口座振替を導入するときの2つのやり方

口座振替は、商品やサービスの料金を利用者の銀行口座から自動的に引き落とす決済方法です。

口座振替を導入する方法には、金融機関と直接契約する方法と代行業者を利用する方法の2つがあります。それぞれの特徴やメリット・デメリットは異なるため、自社の規模や業務体制に合わせて適切な方法を選ぶことが重要です。

どちらの方法が自社に適しているかを判断するために、それぞれの特徴を詳しく見ていきましょう。

	金融機関との直接契約	代行業者への依頼
申込書の提出先	各金融機関に提出	代行業者に提出
審査の有無	金融機関ごとに審査が必要 審査が厳しい金融機関もある	代行業者との契約時に審査が必要 各金融機関での審査は不要
メリット	手数料の負担が少ない	契約や管理の事務作業を一本化して依頼できる
デメリット	契約手続きや事務作業が煩雑で負担が大きい	利用料金がかかる

金融機関と直接契約するやり方

金融機関と直接契約する方法は、代行業者に支払う手数料をカットできるのがメリットです。ただし、複数の金融機関に対応する場合は、金融機関ごとに審査を受け、契約を結ばなければならないため、負担が大きくなります。

さらに、契約後も金融機関ごとに異なる入金サイクルやシステムを管理しなければならず、運用面での手間も課題です。

代行業者を利用するやり方

口座振替サービスを提供している代行業者を利用した導入方法の場合、事業者は代行業者と契約すれば、代行業者が提携している全国各地の金融機関に対応できます。代行業者への手数料が発生するものの、個別契約する必要がなく、複数の金融機関との契約を一括で進められるのがメリットです。

また、窓口が一本化され、契約内容の変更や追加が必要なときも代行業者に連絡すれば済みます。多くの代行業者が専用システムを提供しており、引き落とし結果の照会や請求情報の管理も専用システムで一元化できるため、業務効率は大幅に向上するでしょう。導入までの期間を短縮できるのもメリットです。

口座振替を導入する際のやり方｜4つのステップ

口座振替を導入したいと考えているものの、どのように手続きすればよいか迷う方もいるでしょう。ここでは、代行業者を利用して口座振替を導入する一般的なやり方を4ステップで紹介します。

ステップ1.代行業者の選定
ステップ2.利用者に口座振替依頼書を提出してもらう
ステップ3.代行業者に口座振替依頼書を送付する
ステップ4:利用者の口座情報を登録して運用開始する

ステップ1.代行業者の選定

口座振替を利用できる代行業者は複数あり、提供しているサービスの内容もさまざまです。自社に合った代行業者を選ぶためにも、複数の代行業者で見積もりをもらい、比較・検討するのがよいでしょう。以下は代行業者選びの際にチェックしておきたい重要なポイントです。

• セキュリティがしっかりしているか
• 多くの金融機関に対応しているか
• 初期費用や月額利用料などの料金プランが自社に合っているか
• サポート体制が整っているか
• 振替日が選べるか
• 代行業者自体の信頼度や実績があるか
• 自社が求めるオプションサービスを提供してもらえるか

依頼する代行業者が決まったら、申し込みを行います。申し込み後は代行業者の審査を受けて、審査に通過すれば契約完了です。

ステップ2. 利用者に口座振替依頼書を提出してもらう

代行業者と契約できたら、利用者に口座振替依頼書を記入・捺印して送付してもらいます。口座振替依頼書は利用者が引き落としに使用する預貯金口座を指定するための書類です。

＜口座振替依頼書の記入・捺印に必要な情報＞

• 銀行名
• 支店名
• 口座番号
• 口座名義人
• 届出印 など

口座振替依頼書に不備があった場合は登録できず、再提出の手間が発生します。利用者に記入漏れや誤り、捺印漏れなどがないか、確認してもらいましょう。口座の登録が完了したら、その後は手続き不要で継続的に口座振替が利用できます。

ステップ3.代行業者に口座振替依頼書を送付する

口座振替依頼書が提出されたら、代行業者へ送付します。依頼書は複写式になっているのが一般的です。利用者控えは利用者へ返送し、事業者控えは情報が漏えいしないよう厳重に保管します。

また、代行業者側で送付期限を定めていることもあります。指定した振替日から口座振替を実施するには期限を守ることが大切です。書類の修正や再提出の発生も考慮して、余裕のあるスケジュールで進めましょう。

なお、代行業者が「ネット口座振替サービス」に対応していれば、Web上で口座登録が簡潔するためより便利です。口座振替依頼書への記入・捺印や控えの保管も省略できます。

ステップ4.利用者の口座情報を登録して運用開始する

口座振替依頼書の控えをもとに、代行業者の専用Webサイトなどで口座情報を入力していきます。入力する情報は、利用者の氏名・住所・電話番号・金融機関名・支店名・口座番号、名義人・振替日・金額などです。ひとつひとつ丁寧に、間違えないように入力しましょう。

登録が完了したら、期日に口座振替が実行されます。結果が振替日から数日後に反映されることが多いため、代行業者の専用Webサイトなどで確認しましょう。

口座振替を導入する事業者側のメリット

口座振替を導入することには、どのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは、事業者にとってのメリットを詳しく紹介します。

回収率が向上して未回収リスクを低減できる

口座振替による代金の回収率は高く、導入することで未収金のリスクを大幅に低減できます。請求書払いでは、利用者が振り込み手続きを忘れたり期日を過ぎたりするケースが発生しやすく、回収率が低下しがちです。

一方、口座振替では指定日に自動で引き落とされるため、支払い忘れを防止できます。特に、毎月定期的に発生する月額料金や会費などの継続課金では、この効果が顕著に現れます。利用者に支払い能力があっても、うっかり忘れることで未回収になるケースを防げるためです。

回収率を高めることは、事業者のキャッシュフローを安定させて経営基盤を強化する上でも欠かせません。督促業務の発生頻度も減るため、管理コストの削減にもつながります。

入金管理業務を効率化できる

口座振替の導入により、毎月発生する入金確認や消込作業といった入金管理業務を大幅に効率化できます。従来の請求書払いでは、入金データと請求情報を手作業で照合し、どの利用者からいくら入金があったかを1件ずつ確認する必要がありました。

しかし、口座振替を導入すれば、引き落とし結果が請求情報と自動的にひも付けられ、消込作業がシステム上で完結します。入金漏れや消込ミスといった人的エラーも防止でき、データの正確性が向上するのもメリットです。

これにより、経理担当者は多くの時間をかけていた入金確認作業から解放され、より戦略的な業務に時間を割けるようになるでしょう。

利用者の満足度が向上する

口座振替の導入によって利用者の支払い手続きが自動化され、利便性が大きく向上します。毎月の振り込み作業から解放されることで、支払い期日を気にするストレスや、金融機関へ足を運ぶ時間的負担がなくなります。

支払いの利便性向上は利用者の満足度を高め、サービスの継続利用を後押しする要素です。結果として、解約率の低下や継続率の向上につながります。

口座振替を導入する利用者側のメリット

口座振替は、利用者にとっても大きなメリットがある決済方法です。ここでは、口座振替を導入することで享受できる利用者側のメリットを2つ紹介します。

毎月の支払いを自動化できる

利用者にとって口座振替の最大のメリットは、支払い手続きが自動化されることです。毎月決まった日に口座から自動的に引き落とされるため、振り込みのために金融機関の窓口やATMに行く必要がありません。また、支払い期日を忘れるリスクもなくなります。

仕事や家事で忙しい方にとって支払いを気にする必要がなくなることは、日常生活における精神的な負担の軽減にもつながるでしょう。

支払いを管理しやすくなる

口座振替を利用すると、毎月の引き落とし記録が取引明細に記載されます。この履歴はいつでもチェックできるため、支払日や金額を振り返りやすくなるのもメリットです。また、家計簿アプリと銀行口座を連携させればデータを自動的に取り込めるため、家計管理の手間を大幅に削減できるでしょう。

口座振替を導入する際に注意したい3つのポイント

事業者・利用者それぞれが安全かつ便利に口座振替を利用するために、いくつか注意したいポイントがあります。スムーズに導入するためにも、事前にチェックしておきましょう。

サポート体制が整っていて信頼できる代行業者を選ぶ

代行業者を選ぶときは、サポート体制が整っているかを確認しましょう。トラブル発生時にすぐに相談できる環境が整っていれば、いざというときも安心です。

問い合わせ方法は分かりやすいか、導入前だけでなく導入後も親身になって相談に乗ってくれるか、スピーディーに対応してくれるかは、特に重視したいポイントです。

また、利用者の個人情報を管理することになるため、セキュリティレベルも忘れずに確認しましょう。ホームページなどに掲載されている導入実績も参考にしつつ、信頼できる代行業者に依頼することが大切です。

利用者へ事前に口座振替を導入することを説明する

新しく口座振替を導入する際は、利用者への事前説明が欠かせません。口座振替のメリットを伝えつつ、早い段階で協力を依頼しましょう。

口座振替は便利な一方、「口座を登録する」ということに不安を感じる方もいるかもしれません。「口座情報は厳重に管理し、目的以外では使用しません」など安心してもらえるような一言を添え、事前に丁寧な説明を行うことで、スムーズに導入できるでしょう。

引き落としできなかった場合の対策を整える

口座振替は未回収リスクを軽減しやすい方法ですが、残高不足などで未回収になるケースはあり得ます。口座振替の導入時には、このような事態を想定して対策を立てておくことが大切です。

引き落としができなかった場合は「後日再度引き落としをする」「銀行振り込みしてもらう」「コンビニ決済の支払い用紙を発行する」などの対応ができるようにしておきましょう。

コンビニ決済や銀行振り込みなど、ほかの支払い方法を提示することで、支払いの機会を逃さずに済みます。口座振替に加えてコンビニ決済にも対応した代行業者もあるので、導入する際は確認してみるとよいでしょう。

代行業者を利用して口座振替を導入するときのチェックポイント

代行業者と契約する際は、自社に合ったところを選ぶ必要があります。具体的には、どのような基準で判断すればよいのでしょうか。

ここでは、代行業者を選定する際にチェックしたい3つのポイントを解説します。導入してから後悔しないためにも、この機会に一通り確認しておきましょう。

対応している金融機関の数が多いか

対応金融機関が限られていると、利用者が新たに口座を開設する必要が生じ、口座振替の利用率が低下するリスクがあります。

主要なメガバンク・地方銀行・信用金庫・ネット銀行など、幅広い金融機関に対応している代行業者を選びましょう。

ネット口座振替サービスに対応しているか

代行業者を選ぶ際は、ネット口座振替サービスに対応しているかも確認しましょう。従来の紙の口座振替依頼書では、利用者が記入・捺印して郵送し、事業者が内容を確認してから代行業者へ送付するため、利用開始まで1か月～2か月程度かかることも珍しくありません。

しかし、ネット口座振替サービスを利用すれば、Web上で口座情報を登録するだけで手続きが完結するため、手続きにかかる期間を大幅に短縮できます。利用者にとっても利便性が高く、記入ミスや捺印漏れといったトラブルも発生しにくい方法です。
リコーリースのネット口座振替受付サービス

手数料負担が無理なく支払える水準か

代行業者の料金体系は、初期費用・月額基本料・1件あたりの振替手数料（請求手数料）の3つで構成されるのが一般的です。口座振替を利用するメリットとコスト負担を比較しつつ、無理なく支払える水準かを検証しましょう。

料金体系は代行業者ごとに異なり、取引件数が多い場合は割引が適用されることもあるため、事前に自社の月間請求件数・金額を基に具体的な見積もりを依頼して比較・検討するのがおすすめです。

新たに口座振替を導入するならリコーリースへ！

これから口座振替を導入する方におすすめなのが、リコーリースの口座振替サービスです。ここでは、リコーリースの口座振替サービスをおすすめする4つの理由を紹介します。事業者・利用者双方の利便性を高められるため、ぜひご検討ください。

リコーリースの口座振替サービス

全国の金融機関に対応している

リコーリースの口座振替サービスは、メガバンク・地方銀行・信用金庫・信用組合・労働金庫・農業協同組合・ネット銀行など、全国の金融機関での口座振替に対応しています。

多くの金融機関に対応していることで、普段利用者が使っている口座をそのまま引き落とし口座に指定可能です。新しい口座を開設する必要がなければ利用のハードルが下がり、導入がスムーズに進みます。

ネット口座振替サービスが利用できる

リコーリースで口座振替を導入する場合、スマートフォンやパソコンから口座登録ができる「ネット口座振替サービス」が利用できます。

従来の紙（口座振替依頼書）での登録よりも、口座振替開始までの期間が約3分の1に短縮できる上、書類の記入・郵送といった手間を省けるのがメリットです。

ペーパーレス化により、書類保管の業務負担が軽減されるため、事業者にとっても利便性の高い方法といえます。

リコーリースのネット口座振替受付サービス

専用Webサイトを使って一元管理できる

リコーリースでは、専用Webサイト「コレクト！」を使って口座振替に関する業務を一元管理できます。請求業務から回収結果の照会まで、全ての作業が専用Webサイト上で完結するため、専用ソフトをインストールしたりシステムを開発したりする必要はありません。

インターネットに接続できる環境さえあれば、どこでも業務を進められます。

複数の営業拠点を持つ事業者でも、部課所管理機能により営業拠点ごとに個別の請求・回収業務を管理できる点も見逃せません。担当者ごとに利用権限を設定できるため、セキュリティを確保しながら効率的な運用を実現できます。

部課所管理機能

低コスト＆小規模な事業者でも使いやすい

リコーリースの口座振替サービスは初期費用0円で導入でき、使わなかった月の月額基本料も発生しません。請求件数が不定期な事業者や小規模事業者でも、コスト負担を抑えつつ導入できます。請求件数1件から利用でき、事業規模に関わらず気軽に始められる点も魅力です。

導入前後のサポート体制も充実しており、操作方法や不明点があれば専用フリーダイヤルで直接相談できます。チャットやメールだけでなく、担当者と直接やりとりできる環境が整っているため、初めて口座振替を導入する事業者でも安心して運用できるでしょう。

まとめ

口座振替の導入方法には、金融機関との直接契約と代行業者の利用という2つの方法があります。これから導入する方は、手続きをスムーズにして負担を軽減するためにも、代行業者を活用するのがおすすめです。

代行業者を選ぶときは、対応している金融機関の数や料金体系を考慮して、自社に合ったところを選ぶ必要があります。

もし、代行業者選びで悩んでいるのであれば、ぜひリコーリースをご検討ください。リコーリースの口座振替サービスは、小規模な事業者でも導入しやすい料金体系を採用しており、全国各地の金融機関に対応しています。