未払金とはどのようなもの？

未払金は、企業会計において広く使用されている勘定科目のひとつです。未払金の基本的な性質と、どのような場面で使用するものなのかを以下で解説します。未払金について正しく理解することは、会計処理を適切にする上で欠かせません。特に、類似した勘定科目との違いを把握し、混同しないようにすることが重要です。

負債に属する勘定科目

会計処理において、未払金・買掛金・未払費用・前受金・借入金などの勘定科目は「負債」に分類されます。これらはいずれも、企業が将来的に支払う義務を負っている金額を表すものです。

未払金も負債の一種であり、商品やサービスの代金を後払いにするケースで使用する勘定科目です。例えば、事務用品を購入したもののまだ支払いを済ませていない場合、その金額は未払金として計上されます。

単発の取引が発生したときに使用する

未払金は、単発の取引で発生する債務を記録する勘定科目です。例えば、オフィス用の新しい複合機を購入し、後日代金を支払う場合が該当します。これは日常的な仕入れとは異なり、一度限りの取引です。

ほかにも、社員旅行の費用を旅行会社に後払いする場合や、臨時で依頼したデザイン料を後日支払う際にも未払金を使用します。いずれも通常の営業活動とは別の突発的な支出といえるでしょう。

未払金の特徴は、発生時と支払時で別々の仕訳が必要な点です。例えば、5万円の備品を購入した場合、まず「備品」と「未払金」を計上し、支払時に「未払金」と「現金」で処理します。

未払金と未払費用、買掛金の違い

未払金と未払費用・買掛金は似ているように見えるものの、全く異なるものを意味する勘定科目です。会計処理を正確にするためにも、違いを正しく理解することが大切です。以下でそれぞれの特徴や使い分け方を詳しく見ていきましょう。併せて、長期未払金についても紹介します。

未払費用との違い

未払費用は、経過勘定科目のひとつです。未払金との違いは、どのような契約に対し用いられるのかという点にあります。具体的には、未払金が単発の契約に用いられるのに対し、未払費用は継続する契約に用いられます。

例えば、インターネットの通信費や給与、家賃などで後払いのものが未払費用です。従って、事業において定期的に発生する固定費用の未払い分は、未払金ではなく未払費用に当たります。なお、未払費用も未払金と同じく「負債」に該当する勘定科目です。

買掛金との違い

買掛金は、仕入れによって生じた債務を表す勘定科目です。営業活動に関わるものを指し、営業外の活動で発生する未払金とは性質が異なります。例えば、自社製品の材料の購入や、商品として販売するものの仕入れなどは買掛金です。商品・サービスの原材料に当たるものであり、営業活動の中の支払いに該当するため未払金には該当しません。

なお、買掛金も負債に該当します。ただし、銀行の審査を受ける際においては、未払金と買掛金の印象は大きく異なります。未払金が多い状態だと、銀行は会社の資金繰りや経営状況を不安視する可能性が考えられるでしょう。

一方で買掛金は仕入れに要した金額であり、商品・サービスの売上でペイできる一時的な負債であると考えられ、審査でもそこまで大きな問題となることはないでしょう。

長期未払金との違い

長期未払金とは、未払金のうち、決算の翌日から1年を越えて支払期日が到来する債務を指します。例えば、1年以上にわたって割賦で支払う不動産や機械装置などの購入分の債務が長期未払金です。

また、1年以上支払いが滞っている債務なども長期未払金に当たります。未払金との違いは1年以内に払うものか、1年を超えるかです。

未払金を未払費用や買掛金と分けるメリット

「未払金をほかの経費と分けて考えることに意味はあるのだろうか」と疑問に思う人もいるのではないでしょうか。実際に、細かく仕訳することで増える手間もあります。

しかし、それ以上に未払金を未払費用や買掛金と分けることにはメリットが多いといえるでしょう。以下で具体的なメリットを考えられます。

未払金と未払費用を分けるメリット

まずは、未払金と未払費用を分けるメリットについて見ていきましょう。大きなメリットのひとつは、経理ミスを予防できることです。

未払金と未払費用は名前が似ているものの、性質や計上時期・仕訳方法が異なります。そのため、はっきり区別せずに処理すると会計の内容が分かりにくくなり、ミスを誘発しかねません。また、しっかり分けて計上しておけば確認も容易です。

例えば、負債が増加した理由を後からチェックする場合などは、区別していたほうが分かりやすいでしょう。決算でより正確な費用を算出するためにも役立ちます。

未払金と買掛金を分けるメリット

併せて、未払金と買掛金を明確に区別するメリットについても見ていきましょう。大きいのは、自社の商品・サービスを適正な価格で提供できることです。

未払金と買掛金を分ければ帳簿が分かりやすくなり、原価を含めたコスト計算の精度も上がると考えられます。商品の原価を確実に把握することにより、会社のサービスや商品の販売金額を設定するときに、適切な価格をつけやすくなるでしょう。これによって、売上アップに期待できます。

また、支払いにおいて課題があるときの対処法を考えやすいこともメリットのひとつです。営業活動で発生した支払義務と営業外の活動で生じた支払義務を区別でき、かかった費用の内訳が明確になります。

未払金と買掛金は似ている部分があるものの、何らかの課題が発生したときの対処法は一緒ではありません。速やかに対策を講じるため、日頃から区別しておいたほうがよいでしょう。

取引先から売掛金の入金がなく未払いになったときの対処法

取引相手からの入金がなく、自社側で売掛金の未払い状態が続くケースもあり得ます。ここからは、そのような場合の対処法を紹介します。

支払いが滞っている売掛金をきちんと回収するには、状況を把握して適切に対処することが欠かせません。

まずは詳細を確認する

取引相手に対しアクションを起こす前に、まずは請求書に不備がないか確認しましょう。請求書の内容が間違っていたり送付するのを忘れていたりするなど、未払いの原因が自社にある可能性もゼロではありません。

併せて、会計処理が正確かもチェックします。取引先の信用状況や遅延の原因を確認することも大切です。

これまでの支払い状況に全く問題がなく、会社の経営状況にも特に心配がなさそうで、突然今回支払いが遅れているなどであれば、故意の未払いではなく単純なヒューマンエラーかもしれません。相手も未払い状態であることを把握していないなどの行き違いも考えられます。

督促して入金してもらう

未払金の詳細が確認できたら、取引先に督促して入金するように促します。督促方法はさまざまです。

例えば、メールなどで取引先に確認してもよいでしょう。何か行き違いや軽微なミスで支払いがなされていない可能性も考えられます。単純な支払い忘れであれば、この段階で回収できるのが一般的です。

まずは請求書番号や送付した日付などを伝え、どの請求か分かるようにして確認してもらいましょう。メールではなく、催促状や督促状を送付するのも有効です。適切に督促しても入金されない場合は、訴訟など法的な手段も検討することになります。

未払いの売掛金を回収するには集金代行サービスの利用がおすすめ

売掛金の管理は、煩雑になることがあります。未払いが1件のみであれば容易に把握できるものの、未払いの案件が多数あると状況が分からなくなる可能性があるでしょう。

取引先の出方によっては、スムーズな回収が難しいケースもあります。督促してもすぐに払ってくれる相手ばかりとは限りません。何かしらの理由をつけてなかなか支払ってくれないケースや、無視されるケースなども見られます。

支払いに応じてもらえなければ法的処置を検討する必要があり、回収までの道のりは遠くなり、自社の手間も増えます。

そこでおすすめなのが、支払いの管理や代金の回収に便利な集金代行サービスです。集金代行サービスを利用すれば、集金状態が一目で分かり迅速に対応できます。請求業務や回収業務・消込業務などもまとめて委託できるため、自社での事務作業も軽減できるでしょう。

外部委託によって空いたリソースを自社のコア業務に割り当てることで、売上拡大を目指せるのも大きなメリットです。

リコーリースの集金代行サービスで未払金を対策

取引先の未払金の対策として外部委託の利用を検討するなら、リコーリースの集金代行サービスがおすすめです。口座振替とコンビニ決済の2種類の集金方法で効率的に回収業務を進めます。口座振替は定期的な回収に使われることが多く、コンビニ決済はスポットでの回収に適しています。

請求件数1件から利用可能で、専任のカスタマーセンターによるサポートも充実しているため安心です。

まとめ

経理業務で使用する未払金は、商品やサービスを購入したものの、代金をまだ支払っていない状態を示します。主に単発の取引で使用し、継続的な取引で使用する未払費用とは異なるものです。いずれも、企業の資金・資産の流れをつかむ上で欠かせません。それぞれの勘定科目が意味するものを正しく理解することで、実態に応じて正確に記帳できます。

また、取引先の未払金である売掛金をきちんと回収することも大切です。回収業務が大変だと感じているのであれば、ぜひリコーリースの集金代行サービスをご検討ください。