口座振替の仕訳はどうする？顧客からの集金を口座振替にするメリットとは

こんにちは。リコーリース集金代行サービスライターチームです。

顧客から集金するために、口座振替を検討している人は多いでしょう。口座振替を利用すればお金の管理もしやすくなり、未払いなどのトラブルを防ぐことが可能です。ほかにも、集金管理業務の負担軽減にもつながります。一方で仕訳などはどうなるのか疑問に思う人も多いはずです。この記事では、口座振替の説明、仕訳の方法や口座振替にするメリットについて紹介します。

• 1.まずは口座振替について知ろう
• 2.代行会社を利用する場合の口座振替の流れ
• 3.口座振替した際の仕訳はどうする？
• 4.口座振替のメリット
• 5.口座振替が向いている業種・サービス
• 6.リコーリースの口座振替がおすすめの理由

1.まずは口座振替について知ろう

ここでは、口座振替の説明、銀行振込との違いについて説明します。口座振替と銀行振り込みは、主に決算手段が異なっています。

口座振替とは？

口座振替とは、公共料金やクレジットカードなどの支払い代金が手持ちの預金口座から自動的に引き落とされる決済手段の一種です。ほかの金融機関の口座と情報を紐づけることによって指定した口座から自動でお金を引き落とすことができるようになります。基本的に口座振替に手数料は発生しません。主に企業との取引や個人事業主が決済処理をする際に利用するものです。引き落としのサイクルや期間をあらかじめ設定ができるので、利用者が毎月、金融機関に行く手間が省けてとても便利です。口座振替をする場合、事前に依頼書に必要事項を記入して押印し申し込みを行うのが一般的ですが、最近ではwebで簡易的に手続き可能なサービスも登場しています。

ちなみに「振替」という言葉を使っている由来は金融機関が契約によって金融機関を使っているユーザーから各サービスへの送金口座などにお金が移動するためです。

銀行振込とは異なる！

口座振替と銀行振込の大きな違いは、送金方法と手数料にあります。銀行振込の送金方法は銀行の窓口やATM、ネットバンキングを利用して、自分の口座から支払い先の口座にお金を振り込んで送金するのです。ATMの場合、ATMの指示にしたがって情報を入力するだけの簡単な手続き方法です。手元に、振込先の情報を用意しておく必要があります。また、ATMでは振込金額に上限があるため、大きな単位での振込の場合は銀行窓口を利用する必要があります。銀行窓口であれば対面での取引なので、サポートが必要な場合の人もお勧めです。場合によっては身分証明書などが必要になることもあるので用意しておきましょう。

最も一般的であるネットバンキングであれば、PCやスマートフォンで決済ができるので、わざわざ銀行やATMに足を運ぶ必要がありません。ネットバンキングから振り込みを行なった場合、金融機関の口座から自動的に引き落とされます。銀行振込は事前に申し込みを行う必要はなく振込時に入金先の情報などを記入します。主に、不定期の支払いに利用されている決済方法です。手数料ですが、銀行振込の場合は都度支払う側にその銀行に応じた所定の手数料が発生します。また、時間によって振込手数料が異なる場合があるので確認が必要です。ただし、振込先が同じ銀行の場合であれば無料になるところもあります。銀行振込は都度、振り込み先の口座番号を確認しなければいけません。また、口座番号を間違えると送金ができないため注意が必要です。ほかにも、自分で手続きをする必要があるため、支払い忘れをしてしまう可能性もあります。

2.代行会社を利用する場合の口座振替の流れ

口座振替は、自分たちで金融機関と契約しようとすると手間がかかってしまい、どうしてもハードルが高くなってしまいます。そこで、おすすめなのが代行会社を利用する方法です。代行会社を利用する場合の口座振替の流れは、まず注文してきた顧客の口座情報を代行会社に登録します。Webやペーパーなどで自社に顧客の口座情報が登録されたら、代行会社にその口座情報の登録を行います。そうすることで口座情報が代行会社の管理画面に反映されるようになります。金融機関とのやり取りは、基本的に代行会社がすべて行ってくれるのです。

振替依頼は、注文を確認してから代行会社の管理画面で期日までに振替依頼の入力を行います。そうすると、指定の振替日に顧客の口座から自動的に金額が引き落とされます。振替の結果は代行会社の管理画面から確認することが可能です。その後の入金は、代行会社から引き落としの結果報告とともに送金されるのが基本的な仕組みとなります。

3.口座振替した際の仕訳はどうする？

口座振替をした際の仕訳は事業内容や請求内容によってタイミングなどが異なります。ここでは、学習塾や教室を例にして、月謝を口座振替にした場合の流れについて説明します。

売上を計上するタイミングは？

生徒をたくさん抱える学習塾や教室などのお金の管理は、複雑で難しいと捉えられがちです。しかし、売り上げを計上するタイミングはとてもシンプルなものになっています。基本的に学習塾や教室の収入は毎月の授業料とテキスト代、入学金や事務手数料の3つです。月謝での支払いの場合、同じ月にすべてが完了するので、塾の口座に入金されたタイミングで行うといいでしょう。ただし、月謝が前月や翌月に入金される場合は決済月をまたぐことになるので前受金、売掛金として計上する必要があります。また、まとめて授業料を支払う場合は上記のルールは当てはまりません。ほかにも、テキスト代や各教室で行っているキャンペーンなどのイレギュラーな料金設定を考慮する必要があります。

顧客ごとに記帳が必要？

顧客ごとに記帳するかまとめて記帳するかは、結論としてどちらでも可能です。同じ月の授業料であれば、まとめても問題ありません。たとえば、学習塾で生徒ごとに分けて記帳した場合、手間はかかりますが生徒ごとの受講した日数や生徒ごとの単価を分析するために活用することができるので、教室運営にも役立ちます。

4.口座振替のメリット

口座振替には、入金管理の簡素化、安定収益の確保などさまざまなメリットがあります。ここでは、そのメリットについて詳しく説明しましょう。

入金管理が楽になる

掛け売りで業務を行っている企業では、企業間の信頼が欠かせません。しかし、未入金や回収が不能になるリスクは完全に回避することはできません。未入金や請求額と異なる入金があった場合、自社で集金業務を行っていると、1件ずつ入金の確認をしたり場合によっては回収しに行ったりする必要が出てきます。そうなると、担当者の本来の業務に支障が出てくるでしょう。期日までに入金がなければ、会計上では「貸し倒れ」として損失の計上をしなければいけません。経理担当は消込作業をしなければならず、労力を使うことになるのです。

このように、入金や集金の業務管理には手間がかかってしまうことがあります。そこで、集金業務を代行してもらうことによって、自動で集金が可能になり販売の損失を防ぐことが可能です。また、集金のコストもかからないので、負担が軽減されます。入金の管理もほかの決済との併用をしていてもwebで一元化されているので、簡単に確認可能です。

安定して収益を確保できる

口座振替にすると、顧客の口座から自動的に引き落としされるので、入金を忘れるといったトラブルを防ぐことができます。これは、取引先にとっても負担の軽減になるのです。また、口座振替は毎月決まった日に自動的に決済されるので、収益の安定確保につながります。口座振替がうまくいかなかった場合は別の集金方法で顧客に自動的に案内してくれるサービスがついているところもあります。ほかにも、リアルタイムで口座振替ができるものもあります。そうすれば、請求と入金のサイクルが短くなりキャッシュフローの改善にもなるでしょう。このような業務をトータルでサポートしてくれる集金代行の会社を選ぶのがおすすめです。

現金を扱う際のリスクがない

直接、現金でのやり取りがあると、自社で現金の管理をしなければならず、盗難や紛失のリスクがあります。しかし、口座振替だと現金でやり取りを行う必要がなくなるので、安全に運用することが可能です。また、計算間違いをするミスも防ぐことができ、業務の効率化になります。

顧客側も入金しやすい

金融機関への振込だと、入金のたびにわざわざ金融機関まで足を運ばなければならず、そのためのスケジュール調整などで手間や不便さを感じるかもしれません。また、口座に入金するのを忘れた、金額を間違ってしまったなどのミスによって未入金のトラブルが起こってしまうリスクもあります。クレジットカードを使って引き落とす人も多いですが、高齢者の場合はそもそも作るための手続きなどが難しく、抵抗がある人もいるかもしれません。一方で、口座振替だとクレジットカードがなくても可能なので、顧客の幅が広がります。また、支払いや振込に顧客側には手数料がかからないので、負担が大きく減るメリットもあるのです。たとえ、手数料がかかっても数百円程度なので、1回だけならあまり負担に感じないでしょう。

5.口座振替が向いている業種・サービス

学習塾や教室は、生徒が現金を持参して持ってくるのが一般的でした。しかし、持参となると通塾途中の紛失や盗難のリスクがあります。月謝袋を使っている場合、現金の管理にも手間がかかりますし、袋を紛失してしまうこともあるのです。口座振替にしておくことによって、スムーズに月謝を支払い、確実な回収ができます。次に介護、福祉サービスです。利用者はほとんどが高齢者で、支払いの負担を軽減したい業種でもあります。支払う金額も利用者によって違いがあり、支払日がバラバラな場合もあるでしょう。そのため、初回の口座登録のみで完結する口座振替は利用者への負担を大幅に軽減でき、最も向いている決済方法といえます。

また、不動産や賃貸、マンション管理を行う業者にも口座振替がおすすめです。なぜなら、多くの賃貸物件などを所有していると、取引相手も多くいます。毎月の家賃の入金の消し込み作業や未払いの督促など、どうしても入金管理に負担が出てしまうのです。口座振替だと自動的に家賃の回収ができ、管理会社は集金結果の確認をwebで行うことが可能です。そうなると、大きく業務の負担が軽減されることでしょう。ほかにも、学校や自治体、保険の集金管理にも口座振替は適しています。

6.リコーリースの口座振替がおすすめの理由

リコーリースの口座振替は振替日が3パターンから選べるので、ニーズに合わせやすく、導入費用もかかりません。また、サービスを組み合わせることで利便性が大幅にアップするので大変便利です。一つずつメリットを見ていきましょう。

振替日が3パターンある

リコーリースでは、振替日が毎月4日・20日・27日の3パターンを用意しています。それぞれのメリットとして、4日振替であれば個人の顧客の給料日に近い日程であるため、利便性が高いです。20日振替は、当月中に回収金の振込をすることができます。また、前月の売り上げなどを確認した後に請求業務をすることが可能です。27日振替の場合、家賃や授業料など、前払いが基本の職種に向いています。

導入費用がかからず始めやすい

リコーリースでは、導入費用が必要なく、無償で専用のwebサイトを提供しています。サービスを使わなかった月は基本料金もかかりません。また、取引先が少ない新規事業を立ち上げた人や個人事業主でも、請求件数が1件から利用することが可能なので安心です。最適な見積もりやプランを提案してくれます。

サービスを組み合わせれば利便性アップ！

「口座振替サービス」では、リコーリースの口座振替ネットワークで回収金を顧客から自動引き落としできます。ほぼすべての金融機関を利用することが可能です。支払いが簡単になり顧客の負担も減ります。また、「コンビニ決済サービス」を使えば、万が一、口座振替で回収できなかった場合でもコンビニ決済で再請求することが可能です。口座振替、コンビニ決済の両方を用意しておけば、顧客にとっても助かります。両方用意していても、管理画面は一元化されているので手間はかかりません。さらに便利なオプションとして「請求書発行代行サービス」を用意しています。請求書の発行に必要な印刷、封入、送付の業務を行うものです。「請求書発行代行サービス」は「口座振替サービス」と「コンビニ決済サービス」のオプションとなります。

ほかにも、リコーリースでは「ペイジー口座振替受付サービス」があります。ペイジー口座振替サービスとは、顧客のキャッシュカードをスキャンするだけで口座振替に必要な情報を得ることができ、簡単に手続きが完了するサービスです。スピーディーな受付で、事務作業の軽減につながります。

便利な口座振替を検討してみよう！

口座振替を利用すれば集金管理業務の手間が省け、業務の効率化につながります。また現金での管理による盗難や紛失を防ぐことが可能です。顧客とのトラブルも防ぐことができます。口座振替の業務は入金代行サービスを利用することで、管理を一元化することが可能です。まずはフリーダイヤルもしくはお問い合わせフォームから、お気軽にお問い合せ下さい！