促状を出してもリアクションがない場合の対応方法
督促状は支払いに応じない取引先にとって、ある程度のプレッシャーを与えることはできますが、直接支払いを強制する手段にはなりませんので、出しても無視されて放置されるというケースも珍しいことではありません。その場合はどうすればよいのでしょうか。この段落では、督促状を出してもリアクションがない場合の対策について解説していきます。
督促状を再発行する
督促状を送っても先方から何のリアクションもない場合は、もう一度督促状を送るという方法を取ります。ただし、1回目と同じ文面ではありません。初回の督促状は支払いに関してのお願いといったトーンで文言を組み立てました。しかし、再度送る督促状では、毅然として強く支払いを求める言い回しに改めます。具体的な内容としては、支払いがなされていないこれまでの経緯の説明を行ったうえで、これ以上支払いが遅延する場合は法的措置も辞さないということを宣言します。なお、実際に法的措置に移行するのであれば督促状が重要な証拠として扱われるようになりますので、内容・文言ともに誤りや不適切な部分がないか、十分に吟味しましょう。
内容証明郵便の送付
督促状を2回送っても先方が未払い金の精算に応じない場合は、3度目の督促状を送るようにします。ただし、3度目は普通郵便ではなく内容証明郵便で送ることがポイントです。内容証明郵便とは、差出人と郵便局に発送の控えが残る郵送方法で、配達日や文書の内容が差出人の手元にだけでなく郵便局にも残るという点に特徴があります。内容証明郵便は督促状の正当性を高めるものではなくあくまでも発送の事実を保証するものですが、内容証明郵便で送った督促状を「受け取っていない」と主張することはできず、法的手段に訴える場合には必ず必要とされる証拠となるものです。
法的措置に踏み切る
督促状を再発行しても、内容証明郵便で督促状を送付しても先方が入金に応じない場合は、最終的に法的手段に踏み切ることになります。法的手段の方法にはいくつかありますが、先方の未払い金が60万円以下であれば「少額訴訟」を起こすのが適当だと言えます。少額訴訟では原則として1度だけの審理で判決が下りるようになるため、時間や手間をかけず手早く未払い金を回収することが可能になります。
さらに「支払督促」という手段もよく使われる方法です。これは書類審査を通過することで、通常の判決と同様に裁判所が未払い金銭などの支払いを命じてくれる制度で、裁判所に出向く必要がないうえに通常の裁判より費用が安く、迅速な解決が期待できるというメリットがあります。しかし、少額訴訟や支払督促以外の法的手段を取るというのであれば「通常訴訟」を行うことになります。通常訴訟となった場合は、裁判所が債権者・債務者双方の言い分を聞き、証拠を確認したうえで判断をする流れとなるため、解決には早くても半年が必要で、状況によっては1年程度かかる場合もあります。
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ビジネスを行なううえで、未払い代金を回収していくのは当然のこととは言え、なかなか手間のかかる作業です。未払い金に対して督促状を出すような状況はできれば避けたいところ。できるだけトラブルを少なくして、集金作業をスムーズに行いたいのであれば、集金代行サービスのリコーリースに任せるという方法もあります。まずはフリーダイヤルもしくはお問い合わせフォームから、お気軽にお問い合せ下さい!
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