自動引き落とし（口座振替）の仕組みと流れ

自動引き落としとは、指定の口座から自動的に代金を引き落とす決済方法のことです。「口座振替」や「口座自動振替」、「自動振替」などと呼ばれることもあります。

口座を指定すると、決まった日に指定口座から自動的に代金が引き落とされるため、定期的な支払いが発生する事業者や、会員制のビジネスモデルを採用している事業者に特に適しているサービスです。

自動引き落とし（口座振替）の仕組み

自動引き落としは一般的に、利用者が「口座振替依頼書」へ記入・捺印して口座登録を行うところから始まります。口座振替依頼書を金融機関に提出したのち、金融機関の承諾を得ることで、指定口座から自動的に代金が引き落とされる仕組みです。

口座登録の方法には、口座振替依頼書以外にWebサイトから申し込む方法、専用端末でキャッシュカードを読み取る方法などがあります。

登録後は口座残高があれば、利用者は特に手続きをする必要がありません。自動で支払いが完了し、事業者は引き落とした代金を受け取れます。利用者は支払い忘れを防止でき、事業者は集金業務を効率化できるため、双方にとって便利なサービスです。

自動引き落とし（口座振替）と口座振込は違うもの

「口座振込」とは、銀行またはネットバンクなどで手続きを行い、利用者自ら事業者の口座へお金を振り込むことを指します。自動引き落としとの違いは、名前の通り「自動であるかどうか」です。自動引き落としは一度登録を行っておけば、その後は自動で支払いが完了するのに対し、口座振込は利用者が都度支払い手続きを行わなければなりません。

また、口座振込は口座を持っていない方でも利用できますが、口座振替を行うには利用者が引き落とし先の口座を用意する必要があります。

自動引き落とし（口座振替）を導入するメリット

自動引き落としの導入によって、実際にどのようなメリットがあるかが気になる方もいるでしょう。ここでは、自動引き落としを導入するメリットを事業者・利用者に分けて紹介します。

業者のメリット1.請求・集金業務の手間を削減できる

自動引き落としを導入することで請求・集金業務の手間を削減できます。毎月1件ずつ入金状況を確認したり、集金後の現金を管理したりといった作業に追われることがなくなるため、本業により集中できるようになるでしょう。

また、利用者が手続きを行う必要がある口座振込の場合は、利用者の都合によって入金タイミングにばらつきが生じます。自動引き落としであれば、指定した日にまとめて入金が確認できるのもメリットです。

事業者のメリット2.未回収リスクを軽減できる

現金や口座振込での集金で最も懸念されるのが未回収リスクです。毎月の支払日を決めていたとしても、「集金日を忘れていた」「時間がなくて支払いに行けなかった」という利用者をゼロにするのは難しいかもしれません。

自動引き落としであれば、利用者が支払いを忘れていても、指定日に自動で引き落としされるため、未払いが発生しにくくなります。これにより、事業者側の資金繰りが安定し、売上の未回収による損失を防げるのがメリットです。加えて、未払いによって生じる督促や再請求にかかる手間やコストも削減できます。

事業者のメリット3.継続利用率アップが期待できる

毎月の支払いを面倒と感じる利用者は少なくありません。支払いが自動化されれば利便性が高まり、サービスの継続利用を促せるでしょう。

また、支払いのタイミングを意識することがなくなるため、解約を考えるきっかけも減り、顧客離れを防ぐ効果も期待できます。継続利用率がアップすれば、安定した売上確保につながるのは間違いありません。

利用者のメリット

自動引き落としは利用者にとっても以下のようなさまざまなメリットがあります。

• 支払い手続きが不要になるため、時間と手間が節約できる
• 支払い忘れのリスクがなくなるので、延滞料などの余計な出費を防げる
• 仕事が忙しくて金融機関の営業時間に行けない方でも、確実に支払いを済ませられる
• 振込手数料がかからない

自動引き落としは事業者だけでなく、利用者の利便性を高め、支払いのストレスを軽減してくれます。

関連記事：口座振替のメリット・デメリットは？よく分かる口座振替の解説

自動引き落とし（口座振替）の導入をおすすめしたい事業者の具体例

近年、さまざまな業種やサービスで自動引き落としが導入されており、私たちにとっても身近な決済方法となっています。自動引き落としは、定期的な支払いが発生する事業者に特におすすめです。ここでは、具体例を挙げつつ自動引き落としと相性がよい事業者について紹介します。

介護施設 、病院・クリニックの訪問診療

高齢者の方が多く利用される介護施設の利用料や病院・クリニックの訪問診療費などには、自動引き落としがおすすめです。高齢の利用者の中には、「自分で毎月支払いを行うのが難しい」「銀行での手続きやATMの操作に不安がある」という方も少なくありません。

自動引き落としを導入することで、利用者とその家族の利便性を高めつつ、事業者の収益安定化にも貢献できるでしょう。

学習塾やカルチャースクール、ジム

学習塾やカルチャースクール、スポーツジムなどの会員制サービスでも、自動引き落としが活躍しています。

特に学習塾の場合、子どもに月謝を持たせることを不安に感じる保護者は少なくありません。現金は紛失や盗難、使い込みなどのリスクがあるためです。利用者の不安を拭い去り、集金業務の効率化も行える自動引き落としを導入することは、利用者・事業者ともにメリットが多いといえます。

口座振替を導入する際は、利用者の同意を得ることが重要です。手続きの流れを丁寧に説明し、安心して利用してもらえるよう配慮しましょう。

小中学校での各種費用

文部科学省が令和元年に発表した「学校給食費徴収・管理に関するガイドライン」では、「学校における働き方改革」の具体的な方策のひとつとして、学校給食費の公会計化が提言されました。しかし、小中学校では給食費以外にも以下のようなさまざまな集金業務が発生します。

• 教材費
• 学級費
• PTA会費
• 積立金(修学旅行、課外授業等)　 

自動引き落としを導入すれば、忙しい子育て世帯の負担軽減が可能です。また、学校側も集金業務の負担が減り、未払いのリスクを抑えられます。特に、多数の生徒がいる学校では、自動引き落としの導入が業務効率化に大きく貢献するでしょう。学習塾の月謝と同様に、子どもに現金を持たせる不安を解消できるのも魅力です。

参照：学校給食費徴収・管理に関するガイドライン 

賃貸物件の家賃

賃貸物件の家賃の支払いにも、自動引き落としが便利です。複数の物件を管理しており、入金管理の負担に悩む不動産賃貸会社は珍しくありません。また、個人で不動産を所有して賃貸経営を行っている方にとっても、家賃滞納は大きなリスクのひとつです。

自動引き落としの導入は、毎月の振り込み手続きの手間を削減できるだけでなく、安定収入の確保に役立ちます。

代行業者を利用した自動引き落とし（口座振替）の導入方法

自動引き落としを導入する方法は「金融機関との直接契約」と「代行業者の利用」の2

パターンがあります。個人で金融機関との契約を行うのは多くの手間と時間がかかるため、代行業者へ依頼するのが一般的です。

ここでは、代行業者を利用した自動引き落としの導入方法について解説します。

代行業者を利用した自動引き落とし（口座振替）導入の流れ

依頼する代行業者が決まったら、まずは代行業者へ書類審査を依頼します。書類審査通過後は必要書類に記載をし、代行業者と契約締結を行うという流れです。代行業者を選ぶ際には、以下のポイントを確認するとよいでしょう。

• 自動引き落としにかかる手数料
• 料金体系や、請求件数の縛りの有無
• サポート内容やセキュリティ対策

無事に代行業者との契約締結が完了したら、利用者に「口座振替依頼書」への記入・捺印を依頼します。取りまとめた口座振替依頼書は代行業者へ提出し、事業者は顧客情報などの登録を進めましょう。

代行業者が金融機関との手続きを終えると、自動引き落としの導入が完了します。ただし、代行業者との契約から自動引き落としの導入までには時間がかかるため、余裕を持って申し込むことが大切です。

関連記事：個人事業主でも口座振替を導入できる？メリットや代行業者選びのポイント

必要な書類と情報

自動引き落としの申し込みは、「口座振替依頼書」を使用する方法が一般的です。口座振替依頼書には、以下の情報を記入します。

＜口座振替依頼書の記入例＞

• 利用者の住所、氏名、電話番号
• 金融機関情報（金融機関名、支店名、支店コード、預金種目、口座番号など）
• 口座名義人

これらの情報は、口座振替の設定を正確に行うために不可欠です。また、口座名義人の届出印も必要なため、忘れずに捺印をしてもらいましょう。書類を漏れなく記入・捺印してもらうことが、スムーズに手続きを進めるコツです。

自動引き落とし（口座振替）の注意点と対処法

事業者・利用者ともにメリットが多い自動引き落としですが、知っておきたい注意点がいくつかあります。自動引き落としを上手に活用するために、以下のポイントを押さえておきましょう。

口座の残高不足には注意が必要

口座残高が不足していると、自動引き落としができません。引き落とし日に十分な残高がなければ支払いが滞ってしまうため、利用者の状況に合わせて引き落とし日を選択できる代行業者を選ぶことも大切です。

口座振替依頼書は捺印漏れに注意

必要書類に不備があれば、自動引き落としの導入までに時間がかかります。よくあるミスが「口座振替依頼書の捺印漏れ・ミス」と「届出印の間違い」です。

スムーズに手続きを進めるためにも、事前に「捺印が必須であること」「ミスなく捺印すること」「届出印を使うこと」を利用者へ説明しておき、口座振替依頼書を受け取ったタイミングで再度捺印漏れやミスがないかを確認しましょう。

導入までのスケジュールは事前に確認

代行業者にもよりますが、自動引き落としの導入までには2ヶ月ほどかかるといわれています。時間がかかるポイントは以下の3つです。

• 代行業者の書類審査
• 口座振替依頼書の記入・捺印期間
• 金融機関の手続き

代行業者の書類審査の結果がでるまでには、書類提出から約1週間かかります。また、口座振替依頼書は振替開始希望日の約40日前までを目安に、代行業者へ提出しなければなりません。利用者が口座振替依頼書へ記入・捺印する期間も必要なため、振替開始希望日から逆算して、導入スケジュールを組むことをおすすめします。

自動引き落とし（口座振替）を導入するならリコーリース！

「自動引き落としを導入したいけれど、どこに依頼すればよいの？」とお悩みなら、ぜひ集金代行業者のリコーリースへご相談ください。ここでは、リコーリース「口座振替サービス」の特徴やメリットを紹介します。

コストを抑えた導入が可能

自動引き落としの利用には、初期費用、月額基本料、振替手数料（請求手数料）、振込手数料、オプション費用などが発生するのが一般的です。

リコーリースの口座振替サービスの場合、専用Webサイトを使用するため、初期費用がかかりません。また、請求がない月は、月額基本料を含む手数料が無料です。お客様の事業内容をヒアリングした上で、最適な料金プランをご提案しているため、不要なコストを省いてお得に導入できます。

請求件数1件からOK

「請求件数が○件から」といった縛りがある代行業者も存在しますが、リコーリースは請求件数1件からご契約いただけます。個人事業主の方や、事業を始めたばかりでまだ請求件数が少ない方にもおすすめです。

充実のアフターフォローで導入後も安心

集金業務は楽になるものの、今までとやり方が変わるためうまく運用できるか不安という方も多いのではないでしょうか。リコーリースでは、導入後も安心してご利用いただけるように、専任のカスタマーセンターを設置し、電話でのアフターフォローを行っています。

振替日は４日・20日・27日から選択可能で、契約パターンも定期的にご提案しますので、困ったことや改善したいポイントなどもお気軽にご相談ください。

自動引き落とし（口座振替）を導入して集金業務を効率化しよう

自動引き落としは「口座振替」とも呼ばれており、利用者が指定した口座から自動的に代金を引き落とす決済方法です。自動引き落としを導入すれば、集金業務の効率化や未回収リスクの軽減が期待できます。

自動引き落としは事業者自ら金融機関へ申し込みをして導入することもできますが、手続きが煩雑なため、代行業者へ依頼するのが一般的です。安心・お得な代行業者をお探しの方は、ぜひ一度リコーリースへご相談ください。リコーリースでは、丁寧なヒアリングを通して、お客様それぞれに最適のプランをご提案いたします。